Ako overiť spôsobilosť zamestnancov?

Zistite, kedy musíte vyplniť formulár i-9. Formulár I-9 je potrebné vyplniť pri každom prijatí nového zamestnanca. Uvažuje sa o tom, že „prijmete“ zamestnanca hneď, ako mu začnete platiť za jeho služby. „Zamestnanec“ je niekto, kto vykonáva služby alebo prácu v rámci Európy. Formulár I-9 by ste nemali vypĺňať, pokiaľ zamestnancovi neponúknete prácu a on vašu ponuku neprijme.

• Ak zamestnávate niekoho na príležitostnú prácu v súkromnom dome (napr. Kosenie trávnikov, upratovanie), zamestnávate nezávislého dodávateľa alebo zamestnávate niekoho, kto fyzicky nepracuje na americkej pôde, nemusíte vyplniť formulár I-9.
• Formulár I-9 musíte kompletne vyplniť do troch pracovných dní od prijatia.

Získajte kópiu formulára i-9. Pre každého nového zamestnanca, ktorého prijmete, musíte vyplniť samostatný formulár I-9. Kópiu môžete získať online na webových stránkach amerických občianskych a imigračných služieb. Ak chcete nájsť kópiu, jednoducho Google „Formulár I-9 USCIS“ a zobrazí sa odkaz. Formulár má deväť strán, aj keď je potrebné vyplniť iba strany sedem a osem. Na ďalších stránkach nájdete pokyny na vyplnenie formulára.

• Keď si stiahnete a vytlačíte jeden formulár, môžete ho jednoducho skopírovať toľkokrát, koľkokrát je to potrebné.

Požiadajte zamestnanca, aby vyplnil časť 1. Hneď ako získate kópiu formulára I-9 a prijmete nového zamestnanca, bude musieť tento zamestnanec vyplniť časť 1 formulára počas prvého dňa zamestnania. Sadnite si so zamestnancom a uistite sa, že časť 1 je úplne vyplnená. Zodpovedáte za overenie úplnosti a správnosti poskytnutých informácií. Oddiel 1 vyžaduje, aby zamestnanec poskytol nasledujúce informácie:

• Ich úplné meno vrátane všetkých priezvísk, ktoré v minulosti použili.
• Ich adresa. Ak adresu nemá, zamestnanec musí poskytnúť popis svojho bydliska.
• Ich dátum narodenia. Okrem toho, ak používate systém E-Verify, zamestnanec bude musieť poskytnúť aj svoje číslo sociálneho poistenia. Zamestnanec má tiež možnosť poskytnúť e -mailovú adresu a telefónne číslo.
• Potvrdenie o ich občianstve a schopnosti pracovať v USA. Ak zamestnanec potvrdí, že je „cudzincom oprávneným pracovať“, bude musieť poskytnúť buď registračné číslo cudzinca, alebo svoje vstupné číslo na formulári I-94.
• Ich podpis a dátum.

Skontrolujte pôvodné dokumenty zamestnanca. Pred vyplnením oddielov 2 a 3 formulára I-9 musíte získať originály určitých dokumentov, ktoré vám pomôžu overiť totožnosť vášho zamestnanca. Keď vám váš zamestnanec predloží potrebné originály dokumentov, starostlivo ich skontrolujte a uistite sa, že sú pravé. Osoba, ktorá skúma dokumenty, musí byť rovnaká osoba, ktorá podpisuje oddiel 2 formulára I-9. Zamestnanec vám navyše musí fyzicky predložiť dokumenty. Nemôžu nechať niekoho iného, aby to urobil za nich, a nemôžu ich nechať na vás, aby ste sa na to pozreli neskôr. Zoznam prijateľných dokumentov sa nachádza na strane deväť formulára I-9.

• Medzi akceptovateľné dokumenty patria pasy, vodičské preukazy, preukazy voliča, vojenské preukazy, preukaz sociálneho zabezpečenia a rodné listy.
• Niektoré dokumenty patria do určitých zoznamov. Pri vypĺňaní oddielu 2 budete potrebovať určité dokumenty z určitých zoznamov, aby ste splnili požiadavky formulára I-9 (tj budete potrebovať jeden dokument zo zoznamu A alebo B a jeden dokument zo zoznamu C).

Vyplňte oddiel 2. Keď vám budú predložené prijateľné formy dokumentov, vyplníte oddiel 2. Najprv zadajte meno zamestnanca tak, ako bolo napísané v oddiele 1. Po druhé, zadajte informácie o dokumente do poskytnutej oblasti. Uistite sa, že získate požadovaný počet originálnych dokumentov z požadovaných zoznamov. Po tretie, zadajte dátum, kedy pre vás zamestnanec začal pracovať. Po štvrté, zamestnávateľ, ktorý dokumenty preskúmal, musí potvrdiť ich fyzické preskúmanie podpísaním a datovaním oddielu 2.

• V tomto okamihu sú vaše povinnosti splnené, pokiaľ zamestnanec nezmení svoje meno, nezmení informácie o svojej identite alebo sa nechá znova zamestnať. Bez týchto okolností môžete časť 3 preskočiť a vyplnený formulár I-9 jednoducho odoslať preč.

V prípade potreby vyplňte časť 3. Ak opätovne zaradíte zamestnanca alebo je potrebné znova overiť jeho informácie (tj. Zamestnanec zmení svoje meno alebo identifikačné údaje), budete musieť vyplniť oddiel 3 formulára I-9. Ak existuje ktorákoľvek z týchto okolností, musíte nájsť predtým vyplnený formulár I-9 a:

• Zadajte nové meno zamestnanca
• Zadajte dátum nástupu zamestnanca
• Zadajte informácie o novom dokumente
• Vyplnenú časť 3 podpíšte a zadajte dátum.

Uložte formulár i-9 na bezpečnom mieste. Vyplnené formuláre I-9 si musíte ponechať tak dlho, ako zamestnanec pre vás pracuje. Akonáhle je zamestnanec prepustený, musíte si ponechať jeho formulár I-9 buď tri roky od dátumu prijatia do zamestnania, alebo jeden rok po ukončení, podľa toho, čo nastane neskôr. Kópie je možné uchovávať na papieri alebo elektronicky.

• Ak svoje I-9 skladujete na papieri, môžete ich uložiť na mieste alebo mimo neho, pokiaľ môžete predložiť formuláre do troch dní od ich vyžiadania.
• Ak uchovávate svoje I-9 elektronicky, musia byť uložené takým spôsobom, ktorý chráni súkromné informácie a zachováva autenticitu informácií. Keď ukladáte svoje formuláre elektronicky, musíte uchovávať a sprístupňovať dokumentáciu o svojich procesoch ukladania.

Na požiadanie sprístupnite formuláre. Vláda USA, konkrétne ministerstvo pre vnútornú bezpečnosť, úrad osobitných zástupcov a ministerstvo práce, môže požiadať o dôkaz o vašich dokončených I-9, pokiaľ vám to oznámia tri dni vopred. Ak dostanete zákonnú žiadosť, uistite sa, že ste včas poskytli všetku požadovanú dokumentáciu. Ak tak neurobíte, môže vám byť uložená pokuta.