Ako merať zlepšenie procesu?
Meranie zlepšovania procesov vašej firmy je kľúčové pre jej celkovú výkonnosť. V závislosti od nastavenia firmy môžete procesy svojej firmy merať pomocou rôznych metrík. Môžete zmerať čas potrebný na dokončenie rôznych krokov procesu návrhu, výroby alebo distribúcie alebo celkové náklady na výrobný proces. Prípadne môžete merať spokojnosť zákazníkov pomocou prieskumov, zaregistrovaných sťažností a iných foriem spätnej väzby. Môžete tiež zmerať množstvo svojich produktov alebo služieb vyrobených v danom časovom období. Uistite sa, že ste v súlade so spôsobom, akým sa údaje zhromažďujú vo vašej spoločnosti, a v jednotkách, v ktorých ich merajú, aby vám pomohli sledovať váš pokrok v priebehu času. Ak chcete získať ďalšie tipy od nášho finančného spoluautora, vrátane toho, ako zohľadniť nepredvídané výsledky, čítajte ďalej!
Môžete zmerať čas potrebný na dokončenie rôznych krokov procesu návrhu, výroby alebo distribúcie alebo celkové náklady na výrobný proces.
Jednou z možností, ako si firmy udržať konkurencieschopnosť, je zlepšiť ich prevádzkové aj finančné procesy. Vyžaduje si to vytvorenie spôsobu, ako konkrétne merať zlepšenie. Ako sa hovorí, „čo sa nedá zmerať, to sa nedá zvládnuť“. Na vyriešenie tohto problému podniky vytvárajú metriky, merateľné detaily procesu, aby zhromažďovali údaje o procese pred a po zavedení zmeny. Analýza týchto metrík poskytuje údaje, ktoré oznamujú, ako veľmi zmena zlepšila proces, ak vôbec. Na začiatku je dôležité najskôr vybrať najvhodnejšie metriky pre váš proces.
Časť 1 z 3: Organizácia systému na zlepšenie procesov
- 1Definujte, čo je potrebné merať. To znamená, že definujte, čo presne máte na mysli zlepšovaním. Chcete, aby bol váš proces spoľahlivejší, rýchlejší, efektívnejší alebo iným spôsobom lepší? To prináša projektu jasnosť. Uistite sa, že váš proces vytvára výstup, ktorý je možné nejakým spôsobom zmerať.
- Napríklad spoločnosť, ktorá chce zlepšiť rýchlosť dodania, by zmerala čas. Spoločnosť digitalizujúca údaje môže merať percento chýb znakov v dávkach alebo vo výstupe procesu.
- 2Vytvorte konzistentnú slovnú zásobu svojho projektu. Na zaistenie konzistencie a presnosti používajte bežne chápané definície. To zaručuje spoľahlivosť informácií, ktoré sú zdieľané medzi ľuďmi z rôznych zariadení alebo miest. Predchádzajte nedorozumeniam poskytnutím jasných definícií všetkých meraných premenných.
- Predpokladajme napríklad, že spoločnosť meria čas v dňoch. Rôzne pobočky tej istej spoločnosti môžu definovať „jeden deň“ rôznymi spôsobmi. Môže to znamenať iba pracovné dni, akékoľvek 24-hodinové obdobie alebo 8-hodinový pracovný deň. Tieto druhy nezrovnalostí môžu byť zavádzajúce.
- 3Definujte, ako sa majú zhromažďovať údaje. Údaje sa musia zhromažďovať podobným spôsobom v celej spoločnosti. Ak napríklad jedno oddelenie používa na zber údajov náhodné vzorkovanie, musia tak vykonávať aj všetky ostatné. V opačnom prípade nebude možné porovnať ich údaje. Tiež je potrebné definovať merné jednotky. Uistite sa, že merné jednotky sú rovnaké, kdekoľvek sa meria váš výstup.
- Rýchlosť dodania môže byť napríklad meraná v minútach alebo hodinách a čas na konverziu jedného na druhý by bol neúčinný.
Projekt zlepšenia procesu môže spôsobiť vedľajšie škody. - 4Štandardizujte presnosť výpočtov. To len znamená, že by ste nemali mať jedno oddelenie zaokrúhľujúce čas na hodinu a druhé určujúce čas v hodinách a stotinách hodiny. V opačnom prípade budú rôzne úrovne podrobností v hodnotách zamieňať výsledky. Majte na pamäti, že menšie jednotky zvyčajne poskytujú presnejšie výsledky.
- Všetky oddelenia sa napríklad musia dohodnúť na spôsobe zaokrúhľovania desatinných miest.
Časť 2 z 3: výber správnych metrík pre váš projekt
- 1Vyberte primárnu metriku. Primárna metrika definuje výstup alebo cieľ zlepšenia procesu. Napríklad automobilka si môže zvoliť počet vyrobených automobilov za hodinu. Pred zavedením zlepšenia procesu sa vykoná základné meranie. Na konci projektu sa proces znova zmeria. Potom sa vypočíta množstvo zlepšenia.
- 2Pripojte svoju primárnu metriku k obchodnej metrike. Obchodná metrika meria, ako prevádzkové zlepšenie dosahuje jeden z cieľov spoločnosti. Ak je napríklad primárnou metrikou výroba produktu rýchlejšie, obchodnou metrikou môže byť zvýšenie zisku alebo zníženie fixných nákladov. Medzi primárnou a obchodnou metrikou existuje vzťah príčin a následkov. Ukazuje, prečo je zlepšenie v primárnej metrike dobré pre podnikanie.
- 3Zvážte možnosť nepredvídaných výsledkov. Projekt zlepšenia procesu môže spôsobiť vedľajšie škody. Ak primárna metrika meria to, čo je potrebné zlepšiť, musí existovať ďalšia metrika, následná metrika, ktorá meria, čo sa nesmie zmeniť. Následné metrické údaje by sa mali zbierať pred, počas a po projekte. Z mnohých možných následných metrík v danom projekte by sa malo zvážiť iba niekoľko prvých, ktoré majú vplyv na kvalitu výstupov.
- Napríklad spoločnosť, ktorá sa snaží zlepšiť rýchlosť dodania, by nemala zaznamenať nárast poškodených výrobkov v dôsledku nedbalého zaobchádzania. Podiel poškodených výrobkov by bol v tomto prípade následnou metrikou.
Primárna metrika definuje výstup alebo cieľ zlepšenia procesu. - 4Vytvorte finančnú metriku. Úspora peňazí nemusí byť primárnou metrikou spoločnosti. Spoločnosti však musia sledovať finančné výsledky procesov zlepšovania. Toto by sa nemalo zamieňať s účtovaním nákladov na projekt. Finančná metrika by mala byť skôr nástrojom na analýzu finančného prínosu projektu. Mnoho spoločností pokračuje v monitorovaní finančnej metriky až jeden rok po dokončení projektu.
- Možno napríklad očakávať zlepšenie výrobného času a zvýšenie tržieb spoločnosti. Spoločnosť bude monitorovať príjmy spolu s ďalšími faktormi, ako je zisk, od zavedenia zmien a po meraní toho, ako ich zmena procesu ovplyvnila.
Časť 3 z 3: zhromažďovanie údajov
- 1Zmerajte čas. Čas procesu meria, ako dlho trvá dokončenie krokov vytvorenia produktu alebo služby. Iné časové metriky merajú čas strávený pridaním hodnoty projektu alebo čas, ktorý trvá odpoveď na požiadavku zákazníka. Metrické výpočty môžu zahŕňať percento z dodania načas.
- Skrátenie času procesu je osvedčená stratégia pre lepšie podnikanie. To umožní väčšiu produkciu a dodá produkt alebo službu skôr. Zvážte výrobu nábytku. Keď sú veci rovnaké, zákazníci by radšej dostali svoj nový gauč alebo jedálenský set skôr než neskôr. Ak dokážete skrátiť čas spracovania, zvýšite svoje šance na opakované objednávky a nové obchody.
- 2Zmerajte náklady. Metriky nákladov hodnotia celkové náklady na výrobný proces. Merajú tiež prevádzkové náklady vzhľadom na úrovne výroby. Náklady na transakciu merajú náklady na výrobu jednej jednotky. Úspora nákladov meria zníženie nákladov na transakciu. Úspora práce meria zníženie pracovného času potrebného na výrobu produktu alebo služby.
- Stratégie znižovania nákladov sa stanú pre firmy dôležité, keď príjmy začnú klesať. Keď napríklad Bank of Europe zaznamenala pokles výnosov z úverov a obchodovania v roku 2011, rozhodli sa obmedziť počet svojich zamestnancov, aby mohli aj naďalej prinášať príjmy akcionárom. Bankoví manažéri a konzultanti sa rozhodli použiť nákladové metriky na identifikáciu pracovných miest, ktoré by mali eliminovať a ušetriť tak najviac peňazí bez toho, aby bola ohrozená organizácia.
- 3Zmerajte kvalitu. Metriky kvality merajú spokojnosť zákazníkov. Údaje o spokojnosti zákazníkov je možné získať z prieskumov, zaregistrovaných sťažností a ďalšej spätnej väzby. Metriky kvality tiež posudzujú, či tento proces vytvára pre zákazníka hodnotu. Tiež sa pozerajú na frekvenciu chýb a potrebu prepracovania. Miera chýb sa pozerá na percento chýb. Percent úplné a presné opatrenia sadzieb, ako často sa žiadne chyby urobené.
- Zdravotnícky priemysel do značnej miery spolieha na meranie kvality. Zlepšovanie kvality musí byť založené na dátach. Analytici skúmajú finančné a klinické údaje, aby identifikovali odchýlky v spôsobe poskytovania zdravotnej starostlivosti poskytovateľmi. Rozbijú proces a nájdu oblasti odpadu alebo nadbytočnosti, aby vytvorili proces, ktorý prináša vysokokvalitný klinický výsledok. Zníženie nákladov nie je hodnotné, pokiaľ nezvyšuje alebo neudržiava súčasnú úroveň poskytovanej kvality.
- Kľúčom k zlepšeniu kvality je zvýšenie účinnosti bez toho, aby bola ohrozená účinnosť. Efektívnosť sa týka množstva zdrojov potrebných na dodanie produktu alebo služby. Efektívnosť sa týka toho, ako dobre boli dosiahnuté ciele produktu alebo služby.
Spoločnosť digitalizujúca údaje môže merať percento chýb znakov v dávkach alebo vo výstupe procesu. - 4Zmerajte výstup. Výstupné metriky merajú množstvo produktov alebo služieb vyrobených v danom časovom období. Výrobný cieľ by mal byť v súlade s dopytom zákazníkov. Výstupné metriky sa zameriavajú aj na nevybavené položky a nadbytočný inventár. Tieto by mali byť minimálne. Nakoniec sa meria nedokončená výroba. To určuje počet pripravovaných produktov alebo služieb.
- Jednou zo stratégií na zvýšenie produkcie vo výrobe je štandardizovaná práca. Napríklad v automobilovom priemysle majú výrobcovia automobilov štandardný spôsob montáže automobilov. Výrobcovia môžu štandardizovať výrobné procesy s cieľom zvýšiť produkciu. Metriky môžu pomôcť analyzovať, ako dobre proces zlepšuje výstup pre výrobcu. Ak sa v danom čase s novým štandardizovaným procesom vyrobí viac výrobkov, je to úspech.
- 5Zmerajte zložitosť procesu. Táto metrika meria, koľko krokov je vo výrobnom procese. Tiež sa zameriava na to, ako často sa proces spomaľuje zmenou rúk alebo vyžadovaním schválenia dozorným orgánom. Vypočíta sa celkový počet krokov procesu spolu s počtom krokov procesu s pridanou hodnotou. Toto sú kroky, ktoré robia produkt alebo službu hodnotnejšími. Meria sa tiež spätná väzba slučky alebo počet odoslaní výrobku späť na opravu chýb.
- Spoločnosti sa zameriavajú na zníženie zložitosti svojich procesov, organizácie, produktov a informačných systémov s cieľom stimulovať rast, znižovať náklady a zvyšovať výnosy. Meranie komplexnosti procesov pomáha manažérom identifikovať, kde výrobky alebo služby plne zodpovedajú potrebám zákazníkov za najnižšie náklady. Pomáha odhaliť skryté náklady v príliš komplikovaných procesoch. Umožňuje spoločnostiam identifikovať, ktoré produkty sú najziskovejšie, čo si zákazníci skutočne vážia a kde prekážky v procese bránia efektivite.
Prečítajte si tiež: Ako sa správať k klientom, ktorí odmietajú platiť?
Komentáre (2)
- Tento článok je skutočne nápomocný. Poskytuje jednoduché pokyny na meranie zlepšenia procesu.
- Wow článok. Poskytlo mi to prehľad o tom, čo sú to procesné merania.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
