Ako napísať profesionálny e -mail?
Ak chcete napísať profesionálny e-mail, začnite tým, že otvoríte e-mail s formálnym pozdravom, po ktorom bude nasledovať meno príjemcu, napríklad „Vážený pán Smith“. Ak nepoznáte meno príjemcu, môžete ho otvoriť pomocou možnosti „Komu sa to týka“. Ďalej uveďte svoj dôvod pre odosielanie e -mailov a pokúste sa, ak je to možné, komunikovať všetko, čo potrebujete povedať, maximálne 5 viet. Potom svoj e -mail ukončite formálnym ukončením, napríklad „S pozdravom“ alebo „S pozdravom“. Na záver pod svoju uzávierku pridajte svoje meno, titul a kontaktné údaje. Ak sa chcete dozvedieť, ako adresovať profesionálny e-mail, čítajte ďalej!
Ak chcete napísať profesionálny e -mail, začnite otvorením e -mailu s formálnym pozdravom, za ktorým bude nasledovať meno príjemcu, napríklad „Vážený pán Smith“.
E-mail je dôležitou súčasťou obchodnej komunikácie, takže je nevyhnutné ho správne uviesť. Aj keď e -maily nie sú zvyčajne také formálne ako listy, mali by byť profesionálne a mali by predstavovať dobrý obraz o vás a vašej firme, komunite alebo pozícii. Podľa pokynov v tomto návode vytvorte obchodné e-maily, ktoré zodpovedajú etikete a zaručujú profesionalitu.
Časť 1 z 3: adresovanie e -mailu
- 1Adresujte svoj e-mail. Do poľa Komu zadajte e -mailovú adresu príjemcu. Ak chcete kontaktom poslať e-mail a zároveň povzbudiť ich odpoveď, použite pole Komu.
- Toto pole je pre ľudí, ktorých sa správa priamo týka. Ak čakáte, že niekto urobí niečo v reakcii na váš e-mail, mal by byť v poli Komu.
- Je dobré zahrnúť všetkých ľudí z vášho poľa Do do úvodného riadka vášho e -mailu. Týmto spôsobom zapojíte všetkých do konverzácie od začiatku a informujete všetkých o tom, kto ďalší je do konverzácie zapojený.
- Ak ste do poľa Komu zahrnuli viac ako štyroch ľudí, oslovte celú skupinu tak, že začnete svoj e-mail napríklad „Ahoj tím“ alebo „Dobré ráno všetkým“.
- Pole Komu je možné použiť pre ľubovoľný počet adries. Nezabudnite, že do poľa Komu by mal byť zahrnutý každý, kto je priamo zapojený a potrebuje konať.
- 2Použite pole Kópia (voliteľné). Pole Kópia (alebo kópia) sa používa ako spôsob, ako udržať ostatných v kontakte bez povinnosti alebo požiadavky odpovedať alebo konať v tejto veci. Myslite na pole Kópia ako na informáciu o distribúcii relevantných informácií alebo aktualizácií viacerým spolupracovníkom, ktorí sa cez ne musia iba pozrieť. Ak chcete do poľa Kópia pridať adresy, kliknite na pole Kópia a zadajte do nich toľko adries, koľko chcete.
- Pri kópii viacerých spolupracovníkov bude mať každý príjemca prístup k zoznamu e-mailových kópií.
- 3Použite pole bcc (voliteľné). Hlavným účelom poľa Skrytá kópia je poslať e-mail skupine kontaktov, ktoré sa navzájom nepoznajú. Pole Skrytá kópia (Blind Carbon Copy) vám umožňuje odoslať správu viacerým kontaktom bez toho, aby vedeli, kto ďalší dostal správu. Ak chcete pridať adresy do poľa Skrytá kópia, stačí kliknúť na toto pole a zadať každý e-mail, ktorý musíte zahrnúť.
- Použite pole Skrytá kópia na odoslanie e -mailu viacerým spolupracovníkom, ktorí sa nepoznajú. Chráni to súkromie každého príjemcu tak, že zoznam príjemcov bude viditeľný iba pre odosielateľa a nie pre každého príjemcu.
- Pri odosielaní e-mailov stovkám ľudí použite pole Skrytá kópia.
- Vaše kontakty uvidia kohokoľvek, komu bol e -mail odoslaný, v poliach Komu alebo Kópia, ale nie v poli Skrytá kópia.
- 4Odpovedať na e -mail cc. Ak ste uvedení v e-maile s kópiou, ste pravdepodobne súčasťou niekoľkých ďalších spolupracovníkov, ktorí sú tiež zahrnutí do konverzácie, a odosielateľ nemusí od nikoho z vás hľadať ani očakávať odpoveď. Ak potrebujete odpovedať, zamyslite sa nad povahou vašej odpovede a na koho sa vzťahuje. Môžete zvoliť možnosť „Odpovedať odosielateľovi“, ak máte iba poznámku pre pôvodného autora e-mailu, alebo možnosť „Odpovedať všetkým“, iba ak sú informácie relevantné pre všetkých účastníkov konverzácie.
- Pole „Odpovedať všetkým“, iba ak sú vaše komentáre dôležité pre celú skupinu.
- Pri výbere odpovede na e-mail všetkým príjemcom buďte opatrní. Mali by ste sa vyhnúť zaplaveniu doručenej pošty iných ľudí irelevantnými informáciami, kedykoľvek je to možné.
- 5Odpovedzte na e-mailovú adresu BCC. Ak ste boli zahrnutí do e-mailu Skrytá kópia, budete mať iba možnosť odpovedať odosielateľovi e-mailu a nebudete môcť vidieť zoznam ďalších príjemcov, ktorí tiež dostali Skrytú kópiu. Jednoducho kliknite na tlačidlo Odpovedať a vytvorte e-mail pre odosielateľa.
- 6Použite krátku a presnú hlavičku predmetu. Na opis témy alebo povahy svojho e -mailu použite čo najmenej slov. Skúste veci ako:
- „Aktualizácia stretnutia vedenia “
- „Vydanie týkajúce sa prestávok na obed“
- „Prehľad stretnutí 12. marca“
To vám pomôže vyhnúť sa nečinnému chitchatu a pustiť sa do honenia za profesionálnejším e-mailom.
Časť 2 z 3: Tvorba e-mailu
- 1Držte sa štandardnej štruktúry. Pri oslovovaní profesionálneho e-mailu je dôležité udržiavať ho čistý, krátky a jasný. Povedzte, čo treba povedať, a dodržte to. Môžete si vytvoriť vlastnú štruktúru, ktorá vám najlepšie vyhovuje. Tu je potrebné vziať do úvahy základnú štruktúru:
- Váš pozdrav
- Príjemné
- Váš účel
- Výzva na akciu
- Záverečná správa
- Tvoj podpis
- 2Napíšte pozdrav. Ak chcete, aby boli veci profesionálne a sofistikované, vždy otvárajte svoje e-maily formálnym pozdravom, napríklad „Vážený pán Lu“. V závislosti od vášho vzťahu s príjemcom ich môžete osloviť podľa očakávania, a to buď celým menom a menom, alebo iba krstným menom.
- Ak je váš vzťah veľmi príležitostný, môžete dokonca povedať „Ahoj Gabe“.
- Ak nepoznáte meno príjemcu, môžete použiť: „Komu sa to týka“ alebo „Vážený pán / pani“.
- Ak píšete e-mail skupine príjemcov, ktorých ste zahrnuli do poľa Komu a požadujete od nich odpoveď, pozdravte ich ako skupinu (ak je počet príjemcov vyšší ako štyri) alebo do pozdravu zahrňte každé z ich mien..
- Ak odosielate e -mail s kópiami, v prípade veľkého počtu príjemcov jednoducho oslovte skupinu ako celok, v opačnom prípade zadajte do pozdravu meno každého príjemcu.
- Ak odosielate e -mail s BCC, oslovte skupinu ako celok tak, že otvoríte niečo ako: „Ahoj všetci“.
- Ak posielate niekomu e-mail prvýkrát, buďte oboznámení s úvodom a jednou vetou mu dajte vedieť, kto ste. Napríklad: „Bolo mi potešením stretnúť vás na [udalosti X].“
- Ak si nie ste istí, či je úvod nevyhnutný, a už ste kontaktovali príjemcu, ale nie ste si istí, či si vás pamätá, môžete svoje prihlasovacie údaje nechať v e-mailovom podpise.
- 3Uveďte dôvod svojho e -mailu. Ak inicializujete komunikačnú linku, ste zodpovedný za to, aby ste príjemcom povedali, o čom sa e-mail týka. Je dôležité včas uviesť svoj účel. Obchodní spolupracovníci budú chcieť mať možnosť rýchlo prečítať váš e-mail a dostať sa k veci. Nájdite si chvíľu a položte si otázku, prečo to píšete a prečo potrebujete, aby to váš príjemca videl. To vám pomôže vyhnúť sa nečinnému chitchatu a pustiť sa do honenia za profesionálnejším e-mailom. Je to tiež vhodné obdobie na to, aby ste si položili otázku: „Je tento e -mail skutočne potrebný?“ Opäť iba posielanie e-mailov ktoré sú úplne nevyhnutné, ukazuje rešpekt voči osobe, ktorej posielate e -maily. Keď budete pripravení na napísanie e-mailu, skúste začať napríklad:
- „Píšem, aby som sa informoval o...“
- „Píšem s odkazom na...“
- „Nájdite si čas, aby ste si tieto zmeny prezreli a ponúkli mi svoju spätnú väzbu...“
- 4Poďakujte príjemcovi (voliteľné). Ak odpovedáte na otázku klienta alebo ak niekto odpovedal na jeden z vašich e-mailov, mali by ste začať poďakovaním. Napríklad:
- „Ďakujem, že si sa ku mne vrátil...“
- „Ďakujem za vašu pozornosť v tejto záležitosti...“
- „Ďakujeme, že ste sa obrátili na Ocean Safari Scuba...“
- Poďakovanie čitateľovi je skvelý spôsob, ako zostať so svojim príjemcom zdvorilý, profesionálny a v dobrom vzťahu.
- 5Telo e -mailu by malo byť stručné. Pri obchodných e -mailoch platí, že čím menej ich zahrniete, tým lepšie. Každý odoslaný e -mail musí obsahovať iba jednu vec. Ak potrebujete komunikovať o inom projekte, napíšte ďalší e -mail.
- Skúste komunikovať všetko, čo potrebujete, iba v piatich vetách. Povedzte všetko, čo potrebujete povedať, a nič viac. Niekedy nebude možné obmedziť váš e -mail iba na päť viet. Ak potrebujete uviesť viac informácií, nie je dôvod sa znepokojovať.
- V tele e -mailu uveďte všetky relevantné informácie a všetko, čo môžete od svojich príjemcov požadovať.
- 6Zahrňte výzvu na akciu (voliteľné). Ak potrebujete, aby váš príjemca niečo urobil, nepredpokladajte, že bude vedieť, čo a kedy urobiť. Pomôžte im tým, že jasne načrtnete, čo potrebujete. Povedz niečo ako:
- „Môžeš mi poslať tie súbory do štvrtka?“
- „Mohli by ste to spísať v priebehu najbližších dvoch týždňov?“
- „Prosím, napíš o tom Thomasovi a daj mi vedieť, keď si to urobil.“
- Členenie vašej žiadosti ako otázky podporuje odpoveď. Môžete povedať: „Dajte mi vedieť, keď to urobíte.“
- 7Pridajte svoju uzávierku. Aby boli vaše e -maily profesionálne, ukončite svoj e -mail ďalším poďakovaním čitateľovi alebo formálnym rozlúčením, ako napríklad:
- „Ďakujem za trpezlivosť a spoluprácu“
- "Ďakujem vám za vašu pozornosť"
- „Ak máte akékoľvek otázky alebo obavy, neváhajte a dajte mi vedieť“
- "Teším sa na tvoju odpoveď".
- Svoj e-mail ukončite správnym zatvorením pred svojím menom, napríklad „S pozdravom“ alebo „S pozdravom“
- Vyhnite sa príležitostným zatváraniam ako „Na zdravie“, pokiaľ nie ste s čitateľom dobrí priatelia, pretože tieto typy zatvárania sú menej profesionálne.
- 8Podpíš svoje meno. V profesionálnom e -maile by váš podpis mal obsahovať nasledujúce údaje:
- Tvoje meno.
- Vaše pracovné zaradenie.
- Odkaz na váš web.
- Odkazy na účty sociálnych médií (voliteľné).
- Potrebné kontaktné informácie.
Ak čakáte, že niekto urobí niečo v reakcii na váš e-mail, mal by byť v poli Komu.
Časť 3 z 3: odoslanie e -mailu
- 1Ak je to možné, zjednodušte svoj e-mail. Pamätajte si, že vaši príjemcovia sú zaneprázdnení a chcú sa rýchlo dostať k jadru e -mailu. Urobte krok späť a vyhodnoťte svoj e-mail. Tu je niekoľko vecí, ktoré je potrebné zvážiť:
- Používajte krátke vety, slová a odseky. Vďaka tomu je e-mail rýchly a ľahko čitateľný a zrozumiteľný.
- Ak je možné vystrihnúť slovo, vystrihnite ho. Znížte svoje vety na čo najkratšie.
- 2Dajte svojmu e -mailu dôkladnú korektúru. Profesionálne e -maily vyžadujú starostlivú korektúru. Prečítajte si svoj e-mail nahlas. To vám môže pomôcť zachytiť veľa pravopisných a gramatických chýb. Opýtajte sa sami seba:
- Je môj e-mail jasný?
- Môže byť môj e-mail nepochopený?
- Ako by to znelo, keby som bol príjemcom?
- 3Nech je to profesionálne. Vo svojom profesionálnom e-maile nemusíte preukazovať svoju osobnosť. Ak chcete, môžete to nechať nenápadne prejaviť svojím štýlom písania, ale držte sa ďalej od emotikonov, skratiek chatu (napríklad LOL) alebo farebných typov písma a pozadia.
- Jediné, kedy je vhodné používať emotikony alebo skratky chatu, je zrkadlenie e-mailového jazyka osoby, ktorej píšete.
- Píšte, akoby ste hovorili. To vám môže pomôcť udržať váš e -mail krátky, priateľský a ústretový.
- V e -maile nehovorte nič, čo by ste príjemcovi nepovedali osobne.
- 4Pošlite svoj e-mail. Po korektúre e-mailu, pridaní všetkých potrebných informácií a pridaní každého príjemcu do príslušného poľa kliknite na tlačidlo odoslať.
Ak chcete, aby boli veci profesionálne a sofistikované, vždy otvárajte svoje e-maily formálnym pozdravom, napríklad „Vážený pán Lu“.
- Ak môžete o svojom príjemcovi alebo jeho práci povedať niečo pozitívne, urobte to. Vaše slová nebudú zbytočné.
- Pamätajte, že ľudia chcú čítať e-maily rýchlo, takže vety majte krátke a jasné.
- Chcete sa zlepšovať v písaní e-mailov? Skúste napísať svoju správu, akoby bola preposlaná generálnemu riaditeľovi. To vám pomôže udržať váš tón a jazyk konzistentný a profesionálny.
- Nastavte podpis. Je to skrátený spôsob zdieľania informácií, ktorý by ste mali zahrnúť do každého e -mailu. Vložením týchto informácií do svojho podpisu budete mať e-mailové adresy krátke.
- Dávajte si dobrý pozor na gramatiku, pravopis a interpunkciu, aby ste predstavili profesionálny obraz seba a svojej spoločnosti.
- Ak vám príjemca akýmkoľvek spôsobom pomohol, nezabudnite mu poďakovať. Mali by ste to urobiť, aj keď je ich úlohou vám pomôcť.
- Udržujte úvodné informácie stručné a píšte ich tak, akoby ste hovorili z očí do očí.
- Pri poli Kópia buďte opatrní. Ak posielate e-mailom veľa kontaktov, ktoré sa navzájom nepoznajú, ale všetky potrebujete vedieť, nezabudnite na ochranu svojho súkromia použiť pole Skrytá kópia.
- Možnosť Odpovedať všetkým používajte s mierou. Svoju odpoveď pošlite iba tým, ktorí to potrebujú vedieť.
Prečítajte si tiež: Ako napísať plán rastu?
Otázky a odpovede
- Ako spomeniem cc:?V profesionálnej komunikácii príjemcovia zvyčajne prečítajú zoznam ostatných príjemcov, a to polia do: aj cc:. Ak je zoznam krátky, prečítajú si každé meno; ak je zoznam dlhý, jednoducho zaregistrujú „bol poslaný mnohým ľuďom“, prípadne vyhľadajú prítomnosť (alebo neprítomnosť) jedného alebo viacerých kľúčových príjemcov. Napríklad: „Dostal to šéf?“ Preto vlastne nie je potrebné spomínať, koho ste vložili do kópie:.
- Potrebujem uviesť svoju domovskú adresu a domácu adresu príjemcu na samom začiatku sprievodného listu?Nie, nemáš. Ak príjemca potrebuje vašu adresu, mala by byť uvedená v hornej časti sprievodného listu.
Komentáre (1)
- Taký skvelý web! Odporúčam to svojim priateľom.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
