Ako napísať pohotovostný plán?
Ak chcete napísať pohotovostný plán, začnite posúdením potenciálnych rizík pre vašu organizáciu. Zamerajte sa na riziká spojené s manažmentom, komunikáciou, finančnými zdrojmi, koordináciou a technológiou, ale môžete zahrnúť aj prírodné katastrofy, nehody a personálne problémy. Vypracujte realistické scenáre pre riziká s najvyšším hodnotením a potom zahrňte svoje plánované stratégie na opätovné uvedenie podniku do prevádzky. Tipy na údržbu a testovanie pohotovostného plánu čítajte ďalej!
Vedúci pohotovostného plánu poskytuje zručnosti, nástroje a vedomostnú základňu, aby si každé oddelenie mohlo napísať svoj vlastný plán.
Organizácie vytvárajú pohotovostné plány, niekedy nazývané aj „plán B“, aby sa pripravili na niečo zlé, čo by mohlo ovplyvniť schopnosť organizácie fungovať. Vypracovanie efektívneho pohotovostného plánu je nevyhnutné pre každú organizáciu. Organizáciu môže ohroziť mnoho vecí, od technickej katastrofy (ako je porušenie ochrany údajov) až po prírodnú katastrofu (napríklad povodeň). Písanie pohotovostných plánov pripravuje organizáciu na takéto možnosti.
Časť 1 z 3: hodnotenie rizík
- 1Pripravte sa na napísanie pohotovostného plánu. Hlavným cieľom by malo byť, aby sa ubezpečil, môžete udržiavať chod vašej organizácie v prípade, že po havárii malo dôjsť.
- Je dobré mať formálnu politiku, ktorá vysvetľuje potrebu pohotovostného plánu.
- Plán by mal byť celkovo jednoduchý. Jazyk a pokyny v ňom by mali byť zrozumiteľné pre budúce publikum. Nikdy neviete, kto to bude musieť implementovať.
- Zistite konkrétny spúšťač, ktorý bude od vás vyžadovať použitie pohotovostného plánu. Určte, ako budete merať úspech, aby ste sa mohli vrátiť k bežnej prevádzke. Identifikujte všetky operácie, ktoré sú rozhodujúce pre pokračovanie vášho podnikania.
- 2Zaistite, aby plán zodpovedal tri kľúčové otázky pohotovostných plánov. Zaistenie, aby váš plán zodpovedal všetky tieto tri otázky, vám pomôže zaistiť, aby vám nič neuniklo.
- Čo sa môže stať?
- Čo urobíme ako odpoveď?
- Čo môžeme urobiť vopred, aby sme sa pripravili?
- 3Zvážte riziká, ktoré sa s najväčšou pravdepodobnosťou vyskytujú vo vašej konkrétnej organizácii. Stanovenie potenciálnych rizík je jedným z najdôležitejších aspektov pohotovostného plánu. Nepôjde o univerzálny proces. Musíte určiť riziká, ktoré sú pre organizáciu jedinečné. Existuje mnoho možných rizík, ktorým môžu firmy čeliť.
- Prírodné katastrofy, ako sú záplavy, hurikány a suchá, môžu vyžadovať núdzový plán. Medzi ďalšie možné riziká patrí kríza, nehoda na pracovisku, personálne problémy (napríklad smrť vedúceho alebo štrajk), strata údajov, nesprávne riadenie a problémy s výrobkom (napríklad stiahnutie z obehu).
- Mali by ste sa zamerať na oblasti vrátane manažmentu, komunikácie, finančných zdrojov, koordinácie, logistických a technických reakcií.
- Technické katastrofy môžu zahŕňať tie komponenty vašej organizácie, ktoré sa zaoberajú komunikačnou infraštruktúrou. Budete pravdepodobne brať do úvahy potenciálnu stratu údajov alebo zákazníkov.
- 4Uprednostnite riziká. Zoraďte riziká na základe pravdepodobnosti, že sa vyskytnú. Všetky riziká nie sú vytvárané rovnako a väčšina pohotovostných plánov nedokáže do hĺbky riešiť každé potenciálne riziko. Musíte zistiť, ktoré sú najpravdepodobnejšie a ktoré budú mať na spoločnosť najväčší vplyv.
- Zamerajte sa na najkritickejšie udalosti. Mali by ste uviesť každú jednotlivú udalosť, ktorá by mohla ovplyvniť operácie, ale potom ich zoradiť od 1 do 10. Aký by bol vplyv každej udalosti? Malý požiar izolovaný od jedného stroja bude pravdepodobne nižšie ako napríklad celá spálená rastlina.
- Potom vytvorte rebríček, ako často sa riziko môže vyskytnúť. Môžete to dosiahnuť napríklad 10, ak sa to môže stať raz za mesiac, a 1, ak sa to môže stať raz za 100 rokov. Potom tieto dve skóre vynásobte, aby ste dosiahli pravdepodobnosť a vplyv, aby ste získali celkové skóre.
- Najprv pracujte na najvyšších skóre. Poďte s odrezaním. Môžete sa však pozrieť na položky s nízkym skóre a vyvinúť všeobecný postup. Oblasti, ktoré sú nevyhnutné pre prežitie organizácie, sú zvyčajne kladené na prvé miesto, ako napríklad udržiavanie peňažných tokov, podielu na trhu a podpory zamestnancov.
Ako napíšem pohotovostný plán salónu?
Časť 2 z 3: identifikácia scenárov
- 1Vytvorte scenáre pre najvyššie zaradené riziká. Na vypracovanie efektívneho pohotovostného plánu budete musieť vytvoriť realistické scenáre pre každé riziko. Konkrétne načrtnite, čo by sa mohlo stať, keby nastalo každé z najvyšších prioritných rizík.
- Vplyvy môžete začať určovať po dôkladnom vypracovaní scenárov. Aký by mohol byť konečný vplyv každého scenára podrobne?
- Môžete vyvinúť rôzne gradácie rovnakého scenára, ako je najlepší prípad, najpravdepodobnejší prípad a najhorší scenár.
- 2Vytvorte časovú os, ako sa môžu scenáre vyvíjať. Určte, kto bude mať čo a kedy na starosti. Nezabudnite aktualizovať zoznamy kontaktov a určiť, kto bude zodpovedný za upozornenia.
- Načrtnúť časové rámce. Čo sa stane prvý deň alebo prvý týždeň? Buď veľmi konkrétny.
- Mohli by ste mať časové harmonogramy pre scenáre, ktoré sa zaoberajú fyzickými zraniteľnosťami, zraniteľnosťami organizácie a zraniteľnosťami inštitúcií. Napríklad fyzická zraniteľnosť môže čeliť infraštruktúre. Organizácia sa môže zaoberať tým, či existujú systémy včasného varovania alebo kvalifikované tímy reakcie. Inštitucionálne chyby by sa mohli zaoberať tým, či sú k dispozícii finančné zdroje alebo externí partneri. Rôzni ľudia môžu mať na starosti rôzne aspekty.
- 3Rozhodnite sa, čo bude najdôležitejšie, aby bolo vaše podnikanie opäť funkčné. Preskúmajte tieto uhly podrobne. Načrtnite kapacity a zraniteľné miesta. Akú kapacitu má organizácia na zvládanie rizík alebo ich zmierňovanie?
- Povedzme napríklad, že potenciálnym nebezpečenstvom je povodeň. Potenciálnym rizikom môže byť riečne povodne preteká bánk a ovplyvňujú domov v tejto oblasti. Zraniteľnou stránkou môže byť slabá infraštruktúra. V kapacite môže byť k dispozícii kvalifikovaný personál.
- Vykonajte úprimné posúdenie zdrojov. Aké funkcie budete musieť zmeniť alebo obmedziť z dôvodu obmedzených zdrojov? Vykonajte analýzu vplyvu na podnikanie. Chcete zistiť, ktoré oblasti sú potrebné pre podnikanie, aby splnilo svoje poslanie a pokračovalo v činnosti.
- 4Nájdite spôsoby, ako znížiť riziko. Zvyčajne nestačí vypracovať „plán B“, potom sa pohodlne usadiť a dúfať, že z toho nikdy nepríde. Zhodnoťte, ako môžete okamžite podniknúť kroky na zníženie rizík. Vytvorte preventívne stratégie.
- Zvážte dostupnosť partnerov. Aké miestne zdroje by boli k dispozícii, keby došlo k katastrofe? Boli by susedia ochotní pomôcť?
- Najlepšie pohotovostné plány pomáhajú spoločnostiam určiť oblasti, ktoré môžu zlepšiť, aby v prvom rade znížili pravdepodobnosť, že plán bude potrebný.
- Môžete si napríklad uvedomiť, že potrebujete poistenie, alebo by ste mali absolvovať katastrofické cvičenia. Možno si uvedomujete, že kľúčový personál potrebuje ďalšie školenie. Pokiaľ ide o dátové hrozby, môžete mať nainštalovaný záložný systém. Vytvorte plán pre každý scenár
Ako môžem napísať pohotovostný plán pracovného štrajku, ktorý sa stane?
Časť 3 z 3: Udržujte svoj pohotovostný plán
- 1Komunikujte o pláne so všetkými zamestnancami. Kľúčové osoby vo svojej organizácii musíte o mieste poučiť skôr, ako to bude potrebné.
- Povedzte ľuďom, akú úlohu a zodpovednosti budú mať, aby nedošlo k zámene, ak je potrebné plán implementovať v prípade núdze. Zníži sa tým pravdepodobnosť paniky.
- Poskytnite ľuďom náležité školenie, ktoré bude potrebovať na splnenie svojich povinností uvedených v pláne. V prípade potreby vrtáky podržte. Vykonajte úpravy po pozorovaní školenia.
- 2Otestujte si svoj pohotovostný plán. Testovanie v štyroch fázach vám umožní spravovať a nákladovo efektívne testovanie. Ak sa ukáže, že oblasť je chybná alebo je v rozpore s pohotovostnými plánmi od iných oddelení, môžete plán upraviť a znova otestovať.
- Vykonajte kontrolu vedúceho personálu. Vedúci pracovníci zvolí dátum a čas ísť cez všetky pohotovostných plánov a uznávať ľudí, ktorí starostlivo dokončili ich úloha.
- Vykonajte medzirezortnú kontrolu. Tu každé oddelenie prehodnocuje plány iného oddelenia. Toto je fáza, ktorá prideľuje zdroje a identifikuje konflikty.
- Študujte zlyhania kritických systémov. Túto fázu testovania je možné lokalizovať do oddelení. Testovanie zahŕňa simuláciu zlyhaní systému a/alebo dodávateľa. Môžete hrať scenáre bez toho, aby ste museli skutočne vypínať dôležité zariadenia alebo procesy.
- Skutočný obchod. Nakoniec by ste si mali plne vyskúšať pohotovostný plán. To môže zahŕňať krátkodobé odstávky v kľúčových oblastiach vykonávané v reálnom čase.
- 3Plán uložte na miesto, kde k nemu budete mať ľahký prístup. Ak dôjde k katastrofe, nechcete, aby plán zhorel ohňom alebo vás zmietla povodeň. Nechcete, aby porušenie ochrany údajov sťažilo získanie plánu, keď to najviac potrebujete.
- Nájdite umiestnenie plánu (alebo jeho kópiu) na inom mieste. Chcete ho však mať niekde, kde sa k nemu rýchlo dostanete, ak potrebujete.
- Kópiu plánu vždy uschovajte na inom mieste, ako je pôvodný dokument. A uistite sa, že viac ako jedna osoba vie, ako k nemu pristupovať a má na to oprávnenie.
- 4Zopakujte plán podľa pravidelného plánu. Niekedy sa veci zmenia. Vaše predpoklady by mohli byť zastarané. Riziká môžu byť väčšie, ako boli predtým.
- Zapojte do plánu a jeho aktualizácií viac ako jednu osobu. Môžete napríklad chcieť, aby sa na neho nový zamestnanec pozrel novým pohľadom alebo ho nechal auditovať.
- Potvrďte všetky predpoklady tým, že ich porovnáte s najnovšími údajmi alebo ich skontrolujete s treťou stranou. Záložný počítačový systém pravdepodobne obsahuje menej údajov, ako ste predpokladali.
Ak chcete napísať pohotovostný plán, začnite posúdením potenciálnych rizík pre vašu organizáciu.
- Nerobte zo svojho pohotovostného plánu takú nízku prioritu, že sa k nemu nikdy nedostanete!
- Môžete chcieť viac ako jeden pohotovostný plán.
- Začnite zriadením výboru pre pohotovostné plánovanie a vyberte osobu, ktorá bude viesť tento výbor. Vedúci pohotovostného plánu poskytuje zručnosti, nástroje a vedomostnú základňu, aby si každé oddelenie mohlo napísať svoj vlastný plán.
- Prejdite si plán znova. Druhá kontrola pomôže nájsť veci, ktoré boli zmeškané pri prvom použití.
Prečítajte si tiež: Ako pridať svoju kartu progresívneho poistenia do peňaženky Apple na iPhone?
Otázky a odpovede
- Ako môžem vytvoriť pohotovostný plán, keď sa moje zariadenie pokazí v práci?Nájdite hlavnú príčinu poruchy. Vyhodnoťte čas obnovy. Ak je doba opravy a obnovy príliš dlhá a má vplyv na dodávku produktu, pokúste sa získať záložné zariadenie buď z iných výrobných liniek, alebo ako nový nákup. Komunikujte so zákazníkmi o probléme, vplyve a riešení.
- Ako vytvorím pohotovostný plán pre lakovňu?Pohotovostné plány sú navrhnuté tak, aby zohľadňovali rovnaké aspekty pre každý typ podnikania, pričom čo sa líši, sú kľúčové body kontinuity podnikania. Ale pokiaľ ide o udalosti, ktoré majú vplyv na podnikanie, sú väčšinou rovnaké: hacking, prirodzené príčiny atď. Hlavným cieľom je identifikovať kľúčové akcie a určiť nadbytočné akcie, aby bola v prevádzke.
- Ako budete vedieť, kedy sa dá použiť pohotovostný plán?Váš pohotovostný plán by mal mať spúšťač pre každý scenár, ktorý sa považuje za kritický. Tento spúšťač obsahuje všetky podmienky, ktoré je potrebné splniť, aby sa plán aktivoval a v akom určenom čase (ak je to možné), aby sa všetkým užívateľom plánu umožnila čo najväčšia synchronizácia od ofsetu.
Nezodpovedané otázky
- Ako napíšem pohotovostný plán salónu?
- Ako napíšem pohotovostný plán rezortu?
- Čo je zahrnuté v pohotovostnom pláne zisťovateľa množstva?
- Ako vytvorím pohotovostný plán pre svoju organizáciu?
- Ako môžem napísať pohotovostný plán pracovného štrajku, ktorý sa stane?
Komentáre (16)
- Pomohlo mi to napísať pohotovostný plán. Postupoval som podľa článku krok za krokom.
- Všetko to vysvetlil.
- Tento článok mi pomohol s úlohou v škole s názvom „pohotovostný plán/ manažment“.
- Skvelé nápady pre prehľad núdzových situácií.
- Je to skutočne fascinujúci článok a poskytuje mi správnych sprievodcov ako človeka, ktorý predtým nenapísal taký núdzový plán. Ďakujem.
- Veľmi užitočné, ďakujem!
- Veľmi jasná a dôsledná komunikácia. Vynikajúci!
- Veľmi užitočné pre tých, ktorí menej chápu alebo im chýbajú znalosti.
- Dobre štruktúrované a dobre napísané. Tento článok je ľahko sledovateľný, pretože prúdi medzi každým prvkom.
- Pomohlo mi to obnoviť pamäť o tom, ako urobiť núdzový plán.
- To mi môže pomôcť prísť s plánom B.
- Najinformatívnejšie s mnohými dobrými detailmi.
- Dobré tipy pre mňa, tiež je to dobrá referencia, ktorá má inšpirovať viac pri premýšľaní o pohotovostnom pláne.
- Celková jednoduchosť bola vítanou zmenou.
- Ponúkli ste dobré rady a základné nápady, ktoré vám vždy pomôžu systematizovať a uprednostniť myšlienky a uviesť do súladu akcie.
- Táto myšlienka ma inšpirovala k vytvoreniu vlastného plánu.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
