Ako vytvoriť šablónu popisu práce?
Ak chcete vytvoriť šablónu popisu práce, začnite s názvom „Názov práce“, ktorý budete chcieť zvýrazniť tučným písmom, aby si získal najväčšiu pozornosť. Potom pridajte „supervízor“, aby kandidáti vedeli, komu budú podávať správy. Ďalej poskytnite značné množstvo priestoru pre „Súhrn práce“ spolu s riadkami pre rozpis „hlavných funkcií“ úlohy. Potom možno budete chcieť zahrnúť sekcie s názvom „Požadované zručnosti“ a „Kvalifikácie“ a tiež časť s popisom konkrétnych „pracovných podmienok“. Nakoniec v spodnej časti šablóny vytvorte priestor pre „Plat“. Ak sa chcete dozvedieť, ako pridať do šablóny popisu práce sekciu s akýmikoľvek fyzickými alebo duševnými požiadavkami, čítajte ďalej!
Na začiatku šablóny popisu práce budete chcieť nechať miesto pre názov pozície.
Popis práce je kriticky dôležitým dokumentom, ktorý sa používa pri nábore a riadení zamestnancov. Hovorí o zodpovednosti osoby vykonávajúcej prácu a kvalifikácii a schopnostiach, ktoré sú potrebné na jej dokončenie. Šablóna pre všetky popisy práce v rámci spoločnosti alebo organizácie im pomôže udržať ich konzistentný a jednotný v štýle a podstate a tiež zaistí spravodlivý proces prijímania zamestnancov. Vytvorte dokument, ktorý poskytne prehľad o spoločnosti a oddelení, a potom poskytne priestor pre pracovné povinnosti a požadovanú kvalifikáciu týkajúcu sa každej konkrétnej pozície.
Časť 1 z 3: zhromažďovanie informácií
- 1Rozhodnite, kto šablónu vytvorí. Organizácie zvyčajne používajú na vytváranie šablón popisu práce svoje ľudské zdroje alebo personálne oddelenie. V niektorých prípadoch však za jeho vytvorenie môže skupina rezortov, manažér alebo iná osoba (zvyčajne priamy nadriadený určitej pozície). V každom prípade sa uistite, že je tvorca šablóny oboznámený s potrebami spoločnosti alebo organizácie.
- 2Napíšte popis svojej spoločnosti alebo organizácie. Tento prehľad bude zahrnutý do všetkých popisov práce, aby ste získali predstavu o svojom pracovisku. Preto môže byť napísaný vopred, aby ho bolo možné vložiť do šablóny, keď ho pripravujete.
- 3V prípade potreby pripravte súhrny pracovných miest. Šablónu popisu práce, ktorú používate, môžete použiť pre každú pozíciu, ktorú inzerujete, vyplnením šablóny informáciami, ktoré sú pre danú pozíciu relevantné. Ak však robíte (alebo očakávate, že budete robiť) veľa náborov na konkrétnu pozíciu, môžete vytvoriť špeciálnu šablónu, ktorá bude obsahovať súhrn danej práce. To vám ušetrí čas.
- Škola môže mať napríklad všeobecnú šablónu pre všetky pracovné miesta, ako aj špecializovanejšiu šablónu pre učiteľov matematiky, inú pre učiteľov angličtiny atď.
Časť 2 z 3: vytvorenie šablóny
- 1Začnite s názvom pozície. Konkrétne pracovné zaradenie je dôležité, pretože odlišuje jednu pozíciu od druhej. Na začiatku šablóny popisu práce budete chcieť nechať miesto pre názov pozície.
- Zamyslite sa nad zaradením pracovného miesta, ktoré je dostatočne konkrétne na odlíšenie pozície a pomôže jednotlivcovi porozumieť jeho povinnostiam, ale zároveň je dostatočne široké, aby pokrylo všetky potenciálne povinnosti súvisiace s danou pozíciou.
- Napríklad „učiteľ“ môže byť príliš široký v názve pracovného miesta, zatiaľ čo „učiteľ matematiky pre siedmy ročník“ môže byť v skutočnosti príliš konkrétny, ak by pozícia občas vyžadovala aj výučbu matematiky pre žiakov šiesteho alebo ôsmeho ročníka. Namiesto toho môže byť „učiteľ matematiky stredných tried“ dostatočne konkrétny a dostatočne široký.
- Pracovný názov je často špeciálne naformátovaný (použitím hrubého písma alebo väčšej veľkosti písma atď.), Aby naň upozornil.
Ak chcete vytvoriť šablónu popisu práce, začnite s názvom „Názov práce“, ktorý možno budete chcieť označiť tučným písmom, aby si získal najväčšiu pozornosť. - 2Nechajte priestor na zadanie oddelenia (ak je to relevantné). Ak je vaša spoločnosť alebo organizácia rozdelená do viacerých sekcií, v popise práce by malo byť uvedené, ktorému oddeleniu alebo inej jednotke sa konkrétna pozícia hlási. Pri vytváraní šablóny popisu práce je dôležité nechať miesto pre zaradenie oddelenia, spravidla blízko začiatku dokumentu.
- 3Definujte supervízora. Môže byť pre vás užitočné ponechať časť vo vašej šablóne, aby sa použila na podrobný dohľad nad konkrétnou pozíciou a/alebo do akej miery je pod dohľadom. Jednotlivcovi to môže pomôcť pochopiť, komu by sa pri vykonávaní konkrétnej pozície hlásil, a úlohe pozície v rámci hierarchie spoločnosti alebo organizácie.
- Môžete tiež opustiť časť a prediskutovať úlohy dohľadu nad konkrétnou pozíciou (ak je to relevantné), ak zahŕňa riadenie iných ľudí.
- Zahrnutie časti o dohľade do popisu práce môže byť tiež užitočným záznamom pri určovaní spôsobu riešenia akýchkoľvek konfliktov, ktoré môžu nastať v súvislosti s konkrétnou pozíciou.
- 4Poskytnite sekciu so zhrnutím práce. Myslite na to, že opisuje účel pozície a jej úlohu vo vašej spoločnosti alebo organizácii ako celku. Súhrn práce stručne potvrdí základy pozície, takže v šablóne popisu práce ponechajte miesto na zodpovedanie:
- Čo chcete, aby práca dosiahla?
- Aký je jeho účel?
- Čo je hlavnou povinnosťou osoby pracujúcej na tejto pozícii?
- 5Vytvorte priestor na popísanie základných povinností a zodpovedností. Môžu sa tiež nazývať „hlavné funkcie“ alebo „základné funkcie“. Nech to nazvete akokoľvek, táto časť popisu práce by mala poskytnúť zoznam tých povinností, ktoré sú s pozíciou spojené, bez ohľadu na to, kto ju plní.
- Uveďte povinnosti podľa dôležitosti pomocou zoznamu s odrážkami alebo iného prehľadného formátovania.
- Majte na pamäti, že nasledujúci model na efektívne písanie o základných povinnostiach zamestnania: akčné slovo + predmet + konkrétne činnosti. Môžete napríklad uviesť jednu konkrétnu povinnosť pracovníka zodpovedného za bezpečnosť na pracovisku ako „Príprava mesačných správ o bezpečnosti zhromažďovaním, overovaním a sumarizáciou údajov o bezpečnosti na pracovisku “.
- Môžete tiež zahrnúť percentá opisujúce čas, ktorý pozícia strávi vykonávaním konkrétnych povinností. Napríklad by sa dala použiť šablóna popisu práce pre učiteľov, ktorá naznačuje, že asi 75% pozície je venovaných učiteľským povinnostiam, 15% poradenstvu pre študentov a 10% práci vo výboroch.
- 6Zvážte ponechanie priestoru pre „iné“ povinnosti. Ak presné povinnosti niektorých pozícií vo vašej spoločnosti alebo organizácii závisia od osôb, ktoré ich obsadzujú, možno budete chcieť nechať priestor s uvedením „Ďalšie povinnosti môžu zahŕňať...“ To vám poskytne flexibilitu pri začlenení ďalších povinností a zodpovedností na základe na skúsenosti alebo schopnosti kandidáta.
- 7Vytvorte sekciu požadovaných zručností. Identifikácia konkrétneho súboru zručností, ktoré sú potrebné na výkon konkrétneho zamestnania, môže jednotlivcom pomôcť pochopiť, či majú schopnosti a znalosti na splnenie svojich základných povinností.
- Medzi príklady zručností patria napríklad „Schopnosť ovládať tabuľkový softvér“ a „Efektívne riadiť tím 5-6 stážistov“
- Pamätajte si, že zručnosti môžu byť „tvrdé“ (naučiteľné zručnosti, ako napríklad práca s konkrétnym nástrojom, znalosť konkrétneho softvérového programu alebo schopnosť vytvoriť určitý typ dokumentu alebo objektu) alebo „mäkké“ (často sa hovorí „schopnosti ľudí“ „sa týkajú vašej schopnosti komunikovať s ostatnými a používať emočnú inteligenciu). Vaša šablóna popisu práce by to mohla odrážať vytvorením konkrétneho miesta pre jedného alebo druhého alebo pre oboch.
Sekcia kvalifikácií šablóny popisu práce sa používa na uvedenie akéhokoľvek vzdelania, špecifického školenia alebo osvedčenia, ktoré je potrebné na výkon práce. - 8Vyhraďte si miesto na zoznam požadovaných kvalifikácií. Sekcia kvalifikácie v šablóne popisu práce sa používa na uvedenie akéhokoľvek vzdelania, špecifického školenia alebo osvedčenia, ktoré je potrebné na výkon práce.
- Kvalifikácia môže zahŕňať: získané tituly; konkrétny počet rokov skúseností s vykonávaním konkrétneho druhu práce; skúsenosti s používaním konkrétneho zariadenia, softvéru atď.; a osvedčenia požadované zákonom alebo inými predpismi na splnenie povinností vyplývajúcich z práce.
- Môžete tiež zvážiť zaradenie medzery do svojej šablóny pre minimálne kvalifikácie a požadované kvalifikácie. Konkrétna pozícia môže napríklad vyžadovať znalosti a skúsenosti bakalárskeho titulu na výkon základných povinností, ale vaša spoločnosť alebo organizácia môže uprednostniť, aby niekto, kto pracuje na tejto pozícii, získal magisterský titul.
- 9Vytvorte priestor na popísanie akéhokoľvek špeciálneho fyzického alebo duševného úsilia, ktoré si práca môže vyžadovať. Môžete napríklad chcieť miesto v šablóne popisu práce, aby ste popísali, či konkrétna pozícia vyžaduje alebo nevyžaduje veci, ako je zdvíhanie ťažkých predmetov, dlhé sedenie, vykonávanie opakujúcich sa úloh alebo cestovanie.
- 10Zanechajte časť, ktorá charakterizuje pracovné podmienky. Pri niektorých pozíciách je dôležité zverejniť pracovné podmienky. Niektoré polohy napríklad vyžadujú prácu s vecami alebo okolo nich, ako sú toxické materiály, potenciálne nebezpečné zariadenia, nadmerný hluk alebo extrémne počasie. Ak je to relevantné pre vaše pracovisko (alebo môže byť relevantné pre niektoré pozície), zahrňte ho do šablóny popisu práce.
- Ak konkrétna pozícia, na ktorú šablónu neskôr použijete, nemá žiadne nebezpečné alebo inak pozoruhodné pracovné podmienky, môžete do tejto sekcie napísať niečo ako „bežné kancelárske prostredie“ alebo ju jednoducho zo šablóny odstrániť.
- 11Vytvorte priestor na podrobné informácie o plate, výhodách alebo financovaní. Ak šablóna popisu práce, ktorú vytvárate, bude alebo môže byť použitá na inzerciu voľných pozícií a nábor kandidátov, môžete sa tiež rozhodnúť zahrnúť finančné informácie. Môžete nechať miesto a identifikovať konkrétny plat alebo platové rozpätie, popis výhod, ktoré má vaša inštitúcia k dispozícii (či už všeobecné alebo špecifické pre konkrétnu pozíciu), a prípadne zdroj financovania danej pozície.
Časť 3 z 3: kontrola šablóny
- 1Distribuujte koncept svojej šablóny manažérom a nadriadeným. Každý, kto bude musieť použiť šablónu na vytváranie popisov práce, by mal mať možnosť šablónu si prečítať, poskytnúť k nej spätnú väzbu a spolupracovať na jej vylepšení.
- 2Pomocou šablóny zadajte niekoľko popisov úloh, ktoré už sú napísané. Pomôže vám to určiť, či ste niečo vynechali, alebo potrebujete šablónu rozšíriť. Ak ešte nemáte zapísaný popis práce, použite ho na precvičenie písania a potom si ho prečítajte spolu s príslušnými manažérmi.
Šablónu popisu práce, ktorú používate, môžete použiť pre každú pozíciu, ktorú inzerujete, vyplnením šablóny informáciami, ktoré sú pre danú pozíciu relevantné. - 3Uložte šablónu. Šablónu uchovávajte na ľahko prístupnom mieste. Ak na vytváranie popisov pracovných miest bude musieť k šablóne pristupovať veľa rôznych ľudí, musí byť táto šablóna ihneď k dispozícii.
- Vložte napríklad konečnú šablónu na firemný intranet, ak ho máte. V opačnom prípade ho uložte do zdieľaného priečinka alebo cloudového úložiska.
- 4Pravidelne kontrolujte a aktualizujte šablónu popisu práce. Ako sa spoločnosť alebo organizácia mení a rastie, budú sa meniť aj jej popisy práce. Vykonajte pravidelnú (výročnú, dvojročnú, atď.) Kontrolu šablóny ako položku kalendára na svojich stretnutiach s ľudskými zdrojmi a manažmentom.
- Neuvádzajte žiadne informácie, ktoré by diskriminovali osobu na základe veku, pohlavia, sexuality, rasy, zdravotného postihnutia, národnosti atď.
Prečítajte si tiež: Ako najať brigádnikov?
Komentáre (1)
- Pomohlo to pri zdravotnom probléme.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
