Ako napísať štandardný operačný postup?
Ak chcete napísať štandardný operačný postup (SOP), začnite popisom účelu procesu, jeho obmedzení a spôsobu jeho použitia. Ďalej sa dozviete o metodológii dokončenia procesu vrátane všetkého potrebného vybavenia. Vysvetlite všetky skratky, akronymy alebo neobvyklé výrazy. Jasne uveďte všetky zdravotné a bezpečnostné varovania spolu s príslušnými krokmi a opäť vo vlastnej sekcii. Zahrňte časť, ktorá pokrýva všetko, čo sa môže pokaziť, a spôsob, ako to opraviť, a skončite sekciou kontroly kvality a všetkými použitými referenciami. Ak chcete získať informácie o tom, ako vaši SOP skontrolujú pracovníci a zabezpečenie kvality, pokračujte v čítaní!
Štandardný operačný postup (SOP) je dokument pozostávajúci z podrobných informácií o tom, ako vykonať úlohu. Možno bude potrebné iba upraviť a aktualizovať existujúci SOP, alebo sa môžete nachádzať v scenári, v ktorom musíte nejaký napísať úplne od začiatku. Znie to odstrašujúco, ale je to naozaj iba kontrolný zoznam. Pozrite si krok 1, aby sa lopta gúľala.
Časť 1 z 3: Formátovanie vášho SOP
- 1Vyberte si formát. Neexistuje správny alebo zlý spôsob, ako napísať SOP. Vaša spoločnosť však pravdepodobne má niekoľko SOP, ktoré nájdete v pokynoch pre formátovanie a ktoré naznačujú, ako to majú radšej. V takom prípade použite ako šablónu predtým existujúce SOP. Ak nie, máte niekoľko možností:
- Formát jednoduchých krokov. Týka sa to bežných postupov, ktoré sú krátke, majú málo možných výsledkov a sú spravodlivé k veci. Okrem potrebnej dokumentácie a bezpečnostných pokynov ide skutočne iba o zoznam jednoduchých viet, ktoré čitateľovi hovoria, čo má robiť.
- Formát hierarchických krokov. Spravidla sa to týka dlhých postupov - postupov s viac ako desiatimi krokmi, ktoré zahŕňajú niekoľko rozhodnutí, objasnenie a terminológiu. Toto je zvyčajne zoznam hlavných krokov, ktoré obsahujú všetky čiastkové kroky vo veľmi konkrétnom poradí.
- Formát vývojového diagramu. Ak je postup skôr ako mapa s takmer nekonečným počtom možných výsledkov, môže byť najlepším riešením vývojový diagram. Toto je formát, ktorý by ste si mali zvoliť, keď výsledky nie sú vždy predvídateľné.
- 2Zvážte svoje publikum. Pred napísaním vašej SOP existujú tri hlavné faktory, ktoré je potrebné vziať do úvahy:
- Predchádzajúce znalosti vášho publika. Poznajú vašu organizáciu a jej postupy? Poznajú terminológiu? Váš jazyk musí zodpovedať znalostiam a investíciám čitateľa.
- Jazykové schopnosti vášho publika. Existuje šanca, že ľudia, ktorí nehovoria vašim jazykom, „prečítajú“ vašu SOP? Ak ide o problém, je dobré zahrnúť množstvo komentovaných obrázkov a diagramov.
- Veľkosť vášho publika. Ak vašu SOP čítajú viacerí ľudia (tí v rôznych rolách), mali by ste dokument naformátovať viac ako konverzáciu v hre: používateľ 1 dokončí akciu, za ním používateľ 2 a podobne. Takto môže každý čitateľ vidieť, ako je to on alebo ona v ozubenom kolese dobre naolejovaného stroja.
- 3Zvážte svoje znalosti. Spadá do toho toto: Ste najlepší človek, ktorý to píše? Viete, čo tento proces obnáša? Ako sa to môže pokaziť? Ako to zaistiť? Ak nie, môže byť lepšie odovzdať ho niekomu inému. Zle napísaný - alebo čo je nepresné - SOP nielenže zníži produktivitu a povedie k organizačným zlyhaniam, ale môže byť aj nebezpečný a môže mať nepriaznivý vplyv na čokoľvek, od vášho tímu po životné prostredie. Stručne povedané, nie je to riziko, ktoré by ste mali podstúpiť.
- Ak ide o projekt, ktorý vám bol pridelený a ktorý je podľa vás nútený (alebo povinný) dokončiť, nevyhýbajte sa žiadosti o pomoc od tých, ktorí dennodenne absolvujú zákrok. Vedenie rozhovorov je normálnou súčasťou každého procesu vytvárania SOP.
- 4Rozhodnite sa medzi krátkou alebo dlhou formou SOP. Ak píšete alebo aktualizujete SOP pre skupinu jednotlivcov, ktorí sú oboznámení s protokolom, terminológiou atď. A mali by ste úžitok z krátkeho a pohotového SOP, ktorý skôr pripomína kontrolný zoznam, môžete ho napísať v krátkej forme.
- Okrem základného účelu a relevantných informácií (dátum, autor, ID číslo atď.) Je to skutočne len krátky zoznam krokov. Ak nie sú potrebné žiadne podrobnosti ani vysvetlenie, toto je správna cesta.
- 5Majte na pamäti svoj účel SOP. Je zrejmé, že vo svojej organizácii máte postup, ktorý sa neustále opakuje. Existuje však konkrétny dôvod, prečo je tento SOP obzvlášť užitočný? Musí klásť dôraz na bezpečnosť? Opatrenia na zabezpečenie súladu? Používa sa na školenie alebo na dennej báze? Tu je niekoľko dôvodov, prečo je váš SOP nevyhnutný pre úspech vášho tímu:
- Zabezpečiť splnenie noriem
- Maximalizácia výrobných požiadaviek
- Zabezpečiť, aby postup nemal nepriaznivý vplyv na životné prostredie
- Na zaistenie bezpečnosti
- Aby ste zaistili, že všetko pôjde podľa plánu
- Aby sa zabránilo poruchám vo výrobe
- Používa sa ako školiaci dokument
- Ak viete, čo by mal váš SOP zdôrazniť, bude jednoduchšie štruktúrovať písanie okolo týchto bodov. Je tiež ľahšie zistiť, aký dôležitý je váš SOP.
Časť 2 z 3: Písanie soplíka
- 1Zakryte potrebný materiál. Technické SOP sa vo všeobecnosti budú skladať zo štyroch prvkov okrem samotného postupu:
- Titulná strana. To zahŕňa 1) názov postupu, 2) identifikačné číslo SOP, 3) dátum vydania alebo revízie, 4) názov agentúry/divízie/pobočky, na ktorú sa SOP vzťahuje, a 5) podpisy tých, ktorí pripravili a schválené SOP. Toto je možné naformátovať, ako chcete, pokiaľ sú informácie jasné.
- Obsah. Toto je nevyhnutné iba v prípade, že je váš SOP pomerne dlhý, čo uľahčuje orientáciu. Tu nájdete jednoduchý štandardný prehľad.
- Zabezpečenie kvality / kontrola kvality. Postup nie je dobrým postupom, ak sa nedá skontrolovať. Pripravte si potrebné materiály a podrobnosti, aby sa čitateľ ubezpečil, že dosiahli požadované výsledky. To môže, ale nemusí obsahovať ďalšie dokumenty, napríklad vzorky na hodnotenie výkonu.
- Odkaz. Nezabudnite uviesť zoznam všetkých citovaných alebo významných odkazov. Ak odkazujete na iné SOP, v prílohe určite priložte potrebné informácie.
- Vaša organizácia môže mať iný protokol než tento. Ak už existujú existujúce SOP, na ktoré sa môžete odvolať, opustite túto štruktúru a dodržujte to, čo už existuje.
- 2Pri samotnom postupe sa uistite, že ste zahrnuli nasledovné:
- Rozsah a uplatniteľnosť. Inými slovami, popíšte účel procesu, jeho limity a spôsob, akým sa používa. Zahrňte štandardy, regulačné požiadavky, úlohy a zodpovednosti a vstupy a výstupy.
- Metodika a postupy. Podstata problému - uveďte všetky kroky s potrebnými podrobnosťami vrátane toho, aké vybavenie je potrebné. Zahrňte sekvenčné postupy a rozhodovacie faktory. Riešte „čo keby“ a možné interferencie alebo bezpečnostné aspekty.
- Objasnenie terminológie. Identifikujte skratky, skratky a všetky frázy, ktoré nie sú v bežnom jazyku.
- Varovania týkajúce sa zdravia a bezpečnosti. Uvedie sa vo svojej vlastnej sekcii a spolu s krokmi, v ktorých ide o problém. Neprehliadajte túto časť.
- Vybavenie a spotrebný materiál. Kompletný zoznam toho, čo je potrebné a kedy, kde nájsť vybavenie, štandardy vybavenia atď.
- Výstrahy a interferencie. V zásade sekcia na riešenie problémov. Zakryte, čo by sa mohlo pokaziť, na čo si treba dať pozor a čo môže prekážať výslednému ideálnemu produktu.
- Každej z týchto tém dajte samostatnú časť (obvykle označenú číslami alebo písmenami), aby váš SOP nebol nepríjemný a mätúci a aby ste si ho mohli ľahko prečítať.
- Toto nie je v žiadnom prípade vyčerpávajúci zoznam; toto je len špička procedurálneho ľadovca. Vaša organizácia môže určiť ďalšie aspekty, ktoré si vyžadujú pozornosť.
- 3Urobte svoje písanie stručným a ľahko čitateľným. Je pravdepodobné, že sa vaše publikum nerozhodne čítať toto pre zábavu. Chcete to urobiť stručným a jasným - inak bude ich pozornosť rozptýlená alebo bude pre nich dokument pôsobivý a ťažko uchopiteľný. Vo všeobecnosti by mali byť vaše vety čo najkratšie.
- Tu je zlý príklad: Predtým, ako začnete používať vzduchové hriadele, vyčistite od nich všetok prach.
- Tu je dobrý príklad: Pred použitím vysajte všetok prach zo vzduchových hriadeľov.
- Vo všeobecnosti nepoužívajte „vy“. Malo by byť implikované. Hovorte aktívnym hlasom a začnite vety vetnými príkazmi.
- 4Ak je to potrebné, pohovorte s personálom zapojeným do procesu o tom, ako vykonajú úlohu. Posledná vec, ktorú chcete urobiť, je napísať SOP, ktorý je jednoducho nepresný. Ohrozujete bezpečnosť svojho tímu, jeho účinnosť, čas a robíte zavedený proces, pričom tomu nevenujete žiadnu pozornosť - niečo, čo môže vašich spoluhráčov považovať za trochu urážlivé. Ak potrebujete, pýtajte sa! Chcete to napraviť.
- Samozrejme, ak neviete, opýtajte sa na viac zdrojov pokrývajúcich všetky úlohy a zodpovednosti. Jeden člen tímu nemusí dodržiavať štandardný operačný postup alebo iný môže byť zapojený iba do časti skutku.
- 5Rozbite veľké časti textu pomocou diagramov a vývojových diagramov. Ak máte krok alebo dva, ktoré sú obzvlášť zastrašujúce, uľahčte to svojim čitateľom pomocou nejakej tabuľky alebo diagramu. Uľahčuje čítanie a dáva mysli krátku pauzu v tom, aby sa pokúsila toto všetko pochopiť. A bude to pre vás vyzerať úplnejšie a lepšie napísané.
- Neuvádzajte ich len preto, aby ste zvýšili svoju SOP; robte to iba v prípade potreby alebo ak sa pokúšate preklenúť jazykovú medzeru.
- 6Zaistite, aby každá stránka mala zápis kontrolného dokumentu. Váš SOP je pravdepodobne jedným z mnohých SOPS - z tohto dôvodu dúfajme, že vaša organizácia má nejaký typ väčšej databázy, ktorá katalogizuje všetko v rámci určitého referenčného systému. Váš SOP je súčasťou tohto referenčného systému, a preto potrebuje nejaký typ kódu, aby bol nájdený. Tam prichádza na rad notácia.
- Každá stránka by mala mať krátky názov alebo ID #, číslo revízie, dátum a „stránku #z #“ v pravom hornom rohu (pre väčšinu formátov). Možno budete potrebovať poznámku pod čiarou (alebo ju môžete mať v poznámke pod čiarou), v závislosti od preferencií vašej organizácie.
Časť 3 z 3: Zabezpečenie úspechu a presnosti
- 1Vyskúšajte postup. Ak svoj postup nechcete otestovať, pravdepodobne ste ho nenapísali dosť dobre. Požiadajte niekoho, kto má obmedzené znalosti o procese (alebo osobu, ktorá zastupuje bežného čitateľa), aby ho použil ako sprievodcu. S akými problémami sa stretli? Prípadne ich oslovte a urobte potrebné vylepšenia.
- Najlepšie je, ak si niekoľko ľudí otestuje váš SOP. Rôzni jednotlivci budú mať rôzne problémy, čo umožní širokú škálu (dúfajme, že užitočných) odpovedí
- Postup určite vyskúšajte na niekom, kto to ešte nikdy neurobil. Každý, kto má predchádzajúce vedomosti, sa bude spoliehať na svoje vedomosti, ktoré ich majú dostať, a nie na vašu prácu, a tým zmarí účel.
- 2Nechajte SOP preskúmať tými, ktorí postup skutočne vykonávajú. Na konci dňa, to nie je naozaj jedno, aké sú vaše šéfovia myslieť na SOP. Sú to tí, ktorí skutočne robia prácu, na ktorej záleží. Predtým, ako zadáte svoju prácu do vyšších skupín, ukážte svoje veci tým, ktorí budú robiť (alebo robia) prácu. Čo to hovoríš?
- Ak im umožníte zapojiť sa a cítiť sa, že sú súčasťou procesu, zvýši sa pravdepodobnosť, že prijmú tento SOP, na ktorom pracujete. A budú nevyhnutne mať niekoľko skvelých nápadov!
- 3Nechajte SOP preskúmať svojimi poradcami a tímom zabezpečenia kvality. Hneď ako tím začne, pošlite správu svojim poradcom. Pravdepodobne budú mať menší vstup do samotného skutočného obsahu, ale budú vás informovať, či spĺňa požiadavky na formátovanie, ak vám niečo chýba, a o protokole, ako to všetko urobiť oficiálnym a vstupom do systému.
- Nasmerujte SOP na schválenia pomocou systémov správy dokumentov, aby ste zabezpečili stopy po schválení. To sa bude líšiť od organizácie k organizácii. V zásade chcete, aby všetko spĺňalo smernice a nariadenia.
- Podpisy budú potrebné a väčšina organizácií dnes nemá problém s prijatím elektronických podpisov.
- 4Po schválení začnite implementovať svoj SOP. Môže to vyžadovať formálne školenie pre postihnutý personál (napr. Školenie v učebni, školenie na počítači atď.), Alebo to môže znamenať, že váš príspevok je zavesený v kúpeľni. Nech je to čokoľvek, dajte si prácu tam! Pracoval si pre to. Čas na uznanie!
- Uistite sa, že váš SOP zostáva aktuálny. Ak niekedy zastará, aktualizujte ho, nechajte aktualizácie znova schváliť a zdokumentovať a podľa potreby redistribuujte SOP. Na bezpečnosti, produktivite a úspechu vášho tímu záleží.
- Nezabudnite zapojiť zainteresované strany vždy, keď je to možné, aby bol dokumentovaný proces skutočným procesom.
- Na vysvetlenie krokov použite jednoduchú angličtinu.
- Zaistite, aby bola história dokumentu zdokumentovaná pri každej zmene verzie.
- Predtým, ako napíšete svoju, skontrolujte, či existuje stará verzia SOP. Možno budete môcť vykonať iba niekoľko rýchlych zmien. Nezabudnite ich však stále dokumentovať!
- Používajte vývojové diagramy a obrázkové znázornenia, aby mal čitateľ o procese jasno.
- Nechajte ľudí skontrolovať váš dokument skôr, ako dostanú schválenie.
- Skontrolujte jasnosť. Uistite sa, že neexistuje viac interpretácií. Ukážte postup niekomu, kto proces nepozná, a povedzte mu, čo si myslí, že hovorí; mozno budes prekvapeny.
Otázky a odpovede
- Aký je najlepší spôsob, ako vyskúšať SOP a získať spätnú väzbu?Nechajte ostatných, aby prešli SOP a kritizovali vaše informácie a kroky. Najlepšie je, keď ňou prejdú ľudia z rôznych úrovní skúseností, aby bola zaistená dostupnosť pre všetkých.
- Kde by sa mal štandardný operačný postup uchovávať a na ako dlho?V závislosti od odvetvia, v ktorom sa nachádzate, kde sa SOP uchováva, určuje tím pre zabezpečenie kvality vašej spoločnosti, oddelenie regulačných záležitostí alebo prípadne právny tím. Ako dlho uchovávate SOP, je určené zásadami vašej spoločnosti a akýmikoľvek normami regulačných organizácií, ktoré musí vaša spoločnosť dodržiavať.
- Ako napíšem postup pre termíny?Pri písaní cieľa projektu zahrňte do časovej osi projektu časový rámec na dokončenie. Ak napríklad predkladáte zmluvu na dokončenie auditu poskytovateľa, uviedli by ste: „Štyri audity pacientov boli dokončené v rámci týždňového časového rámca“. Ak uzatvárate zmluvu s inou stranou, v zmluve by sa uvádzalo: „Dohoda o štyroch auditoch, ktoré sa majú dokončiť do [dátumu].“
- Priateľ môjho strýka požiadal o pomoc pri písaní SOP pre bankovú spoločnosť. Kde začať?Moje „štartovacie“ odporúčanie: Je dôležité poznať účel vášho SOP - „dôvod“ jeho vytvorenia. Nie som bankár, ale domnievam sa, že SOP finančného ústavu by mal zahŕňať všetky bankové postupy (tj otvorené obchody, údržba zásuvky na peniaze, manipulácia/počítanie s hotovosťou, prebytočná hotovosť, vklady, výbery, zatváranie atď.). Ak budete mať tieto pokyny krok za krokom pre rôzne zodpovednosti, ktoré má jednotlivec (a aká pozícia spĺňa aké úlohy a zodpovednosti), poskytne jasný smer. SOP poskytuje čiernobiely smer zamestnancom (novým aj starým), ako aj dočasným zamestnancom.
- Kam mám napísať číslo zákroku?Toto je súčasť formátu SOP a nájdete ho v hornej časti stránok SOP ako hlavičku.
- Ako vytvorím SOP ID #? Záleží na tom, aké písmeno dám?Spravidla existuje predloha dokumentu, ktorá obsahuje podrobnosti o všetkých používaných operačných postupoch s číslom, názvom, krátkym popisom atď. Ak máte kvalitný tím, spravidla by ho udržiavali; akonáhle je dokument schválený kvalitou, vloží sa do kmeňového dokumentu a pridelí sa mu číslo na základe vopred definovanej schémy číslovania.
- Ako vytvorím štandardný prevádzkový postup pre svoje zariadenie?Myslite na všetky úlohy, ktoré vo svojom podniku dokončíte, a postupne si ich napíšte.
- Mali by SOP zahŕňať konkrétne meranie tajných zložiek?SOP by mali pokrývať základy, nie konkrétne recepty. V SOP by v tomto prípade bolo uvedené: „Kombinujte ingrediencie podľa receptúry.“
- Ako vytvorím štandardný prevádzkový postup pre návštevníkov?
- Ako získam pomoc pri príprave štandardného operačného postupu?
- Existujú SOP pre projekty alebo je SOP iba pre prevádzkové činnosti?
- Ako môžem vytvoriť štandardný pracovný postup pre nových učiteľov prijatých do školy?
- Ako môžem vytvoriť štandardný operačný postup pre potravinársky priemysel?
Komentáre (30)
- Aktuálne pracujem na SOP pre logistickú jednotku, ktorú momentálne vediem v námornej logistickej spoločnosti. Musím povedať, že sprievodca skutočne pomohol. Ďakujem chlapci!
- Bolo to skvelé a podrobné. Želám si, aby ste uviedli príklad SOP na rôzne použitia.
- Potreboval som od začiatku vytvoriť SOP, aby som zdravotníckemu oddeleniu vysvetlil, aké budú kroky k prevádzke a prevádzke mobilného vozíka s potravinami.
- Je to prvýkrát, čo sa pokúsim vytvoriť SOP pre svoje oddelenie kvality, a veľmi si vážim pokyny. Dúfam, že v tom dokážem odviesť dobrú prácu.
- Považoval som to za mimoriadne užitočné a vynaliezavé. Páčilo sa mi to a vrátim sa na tieto stránky pre viac kvalitného materiálu, ako je tento, ktorý má podstatu.
- Jednoduchý prehľad, ktorý priniesol vynikajúci prehľad. Máte pocit, že teraz je oveľa jednoduchšie začať.
- Velmi mi to pomohlo Musím pre svojho klienta vytvoriť SOP. Tieto usmernenia poskytovali orientáciu. Vďaka.
- Je to ľahké a potrebné, najmä obrázky, ktoré vás lákajú na čítanie s rýchlym pochopením.
- Pokúšame sa ustanoviť príručku postupu písania pre malú spoločnosť. To nám pomohlo jednoducho dostať sa na cestu manuálu ako na to.
- Potreboval som osviežovač pri písaní SOP pre moju spoločnosť. Tento článok bol perfektný; Vďaka!
- Bol som ohromený projektom aktualizácie postupov a nebol som si celkom istý, kde začať. To mi pomohlo trochu sa sústrediť a usporiadať. Vďaka!
- Potreboval som návod na rýchlu referenciu na postup, ktorý denne vykonávam, aby som pomohol audítorom porozumieť pracovnému toku presného účtovníctva.
- Pomohlo mi to pripraviť SOP pre môjho klienta. Prešiel som a porozumel som tipom na písanie SOP a jeho krokov. Vďaka.
- Usporiadaný spôsob myslenia stimulovaný vašim článkom. Je dobré počuť od majiteľa, ako sa chce diať.
- Veľmi užitočné a poučné. Dala mi hrubý rámec v mojej mysli, ako začať a kde sa zamerať.
- Moje skúsenosti a znalosti v mojom odbore sú do istej miery rozsiahle, ale nikdy som neurobil SOP. Hľadal som usmernenie. To mi môže pomôcť dokončiť to, čo sa odo mňa požadovalo. Ďakujem.
- Nové zariadenie, pre ktoré v súčasnosti pracujem, nemá zavedené štandardizované postupy pre sestry alebo lekárskych asistentov. Pokyny v tomto článku mi pomohli vyvinúť štandardizovaný postup pre základné postupy kancelárie, ako aj kroky, ktoré odborník vykonáva.
- Táto šablóna a pokyny mi nesmierne pomohli. Mal som zmrazenie mozgu a nepokoj pri zakladaní SOP pre moju mnohostrannú pozíciu správcu zamestnaneckých výhod. Tento článok mi zapol žiarovku. Pomohlo mi to prijať túto výzvu a bol som uviaznutý.
- Bolo pre mňa veľmi náročné napísať SOP pre organizáciu, pre ktorú pracujem, kým som nenarazil na toto vaše majstrovské dielo. So získanými vedomosťami som začal jeden písať a dúfam, že po prezretí môjho manažéra sa ním plavím.
- Veľmi nápomocný článok. Pracujem na niektorých SOP pre neziskovky a bol to dobrý osviežovač, pretože to už je nejaký čas. Ďakujem!
- Nikdy predtým som SOP nepísal, ale tento článok mi poskytol sprievodcu. Ďakujem.
- Tento článok si musí prečítať každý člen zapojený do riadenia organizácie alebo člen tímu. Ďakujem veľmi pekne za to, že ste QC odviezli domov.
- Poskytol mi dobrý prehľad o SOP. Je ľahko zrozumiteľný a má aj užitočný príklad, takmer šablónu, na písanie nových SOP od začiatku.
- Toto sú veľmi dobre premyslené a podrobné informácie. Prišiel som sem prvýkrát a považujem to za veľmi užitočné. Len tak ďalej!
- Skvelý článok! Páčili sa mi podrobnosti a užitočné referencie. Ďakujem, bolo to veľmi užitočné!
- Vytváram náš prvý postupový manuál pre naše malé vinárstvo. Váš formát je ľahko pochopiteľný a jasný. Ďakujem!
- To mi tak veľmi pomohlo pri metóde uskutočnenia postupu. Ďakujem mnohokrát.
- Je to vynikajúca informácia, ktorú môžem ako konzultant implementovať. Ďakujem za príspevok.
- Pred čítaním tohto článku som takmer nemal predstavu o SOP. To však viedlo k môjmu záujmu dozvedieť sa viac o SOP.
- Veľmi užitočné usmernenie a ľahké na sledovanie. Vytváram SOP pre spoločnosť, pre ktorú pracujem, a začínam od nuly, takže to bolo ako výhra v lotérii školiaceho materiálu.