Ako zrušiť schôdzu?
Aby ste minimalizovali nepríjemnosti a boli zdvorilí, je dôležité zrušiť stretnutie hneď, ako bude zrejmé, že sa nebudete môcť schôdze zúčastniť.
Život je nevyspytateľný a niekedy stačí schôdzu zrušiť. Aby ste minimalizovali nepríjemnosti a boli zdvorilí, je dôležité zrušiť stretnutie hneď, ako bude zrejmé, že sa nebudete môcť schôdze zúčastniť. Ak je to možné, oznámte to 24 hodín vopred. Buďte zdvorilí a úctiví a ponúknite sa, že sa prepracujete podľa kalendárov ostatných. Alebo, ak sa schôdze zúčastňuje viac ľudí, zistite, či môžete zavolať alebo poslať niekoho na svoje miesto, aby ste si nemuseli nájsť iný čas, ktorý by vyhovoval všetkým.
Metóda 1 z 2: Zdvorilo zrušiť stretnutie
- 1E -mailom sa ospravedlňte za zrušenie schôdze vopred. Ak rušíte 24 a viac hodín vopred, e -mail funguje dobre. Dajte čo najviac z hlavy hore. Druhá osoba tak môže zmeniť svoj rozvrh. Ak sú veľmi zaneprázdnení, predbežné oznámenie môže mať obrovský rozdiel.
- E -mail je často efektívnejší ako telefónny hovor, pretože ho príjemca dokáže rýchlo preštudovať za minútu alebo menej, ale nemôžete si byť istí, že vašu správu niekto uvidí, ak ju odošlete na poslednú chvíľu.
- Ak je druhá osoba cestovaná z mesta na vaše stretnutie, urobte všetko, čo je v vašich silách, naplánovať si presun skôr, ako odíde domov. Ak ešte nedorazili do mesta, skúste to oznámiť najmenej 2 dni vopred, aby v prípade potreby mohli zrušiť cestovné plány.
- 2Ak je to možné, zavolajte na zrušenie rezervácie na poslednú chvíľu. Ak rušíte schôdzku, ktorá sa má uskutočniť v priebehu dňa, zavolajte druhej osobe. V opačnom prípade nemusia vidieť e -mail pred stretnutím a môžu strácať čas čakaním na vás.
- Povedzte niečo ako: „Viem, že sme sa dnes mali stretnúť, ale musel som vyzdvihnúť svoje dieťa, ktoré v škole ochorelo. Som poobede mimo, máte čas sa ráno stretnúť?“
- Ak sa nemôžete dostať k telefónu, pošlite e -mail čo najskôr.
Život je nevyspytateľný a niekedy stačí schôdzu zrušiť. - 3Stručne uveďte svoj dôvod na zrušenie. Zrušenie stretnutia často spôsobuje problémy iným, ktorí vás očakávali. Je slušné ich informovať, prečo to nedokážete bez prílišných podrobností. V opačnom prípade môžu predpokladať, že ste sa jednoducho nechceli ukázať.
- Povedať napríklad, že ste chorí, je napríklad dostatočný dôvod na to, aby ste zmeškali stretnutie bez toho, aby ste sa podrobne zaoberali svojou chorobou.
- Ak príde ďalšie stretnutie alebo stretnutie, ktoré nemôžete zmeškať, jednoducho povedzte, že ste prišli s nepredvídaným konfliktom v plánovaní. Vykázanie jednej schôdze za druhú môže prísť ako neslušné, takže je v poriadku nechať detaily nejasné.
- 4Vyhnite sa vymýšľaniu výhovoriek. Ak máte pádny dôvod zmeškať stretnutie, je v poriadku porozprávať sa o tom trochu. Ak však dôvod nemáte, nevymýšľajte si ho. Ľudia budú vedieť, že si niečo vymýšľate, a príde vám to neslušné.
- Ak sa na stretnutie jednoducho necítite, urobte to všeobecne. Napríklad: „Prišlo niečo osobné a musím dnešné stretnutie preložiť na iný termín.“
- Nepoužívajte generické výhovorky príliš často. Ak sa stane niečo „osobné“ raz za mesiac alebo viac, vaši kolegovia vás začnú považovať za vločku.
- 5Ponúknite úprimné ospravedlnenie. Zrušenie schôdze prejde oveľa lepšie, ak sa zo srdca ospravedlníte. Spojte to s dôvodom, prečo rušíte program, a ponúknite mu, že nepríjemnosti napravíte.
- Skúste povedať niečo ako: „Viem, ako cenný je tvoj čas, a chcem sa ospravedlniť za konflikt v plánovaní. Prikladám svoje poznámky, ktoré si môžete prezrieť, aby sme mohli zefektívniť naše následné stretnutie.“
Ak vopred viete, že sa nemôžete stretnúť, povedzte to ihneď osobe, ktorá ho organizuje. - 6Rešpektujte čas ostatných návštevníkov. Ak sa má zúčastniť viacero ďalších ľudí, uvedomte si, že úplné zrušenie schôdze môže spôsobiť nepríjemnosti viacerým ľuďom. Ak je to možné, vyhnite sa zrušeniu a namiesto toho ponúknite iné riešenie.
- Môžete napríklad zavolať, poslať vyplniť iného člena svojho oddelenia alebo odoslať všetky relevantné informácie, o ktorých ste mali záujem prispievať, e -mailom.
Metóda 2 z 2: zmena plánu schôdze
- 1Naplánujte si čo najrýchlejšie zmenu plánu. Je pravdepodobné, že stretnutie bolo naplánované na prvom mieste, aby sa prešli informácie citlivé na čas. Vymyslite si vhodný čas na zmenu termínu do jedného alebo dvoch dní, aby ste minimalizovali prípadné nepríjemnosti.
- 2Pracujte podľa plánu druhej osoby, ako len môžete. Keďže spôsobujete potenciálne nepríjemnosti, je zdvorilé pracovať podľa plánu druhej osoby. Ponúknite sa však stretnutiu iba vtedy, ak ste skutočne k dispozícii. Nechcete, aby ste museli znova naplánovať dátum.
- Opýtajte sa: „Aký čas by bol pre vás vhodný na zmenu termínu? Vo štvrtok popoludní nie som k dispozícii, ale môžem si na vás urobiť čas ráno alebo v iný deň.“
Ak rušíte schôdzku, ktorá sa má uskutočniť v priebehu dňa, zavolajte druhej osobe. - 3Blokujte čas vo svojom kalendári, keď nie ste k dispozícii. Aby ste sa vyhli bolestiam hlavy, keď si naplánujete schôdzu, zablokujte si čas, keď nebudete k dispozícii. Potom môžete jasne zdieľať možné časy preplánovať bez spustenia do niekoľkých konfliktov.
- Ak zistíte, že medzi schôdzami potrebujete počas dňa trochu prestávky, zablokujte si to vo svojom kalendári, aby vás ľudia v tomto okne nevideli ako dostupných.
- 4Ponuka na premenu schôdze na telefónny hovor. Ak je dôvodom, prečo sa nemôžete zúčastniť schôdze, doprava, počasie alebo nejaký faktor, ktorý vám bráni sa tam fyzicky dostať, ponúknite namiesto toho telefonát. Ospravedlňte sa, že sa nemôžete dostať na stretnutie. V prípade potreby si urobte čas na osobné stretnutie.
- Povedzte napríklad niečo ako: „Je mi ľúto, že sa nedostanem do kancelárie. Na diaľnici došlo k nehode a ja stojím na mieste. Viem, aké dôležité je to pre nás. aby sme prediskutovali vaše obavy z výroby. Môžeme to zvládnuť po telefóne? "
- Ak vopred viete, že sa nemôžete stretnúť, povedzte to ihneď osobe, ktorá ho organizuje. Ak používate kalendár, ako je napríklad Outlook, odmietnite stretnutie a poskytnite vysvetlenie.
Prečítajte si tiež: Ako predávať generálnym riaditeľom a iným špičkovým rozhodovateľom?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
