Ako vykonávať účtovné transakcie?
Všetky dostupné systémy počítačového softvéru vám uľahčia zaznamenávanie účtovných transakcií umiestnením každého záznamu na správne miesto v denníku.
Každý podnik, bez ohľadu na to, či je veľký alebo malý, musí mať prehľad o všetkých svojich transakciách. Existuje mnoho jednoduchých finančných softvérových systémov, ktoré si môžete kúpiť, ale je najlepšie, ak najskôr porozumiete fungovaniu účtovných transakcií. Každú obchodnú transakciu, ako je prijatie platby alebo zaplatenie faktúry, budete musieť zadať do účtovného denníka, ktorý je ako veľký denník. Tu budete mať zbierku kategórií nazývaných účty a budete debetovať (zvyšovať alebo znižovať) jeden účet a kredit (zvyšovať alebo znižovať) iný účet (príklady budú nasledovať.) Tvorcovia účtovných softvérových programov sa stále riadia týmto vzorcom, ale oni priemernému používateľovi výrazne uľahčili tento proces.
Časť 1 z 3: Zadávanie transakcií
- 1Zhromaždite všetky papiere súvisiace s obchodnými transakciami. Môžu sem patriť faktúry od dodávateľov, účty za energie, dobropisy vystavené zákazníkom, daňové výpisy, vystavené šeky a informácie o mzdách. Pred zaznamenaním každého účtu alebo platby prijatého do účtovného denníka skontrolujte správnosť. Pred zadaním akýchkoľvek transakcií sa uistite, že sú všetky schválené nadriadeným alebo vlastníkom firmy.
- 2Pre každý typ transakcie nastavte rôzne účty alebo kategórie. Účty môžu pozostávať z hotovosti, zásob, výdavkov atď. Predstavte si ich ako rôzne stránky v zošite alebo riadkové položky, ktoré by ste mohli uviesť vo svojom osobnom rozpočte. Budete musieť nastaviť nasledujúce typy účtov:
- Účet tržieb alebo výnosov zaznamenáva všetky tržby uskutočnené zákazníkom.
- Rovnako tak výdavkový účet zaznamenáva všetky peniaze, ktoré podnik vynaloží, napríklad na prevádzku svojich zariadení, výrobu produktu a predaj produktu.
- Okrem toho bude musieť podnik evidovať svoj majetok, napríklad hotovosť, pohľadávky (predaj zákazníkom, ktorým sa ešte nezaplatilo) a fyzický majetok, ako sú budovy a vybavenie. Tieto budú zaznamenané na účte majetku.
- Účet pasív na druhej strane zaznamenáva všetky peniaze, ktoré podnik dlhuje externým stranám, ako sú bankové pôžičky, splatné účty (napríklad dodávateľom) a splatné mzdy (mzdy, ktoré zamestnanci získali, ale ešte neboli vyplatené).
- Tieto veľké kategórie sú často rozdelené na konkrétnejšie, menšie účty.
- 3Rozhodnite sa, z ktorých účtov sa budú debetovať alebo z ktorých sa bude kreditovať. Je najdôležitejšie mať na pamäti, že každú transakciu je možné označiť ako debet/kredit a že k kreditu (kreditom) musí byť vždy priradený rovnaký debet (y). Keď napríklad prijmete platbu od zákazníka, zaúčtujete pohľadávky z peňažných a kreditných pohľadávok vo svojom účtovnom denníku. Pri platbe za televíznu reklamu by ste strhli na ťarchu „výdavkov na reklamu“ a kreditu v hotovosti.
- Debety zvyšujú náklady, aktíva (napríklad hotovosť alebo nábytok) a dividendové účty a kredity tieto účty znižujú. Ľahký spôsob, ako si toto zvýšenie zapamätať, je DEAD (debetné aktíva, náklady, dividendy). Ostatné účty, ako napríklad záväzky a výnosy, sa zvyšujú o kredity a znižujú o debet. Tento účtovný systém má svoju vlastnú logiku a je lepšie si ho zapamätať, na rozdiel od aplikácie vlastnej logiky s tým, čo sa „zvyšuje“ a čo „znižuje“.
- Majte na pamäti, že počet kreditných a debetných záznamov môže byť nerovnomerný, pokiaľ sú celkové hodnoty rovnaké. Napríklad, ak by zákazník zaplatil polovicu produktu v hotovosti a polovicu za úver, existovali by dva inkaso, v hotovosti a pohľadávky, a iba jeden úverový záznam, v tržbách.
- Všetky dostupné systémy počítačového softvéru vám uľahčia zaznamenávanie účtovných transakcií umiestnením každého záznamu na správne miesto v denníku.
- V prípade neštandardných transakcií, ako je predaj akcií alebo nákup pozemkov, bude možno potrebné vytvoriť si v denníku nové názvy účtov.
Dôkladne skontrolujte všetky účtovné transakcie zapísané v denníku. - 4Dôkladne skontrolujte všetky účtovné transakcie zapísané v denníku. Každá transakcia by sa mala objaviť v príslušnej kategórii: napríklad debet na jednej strane denníka a čiastka rovnajúca sa danej transakcii by sa mala objaviť na opačnej kreditnej strane denníka.
- Po zaplatení by ste napríklad zadali transakciu za účet za elektrinu vo výške 370€ do stĺpca Debet v časti Účty splatné a do stĺpca Kredit do stĺpca Hotovosť za 370€. Do poznámok určite uveďte číslo faktúry a stručný popis.
- 5Záznamy denníka pravidelne prenášajte do hlavnej knihy. Hlavná kniha je zbierka všetkých vašich účtov. V hlavnej knihe bude napríklad stránka pre každú z vašich kategórií hotovosti, pohľadávok, splatných účtov, nákladov na energie atď. Potom budete môcť vidieť súčty pre každý typ účtu v konkrétnom časovom období..
- Hlavná kniha zaznamenáva informácie podľa účtu, na rozdiel od denníka, ktorý zaznamenáva transakcie. Inými slovami, jedna transakcia prevedená do hlavnej knihy bude zapísaná najmenej na dvoch miestach alebo účtoch.
- Napríklad predaj zákazníkovi, ktorý je zaplatený v hotovosti, by sa zaznamenal do denníka ako jedna transakcia, pričom by sa uznal debet z účtu v hotovosti a kredit z výnosov. Pri prevode do hlavnej knihy by bol tento záznam zaúčtovaný na dvoch oddelených miestach, na peňažnom účte a na účte výnosov. To vám umožní vidieť, ako transakcia a ostatné v jej okolí ovplyvnili každý účet jednotlivo.
- Záznamy v hlavnej knihe by mali byť sprevádzané dátumom transakcie, aby bolo možné identifikovať zdroj transakcie. Niektorí účtovníci uvádzajú aj referenčné číslo, napríklad číslo objednávky, aby sa uľahčilo sledovanie transakcií späť do ich denníkových záznamov.
Časť 2 z 3: bilancovanie účtovných transakcií
- 1Vyrovnajte hlavnú knihu pred jej zatvorením pri každom zadaní účtovnej transakcie. Vykonajte skúšobný zostatok a ďalšie správy, aby ste sa uistili, že boli zaúčtované poplatky za správne účty a transakcie boli zaúčtované správne. Bez ohľadu na to, či ste zadali 1 transakciu alebo 100 transakcií, celkový debet sa musí rovnať celkovému kreditu.
- Ak pridávate ručne alebo pomocou účtovného softvéru, sčítate všetky svoje debety a všetky svoje kredity bez ohľadu na to, do akej kategórie patria. Mali by byť vždy na nule.
- 2Skontrolujte chyby v skúšobnom zostatku. Ak sa debety nezhodujú s kreditmi, budete sa musieť vrátiť k záznamom v denníku a nájsť chybu. Aj keď debet robí rovnaký kredit, stále môže dôjsť k chybe, ak transakcia nebola zadaná alebo bola zadaná dvakrát alebo ak bola transakcia zaúčtovaná na nesprávny účet.
- Keď ste napríklad prijali platbu od zákazníka, možno ste strhli sumu v hotovosti, ale zabudli ste pripísať pohľadávky, čo znamená, že vaše účty budú znamenať, že vám stále dlžíte peniaze, keď nie. V takom prípade sa vaše kredity nebudú rovnať všetkým vašim debetom.
- V niektorých prípadoch to môže vyžadovať sledovanie záznamov účtu späť k pôvodným záznamom denníka, aby sa našiel problém. Preto je vždy užitočné spárovať tieto záznamy s dátumom transakcie a/alebo referenčným číslom.
- 3Vykonávajte prehľady pre výkazy ziskov a strát, súvahu a výkazy nerozdelených ziskov. To je možné vykonať ručne alebo pomocou účtovného softvérového systému. Potom budete mať kompletný obraz o stave svojho podnikania.
- Výkaz ziskov a strát napríklad odpočíta vaše výdavky od výnosov, ktoré ste dosiahli v konkrétnom časovom období, a budete vedieť, či ste dosiahli zisk alebo stratu. Viac informácií nájdete v článku Ako napísať výkaz ziskov a strát.
- V súvahe sú uvedené všetky aktíva a pasíva podniku. Majetok zahŕňa hotovosť, vybavenie, pozemky a pohľadávky. Záväzky zahŕňajú splatné účty a splatné poznámky. Viac informácií nájdete v článku Ako vytvoriť súvahu pre účtovníctvo.
- Ak ste za posledné obdobie vyplatili akékoľvek dividendy (platby akcionárom), budete tiež potrebovať výpis nerozdeleného zisku. Nerozdelený zisk výpis uvádza výšku zisku ste urobili (čistý príjem) mínus dividendy vyplatené. Nerozdelené zisky samotné predstavujú zisky reinvestované v spoločnosti.
Zaškolte zamestnancov, aby viac ako jedna osoba úplne rozumela vášmu účtovnému systému a spôsobu zadávania transakcií.
Časť 3 z 3: vedenie podrobnej evidencie účtovných transakcií
- 1Pripojte stručný popis každej transakcie, ktorú zadáte do denníka. Napríklad „zaplatená hotovosť za reklamu v káblovej televízii, február 2015“. To vám neskôr pomôže objasniť sumu, príčinu a proces zaznamenávania pre každú transakciu.
- 2Uchovávajte záložnú dokumentáciu k svojim záznamom v denníku. Je to veľmi dôležité v prípade, že sa vyskytnú chyby, alebo v prípade akýchkoľvek otázok neskôr. Dokumentáciu ku všetkým záznamom je možné uložiť priradením čísla záznamu v denníku a dátumu ako paketu. Každý by mal byť schopný vyhľadať záznam v denníku v hlavnej knihe a potom ľahko prejsť na záložnú dokumentáciu.
- 3Papierové kópie všetkej dokumentácie uchovávajte najmenej jeden rok. To zahŕňa záznamy v denníku a v hlavnej knihe spolu s akýmikoľvek potvrdenkami a inými transakčnými dokumentmi. Budete ich potrebovať, kým nebudú auditované vaše účty a nebudú podané vaše dane.
- 4Dokumentáciu uchovávajte elektronicky najmenej sedem rokov. Naskenujte ich spredu aj zozadu a uložte ich na dva disky, jeden na uloženie v kancelárii a jeden mimo pracovisko na použitie v prípade núdze. Vždy existuje šanca, že vaše dane budú auditované niekoľko rokov dozadu, preto je dôležité uchovávať tieto záznamy.
- Denník bilancujte, sledujte všetky chyby a opravujte ich. Táto prax je jednou z prvých vecí, ktoré sa študenti účtovníctva učia, a jej dôležitosť nemožno preceňovať.
Existuje mnoho jednoduchých finančných softvérových systémov, ktoré si môžete kúpiť, ale je najlepšie, ak najskôr porozumiete fungovaniu účtovných transakcií. - Zaškolte zamestnancov, aby viac ako jedna osoba úplne rozumela vášmu účtovnému systému a spôsobu zadávania transakcií.
- Uchovávajte záložné kópie všetkých účtovných transakcií uložené na disku počítača. Zvyknite si sťahovať celý účtovný denník na konci každého pracovného dňa. Vytvorte druhú záložnú kópiu a uložte 2 disky na samostatné miesta, 1 z nich mimo budovy, v ktorej je fyzický denník. To bude neoceniteľné v prípade katastrofickej udalosti, ako je požiar alebo ničivé počasie.
Prečítajte si tiež: Ako vypočítať maržu príspevku?
Otázky a odpovede
- Čo mám robiť, ak existujú nezrovnalosti v záznamoch o výdavkoch v pokladničnej knihe a poukážkach?Nasledujte peniaze; sledovať dátumy. Zistite, kto zadal údaje do pokladnice a poukážok.
- Aké sú niektoré z možných rizík, ak nebudem sledovať osobné transakcie?Možno neviete, kedy vám ukradnú identitu. Možno tiež neviete, kedy vám na bankovom účte dôjdu peniaze, a potom budete musieť zaplatiť oveľa viac, ako by ste inak museli.
- Aký účet je pripísaný pri nákupe šekom?Účet v hlavnej knihe s menom osoby, ktorej ste zaplatili, má kredit. Kredit sa odpočíta od dlžnej sumy a zostatok je celkový.
Komentáre (5)
- Tento článok je skvelý!
- Keď začínam podnikať s mobilnými telefónmi a príslušenstvom, tento článok mi veľmi pomohol, pretože som netušil, kde začať kontrolovať, či sa moje podnikanie zvyšuje.
- Tento článok je úžasný. Veľa som sa naučil o účtovných transakciách. Ďakujem mnohokrát.
- Tento príspevok mi priniesol nočné mory vďaka zlému pekelnému otvoreniu, ktoré je zobrazené na poslednom obrázku. Toto je najlepší obraz týkajúci sa hororu, aký som kedy videl.
- Veľmi mi to pomohlo pri práci na projekte!
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
