Ako vytvoriť model obchodného procesu?
Aj keď to môže znieť komplikovane, budovanie vlastného modelu obchodného procesu je jednoduché, ak budete postupovať správne.
Modelovanie podnikových procesov, tiež nazývané jednoducho procesné modelovanie, je metóda ilustrovania podnikových procesov tak, aby ich bolo možné ľahko pochopiť a zlepšiť. Procesné modelovanie je kľúčovou súčasťou riadenia podnikových procesov (BPM) a často používa špecifický typ organizácie známy ako notácia modelovania podnikových procesov (BPMN), ktorý pripomína vývojový diagram. Obchodní manažéri často používajú modelovanie procesov na vylepšenie obchodného procesu, počnúc modelom „tak, ako je“, ktorý ukazuje aktuálny proces, a pracujú na modeli „budúci“, ktorý predstavuje efektívnejšiu verziu originálu. proces. Aj keď to môže znieť komplikovane, budovanie vlastného modelu obchodného procesu je jednoduché, ak budete postupovať správne.
Časť 1 z 3: Príprava na výrobu modelu
- 1Definujte proces, ktorý modelovate. Definujte vo svojom podnikaní proces, ktorý má jasný východiskový bod a výstup. Tento proces môže byť jednoduchý, napríklad presmerovanie sťažnosti zákazníka, alebo zložitý, ako je celý proces objednávky a dodania online produktu. Proces môže zahŕňať jedno oddelenie alebo úroveň obchodnej organizácie alebo niekoľko z nich. Nech už meriate akýkoľvek proces, uistite sa, že ho možno ľahko rozdeliť na jasné časti s ľahko identifikovateľnými vzťahmi medzi nimi.
- Jedným z relatívne ľahko modelovateľných procesov je napríklad prijatie online objednávky a kontrola, či má zákazník peniaze na zaplatenie a či je položka na sklade. Výstupom je, že objednávka sa zaplatí (na sklade, dá sa zaplatiť) a je odoslaná na oddelenie prepravy.
- 2Identifikujte počiatočný bod procesu. Každý proces vyžaduje prvý krok, ktorým môže byť v skutočnosti čokoľvek. Východiskovým bodom obchodného procesu by však malo byť to, čo váš proces uvedie do činnosti. Inými slovami, je to vstup, ktorý sa podnik snaží premeniť na výstup. Východiskové body spravidla spadajú do jednej z niekoľkých kategórií:
- Externé udalosti. Patrí sem iniciovanie transakcie alebo odoslané upozornenie z iného obchodného systému. Externý jav je napríklad problém v automatizovanom systéme, ktorý si vyžaduje pozornosť človeka.
- Príchod obsahu. V prípade systémov na správu obsahu môže byť východiskovým bodom príchod nového dokumentu alebo inej formy obsahu.
- Zásah človeka. Patria sem sťažnosti zákazníkov a iné zásahy ľudí v rámci firmy alebo mimo nej.
- V predchádzajúcom prípade je východiskovým bodom prijatie zákazníckej objednávky.
- 3Oddeľte jednotlivé kroky v procese. Ďalej budete musieť identifikovať každý jednotlivý krok vo vašom procese a ako je prepojený s ostatnými krokmi. Na najvšeobecnejšej úrovni budete mať udalosti (kroky, ktoré si od podniku nevyžadujú žiadne opatrenia), činnosti (ktoré podnik vykonáva v reakcii na vstup) a brány pre rozhodovanie (rozdelené v procese, kde o ceste procesu rozhoduje nejaký kvalifikátor). Medzi týmito objektmi sú konektory, ktoré môžu byť buď plné šípky (tok aktivít), alebo prerušované (tok správ/informácií).
- V tradičnej notácii modelovania podnikových procesov (BPMN) sú kroky reprezentované rôznymi tvarmi v závislosti od ich funkcie. Udalosti sú napríklad kruhy, činnosti sú obdĺžniky a brány pre rozhodovanie sú diamanty.
- V predchádzajúcom prípade by sme použili kroky ako „objednávka zákazníka“ (udalosť), „spracovanie objednávky“ (aktivita), „Kontrola kreditu“ (akcia), „Kredit?“ (rozhodovacia brána, ktorá vedie k jednej z dvoch ďalších akcií, v závislosti od odhodlania „áno“ alebo „nie“) a pod.
V predchádzajúcom prípade by sme použili kroky ako „objednávka zákazníka“ (udalosť), „spracovanie objednávky“ (aktivita), „Kontrola kreditu“ (akcia), „Kredit?“ - 4Objasnite si, kto alebo čo vykonáva jednotlivé kroky. Aby bol váš proces čo najjasnejší, mali by ste určiť, ktorá časť podniku dokončuje každý krok. Rôzne časti procesu môže dokončiť napríklad účtovné oddelenie, zákaznícky servis alebo vybavenie objednávky. Alternatívne môžu v prípade malého podniku tieto kroky vykonať konkrétni jednotlivci. V BPMN je priradená osoba alebo oddelenie pre každú činnosť buď označené označením vedľa kroku, alebo „poľom“, horizontálnym rozdelením vývojového diagramu, ktoré ukazuje, ktorá časť podniku vykonáva každý krok. Skupiny možno ďalej rozdeliť na „pruhy“, ktoré určujú konkrétnu časť spoločnosti alebo osobu v skupine.
- V predchádzajúcom prípade by sme mimo kroku „Kontrola kreditu“ mohli napísať, že túto akciu vykonáva online maloobchodná platforma (ak je to tak).
- 5Rozhodnite sa, ktorý typ modelovania použijete. BPMN môže mať mnoho foriem, od sekvenčného modelovania po príčinný model. To sa dá urobiť aj pomocou čohokoľvek, od špecializovaného softvéru po poznámky post-it alebo tabuľu. Je na vašej firme, aby si vybrala metódu, ktorá najlepšie vyhovuje práci s vašim procesným modelom. Nezabúdajte však, že tieto modely zvyčajne fungujú najlepšie so vstupom do skupiny, takže vám môže byť lepšie používať typ modelovania, na ktorom bude skupina najľahšie pracovať.
Časť 2 z 3: Vytvorenie modelu tak, ako je
- 1Uistite sa, že môžete diely usporiadať podľa potreby. Pri vytváraní modelu sa uistite, že sa môžete podľa potreby pohybovať po každom kroku. Možno zistíte, že niektoré časti modelu je možné konsolidovať, presúvať a meniť ich poradie, aby bol systém efektívnejší. Uistite sa tiež, že štítky súvisiace s každým krokom (ak nejaký je) je možné s krokom ľahko presúvať.
- 2Začnite na začiatku postupu a postupujte podľa postupnosti. Začnite zahrnutím počiatočného bodu procesu vľavo hore na ľubovoľnej platforme, ktorú používate, na ilustráciu procesu. Identifikujte každý nasledujúci krok, vrátane rozhodnutí medzi nimi, a umiestnite kroky v poradí od prvého. Skontrolujte každý krok pri jeho pridávaní a uistite sa, že medzi týmto krokom a predchádzajúcim nie sú žiadne kroky. Pokračujte, kým nedosiahnete výstup z obchodného procesu. V predchádzajúcom prípade môžu vaše kroky byť nasledujúce:
- Objednávka zákazníka (udalosť) na spracovanie objednávky (aktivita) na kontrolu kreditu (aktivita) na pripísanie kreditu? (rozhodovacia brána).
- Ak sa kredit zákazníka nevyplatí, presuniete sa na krok, kde sa obrátite na zákazníka (aktivita), pričom šípku medzi krokmi označíte štítkom „nie“. Potom by ste sa presunuli a zrušili objednávku (aktivitu).
- Ak sa kredit zákazníka odhlási (odpoveď „áno“), pokračujete kontrolou stavu zásob (aktivity) a kroky prepojíte šípkou označenou „áno“. Potom by ste skontrolovali zásoby v rozhodovacej bráne označenej ako „zásoby?“.
- Ak je tovar na sklade, označte šípku „áno“ ako predtým a odošlite objednávku na expedíciu (aktivita).
- Ak položka nie je na sklade, presťahovali by ste sa a kontaktovali zákazníka a zrušili objednávku (obe činnosti).
Procesné modelovanie je kľúčovou súčasťou riadenia podnikových procesov (BPM) a často používa špecifický typ organizácie známy ako notácia modelovania podnikových procesov (BPMN), ktorý pripomína vývojový diagram. - 3Skontrolujte svoj model. Najprv sa pozrite na svoj model so spolupracovníkom alebo so skupinou. Skontrolujte, či neobsahuje potenciálne diery alebo zmeškané kroky. Potom postupujte podľa skutočného obchodného postupu a porovnajte ho so svojim modelom. Alternatívne môžete model spustiť v cieľovej skupine alebo na schôdzi a pozrieť si kroky, ktoré netečú alebo sú vynechané.
- 4Identifikujte neefektívnosť alebo problémy. Keď prejdete svojim modelom a uistite sa, že funguje, začnite ho znova skúmať a vyhľadajte oblasti, kde sa zdroje nevyužívajú efektívne alebo kde nie sú dokončené komunikácie alebo kroky, ktoré je potrebné vykonať. Opäť platí, že prítomnosť spolupracovníka alebo skupiny spolupracovníkov, ktorí vám s tým pomôžu, vám pomôže nájsť tieto problémy.
- V predchádzajúcom prípade si môžete uvedomiť, že tento proces nedáva zákazníkom vedieť, že položka môže byť čoskoro opäť na sklade. Týmto sa ruší objednávka, ktorá by inak mohla byť vykonaná do niekoľkých dní.
Časť 3 z 3: návrh budúceho modelu
- 1Brainstorm vylepšenia modelu tak, ako je. Pomocou zoznamu problémov s modelom tak, ako je, identifikujte potenciálne opravy problémov. Môžete prísť nato, že problémy je možné vyriešiť zameraním sa na tri základné oblasti: automatizáciu, geografickú koordináciu a odstraňovanie sprostredkovateľov. Automatizácia vám môže pomôcť znížiť zdroje alebo čas potrebný na krok. Geografická koordinácia môže zahŕňať kroky outsourcingu na zníženie nákladov alebo efektívnosti. Vylúčenie sprostredkovateľov zahŕňa zníženie počtu účastníkov v procese, aby sa znížila pravdepodobnosť nedorozumenia alebo zníženia nákladov. Ďalšie oblasti na lokalizáciu vylepšení môžu zahŕňať:
- Informačné: meranie viacerých údajov týkajúcich sa procesu s cieľom nájsť problémy.
- Sekvenčné: preskupenie krokov.
- Sledovanie: pomáha vám monitorovať priebeh procesu.
- Analytické: zlepšuje rozhodovanie na rozhodovacích bránach.
- V predchádzajúcom prípade by ste mohli uvažovať o zavedení systému na kontrolu, kedy bude položka, ktorá nie je na sklade, opäť na sklade, a o upozornení zákazníka na odhadovaný čas dodania.
- 2Identifikujte, ako zlepšenia pomôžu firme alebo zákazníkovi. Pred implementáciou nového systému na základe vašich vylepšení sa uistite, že vylepšenia skutočne pomáhajú buď zákazníkovi, alebo firme, alebo obom. Vykonanie zmeny len preto, že môžete, môže mať za následok zbytočné dodatočné náklady alebo viac procesných chýb.
Potom postupujte podľa skutočného obchodného postupu a porovnajte ho so svojim modelom. - 3Zostavte budúci model. Premeňte navrhované vylepšenia na kroky a vhodne ich umiestnite do predchádzajúceho modelu. V predchádzajúcom prípade to môže zahŕňať vytvorenie kroku aktivity na kontrolu, či bude položka na sklade krátko po rozhodnutí o sklade? a šípku „nie“. Toto by sa umiestnilo pred aktivitu „kontaktovať zákazníka“ a zmenilo by to výstup tejto aktivity od informovania zákazníka o tom, že položka nebude odoslaná, až po informovanie, kedy bude odoslaná, a že to bude neskôr, ako sa očakávalo.
- 4Implementujte nový model. Otestujte model pomocou predchádzajúcej metódy a potom ho implementujte do svojho podnikania. Nezabudnite to pravidelne testovať a prehodnocovať ich z hľadiska neefektívnosti a problémov.
Prečítajte si tiež: Ako nájsť ročný zástupný výpis?
Otázky a odpovede
- Aký je model vyššie uvedených krokov?Vyššie uvedené kroky sú súčasťou modelu obchodného procesu využívajúceho sekvenčné modelovanie.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
