Ako používať správnu etiketu obchodného e -mailu?
Ak chcete napísať dobrý obchodný e-mail, začnite napríklad s profesionálnym predmetom-namiesto „Poďme sa rozprávať!“ skúste „Žiadosť o stretnutie v pondelok popoludní“. Potom otvorte svoju správu formálnym pozdravom, napríklad „Vážený pán Jones.“ Keď budete pripravení napísať svoju správu, nezabudnite na obsah, ktorý je stručný, formálny a zdvorilý. Zabaľte to formálnym odhlásením, napríklad „S pozdravom“ alebo „Ďakujem“, a nezabudnite pred odoslaním skontrolovať pravopisné a gramatické chyby. Čítajte ďalej, kde nájdete ďalšie tipy vrátane toho, ako sa rozhodnúť, kedy namiesto odosielania e-mailov uskutočňovať telefónne hovory.
Ak používate svoju osobnú e-mailovú adresu na obchodné účely, mala by vaša e-mailová adresa obsahovať vaše meno (tj
Aj keď používanie internetu spôsobilo zvýšený trend neformálnych komunikačných postupov, je stále rozumné postupovať pri kontaktovaní kolegu za profesionálnym účelom podľa správnej etikety obchodného e-mailu. Rovnako ako písanie formálneho obchodného listu, vaše obchodné e-maily by nemali obsahovať slangové výrazy, skratky textových správ a ďalšie bežné prílohy používané v neformálnych e-mailoch alebo okamžitých správach. Ak sa budete riadiť niekoľkými tipmi a pokynmi, vaše e -maily budú odzrkadľovať vašu profesionalitu a nechajú vyniknúť vaše poverenia.
1. spôsob z 2: vytvorenie e-mailu
- 1Označte svoje e-maily profesionálnym predmetom. Predmet e -mailu by mal byť jasný a výstižný. Predmet by mal príjemcovi oznámiť účel e -mailu. Namiesto toho, aby ste povedali „Potrebujete hovoriť,“ skúste povedať, „diskusia k X téme.
- Téma by mala mať šesť až osem slov.
- Ak sa e -mail odosiela kvôli žiadosti o zamestnanie, zadajte svoje meno a pozíciu, o ktorú sa uchádzate. Ak ste poslali e-mail spolupracovníkovi, zahrnuli by ste názov projektu, o ktorom e-mail diskutuje.
- 2Majte profesionálnu e -mailovú adresu. Ak používate svoju osobnú e-mailovú adresu na obchodné účely, mala by vaša e-mailová adresa obsahovať vaše meno (tj. Mary.smith @ alebo MichaelJones @). E-mailové adresy ako hotmama @, cutiepie @ alebo mustlovedogs @ nie sú vhodné pre obchodné e-maily. Ak pracujete pre spoločnosť, vždy by ste mali používať svoju pracovnú e -mailovú adresu.
- 3Použite formálne pozdravenie. Váš e -mail by mal vždy začínať profesionálnym pozdravom. „Hej“ alebo „Čo sa deje“ nie je vhodné. Uprednostňuje sa „Ahoj“ alebo „Ahoj“. Ak do pozdravu zahrňujete meno príjemcu, nepoužívajte skrátenú verziu jeho mena (tj. Namiesto „Will“ použite „William“).
- Ak má niekto rodovo neutrálne meno, napríklad Chris Smith, a neviete, či je osobou pán / pani / atď., Je najlepšie napísať „Vážený Chris Smith.“
Ak chcete napísať dobrý obchodný e-mail, začnite profesionálnym predmetom, napríklad namiesto „Poďme chatovať!“ - 4Používajte odborný jazyk. Pri písaní obchodných e-mailov by ste mali používať formálnu angličtinu. Vo svojom e-maile nepoužívajte slang a hovorové slová. Skratky, emotikony a jazyk textových správ (napr. Lol) by sa nemali používať.
- Váš e-mail by mal byť stručný. Čitateľ je nielen zaneprázdnený, ale možno aj číta váš e -mail na mobilnom zariadení. Krátky a výstižný e-mail je oveľa jednoduchšie prečítať a odpovedať naň ako dlhý, mätúci.
- Snažte sa v e-maile neriešiť viac ako jednu tému. E-maily sú stručné formy komunikácie. Ak sa danej téme nemôžete stručne venovať, možno budete musieť zdvihnúť telefón a zavolať osobe.
- 5Uvedomte si svoj tón. Okrem používania jasného a stručného jazyka by ste si mali e-mail prečítať nahlas, aby ste sa uistili, že váš e-mail narazil tak, ako ste zamýšľali. Nechcete pôsobiť tvrdo alebo náhle.
- Pamätajte, že váš e-mail musí hovoriť sám za seba. Nie ste tu na to, aby ste čitateľovi vyjadrili tón a úmysel. E-maily neprichádzajú s rečou tela a mimikou. Humor sa tiež dobre neprekladá e-mailom.
- 6Správne ukončite e-mail. Je dôležité, aby ste e -mail ukončili rovnako ako akúkoľvek inú konverzáciu. Váš e-mail by ste mali ukončiť slovami „Ďakujem“, „Ďakujem“ alebo „S pozdravom“, za ktorými nasleduje vaše meno. Vaše e-mailové adresy by mali obsahovať aj podpis.
- Váš podpis dáva čitateľovi vedieť, ako vás kontaktovať. Malo by obsahovať vaše meno, spoločnosť, adresu, telefón, vašu e -mailovú adresu a odkaz na webovú stránku, ak ju máte.
- 7Pred odoslaním vykonať korektúru. Predtým, ako pošlete e-mail, mali by ste si ich prečítať niekoľkokrát. Nespoliehajte sa na kontrolu pravopisu. Ľudia si všimnú gramatické chyby a nesprávne napísané alebo chýbajúce slová. Korektúra je obzvlášť dôležitá, keď sa predstavujete prvýkrát prostredníctvom e -mailu. Chceš urobiť dobrý dojem a nenechať sa súdiť podľa svojich e-mailových chýb.
- Pri korektúrach by ste sa mali pýtať sami seba: „Hovorím jasne a stručne?“ „Zahrnul som nejaké nepotrebné informácie?“ „Môžem niečo vytiahnuť?“
- Mali by ste tiež overiť, či odosielate e -mail správnemu príjemcovi. Môže byť veľmi trápne poslať e-mail nesprávnej osobe.
Metóda 2 z 2: korešpondencia prostredníctvom e-mailu
- 1Zistite, kedy použiť odpoveď a odpovedať všetkým. Keď vyberiete možnosť Odpovedať, odošlete e-mail späť pôvodnému odosielateľovi. Keď kliknete na „Odpovedať všetkým“, odosielate e-mail všetkým pôvodným príjemcom. Položku „Odpovedať všetkým“ používajte striedmo a iba vtedy, ak je nevyhnutne potrebné zdieľať vašu odpoveď so všetkými pôvodnými príjemcami.
Malo by obsahovať vaše meno, spoločnosť, adresu, telefón, vašu e -mailovú adresu a odkaz na webovú stránku, ak ju máte. - 2Poznáte rozdiel medzi bcc a cc. „Bcc“ by ste mali používať vtedy, keď je dôležité súkromie príjemcov e -mailov. To môže byť užitočné v skupinových e-mailoch alebo veľkých distribučných zoznamoch. „Cc“ by ste mali použiť, keď potrebujete do konverzácie zapojiť ďalších ľudí a ochrana súkromia nie je problém. „Kópia“ je nápomocná, keď chcete len niekoho informovať o tom, čo sa deje.
- Je veľmi dôležité, aby ste tieto dve funkcie používali správne. „Skrytá kópia“ by sa nemala používať na tajné odosielanie súkromných informácií ani na chytanie ľudí. Napríklad by ste nemali posielať e-maily svojim spolupracovníkom o chybe, ktorú spravili, a „Bcc“ svojmu nadriadenému.
- 3Rozpoznajte, kedy môže byť telefónny hovor lepší. Môže byť rýchlejšie zdvihnúť telefón namiesto odosielania nespočetných e-mailov tam a späť. Môže byť užitočné použiť pravidlo troch e -mailov. Ak sa problém nevyrieši do troch e -mailov, zdvihnite telefón a zavolajte danej osobe. Sú chvíle, keď je telefón účinnejší ako výmena viacerých e -mailov.
- Majte na pamäti, že toto pravidlo nie je vytesané do kameňa. Pri rozhodovaní o tom, že je čas zdvihnúť telefón, by ste mali využiť svoju diskrétnosť.
- 4Vedieť, kedy začať novú konverzáciu. Ak potrebujete s rovnakým príjemcom prediskutovať inú tému, mali by ste začať nový e -mail. Uľahčíte si tak sledovanie konverzácií a nebudete vyzerať lenivo. Ak ste napríklad niekomu poslali e -mail o nadchádzajúcej schôdzi, musíte začať novú konverzáciu, ak chcete prediskutovať výsledky projektu, na ktorom sa pracuje.
- Pri vytváraní obchodných e-mailov sa pokúste použiť profesionálne písma (napr. Times New Roman, Helvetica atď.). Snažte sa NEPOUŽÍVAŤ písma ako Comic Sans, pretože budete vyzerať dosť neprofesionálne.
- Pri odpovedaní na skupinu dávajte pozor na výber tlačidla „Odpovedať všetkým“. Vďaka tomu bude váš e-mail zaslaný všetkým v pôvodnom zozname. Ak chcete osloviť iba jednu alebo dve osoby v zozname, vyberte iba týchto príjemcov.
Aj keď používanie internetu spôsobilo zvýšený trend neformálnych komunikačných postupov, je stále rozumné postupovať pri kontaktovaní kolegu z profesionálnych dôvodov podľa správnej etikety obchodného e-mailu. - Buďte zdvorilí a odpovedajte na e -maily včas. Ak nemôžete odpovedať na e-mail do 24 hodín, dajte aspoň vedieť osobe, že ste dostali e-mail, a čoskoro sa vám ozve.
- Nezabudnite, že e -mail nie je súkromný. Do e -mailu by ste nikdy nemali dávať niečo, čo by ste nechceli, aby verejnosť vedela.
Prečítajte si tiež: Ako efektívne riešiť obchodnú obálku?
Otázky a odpovede
- Mala by za pozdravom obchodného e-mailu nasledovať čiarka, bodkočiarka alebo dvojbodka?Správnym spôsobom je čiarka. Je to preto, lebo pozdrav nikdy nie je sám osebe vetou, slúži ako poďakovanie oslovenému za pozornosť.
- Mala by druhá strana požiadať o povolenie zahrnúť do e -mailu viac účastníkov?Nie, to nie je potrebné, ale druhá strana by mala vysvetliť, prečo do e-mailu vložilo viac účastníkov.
- Kedy použiť zadanie do e -mailu?Enter použite po pozdrave, medzi odsekmi a pred záverečnou.
- Ako odošlem správnu správu so žiadosťou o voľno?Buďte krátka, slušná a k veci. Skúste niečo ako „Budúci pondelok potrebujem voľno do... Môžete mi dať vedieť, či je to schválené? S pozdravom,...“
- Mal by niekto, kto bol CC, byť prvým, kto odpovie na odosielateľa?Závisí to od toho, či bola akcia CC'd vykonaná v e-maile; v takom prípade by zdvorilosť vyžadovala odpoveď bez ohľadu na to, či je prvý alebo posledný. V opačnom prípade sa od CC'd očakáva iba jednoduché „upozornenie“ ako potvrdenie prijatia e -mailu. V každom prípade je jedno, v akom poradí príjemcovia reagujú.
- Aká je správna etiketa? Pri odosielaní veľkej skupiny by mala byť správa odoslaná e-mailom alebo skenom listu a odoslaná ako príloha e-mailu?Naskenované listy sú často ťažkopádne, uprednostňujú sa priame e-maily.
- Aké profesionálne písma sa majú používať v e-mailoch?Skontrolujte, či vaša spoločnosť vydala pokyny na používanie písem. Použite štandardné písmo nastavené na vašom poštovom serveri. Prípadne odpovedzte písmom, ktoré ste dostali správu. Písma by mali byť vo všetkých prípadoch jasne čitateľné, nie ozdobné. Neprepínajte písma, vyberte si jedno a držte sa ho.
- Aká interpunkcia nasleduje po pozdrave vo formálnom obchodnom e-maile?Pozdrav je úvodnou časťou listu. Technicky sa odkazuje iba na časti pred menom, takže formát je: „[Oslovenie] [Meno],“ napr. „Milá Sandra,“ Takže ak sme presní, potom po oslovení nedôjde k interpunkcii. Ak do definície zahrnieme meno, za pozdravom nasleduje čiarka. Nasledujúce slovo je veľké: „Milá Sandra, [návrat] Tento list sa pýta...“
- Je správne povedať skupine, že je dobré ráno?Áno, takto sa to robí. Ak sú iba dvaja príjemcovia, niekedy sa v adrese zobrazia obe ich mená, napr. „Dobré ráno Sandra a Jim“, ale aj to je zriedkavé. Zoznam príjemcov sa nachádza v poliach to:, cc: a bcc: a nikto nemusí čítať zoznam 20 mien.
- Je správne zahrnúť kreslené obrázky do e-mailov?Nie, nie vo formálnych správach, pokiaľ to konkrétne nespomínate. Napr. Ak upozorňujete svojho pracovníka prevencie na bezpečnosť pri práci na istý kreslený obrázok odoslaný medzi dvoma zamestnancami (napríklad ten, ktorý je rasistický), môžete ho zahrnúť.
Komentáre (1)
- Dokázal som napísať riadny e-mail!
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
