Ako zaznamenávať obchodné kilometre?

Ak na zaznamenanie svojich obchodných kilometrov používate aplikáciu pre chytré telefóny, urobte si o nich samostatný záznam inde, napríklad v tabuľke v počítači.

Ak ste samostatne zárobkovo činná osoba alebo vlastníte vlastnú firmu, mnohé vlády, vrátane federálnej vlády USA, vám umožňujú odpočítať si z daní náklady na dopravu súvisiace s podnikaním ako obchodné náklady. Ak chcete vziať tento odpočet, vypočítajte kilometre správne a uchovávajte presné denníky. Tieto záznamy vás ochránia v prípade auditu. Namiesto štandardného odpočtu najazdených kilometrov môžete odpočítať svoje skutočné výdavky. Aj keď to vyžaduje dodatočné vedenie záznamov, môže vám to umožniť väčšiu zrážku.

Metóda 1 z 3: výpočet najazdených kilometrov

1
Zaznamenajte si údaje o počítadle kilometrov. Najjednoduchší spôsob zaznamenávania obchodných kilometrov a spôsob, ktorý preferujú úrady IRS, je zapísať si údaje o tachometri vášho auta na začiatku a na konci cesty. Rozdiel je v počte najazdených kilometrov.
- Získate tak najpresnejší počet najazdených kilometrov na svoju cestu. Kým si zapisovanie údajov z počítadla kilometrov na začiatku a na konci každého výletu vyžaduje úsilie, nakoniec sa z toho stane zvyk.
- Ak veľa cestujete, možno zistíte, že získate väčšie výhody tým, že použijete skutočné hodnoty počítadla kilometrov. Takto získate kredit za ten čas, ktorý ste museli absolvovať trikrát okolo bloku a čakať na príchod klienta alebo za jazdu zaplnenou parkovacou garážou, ktorá hľadá priestor.
2
Potom pomocou GPS vyhľadajte najazdené kilometre. Ak na začiatku a na konci cesty nezaznamenávate namerané hodnoty tachometra, zapojte svoju začiatočnú a koncovú adresu do aplikácie GPS alebo mapovania a použite počet najazdených kilometrov.
- Dvakrát skontrolujte trasu vybranú aplikáciou, ktorú používate, a uistite sa, že je to rovnaká trasa, ktorou ste išli. Pri použití tejto metódy si možno budete chcieť vytlačiť papierovú kópiu trasy a najazdených kilometrov, aby ste ich mali uložené v záznamoch o kilometroch.
- Pri tejto metóde výpočtu nemôžete pripočítať jednu alebo dve míle k vzdialenosti, ktorú ste prešli hľadaním parkovacieho miesta alebo zastavením kvôli jedlu. Môžete odpočítať iba najazdené kilometre, ktoré môžete doložiť.
3
Sledujte svoj počet najazdených kilometrov pomocou aplikácie pre chytré telefóny. Existuje množstvo aplikácií pre chytré telefóny, ako napríklad MileIQ a Hurdlr, ktoré vám môžu pomôcť jednoduchšie zaznamenať obchodné kilometre. A pretože záznamy o účtoch sú zvyčajne uložené v cloude, máte k nim prístup kdekoľvek.
- Ak na zaznamenanie svojich obchodných míľ používate aplikáciu pre chytré telefóny, urobte si o nich samostatný záznam na inom mieste, napríklad v tabuľke v počítači. Majte pod kontrolou aspoň jednu kópiu denníkov najazdených kilometrov pre prípad, že by ste jedného dňa už nemali prístup k svojmu účtu v aplikácii.

Celkový počet najazdených kilometrov z vašich denníkov najazdených kilometrov.

Metóda 2 z 3: Vytváranie denníkov najazdených kilometrov

1
Zaznamenajte si služobné cesty. Predtlačené denníky kilometrov si môžete kúpiť v mnohých obchodoch so zľavou alebo kancelárskymi potrebami. Môžete si tiež vytvoriť svoj vlastný pomocou akéhokoľvek základného tabuľkového programu. Do tohto denníka zadajte počet najazdených kilometrov pre každú pracovnú cestu, ktorú absolvujete počas celého roka.
- Najazdené kilometre na cestách, ktoré absolvujete za obchodným účelom, ako je cestovanie do iného mesta na stretnutie alebo návšteva klientov alebo zákazníkov, sú potenciálne daňovo uznateľné. Náklady na cestu do práce, ako napríklad jazda z domu na pracovisko, spravidla nie sú.
- K neodpočítateľným výdavkom patria ďalšie cesty uskutočnené po niekoľkých hodinách, ak sa chystáte na pravidelné pracovisko.
- Môžete však odpočítať dochádzanie na dočasné pracovné miesta. To by vstúpilo do hry, ak ste napríklad dodávateľ, ktorý pracuje v domácnostiach rôznych zákazníkov.
2
Zahrňte dátum a cieľ každej cesty. Majte v stĺpci denníka najazdených kilometrov jeden stĺpec pre dátum cesty a druhý pre miesto, kam ste išli. Buďte čo najkonkrétnejší, aby bola cesta neskôr identifikovateľná.
- Môžete tiež chcieť stĺpček na zaznamenanie toho, odkiaľ ste cestovali. Ak cestujete vždy z rovnakého miesta (napríklad z domova alebo z kancelárie), tento stĺpec nebude potrebný. Ak však často cestujete medzi lokalitami klientov alebo dočasnými pracoviskami, môže byť vaša východisková poloha dôležitou informáciou.
3
Jasne uveďte účel cesty. Je možné, že dlho po tom nebudete môcť identifikovať cestu výlučne z cieľa. Poskytnutie priestoru na opis účelu cesty vám môže pomôcť neskôr si ho spomenúť.
- To môže tiež pomôcť rozlíšiť podobné výlety. Ak napríklad bežne podnikáte služobné cesty do hlavného mesta štátu, chceli by ste vedieť účel každej cesty.
- Zahrňte poznámky k akejkoľvek ďalšej dokumentácii, ktorú máte, napríklad k predajným faktúram, ktoré by odôvodňovali účel cesty.
4
Napíšte namerané hodnoty kilometrov alebo celkový počet najazdených kilometrov. Ak počítate svoje obchodné kilometre pomocou odometrov, budete potrebovať tri stĺpce: dva pre počiatočný a konečný počet najazdených kilometrov a ďalší pre rozdiel medzi týmito dvoma.
- Ak ste na výpočet najazdených kilometrov použili aplikáciu GPS alebo inú metódu, možno budete chcieť iba jeden stĺpec pre počet najazdených kilometrov.
- Súčet najazdených kilometrov v spodnej časti tabuľky, aby ste mali toto číslo pre daňové priznania bez toho, aby ste museli celý stĺpec sčítavať sami.
5
Aktualizujte svoje denníky včas. IRS nevyžaduje, aby ste vykonávali záznamy o najazdených kilometroch každý deň. Denníky najazdených kilometrov by ste však mali aktualizovať najmenej raz týždenne, aj keď často nechodíte na služobné cesty.
- Ak máte niekoľko výletov na jeden deň, každý z týchto výletov by mal byť samostatným záznamom. Mnohé detaily by boli iné. Generický záznam s kilometrami za celý deň by pravdepodobne neprešiel, ak by bol váš návrat auditovaný.
6
Protokoly uchovávajte 3 roky po podaní priznania. Keď podávate daňové priznanie, uchovávajte si záznamy o najazdených kilometroch spolu so všetkými ostatnými obchodnými súbormi, ktoré sa týkajú vašich daní za daný rok. Ak úrad IRS kontroluje vaše daňové priznanie, budete musieť tieto záznamy predložiť.
- IRS vám neumožňuje odhadnúť obchodné náklady vrátane výdavkov na kilometre na účely odpočtu. To platí bez ohľadu na to, či používate štandardnú sadzbu za kilometre alebo skutočné výdavky. Ak nemôžete predložiť dôkaz, že náklady boli vynaložené a že boli použité na obchodné účely, odpočítanie nebude povolené a môžete skončiť s dlhovaním peňazí IRS.

Ktoré vám môžu pomôcť jednoduchšie zaznamenať obchodné kilometre — Existuje množstvo aplikácií pre chytré telefóny, ako napríklad MileIQ a Hurdlr, ktoré vám môžu pomôcť jednoduchšie zaznamenať obchodné kilometre.

Metóda 3 z 3: porovnanie skutočných výdavkov

1
Potvrďte, že môžete použiť skutočné výdavky. Odpočítanie skutočných nákladov si vyžaduje oveľa viac práce, ako len používanie štandardnej sadzby za najazdené kilometre. Predtým, ako sa do toho všetkého pustíte, skontrolujte pravidlá IRS a uistite sa, že je vám táto metóda k dispozícii.
- Ak vlastníte auto, ktoré používate na podnikanie, použite štandardný počet najazdených kilometrov v prvom roku, kedy je auto k dispozícii na podnikanie. Tým sa zachová výber. Po prvom roku môžete použiť skutočné výdavky alebo štandardnú sadzbu za najazdené kilometre, podľa toho, čo je pre vás výhodnejšie. Ak ste však v prvom roku nepoužili štandardný počet najazdených kilometrov, uviazli ste na skutočných výdavkoch, pokiaľ toto auto vlastníte.
- Ak máte auto na leasing, nemôžete si odpočítať skutočné výdavky. Po dobu nájmu musíte použiť štandardnú sadzbu za najazdené kilometre.
2
Zaznamenajte si celkový počet najazdených kilometrov svojho auta na začiatku a na konci roka. Ak svoje auto používate na služobné aj osobné výdavky, musíte určiť, akú časť jeho používania používate na podnikanie. Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť, je percento najazdených kilometrov.
- Odpočítajte počet najazdených kilometrov na začiatku roka od počtu najazdených kilometrov na konci roka. Vďaka tomu získate najazdené kilometre za rok.
3
Určte časť celkového použitia, ktorá bola na podnikanie. Celkový počet najazdených kilometrov z vašich denníkov najazdených kilometrov. Rozdeľte toto číslo celkovým počtom najazdených kilometrov za rok a získajte percento z celkového používania vášho auta, ktoré bolo na obchodné účely.
- Predpokladajme napríklad, že ste dodávateľ, ktorý v priebehu roka najazdil vaše auto 20000 míľ. Z tohto celkového počtu najazdených kilometrov bolo 12000 míľ najazdených kilometrov. Na daniach si môžete odpočítať 60 percent svojich skutočných výdavkov.
4
Zhromaždite potvrdenky a ďalšie záznamy o nákladoch na auto. Prípustné výdavky zahŕňajú plyn, olej, pneumatiky, opravy a údržbu, poistenie, poplatky za registráciu a registráciu a odpisy vášho vozidla. Na výpočet svojich odpisov použijete príslušnú odpisovú tabuľku IRS.
- Pri niektorých výdavkoch nie sú potrebné potvrdenky, ale stále musíte mať doklad o výdavkoch. Ak je napríklad vaše poistenie auta každý mesiac rovnaká suma, môžete svoju mesačnú splátku jednoducho vynásobiť 12 a použiť tento údaj. V prípade auditu by ste však museli predložiť dôkaz o výdavkoch, napríklad tým, že získate záznamy o platbe od svojej poisťovacej spoločnosti.
- Ak nemáte doklad o výdaji, neodpočítajte ho. V prípade auditu sú povolené iba zrážky, ktoré môžete podložiť potvrdením alebo iným dôkazom.
5
Vypočítajte obchodnú časť celkových výdavkov. Akonáhle budete mať údaje o celkových výdavkoch, vynásobte ich percentom prideleným na obchodné účely a určte sumu, ktorú si môžete odpočítať z daní.
- Všetky vaše skutočné výdavky sú odpočítateľné iba vtedy, ak dané auto nikdy nepoužívate z osobných dôvodov.
- Ak by ste na začiatku a na konci roka zanedbali zaznamenávanie hodnôt počítadla kilometrov, museli by ste svoje výdavky rozdeliť podľa toho, čo ste v skutočnosti použili na podnikanie. Bez údajov o počítadle najazdených kilometrov by ste zvyčajne neboli schopní zachytiť výdavky, ako sú poistenie a registrácia, pokiaľ sa vaše auto nepoužíva iba na podnikanie.
6
Porovnajte skutočné náklady s počtom najazdených kilometrov. Potom, čo ste určili, koľko môžete odpočítať zo skutočných nákladov, vynásobte svoje obchodné míle štandardnou sadzbou za najazdené kilometre a zistite, ktorý odpočet je vyšší.
- Za predpokladu, že si vyberiete z týchto dvoch spôsobov, si môžete zvoliť vyšší odpočet.

Tipy

Celá cesta je odpočítateľným obchodným výdavkom, ak ste nemali podstatnú kontrolu nad usporiadaním tejto cesty - aj keď ste tam vykonávali osobné alebo rekreačné činnosti.
Ostatné náklady na auto, napríklad za parkovanie alebo mýto, sa odpočítavajú osobitne. Nie sú zahrnuté v štandardnej cene najazdených kilometrov ani v skutočných výdavkoch.
Ak si myslíte, že chcete použiť skutočné výdavky, je dobrým spôsobom, ako viesť záznamy, vlastniť vyhradenú kreditnú kartu, ktorú používate výhradne na automatické výdavky. Na konci roka môžete jednoducho použiť výpisy z kreditnej karty.

Vynásobte svoje obchodné míle štandardnou sadzbou za najazdené kilometre — Potom, čo ste určili, koľko môžete odpočítať zo skutočných nákladov, vynásobte svoje obchodné míle štandardnou sadzbou za najazdené kilometre a zistite, ktorý odpočet je vyšší.

Varovania

Tento článok sa zaoberá predovšetkým pravidlami IRS na zaznamenávanie obchodných míľ na federálne daňové účely v USA. Ak žijete v inej krajine, obráťte sa na zástupcu alebo certifikovaného daňového odborníka vo vašom okolí.
Ak bola vaša cesta predovšetkým z osobných dôvodov, samotná cesta sa nepovažuje za odpočítateľný podnikateľský výdavok. Môžete si však odpočítať všetky obchodné náklady, ktoré vám vznikli počas cesty.
Buďte obzvlášť opatrní, ak si nárokujete svoje vozidlo na 100 percent na obchodné účely, najmä ak pracujete so spoločnosťou zdieľajúcou jazdu, ako je Uber alebo Lyft. Toto je červený príznak auditu a bude sa od vás očakávať, že budete vytvárať záznamy, ktoré budú zahŕňať dátum, počet najazdených kilometrov a účel každej cesty v aute.
Nemôžete odpočítať najazdené kilometre ani skutočné náklady na používanie vášho vozidla. Aj keď si môžete zvoliť väčšiu zrážku, musíte si vybrať jednu. Nech už si vyberiete čokoľvek, uistite sa, že máte záznamy na zálohovanie odpočtu, ktorý ste si uplatnili v prípade auditu.

Prečítajte si tiež: Ako spustiť call centrum?