Ako účtovať vklady zákazníkov?
Ak jeden z vašich zákazníkov vloží hotovostný vklad, budete to musieť zaúčtovať vo svojich knihách. Vo svojom účtovnom denníku si budete musieť vytvoriť účet s názvom „Vklady zákazníkov“. Potom strhnite hotovosť a pripísajte vklad zákazníka na účet. Zahrňte do denníka stručný popis, aby ste vedeli, na čo boli peniaze v hotovosti. Po dokončení prác odošlite zákazníkovi faktúru s čiastkou zálohy, ktorá bola predtým zaplatená, odpočítanou od celkovej dlžnej sumy. Ak chcete získať ďalšie tipy od nášho finančného spoluautora, vrátane toho, ako vložiť zálohu na produkt alebo službu vopred, čítajte ďalej!
Potom strhnite hotovosť a pripíšte vklad zákazníka na účet.
Niekedy podnik potrebuje pri zadaní objednávky medzi podnikmi vložiť hotovosť vopred. Môže ísť o neobvyklý jednorazový nákup, ako napríklad o veľký kus stroja, alebo nemusí mať firma u svojho dodávateľa úver požadovaný na to, aby mu bolo umožnené zaplatiť za tovar po dodaní. Môžu sa tiež vyskytnúť prípady, keď ste predajcom a súhlasili ste s tým, aby váš zákazník uskutočnil vklad pri objednávke a zaplatil zostatok po dodaní tovaru alebo služby. Táto záloha môže napríklad pokryť náklady na vaše suroviny. Bez ohľadu na dôvody záloh je dôležité ich správne zaúčtovanie. Nižšie sa dozviete, ako účtovať vklady zákazníkov, či už vkladáte alebo prijímate vklad za objednávku.
Metóda 1 z 3: prijatie zálohy vopred
- 1Vo svojom účtovnom denníku si vytvorte účet s názvom „vklady zákazníkov“ alebo „predplatené tržby“. Aj keď vám vklad zákazníka znie ako priamy príjem, v skutočnosti je to záväzok voči firme, pretože zákazníkovi niečo „dlžíte“. Preto si musíte vytvoriť špeciálny účet.
- Predstavte si účet ako riadkovú položku svojho osobného rozpočtu.
- Skontrolujte, či tento účet „Vklady zákazníkov“ ešte nebol vytvorený pod iným menom.
- 2Zistite, z ktorých účtov sa bude debetovať alebo z ktorých sa bude kreditovať. Všetky finančné transakcie je potrebné zapísať do hlavnej finančnej knihy spoločnosti. Každá transakcia je uvedená ako debet alebo kredit a pri každom debete musí byť kredit.
- Debety zvyšujú náklady, aktíva (napríklad hotovosť alebo nábytok) a dividendové účty. Kredity tieto účty znižujú. Ľahký spôsob, ako si to zapamätať, je DEAD (Debety-Výdavky-Majetok-Dividendy).
- Ak napríklad platíte účet za energie, zúčtovali by ste debetné účty a hotovosť.
- 3Zaznamenajte si výšku vkladu, ktorý zákazník vloží. Vo svojom účtovnom denníku zaúčtujte na ťarchu účtu Peňažné prostriedky a v prospech účtu Vklady zákazníka v rovnakej výške.
Vo svojom účtovnom denníku si vytvorte účet s názvom „vklady zákazníkov“ alebo „predplatené tržby“. - 4Po dokončení práce odošlite zákazníkovi faktúru za vykonanú prácu. Na faktúru si poznamenajte sumu vkladu, ktorá bola predtým zaplatená, a odpočítajte ju od celkovej dlžnej sumy.
- 5Zaznamenajte, že faktúra bola vytvorená, a použite čiastku vkladu. Pripisujte kredit na účet výnosov pri odpísaní pohľadávok a vkladov zákazníkov.
- Výnosy sa vykazujú vtedy, keď bola práca vykonaná a zákazníkovi bola vyúčtovaná faktúra, nie pri prijatí peňazí.
Metóda 2 z 3: vloženie zálohy vopred
- 1Vo svojom účtovnom denníku si vytvorte účet s názvom „Zálohové platby“ alebo „Predplatené výdavky“. Skontrolujte, či tento účet „Zálohy“ ešte nebol vytvorený pod iným menom.
- 2Zaznamenajte si do svojho účtovného denníka sumu vkladu, ktorý ste zaplatili. Zaplaťte na svoj hotovostný účet a zaúčtujte zaplatenú sumu na ťarchu účtu „Zálohové platby“. Zálohové platby sú považované za aktíva vašej firmy.
- 3Urobte si záznam vo svojom účtovnom denníku, keď spolu s faktúrou obdržíte tovar alebo služby, ktoré ste si objednali. Týmto spôsobom premeníte majetok (zálohu) na výdavok, keď príde účet predajcu. Zálohové platby a debetné účty splatné, čo je krátkodobá dlhová platba, ktorú je potrebné zaplatiť, aby sa predišlo zlyhaniu.
Vo svojom účtovnom denníku zaúčtujte na ťarchu účtu Peňažné prostriedky a v prospech účtu Vklady zákazníka v rovnakej výške. - 4Zaznamenajte si do svojho účtovného denníka, keď uhradíte zostatok na faktúre. To môže zahŕňať napríklad zostatok toho, čo dlhujete, a prípadné poplatky za dopravu. Zostávajúca čiastka toho, čo dlhujete za tovar alebo služby, bude vyžadovať kredit v hotovosti a inkaso voči záväzkom.
Metóda 3 z 3: vedenie podrobných záznamov
- 1Pripojte stručný popis každej transakcie, ktorú zadáte do denníka. Napríklad „zaplatená hotovosť za zálohu na šijacie stroje, január 2015“.
- 2Uchovávajte záložnú dokumentáciu k svojim záznamom v denníku. Je to veľmi dôležité v prípade, že sa vyskytnú chyby, alebo v prípade akýchkoľvek otázok neskôr. Dokumentáciu ku všetkým záznamom je možné uložiť priradením čísla záznamu v denníku a dátumu ako paketu. Každý by mal byť schopný vyhľadať záznam v denníku v hlavnej knihe a potom ľahko prejsť na záložnú dokumentáciu.
- 3Papierové kópie všetkej dokumentácie uchovávajte najmenej jeden rok. Budete ich potrebovať, kým nebudú auditované vaše účty a nebudú podané vaše dane.
- 4Dokumentáciu uchovávajte elektronicky najmenej sedem rokov. Naskenujte ich spredu aj zozadu a uložte ich na dva disky, jeden na uloženie v kancelárii a jeden mimo pracovisko na použitie v prípade núdze.
Nižšie sa dozviete, ako účtovať vklady zákazníkov, či už vkladáte alebo prijímate vklad za objednávku.
- Účet vkladu pre zákazníkov považujte za holdingový účet pre peniaze. Spotrebuje sa, pretože sa voči nej vytvárajú alebo prijímajú faktúry.
- Pretože proces účtovania záloh je o niečo náročnejší na prácu, je zvyčajne lepšie vytvoriť samostatný účet pre akéhokoľvek konzistentne používaného dodávateľa.
- Aj keď môžete byť v pokušení jednoducho fakturovať svojmu zákazníkovi zálohu, je to v rozpore so všeobecne uznávanými účtovnými zásadami (GAAP) a neumožňuje to správnu papierovú stopu transakcie. Zálohu ako výnos nemôžete uplatniť, kým neposkytnete tovar alebo službu.
Prečítajte si tiež: Ako vypočítať priemerné fixné náklady?
Otázky a odpovede
- Je vklad nákladom alebo aktívom?To závisí od perspektívy. Záloha je majetkom zákazníka a záväzkom predávajúceho.
- Ak zákazník stornuje objednávku, pri ktorej zaplatil nevratnú zálohu, považuje sa záloha v tomto bode za „príjem“ pre predávajúceho?Áno, malo by sa to realizovať ako príjem a prevádzať na príjmový účet.
Nezodpovedané otázky
- Ako zistím, či mi bude vrátená záloha?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
