Ako vytvoriť organizačnú schému?
Organizácia alebo organizačná schéma je spôsob, ako vizuálne znázorniť štruktúru vašej spoločnosti alebo organizácie.
Organizácia alebo organizačná schéma je spôsob, ako vizuálne znázorniť štruktúru vašej spoločnosti alebo organizácie. Ukazuje vzťahy medzi ľuďmi a/alebo oddeleniami. Pri vytváraní organizačnej schémy by ste mali začať tým, že zistíte, ako je vaša spoločnosť celkovo organizovaná a v čom spočíva reťazec velenia. Potom by ste mali tieto informácie načrtnúť na kus papiera, potom môžete pomocou softvéru vytvoriť profesionálne vyzerajúcu tabuľku.
Metóda 1 z 3: Načrtnutie vašej štruktúry
- 1Pozrite sa, ako sa vaša organizácia rozhoduje. Väčšina podnikov je spravidla usporiadaná horizontálne alebo vertikálne. Horizontálne to znamená, že štruktúra moci je rozložená medzi zamestnancov. A zvislé konštrukcie znamená, že sila v spoločnosti je predovšetkým hierarchickej, pohybujúce sa od všeobecných zamestnancov do stredného manažmentu a potom top manažérov.
- V horizontálnom systéme viac zamestnancami splnomocnený k rozhodovanie. Môže to viesť k viacerým chybám, ale rozhodnutia sa tiež dejú rýchlejšie. Aby ste sa mohli rozhodnúť, vo vertikálnom systéme musíte ísť po štruktúre moci.
- 2Organizovať podľa oddelení. Jeden spôsob, ako organizovať graf, je usporiadať ho podľa oddelenia. Nezáleží na tom, či sa vaša spoločnosť delí na oddelenia podľa produktov, funkcií alebo umiestnení. Môžete použiť hlavné oddelenia a potom ich rozdeliť na divízie.
- 3Rozdeliť podľa zamestnancov. Ďalším spôsobom, ako usporiadať organizačnú schému, sú vaši zamestnanci. Používajte mená svojich zamestnancov a organizujte graf podľa vzájomných prepojení. Tento typ grafu funguje dobre pre horizontálne aj vertikálne silové štruktúry, pretože môžete kresliť čiary na zobrazenie vzťahov, ako len chcete.
- Majte na pamäti, že môžete použiť aj hybridnú tabuľku oddelení a zamestnancov. Prispôsobte graf svojim požiadavkám.
Ďalším spôsobom, ako usporiadať organizačnú schému, sú vaši zamestnanci. - 4Zhromaždite potrebné informácie. Ak robíte tabuľku založenú na zamestnancoch, budete potrebovať mená zamestnancov, ich názvy a vzájomné vzťahy. Ak chcete, pridajte ich číslo zamestnanca. Pre rezortnú schému zozbierajte názvy všetkých oddelení a ich vzájomný vzťah.
Metóda 2 z 3: práca na návrhu
- 1Urobte hrubý obrys. Začnite vytvorením vizuálu svojej štruktúry, pričom najskôr začnite s najväčšími časťami organizácie, akými sú napríklad hlavné oddelenia. Môžete začať aj s hlavnými manažérmi, ak používate tabuľku založenú na zamestnancoch. Cieľom tohto cvičenia je vytvoriť vizuál o tom, ako by mal váš graf vyzerať a koľko informácií budete chcieť zahrnúť.
- 2Rozhodnite sa, koľko podrobností chcete. Napríklad vo veľkej organizácii, vrátane každého zamestnanca, to pravdepodobne nie je možné. Dokonca vrátane zahrnutia všetkých oddelení nemusí byť možné. Rozhodnite sa o množstve podrobností, ktoré chcete zahrnúť.
- 3Vyberte dizajn. Jeden spôsob, ako navrhnúť organizačnú schému, je ako rodokmeň. Generálneho riaditeľa máte v políčku v hornej časti. Pod tým máte linky prichádzajúce do ďalších veľkých oddelení alebo manažérov, tiež uzavreté v škatuliach. Tento dizajn funguje obzvlášť dobre pre hierarchickú spoločnosť.
- Na druhej strane, návrh typu myšlienkovej bubliny môže fungovať lepšie v menej hierarchickej spoločnosti. Ak máte tri rovnaké oddelenia bez generálneho riaditeľa, mohli by ste prepojiť všetky tri oddelenia v dizajne, pričom každé oddelenie by sa rozložilo zo stredného štvorca alebo bubliny s názvom spoločnosti.
Akonáhle budete mať svoj graf na mieste, začnite do neho vkladať informácie, ktoré ste načrtli.
Metóda 3 z 3: Použitie softvéru na zostavenie organizačnej schémy
- 1Vyberte softvér. Microsoft Office je dobrým miestom, kde začať pri výbere softvéru na zostavenie grafu, pretože je ľahko dostupný a užívateľsky príjemný. Word, Excel, Outlook a PowerPoint vám napríklad umožní zostaviť graf. Na internete nájdete aj šablóny a programy, ktoré vám umožnia zostaviť organizačnú schému.
- 2Vyberte štýl grafu. Každý softvér vám zvyčajne umožní vybrať požadovaný štýl grafu. V Office vyberte štýl grafu v časti „SmartArt“. Aj keď si pre grafy môžete vyberať z rôznych štýlov, štýl „Organizačná schéma“ má aj asistenta, ktorý vám pomôže automaticky vyplniť prázdne miesta v grafe.
- SmartArt je na karte Vložiť v aplikácii Ilustrácie. „Organizačná schéma“ je pod hierarchiou.
- 3Pridajte políčka, ktoré budete potrebovať. Akonáhle budete mať svoj graf na mieste, začnite do neho vkladať informácie, ktoré ste načrtli. Začnite pridaním všetkých políčok a spojovacích čiar, ktoré budete potrebovať. Aj keď neskôr môžete vložiť viac, bude pre vás jednoduchšie mať štruktúru najskôr na svojom mieste.
- Riadky, ktoré pridáte, môžu navzájom spájať oddelenia, nielen zobrazovať spojenia zhora nadol.
Potom by ste mali tieto informácie načrtnúť na kus papiera, potom môžete pomocou softvéru vytvoriť profesionálne vyzerajúcu tabuľku. - 4Vyplňte konkrétne údaje o svojej spoločnosti. Pridajte informácie kliknutím do poľa a zadaním textu. Začať zhora je najľahšie, najmä ak máte väčšinou hierarchickú spoločnosť. Potom sa prepracujte cez každé oddelenie. Ak používate štýl myšlienkových bublín, začnite v strede a postupujte smerom von.
- 5Pridajte dizajnové prvky. Akonáhle sú vaše informácie vyplnené, môžete pridať dizajnové prvky. Môžete napríklad zmeniť farbu políčok, takže rôzne oddelenia majú rôzne farby. Môžete tiež zmeniť písmo, napríklad tučné písmo alebo väčšie písmo pre vyššie úrovne a bežné písmo alebo menšie písmo pre nižšie úrovne.
Prečítajte si tiež: Ako zaistíte súlad s ADA vo svojom mieste podnikania?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
