Ako outsourcovať úlohy drobného podnikania?

Či existujú aj ďalšie úlohy — Ak sa váš outsourcing ukázal ako úspešný, môžete určiť, či existujú aj ďalšie úlohy, ktoré môže vaša malá firma zadávať externe.

Outsourcing drobných podnikateľských úloh, aby ste sa vy a vaši zamestnanci mohli sústrediť na vytváranie príjmu a nových obchodov, je skvelý spôsob, ako ovplyvniť produktivitu, rast a príjmy vášho malého podnikania. Vďaka technológii, ktorá vám umožní kedykoľvek sa digitálne spojiť s kýmkoľvek na svete, môžete preniesť povinnosti ako účtovníctvo, marketing, informačné technológie a administratívne funkcie na dodávateľov a nezávislých pracovníkov, ktorých nepotrebujete zamestnávať. Môžete tiež zadávať výrobu súčiastok produktov dodávateľom. Zadávajte úlohy drobného podnikania outsourcingom tým, že sa rozhodnete, čo nechcete robiť sami, a nájdete najlepších profesionálov, s ktorými budete pracovať.

Časť 1 zo 4: výber úloh, ktoré chcete outsourcovať

1
Rozhodnite sa, čo by mala vaša firma outsourcovať. Či už ste živnostník alebo vlastník malej spoločnosti, existuje mnoho úloh, na ktoré pravdepodobne nemáte čas ani personál. Identifikujte úlohy, ktoré nie je potrebné vykonávať v kancelárii. Logisticky, tieto budú najľahšie outsourcované. Potom určte silné stránky a hodnoty svojho podnikania a kľúčové kompetencie vás a vašich zamestnancov. Vy a vaši zamestnanci sa musíte zamerať na to, čo robíte najlepšie.
- Obchod s webovým dizajnom by napríklad nemal zadávať externe žiadne aspekty webového dizajnu, pretože webový design je hlavnou kompetenciou podniku a vlastník by to nemal delegovať na iných.
- Tento podnik by však mohol outsourcovať mzdové agendy alebo iný vedľajší proces.
- Pri opakujúcich sa úlohách by ste mali hľadať aj vonkajšiu pomoc. Väčšina relatívne jednoduchých a opakujúcich sa úloh sa dá lacno zadávať externe. Napríklad úlohy súvisiace s vedením účtovníctva, miezd a zadávania údajov pravdepodobne nie je potrebné vykonávať na mieste.
- Navyše môžete znížiť náklady na svoju prácu na recepcii (napríklad plánovanie a prijímanie hovorov) tým, že si najmete virtuálneho asistenta, a nie recepčného na plný úväzok.
- Existuje množstvo služieb virtuálneho asistenta, ktoré ponúkajú vybavovanie telefónnych hovorov, základnú zákaznícku pomoc a správu schôdzok, a to všetko za oveľa menej peňazí, ako by vás stálo zamestnanie recepčnej.
2
Zadávajte úlohy, ktoré vyžadujú odborné znalosti, ktoré vaša firma nemá. Existujú tri dôvody outsourcingu: získať chýbajúcu odbornosť, rozšíriť zdroje a znížiť náklady. Ak potrebujete odborné znalosti na úrovni výkonnej moci, ale nemôžete si dovoliť zamestnať tím viceprezidentov, môžete tento typ práce zadať externe. Využite napríklad daňového právnika niekoľkokrát ročne na analýzu svojich kníh a finančných správ. To vám ušetrí starosti s najímaním finančného riaditeľa alebo účtovníka na plný úväzok.
- Ak máte správneho partnera, vašu zákaznícku podporu, IT a ďalšie úlohy založené na znalostiach je možné tiež efektívne zadávať externe. To vám môže ušetriť prijatie niekoľkých ďalších zamestnancov a predĺženie pracovného času. Uistite sa, že vyhľadáte renomovanú spoločnosť, ktorá môže poskytovať rovnakú úroveň zákazníckych služieb, akú by ste poskytovali sami.
3
Outsourcing pre väčšiu kapacitu. Niektoré zásadné projekty pre vaše podnikanie bude potrebné dokončiť iba raz alebo iba raz za niekoľko rokov. Napríklad potrebujete iba svoje logo a webové stránky navrhnuté (alebo prepracované) každých pár rokov. Preto nie je dôvod najímať stálych zamestnancov na tieto úlohy.
- Ak sa im to darí, môžete si najať rovnakých externých partnerov, keď potrebujete ďalšie súvisiace služby, ako je aktualizácia webovej stránky alebo grafický návrh reklamy.
4

Outsourcing na zníženie nákladov. Ďalším častým dôvodom outsourcingu je zníženie nákladov. Môžu to byť peňažné náklady alebo časové náklady. V mnohých prípadoch bude špecializovaný externý partner schopný vykonávať úlohu s vyššou účinnosťou, a teda s nižšími nákladmi. To sa dá dosiahnuť vo výrobe, ako aj v iných obchodných operáciách, ako je marketing.

Aj ten najskúsenejší outsourcingový partner bude potrebovať nejaký čas na zdokonalenie služby, ktorú poskytuje vášmu podniku.

Časť 2 zo 4: Definovanie vašich potrieb v oblasti outsourcingu

1

Definujte svoju úlohu zadanú externe. Napíšte podrobné vysvetlenie a definíciu úloh alebo postupu zadávaného externe. Uistite sa, že zadáte svoje vstupy (čo prípadne poskytnete partnerovi outsourcingu) a výstupy (výstupy, ktoré na oplátku očakávate). Zahrňte čo najviac podrobností o tom, čo potrebujete, pokiaľ ide o kvalitu, množstvo a rýchlosť. Znova skontrolujte svoje údaje a uistite sa, že ste zahrnuli všetko, za čo by mal byť zodpovedný partner outsourcing.
2
Určte svoje štandardy kvality a to, čo si môžete dovoliť. Ak si chcete vybrať spoľahlivého partnera pre outsourcing, budete potrebovať spôsob, ako zhodnotiť kvalitu ich služieb. Pomôže vám to odstrániť potenciálnych partnerov, ktorí nedokážu poskytnúť takú úroveň služieb. Zistite definovateľnú jednotku, pomocou ktorej môžete merať úroveň výkonu externého partnera.
- Napríklad hodnotenie spokojnosti zákazníkov so zákazníckou podporou alebo percento chýb v mzdových službách je možné merať, sledovať a dohodnúť sa na nich v zmluve o zadávaní externých dodávateľov.
- V mnohých prípadoch dôjde k kompromisu medzi kvalitou a rýchlosťou alebo cenou. Ak si nemôžete dovoliť kvalitnejších externých partnerov, možno budete musieť znížiť svoje očakávania v oblasti kvality.
- Pamätajte si, že by ste nikdy nemali outsourcovať niečo, čo nemôžete sami zvládnuť. Nikdy by ste napríklad nenechali niekoho iného viesť účtovníctvo spoločnosti, pokiaľ v rámci spoločnosti neexistujú odborné znalosti na pochopenie a riadenie procesu/výstupov.
3
Ujasnite si podmienky interakcie partnera s dodávateľmi. Outsourcované úlohy budú od vás vždy vyžadovať dohľad. Budete musieť zistiť, kto, či už vy alebo zamestnanec, bude zodpovedný za poskytovanie informácií, interakciu s nimi a riešenie konfliktov s externým partnerom. Zahrňte rozsah tejto interakcie, pokiaľ ide o vaše potreby a možnosti, do popisu vašich potrieb v oblasti outsourcingu. Uistite sa, že zadáte, ako budú vaše procesy a oddelenia interagovať s procesmi a partnermi, ktorí sú outsourcingovými partnermi.
- Je to tiež vhodné miesto na zahrnutie akýchkoľvek pravidiel alebo obmedzení týkajúcich sa údajov zdieľaných s externým partnerom.
4
Poskytnite balík ponúk pre potenciálnych externých partnerov. Vytvorte konkrétne vysvetlenie práce, ktorú musíte vykonať. To by malo zahŕňať dobré vysvetlenie rozsahu práce, očakávaní, časového harmonogramu a akýchkoľvek ďalších požiadaviek. To umožní vašim potenciálnym dodávateľom alebo externým partnerom vypočítať náklady na ich konci a poskytnúť vám presnú ponuku.
- Poskytnite merateľné ciele pre vaše outsourcované procesy.
- Jasne definujte svoje potreby, aby ste boli vy a potenciálni externí partneri od začiatku na tej istej stránke.

Zadávajte úlohy drobného podnikania outsourcingom tým, že sa rozhodnete, čo nechcete robiť sami, a nájdete najlepších profesionálov, s ktorými budete pracovať.

Časť 3 zo 4: Nájdenie externého partnera

1
Vyhľadajte vynikajúcich poskytovateľov. Keď sa rozhodnete, čo zadávať externe, vyhľadajte správnych dodávateľov. Začnite tým, že požiadate o odporúčania z vlastnej profesionálnej siete. Porozprávajte sa s ostatnými vlastníkmi firiem a profesionálmi o tom, ako a kde nakupujú externe. Môžete tiež skontrolovať profesijné asociácie alebo oblasti obchodných skupín, v ktorých sa pokúšate o externú prácu. Na inzerovanie toho, čo hľadáte, použite iné platformy sociálnych médií, ako je Facebook alebo Twitter.
- Alternatívne sa môžete spojiť s dodávateľmi a nezávislými pracovníkmi na stránkach ako eLance, Guru a oDesk. Tieto webové stránky umožňujú majiteľom firiem umiestniť reklamu, ktorá popisuje, aký druh práce je potrebné vykonať, a dodávatelia reagujú svojou kvalifikáciou a cenami.
- Pošlite každému potenciálnemu poskytovateľovi rovnaký cenový dokument, ktorý ste pripravili, aby ste mohli jednoduchšie porovnať jeho ponuky.
2
Skontrolujte kvalifikácie a skúsenosti. Skontrolujte referencie a uskutočnite pohovory. Požiadajte o ukážky práce a referencie. Uistite sa, že externý partner hovorí vašim jazykom dostatočne dobre na podnikanie. Pýtajte sa, aby ste pokryli prípadné obavy, alebo vyriešte potenciálne problémy, ktoré sa môžu na ceste vyskytnúť. Skúmanie každej perspektívy viac, ako si myslíte, že je potrebné, vám pomôže vybrať si najlepšieho externého partnera.
- Vykonajte náležitú starostlivosť s každým kandidátom. To by malo zahŕňať konkrétne kontaktovanie predchádzajúcich a existujúcich klientov.
3

Posúďte úroveň bezpečnosti údajov externého partnera. Ak zdieľate finančné, zákaznícke alebo vlastnícke informácie s externým partnerom, budete sa musieť uistiť, že ich bezpečnosť údajov je na rovnakej úrovni. Požiadajte o vyhlásenie o zhode ISO 27002 na posúdenie ich celkovej úrovne zabezpečenia. Podobne by mali byť prehlásení o zhode PCIDSS a vyhlásenia o zhode s HIPAA skontrolovaní partneri, ktorí zaobchádzajú s informáciami o kreditnej karte a zdravotnom poistení.
4

Porovnajte potenciálnych partnerov a vyberte si najvhodnejšieho partnera. Kontaktujte renomovaných potenciálnych externých partnerov a požiadajte ich, aby predložili ponuku na základe vášho rozsahu práce. Nedajte im vedieť, aký je váš rozpočet, aby mohli predkladať úprimné ponuky. Keď ste zhromaždili niekoľko ponúk, skontrolujte ich v súvislosti s cenou a úrovňou kvality, ktorú môžu poskytnúť. Obvykle nie je vhodné zvoliť najnižšiu ponuku, pretože zvyčajne dostanete to, za čo zaplatíte.

Rast a príjmy vášho malého podnikania — Outsourcing drobných podnikateľských úloh, aby ste sa vy a vaši zamestnanci mohli sústrediť na vytváranie príjmu a nových obchodov, je skvelý spôsob, ako ovplyvniť produktivitu, rast a príjmy vášho malého podnikania.

Časť 4 zo 4: dokončenie zmluvy o externom dodávaní

1
Vytvorte zmluvu. Akonáhle nájdete osobu alebo firmu, ste pripravení zadávať svoje úlohy externe, zostavte zmluvu, ktorá popisuje prácu, termíny, očakávania a mzdu. Uistite sa, že každý mysliteľný detail dohody je jasne uvedený a nenecháva priestor na nesprávnu interpretáciu. Platí to najmä pre termín a očakávané množstvo/kvalitu práce. Do zmluvy by ste mali zahrnúť aj klauzulu, ktorá upravuje vašu zmluvu.
- V prípade, že sa veci pokazia, nezabudnite zahrnúť prvky pre nápravu a nápravné opatrenia. Porozprávajte sa so svojim právnikom o vytvorení týchto typov právnej ochrany v zmluve.
- Pred podpisom sa uistite, že ste si vy aj partner zmluvu prečítali a obaja jej úplne rozumiete.
- Pred dokončením zmluvy odstráňte akékoľvek otázky alebo obavy. Nechcete, aby sa tieto problémy objavili, keď budete spolupracovať.
2

Komunikujte jasne a často so svojim externým poskytovateľom. Požiadajte o týždenné správy o stave alebo organizujte schôdze prostredníctvom konferenčného hovoru alebo videorozhovoru, aby ste sa navzájom informovali o tom, kde stojíte. Ak je medzi vami a externým partnerom rozdiel v časovom pásme, urobte z toho výhodu tým, že ich necháte pracovať na časovo citlivých úlohách, keď práve nepracujete (napríklad cez noc).
3
Nechajte outsourcingového partnera, aby sa prispôsobil. Aj ten najskúsenejší outsourcingový partner bude potrebovať nejaký čas na zdokonalenie služby, ktorú poskytuje vášmu podniku. Zamestnanci na ich konci sa budú musieť časom naučiť vaše zavedené obchodné postupy alebo informácie. Pravdepodobne nastane prechodné obdobie, v ktorom úroveň služieb nebude zodpovedať vašim štandardom. Nebojte sa; ak ste si vybrali správneho partnera, časom sa zlepší.
- Pokračujte v procese interne, kým neskončí prechodné obdobie a práca sa úspešne nevykonáva.
- Ak sa nezlepšia, mali by ste byť chránení štandardmi kvality stanovenými vo vašej zmluve a môžete začať hľadať nového externého partnera.
- Vyhnite sa mikromanažmentu práce vášho externého partnera. To len zníži čas, ktorý by ste mali ušetriť outsourcovaním práce, a odvráti vás to od vašich základných operácií.
4

Pravidelne vyhodnoťte proces outsourcingu. Uistite sa, že outsourcing šetrí vašej spoločnosti čas i peniaze a práca je vykonaná k vašej spokojnosti. Ak sa váš outsourcing ukázal ako úspešný, môžete určiť, či existujú aj ďalšie úlohy, ktoré môže vaša malá firma zadávať externe.

Tipy

Dávajte si pozor, aby ste outsourcovali úlohy jednoducho preto, že sú nepopulárne a nemáte chuť ich vykonávať. Keď identifikujete časti svojej práce, ktoré sú nevyhnutné pre vašu firmu a vašich zákazníkov, uistite sa, že tieto úlohy zvládnete vy a vaši zamestnanci na plný úväzok.

Prečítajte si tiež: Ako predať vlastnú firmu?