Ako písať obchodné e-maily?

1. 1
   Použite formálny tón. Tón vášho e-mailu by mal zostať profesionálny a priamy. Snažte sa o sebavedomý a zdvorilý tón. Snažte sa z e-mailu úplne vynechať emocionálny alebo neformálny jazyk. Pokiaľ je to možné, vyhýbajte sa kontrakciám a skratkám. Pamätajte, že frázy v celej dĺžke sa často zdajú formálnejšie.

   • Napríklad nasledujúci e-mail je pre podnikanie príliš neformálny: Ďakujeme za hady, ktoré ste poslali. Je mi ľúto, že musím povedať, že dvaja boli mŕtvi. Pošlite čoskoro viac, plz. Porozprávame sa neskôr.
   • Formálnejšia verzia predchádzajúceho e-mailu: Ďakujeme vám za odoslanie štyroch guľových pytónov do nášho obchodu Pets Alive! 2. marca 2015. Bohužiaľ, zdá sa, že dva z hadov boli počas pôrodu zranené a boli mŕtve, keď som otvoril prepravku s hadom. Bol by som rád, keby ste čo najskôr poslali dva náhradné hady. Prosím, pošlite mi e-mail alebo zavolajte do obchodu s ďalšími otázkami alebo ohľadom vybavenia novej zásielky.
   • Niekedy je neformálny e-mail vhodný „interne“ so spolupracovníkmi, ktorých dobre poznáte, a ak je v súlade s „pracovnou kultúrou “. Nepoužívajte však textové skratky, používajte úplné vety a nepíšte nič, čo by ste od svojho šéfa nechceli čítať.
2. 2
   Preverte svoj e-mail. Snažte sa zabezpečiť, aby váš e-mail neobsahoval gramatické alebo pravopisné chyby a používal štandardnú interpunkciu - napríklad VŠETKY VEĽKÉ PÍSMENÁ. Mnoho e-mailových programov obsahuje možnosť kontroly pravopisu; ak váš e-mail má, použite ho! Zlá gramatika takmer určite podlomí správu, ktorú odosielate, takže pokiaľ je to možné, použite kontrolu gramatiky.

   • Ak posielate e-mail veľkému počtu ľudí alebo ak je e-mail obzvlášť dôležitý, možno budete chcieť pred jeho odoslaním nechať niekoho (alebo viacerých jednotlivcov) skontrolovať.

V závislosti od vášho vzťahu s príjemcom môžete použiť formálne otváranie a zatváranie. Nasledujúce informácie poskytujú určitý smer a množstvo možností.

1. 1
   Začnite svoj e-mail pozdravom. Pozdrav by mal byť stručný a formálny. V závislosti od kontextu správy sa môžete alebo nemusíte rozhodnúť osloviť osobu konkrétne menom. Správa pre inú firmu alebo bližšie neurčenú osobu nevyžaduje meno.

   • Niekoľko príkladov pozdravov:
     • Dobrý deň,
     • Zdravím vás,
     • Vážený Dr. Smith,
     • Pani Campbellová,
2. 2
   E-mail ukončite záverom. Vhodný záver je zdvorilý a signalizuje, že e-mail sa skončil. Aj keď uzávierka e-mailu nemusí obsahovať bežnú uzávierku listu, ako napríklad „Všetko najlepšie“ alebo „S pozdravom“, považuje sa za „najlepší postup“, aby sa váš e-mail uzavrel.

   • Niektoré potenciálne uzávery:
     • Teším sa na tvoju odpoveď,
     • Dúfam, že sa čim skor ozveš,
     • Ďakujem za Tvoj čas,
   • Môžete ukončiť svoje domáce zvieratá nažive! pošlite e-mail distribútorovi hadov slovami: „Ďakujem vám za pozornosť tejto záležitosti.“
3. 3
   Podpíš svoje meno. Je vhodné napísať svoje meno na koniec e-mailu. Mnoho e-mailových programov vám umožňuje poskytnúť automatický podpis, ktorý je upravený podľa vašich predstáv. Uistite sa, že formalita vašej odpovede sa zhoduje s podrobnosťami e-mailu. Možno budete chcieť uviesť svoje celé meno a titul v pracovnom e-maile pre inú firmu alebo pre niekoho, koho ste ešte nestretli, zatiaľ čo vaše meno samotné môže byť vhodné v e-maile spolupracovníkovi, ktorého každý deň vidíte.

   • Niektoré možnosti podpisu sú:
     • Dr. Jane Smith (najformálnejšia)
     • Dr. Smith (o niečo menej formálny)
     • Jane Smith (trochu neformálna)
     • Jane (neformálna)
4. 4
   Zvážte poskytnutie kontaktných informácií pod svojím podpisom. V závislosti od podrobností e-mailu môžete poskytnúť kontaktné informácie, ako napríklad vaše telefónne číslo, faxové číslo, adresu alebo webovú stránku. Ak ide o informácie, ktoré chcete zahrnúť do väčšiny alebo do všetkých svojich e-mailov, môžu byť zabudované do vášho prispôsobeného podpisu e-mailu.