Ako prepustiť zamestnanca „podľa vlastného uváženia“?
Na bezpečné prepustenie zamestnanca, dokonca aj dobrovoľného zamestnanca, a minimalizáciu rizika súdneho sporu je potrebná príprava.
Vypovedať zamestnanca „podľa ľubovôle“ môže byť náročné. Napriek tomu, že zákon hovorí, že môžete prepustiť zamestnancov z vlastnej vôle z akéhokoľvek dôvodu, alebo bez uvedenia dôvodu, jednoducho nižšie uveďte „ste prepustení!“ a nechať svojvoľného zamestnanca odprevadiť z priestorov bezpečnosťou nie je spôsob, ako sa vyhnúť nezákonnému súdnemu sporu o ukončení pracovného pomeru. Aby ste podporili svoje rozhodnutia o zamestnaní a ochránili svoju spoločnosť pred časovo náročnými a nákladnými súdnymi spormi, musíte dôkladne zdokumentovať ukončenie pracovného pomeru a zamestnancovi oznámiť svoje dôvody. Ak tento proces neberiete vážne, môže to mať za následok žaloby za nezákonné ukončenie, diskrimináciu alebo ohováranie.
Časť 1 z 3: dokumentácia dôvodu ukončenia
- 1Prezrite si personálny spis zamestnanca. Predtým, ako sa rozhodnete ukončiť jeho pracovný pomer, musíte si skontrolovať akúkoľvek predchádzajúcu dokumentáciu týkajúcu sa zamestnanca a jeho výkonu alebo vzťahov so spoločnosťou.
- Aj keď môžete technicky prepustiť zamestnanca z akéhokoľvek dôvodu, chcete sa uistiť, že tieto dôvody sú v súlade s výkonnostným záznamom zamestnanca. V opačnom prípade budete vyzerať rozporuplne a môžete otvoriť dvere žalobe o diskrimináciu.
- Ak napríklad prepustíte zamestnanca zo zlého zmyslu pre detail a ona pred dvoma týždňami dostala hodnotenie výkonnosti, ktoré chválilo jej zmysel pre detail, zamestnanec sa bude pýtať, aký bol skutočný dôvod, že prišla o prácu.
- Pozorne si prečítajte komunikáciu so zamestnancom, najmä všetky kontroly výkonu, aby ste zistili, či boli splnené nejaké sľuby o budúcom zamestnaní. Spoliehanie sa zamestnancov na takéto vyhlásenia môže byť dôvodom na žalobu z dôvodu nezákonného ukončenia pracovného pomeru.
- Dávajte si pozor na implicitné a priame sľuby. Ak napríklad vedúci dohľadu pri poslednom preskúmaní výkonu zamestnanca uviedol, že „ak to vydržíte, v tejto spoločnosti máte dlhú budúcnosť“, dalo by sa to interpretovať ako prísľub istoty zamestnania a pokračovania zamestnania.
- Ak zamestnanec podal sťažnosť na diskrimináciu kedykoľvek počas posledných šiestich mesiacov, poraďte sa s právnym zástupcom. S výpoveďou treba zaobchádzať veľmi opatrne, pretože je nezákonné prepustiť zamestnanca ako odplatu za jeho sťažnosť.
- 2Napíšte všetky disciplinárne priestupky. Pravidlá a zásady vašej spoločnosti by mali byť jasne oznámené všetkým zamestnancom a malo by im byť poskytnuté písomné upozornenie, ak ich porušenie pravidla alebo politiky povedie k nejakej forme disciplinárneho opatrenia.
- Ak ste sa dozvedeli o probléme, ale z personálneho spisu zamestnanca vyplýva, že zamestnanec nebol o probléme nikdy informovaný ani s ním nikto nekonzultoval, je vo vašom najlepšom záujme, aby ste sa so zamestnancom stretli a porozprávali sa o probléme skôr, ako skočíte. k ukončeniu.
- Vyžaduje si prípravu, aby bolo možné bezpečne prepustiť zamestnanca, dokonca aj ľubovoľného zamestnanca, a minimalizovať riziko súdneho sporu. Zvážte stretnutie so zamestnancom a prediskutujte problémy s výkonom v dostatočnom predstihu pred ukončením pracovného pomeru.
- Poskytnite zamestnancovi ciele na zlepšenie a stanovte dátum nasledujúceho stretnutia. Dajte zamestnancovi vedieť, že mu v opačnom prípade bude hroziť rozviazanie pracovného pomeru.
- 3Pravidlá uplatňujte dôsledne. Nenechajte niektorých zamestnancov skĺznuť alebo uplatňujte prísnejšie pravidlá na zamestnancov, ktorých nemáte radi. Dôsledné uplatňovanie disciplinárnych zásad vzbudzuje u vašich zamestnancov dôveru a môže zabrániť súdnym sporom s diskrimináciou.
- Zapôsobte na všetkých manažérov a nadriadených, že nemajú dovolené „pozerať sa inak“ alebo uzatvárať dohody so zamestnancami, aby nepísali disciplinárne priestupky.
- Dôsledné presadzovanie politík a postupov môže byť vašou najsilnejšou obranou v prípade nezákonného ukončenia alebo diskriminačných súdnych sporov.
- Zároveň si dajte pozor na spôsob, akým sú v príručkách zamestnancov prediskutované disciplinárne postupy. Ak poviete zamestnancom, že pred ich ukončením je potrebné dodržať určité kroky (napríklad tri zápisy), riskujete nesprávny postup pri ukončení pracovného pomeru, ak prepustíte zamestnanca bez toho, aby ste všetky tieto kroky presne dodržali.
- Môžete sa tiež dostať do situácie, s ktorou sa musíte vysporiadať rýchlejšie, ako by to vaše existujúce politiky umožňovali. Ak máte vážny problém, na ktorý sa nevzťahujú vaše existujúce zásady, môže vám pri vypracovaní bezpečnej a efektívnej stratégie pomôcť právny zástupca, ktorý neotvorí vašu spoločnosť voči právnej zodpovednosti.
Aj keď môžete technicky prepustiť zamestnanca z akéhokoľvek dôvodu, chcete sa uistiť, že tieto dôvody sú v súlade s výkonnostným záznamom zamestnanca. - 4Zvážte konzultáciu s právnikom. Ak sa obávate možných problémov alebo ste identifikovali konkrétne ukončenie ako vysoko rizikové, požiadajte o vedenie a pomoc zástupcu pracovného práva skôr, ako ukončenie ukončíte.
- V mnohých situáciách je možné vaše obavy zmierniť jednoduchým telefonátom - a právny názor na napätú situáciu môže odstrániť neistotu.
- Ak ešte nemáte zástupcu, s ktorým sa pravidelne radíte, opýtajte sa kolegov vo svojom odbore, koho používajú v zamestnaní alebo či majú odporúčanie.
- Ďalší právnici, ktorých ste v minulosti používali na iné obchodné záležitosti, môžu tiež vedieť o dobrom pracovnom právnikovi, ktorého by odporučili.
- Požiadajte o stanovisko advokáta, ktorý má skúsenosti so zastupovaním zamestnávateľov v prípade diskriminácie v zamestnaní alebo v prípade nezákonného ukončenia pracovného pomeru. Často môžu čerpať z minulých prípadov ako príklady toho, ako by ste mali alebo nemali zvládnuť konkrétnu situáciu.
Časť 2 z 3: vedenie ukončovacieho pohovoru
- 1Dohodnite si súkromnú schôdzku. Keď ste sa rozhodli prepustiť zamestnanca, dohodnite si čas, kedy si s ním môžete sadnúť a vysvetliť svoje rozhodnutie.
- Súkromná schôdzka podporuje poctivosť a umožňuje vám a zamestnanec mať produktívny rozhovor s minimom prerušení. Pripravte si zoznam bodov, ktorými sa budete riadiť, aby ste sa nedostali mimo trať alebo nezabudli poskytnúť dôležité informácie.
- Zvlášť, ak ste so zamestnancom nikdy osobne nehovorili o problémoch s výkonom, prečítajte si jeho stránku príbehu, než sa pustíte do rozhodovania o ukončení.
- Keď zamestnancovi položíte otázky o situácii alebo problémoch, ktoré má vo firme, aktívne ho počúvajte a pokúste sa nájsť riešenie, pokiaľ je to možné, aj skrátenie pracovného pomeru.
- Predpokladajme napríklad, že máte zamestnankyňu, ktorej chcete dať výpoveď, pretože sa na svojej smene každý týždeň neustále oneskoruje o 30-45 minút. Keď sa s ňou však porozprávate, dozviete sa, že jej manžel nedávno začal vo svojej práci novú zmenu, čo znamená, že musí ráno vziať ich deti do školy, a to spôsobuje, že mešká.
- V takom prípade jej môžete zaistiť prácu na neskoršiu zmenu alebo začať smenu neskôr, aby mala čas vziať svoje deti do školy a napriek tomu prísť včas.
- 2Vysvetlite dôvod ukončenia. Napriek tomu, že zo zákona nie ste povinní uviesť dôvod ukončenia pracovného pomeru, uvedenie presného dôvodu zálohovaného dokumentáciou môže ochrániť spoločnosť a zabrániť súdnemu procesu.
- Jasne a úplne vysvetlite svoj dôvod a podľa možnosti poskytnite dokumentáciu. Držte sa faktov, ktoré je možné podložiť dôkazmi, a vyhnite sa obviňovaniu alebo opakovaniu klebiet, ktoré nemožno podložiť.
- Ak neposkytnete dôvod - alebo uvediete vágny dôvod, ktorý nie je podložený faktami - zdá sa, že niečo skrývate, a pozýva zamestnanca, aby hľadal iný „skutočný“ dôvod svojho ukončenia.
- Pri vysvetľovaní buďte dôkladní, ale neponáhľajte sa a neupadajte do výhrad a ospravedlnení. Ukončenie pracovného pomeru nie je nikdy jednoduché a je v ľudskej prirodzenosti vcítiť sa do osoby, ktorú púšťate - ale ak pochválite alebo ospravedlníte svoje rozhodnutie, budete pôsobiť nekonzistentne a neisto.
- 3Povedzte zamestnancovi, čo sa stane ďalej. Vysvetlite postup pri ukončení pracovného pomeru vrátane nároku na nezamestnanosť a kedy a ako môže zamestnanec očakávať svoju poslednú výplatu, aby zamestnanec neodchádzal s otázkami alebo zmätkom.
- Dajte zamestnancovi vedieť, či budete môcť ponúknuť referenciu potenciálnym zamestnávateľom. Ak je situácia celkom priateľská - povedzme, iba reorganizujete zamestnancov v dôsledku zlých tržieb, ale neukončujete ich pre zlý výkon - možno budete chcieť zamestnancovi ponúknuť ďalšiu pomoc pri hľadaní novej pozície.
- Ak ponúkate odstupné, vysvetlite, koľko zamestnanec dostane a kedy bude vyplatený. Mali by ste sa tiež zaoberať všetkými výhodami, ako je zdravotné poistenie, ktoré ste zamestnancovi poskytli.
Ak ste bývalému zamestnancovi poskytli zdravotné poistenie, musíte o tom informovať svojho správcu skupinového zdravotného plánu do 30 dní od skončenia pracovného pomeru. - 4Všetky informácie poskytnite písomne. Ako uznanie skutočnosti, že zamestnanec bude pravdepodobne v šoku a bude mať problémy so spracovaním záplavy informácií, ktoré sa k nemu dostanú, poskytnite dokumenty, ktoré vysvetlia postupy po skončení pracovného pomeru, najmä pokiaľ ide o dávky a nezamestnanosť.
- Ak máte kontaktné údaje na váš štátny úrad nezamestnanosti, zahrňte ich do dokumentov, ktoré zamestnancovi poskytnete.
- Mali by ste tiež poskytnúť podrobné informácie o všetkých výhodách, ktoré ste poskytli, napríklad o zdravotnom poistení, a o tom, ako môže zamestnanec v týchto výhodách pokračovať aj po ukončení.
- Majte na pamäti, že zamestnanec sa pravdepodobne bude zdráhať vás kontaktovať, ak má otázky. Snažte sa predvídať problémy, ktoré môžu nastať, a dajte zamestnancovi všetky potrebné informácie.
- 5Chráňte majetok a informácie spoločnosti. V niektorých situáciách, najmä vtedy, keď má zamestnanec prístup k obchodnému tajomstvu alebo inému duševnému vlastníctvu spoločnosti, môže byť potrebné, aby zamestnanec pri ukončení dohody podpísal zmluvu. Môžete tiež chcieť, aby advokát podpísal prepustenie a uviedol akékoľvek dôvody, pre ktoré by vás mohol žalovať.
- Majte na pamäti, že tieto dohody nie sú právne platné, pokiaľ nie sú podložené platnými protiplneniami - to znamená, že musíte zamestnancovi poskytnúť niečo hodnotné za jeho sľub, spravidla vo forme odstupného.
- Pretože tieto dohody môžu byť nákladné, mali by ste starostlivo zvážiť ich nevyhnutnosť, než sa rozhodnete, že chcete, aby ich zamestnanec podpísal. V mnohých situáciách nebude dohoda stáť za to, čo vás stojí odstupné.
- Akákoľvek dohoda o nesúťažení alebo o nezverejnení môže trvať iba určené časové obdobie a nesúťaženie sa spravidla považuje za platné iba vtedy, ak pokrýva obmedzenú geografickú oblasť.
- Ak zamestnanec v dohode požaduje oslobodenie od zodpovednosti, jazyk, ktorý používate, musí byť čo najkonkrétnejší. Súdy často nebudú vymáhať uvoľnenie s vágnym, plošným uvoľnením zodpovednosti.
- Zaistite, aby mal zamestnanec dostatok času na prečítanie a porozumenie akejkoľvek zmluve, ktorú chcete, aby podpísal po skončení pracovného pomeru, a vyhýbajte sa vytváraniu dojmu, že zamestnancovi neostáva nič iné, ako podpísať dohodu.
Časť 3 z 3: vedenie požadovaných záznamov
- 1Dokončite všetky papiere o ukončení. Zvlášť ak je zamestnanec potenciálne oprávnený poberať dávky v nezamestnanosti, uistite sa, že všetky dokumenty vlády a poistenia sú predložené čo najskôr, aby ste predišli akémukoľvek zdržaniu alebo komplikáciám pre vášho bývalého zamestnanca.
- Konkrétne dokumenty, ktoré musíte vyplniť, sa líšia podľa štátu. Vo všeobecnosti však musíte na poistenie v nezamestnanosti svojho štátu odoslať informácie o ukončení. Možno budete musieť vyplniť aj dokumenty o zdravotnom poistení zamestnanca, dôchodkových účtoch a ďalších výhodách.
- Ak ste bývalému zamestnancovi poskytli zdravotné poistenie, musíte o tom informovať svojho správcu skupinového zdravotného plánu do 30 dní od skončenia pracovného pomeru.
- Udržujte v týchto záznamoch súlad s tým, čo ste povedali zamestnancovi na pohovore o ukončení pracovného pomeru.
- Váš dôvod výpovede by mal byť vo všetkých oblastiach rovnaký, najmä vo všetkých dokumentoch, ktoré predložíte pre nezamestnanosť. Ak formulár obsahuje zoznam bežných dôvodov a žiadny z nich nie je vhodný pre danú situáciu, použite prázdnu voľbu a napíšte správnu odpoveď.
Ak informácie o zamestnancovi vedú k finančnej škode alebo zraneniu zamestnanca a vydanie týchto informácií je možné vysledovať až do vašej spoločnosti, môžete sa ocitnúť pred súdom. - 2Zaistite dôvernosť všetkých informácií o zamestnancoch. Aj keď ukončíte pracovný pomer, urobte opatrenia na ochranu osobných údajov zamestnanca a prediskutujte svoje dôvody ukončenia pracovného pomeru iba s ľuďmi, ktorí tieto informácie absolútne potrebujú na plnenie vlastných povinností.
- Ak informácie o zamestnancovi vedú k finančnej škode alebo zraneniu zamestnanca a vydanie týchto informácií je možné vysledovať až do vašej spoločnosti, môžete sa ocitnúť pred súdom.
- Bývalí zamestnanci môžu tiež podať žalobu za ohováranie, ak sú dôvody ich ukončenia široko zverejnené alebo sa stanú predmetom klebiet spoločnosti.
- Všetci spolupracovníci musia vedieť, že zamestnanec už nie je v spoločnosti a jeho prácu je potrebné efektívne prerozdeľovať.
- Keď vás potenciálni zamestnávatelia požiadajú o referenciu alebo previerku, pokiaľ ide o ukončeného zamestnanca, vyhnite sa mu, aby ste sa mu vyhovárali alebo robili názorové vyhlásenia týkajúce sa výkonu bývalého zamestnanca.
- 3Archivujte personálne záznamy zamestnanca. V mnohých štátoch majú zamestnanci právo požiadať o kópiu svojho personálneho záznamu po skončení pracovného pomeru. Štátne a federálne zákony okrem toho vyžadujú, aby ste tieto záznamy uchovávali najmenej jeden rok po skončení pracovného pomeru zamestnanca.
- Federálne zákony spravidla vyžadujú, aby ste všetky personálne záznamy uchovávali jeden rok po nedobrovoľnom prepustení zamestnanca, a najmä mzdové záznamy je potrebné uchovávať najmenej tri roky po dátume skončenia pracovného pomeru.
- Vaše štátne právo môže dať zamestnancom právo nahliadať do personálnych záznamov alebo požadovať kópiu všetkých personálnych záznamov. Skontrolujte zákon vo svojom štáte, aby ste vedeli, ako a kedy môžu zamestnanci požiadať o prístup k svojim osobným záznamom a čo musíte urobiť, aby ste ich dodržali.
Prečítajte si tiež: Ako nahlásiť podvod s odmeňovaním zamestnancov?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
