Ako napísať zásady a postupy pre svoje podnikanie?

Ak chcete napísať zásady a postupy pre vaše podnikanie, začnite vytvorením zoznamu všetkých politík a postupov, ktoré si podľa vás zaslúžia formálne osnovy a smerovanie.

Písomné zásady a postupy integrujú smernice, pravidlá, zameranie a zásady organizácie. Zásady a postupy sú všeobecne začlenené do príručky, ktorá je k dispozícii zamestnancom. To, ako píšete pravidlá a postupy pre vaše podnikanie, závisí od cieľov spoločnosti.

1. časť z 5: načrtnutie cieľov vášho podnikania

1
Vytvorte si zoznam cieľov. Ako manažér alebo vlastník firmy poznáte najlepšie ciele svojej spoločnosti. Zvážte napríklad ciele predaja, ciele pre zamestnancov a vedenie a to, kde by ste chceli vidieť svoje podnikanie o pár rokov neskôr.
- Snažte sa, aby vaše ciele boli nielen čo najkonkrétnejšie, ale aj dosiahnuteľné a hodné ďalšej práce. Napríklad stanovte finančné ciele, ktoré sú pre vašu firmu pravdepodobné, a stanovte ciele v oblasti výkonu zamestnancov, ktoré je možné dosiahnuť dodržiavaním zásad a postupov, ktoré nastavíte.
- Len čo si stanovíte ciele, uistite sa, že ste pripravení sa ich zaviazať ako vlastník firmy alebo manažér. Stanovenie cieľov je dôležitým prvým krokom pri tvorbe politík a postupov. Rovnako dôležité je samozrejme aj sledovanie.
2
Napíšte si zoznam úloh a postupov. Zamyslite sa nad každodennými udalosťami a povinnosťami vo svojom podnikaní. Zapíšte si každú úlohu, ktorú je potrebné vykonať každý deň, aby veci bežali hladko.
- Zvážte nasledujúce: aké úlohy si budú vyžadovať formálne náčrty alebo pokyny? Ktoré postupy sa budú musieť robiť dôsledne rovnako? Namiesto toho, aby ste sa sústredili na podradné úlohy, ktoré nebudú vyžadovať veľa inštrukcií, zamerajte sa na položky v širšom obraze.
3
Vytvorte si zoznam možných problémov a ich potenciálnych riešení. V podnikaní existujú zásady, ktoré zabezpečia plynulý chod vecí a zamestnancov a manažérov budú držať určitých štandardov výkonu. Zamyslite sa nad problémami, ktoré by mohli vzniknúť, ak nebudú zavedené žiadne politiky. Pomôže vám to pri vytváraní samotných zásad.
- Pri premýšľaní o potenciálnych problémoch vymyslite stručné nápady, ako ich môžete vyriešiť alebo opraviť. Zamyslite sa nad problémami, ktoré sa týkajú každodenných činností vášho podnikania, ako sú financie, interakcie medzi zamestnancami a zákazníkmi a správanie a správanie zamestnancov.

Postupy pre podnikanie s čerpacími stanicami — Ako môžem napísať pravidlá a postupy pre podnikanie s čerpacími stanicami?

Časť 2 z 5: písanie zásad vášho podnikania

1
Vytvorte zoznam kategórií politík. Keď zvážite rôzne možné problémy, ktoré majú vaše pravidlá riešiť, vymyslite pre ne kategórie. Môžete napríklad použiť kategórie ako bezpečnosť, plánovanie, správanie, platenie, výhody, dovolenka alebo dovolenka a diskriminácia.
- Keď nastane čas na zostavenie príručky, rozdelenie politík do kategórií vám pomôže usporiadať príručku a uchovať tieto časti pohromade. Pomôže vám tiež rozhodnúť sa, čo je najdôležitejšie, a dokáže tieto veci riešiť podrobnejšie.
2
Pomocou formátu osnovy môžete podrobne popísať rôzne politiky v rámci každej kategórie. Obrysy vám umožňujú preskúmať hlbšie aspekty každej politiky alebo kategórie a priebežne dopĺňať podmienky a špecifiká. Každú sekciu alebo kategóriu môžete objednať pomocou čísel.
- Začnite krátkym stručným obrysom. Neskôr, keď už ste raz prešli a zapísali si všetky svoje pôvodné nápady, môžete sa vrátiť späť a podľa toho jednotlivé časti predĺžiť.
3
Prijať primerané dôsledky za porušenie pravidiel. Zásady umožňujú vašej firme fungovať správne, pričom zamestnancov a manažment držia určitých štandardov. Budú tiež slúžiť ako písomný dokument, ktorý načrtáva, ako sa majú veci riešiť v prípade narušenia alebo porušenia politiky. To je obzvlášť dôležité, keď a či je potrebné po narušení prijať nejaké opatrenia.
- Pravidlá, ktoré sú vypracované vo formálnom dokumente, môžu načrtnúť všetky zákonné práva a povinnosti vašich zamestnancov a spoločnosti. V USA to zahŕňa informácie týkajúce sa zákona o Európanoch so zdravotným postihnutím, daní a zákonov, ktoré zakazujú diskrimináciu a obťažovanie na pracovisku. Pri vytváraní zásad nezabudnite zahrnúť informácie o príslušných federálnych a štátnych zákonoch.
4
Majte jasné pravidlá týkajúce sa ukončenia. Ak by ste niekedy museli prepustiť zamestnanca za porušenie pravidiel, samotné písomné zásady budú slúžiť ako dôkaz, ak tento zamestnanec argumentuje, že boli ukončené nespravodlivo. Uistite sa, že máte vo svojich pravidlách časť o tom, čo bude predstavovať ukončenie.
- Mali by ste tiež mať pravidlá týkajúce sa prijímania zamestnancov. Môžete napríklad vyžadovať previerky osôb pred zamestnaním alebo skúšobnú dobu po prijatí do zamestnania, kým sa zamestnanie nestane trvalým. Uistite sa, že ste tieto pojmy jasne vymedzili a stanovili.
5
Používajte jasný a aktívny jazyk. Uistite sa, že ste všetky pravidlá napísali zreteľne a takým spôsobom, ktorý nemôže byť nesprávne pochopený alebo nesprávne interpretovaný. Ak existujú ďalšie interpretácie tejto politiky, zvážte ich prepísanie.
- Napríklad namiesto toho, aby ste povedali niečo ako „Niektoré okolnosti môžu pripočítať dni práceneschopnosti navyše “, môžete povedať niečo ako „Dni práceneschopnosti navyše možno schváliť iba s výslovným súhlasom služobného manažéra.“

Ako píšete zásady a postupy pre svoje podnikanie, závisí od cieľov spoločnosti.

Časť 3 z 5: Písanie

1
Určte, ktoré úlohy si vyžadujú podrobné a načrtnuté postupy. Nie každá priemerná úloha alebo incident bude vyžadovať podrobné pokyny na zaobchádzanie alebo vykonanie. Stanovte priority úloh alebo postupov, ktoré je potrebné robiť dôsledne, ako sú napríklad mzdy alebo plánovanie.
- Pri rozhodovaní, ktoré postupy podrobne načrtnúť, vezmite do úvahy nasledujúce: je postup dlhý alebo zložitý? Boli by dôsledky nesprávneho postupu vážne? Boli v ňom implementované posledné dôležité zmeny? Vyžaduje si postup nejaké rozsiahle alebo dôležité papierovanie? Sú z toho zamestnanci často zmätení?
2
Zhromaždite potrebné informácie o každom postupe. Predtým, ako budete môcť podrobne opísať postup, musíte poznať všetky jeho kroky a aspekty. Zvážte otázky zamestnancov, ktoré už boli spomenuté v minulosti, a problémy, s ktorými ste sa už mohli stretnúť.
- Aj keď budete mať všetky informácie, budete sa chcieť držať samotného textu pri samotnom písaní postupu. Zamyslite sa nad tým, čo bude čitateľ alebo zamestnanec potrebovať, aby porozumel a vykonal postup.
3
Na napísanie jasných postupov použite všetky informácie. Pri samotnom písaní postupov používajte aktívny hlas. Snažte sa zabrániť tomu, aby ste boli príliš rozvláční. Uistite sa, že nepoužívate jazyk, ktorý nie je ľahko zrozumiteľný, vrátane žargónu, ktorému zamestnanec ešte nemusí rozumieť.
- Namiesto toho, aby ste napríklad hovorili „výplatné pásky je potrebné potom uložiť v účtovníctve“, môžete povedať niečo ako „Súbor výplatných pásk s účtovníctvom“.

Časť 4 z 5: pochopenie zákonov

1
Zahrňte časť o antidiskriminačných politikách. Všetci majitelia firiem v USA musia dodržiavať určité antidiskriminačné politiky stanovené vládou. Nezabudnite zahrnúť informácie o týchto zásadách spolu s tým, ako očakávate, že ich budú dodržiavať aj zamestnanci.
- Do politík by mali byť zahrnuté informácie o zamestnanosti o rovnakých príležitostiach, ako aj zákon o Európanoch so zdravotným postihnutím a politiky proti obťažovaniu. Môžete nájsť informácie na toto cez USA Small Business Administration.
2
Uistite sa, že vaše pravidlá sú zákonné. Prostredníctvom US Small Business Administration a Bureau of Economic and Business Affairs sa uistite, že všetky vami stanovené politiky sú zákonné a spravodlivé. Americké ministerstvo zahraničia ponúka vynikajúce online zdroje pre všetkých podnikateľov, aby našli potrebné informácie.
- Predtým, ako ich poveríte svojim zamestnancom, môžete zvážiť prezeranie svojich zásad obchodným zástupcom. Ako vlastníkovi firmy je dobrým nástrojom právnik, s ktorým sa môžete pravidelne radiť.
3
Nechajte zamestnancov podpísať všetky nové koncepty vašich politík a postupov. Od nových zamestnancov by sa malo vyžadovať, aby súhlasili s dokumentmi o politikách a postupoch a podpísali ich, a tiež by im mala byť poskytnutá kópia. Všetky vykonané zmeny by navyše mali byť podpísané všetkými zamestnancami. To zaistí, že sa budú riadiť týmito zásadami, ak v budúcnosti podnikne ktorákoľvek zo strán akékoľvek právne kroky.
- Maloletí nemôžu zákonne súhlasiť so zmluvami. Uistite sa, že ak prijímate do zamestnania kohokoľvek do 18 rokov, má písomný súhlas opatrovníka s uzavretím zmluvy, pretože jeho rodič alebo opatrovník môžu zmluvu legálne zrušiť.

Že ste všetky zásady napísali zrozumiteľne — Uistite sa, že ste všetky zásady napísali zrozumiteľne a takým spôsobom, aby nemohlo dôjsť k nedorozumeniu alebo nesprávnemu výkladu.

Časť 5 z 5: zostavenie manuálu

1
Usporiadajte informácie do logického poradia. Začnite s komplexnejšími problémami a potom sa zúžte na tie menšie. Napríklad skôr ako s kategóriou kompenzácií môžete začať príručku s kategóriou procesov prijímania alebo oprávnenosti.
- Zvážte otvorenie manuálu s popisom cieľov vašej spoločnosti, ako ste ich pôvodne načrtli. Napíšte súdržný a jasný odsek alebo dva, ktoré stručne poskytnú prehľad manuálu, čo môžu vaši zamestnanci od spoločnosti očakávať a čo od nich spoločnosť očakáva.
- Pomocou štýlu obrysu vytvorte v rámci príručky podkategórie. Po dokončení použite obsah, ktorý vám umožní rýchlu orientáciu.
2
Použite obrázky, grafy alebo diagramy. Niektorí ľudia sú vizuálnejší ako ostatní, takže použitie diagramov, grafov alebo obrázkov v príručke môže pomôcť rôznym typom zamestnancov pochopiť ich pojmy. Tieto typy obrázkov môžu rovnako zjednodušiť rôzne postupy a politiky.
- Môžete napríklad vytvoriť tabuľku alebo tabuľku, ktorá obsahuje zoznam rôznych názvov pozícií a ich povinností ako rýchly referenčný bod. Môžete tiež použiť tabuľku, ktorá obsahuje otázky a odpovede, ktoré môžu zamestnanci použiť a v prípade potreby na ne odkazovať.
3
Sprístupniť príručku všetkým zamestnancom. V ideálnom prípade dostanú noví zamestnanci kópiu manuálu po prijatí do zamestnania a súčasní zamestnanci dostanú nové kópie po vykonaní akýchkoľvek revízií. Môžete pouvažovať nad tým, aby zamestnanci podpísali zmluvu s tým, že rozumejú veciam uvedeným v príručke a že s nimi súhlasia.
- Kópie manuálu majte po ruke v mieste svojho podnikania a tiež digitálne kópie, aby ste k nim mohli podľa potreby pristupovať a revidovať ich. Cieľom je zabezpečiť, aby boli tieto politiky a postupy správne pochopené a vykonávané. Ak by sa vyskytli problémy, môže tu byť príručka, ktorá bude viesť postup.

Tipy

Každý koncept vždy označte dátumom. To ušetrí čas pri revíziách alebo aktualizáciách a umožní zamestnancom jednoduchšie vidieť, čo sa v novej verzii zmenilo.

Varovania

Pred uvedením priameho kontaktného čísla oddelenia alebo osoby sa opýtajte.

Prečítajte si tiež: Ako napísať vyhlásenie o pozícií?

Ako napísať zásady a postupy pre svoje podnikanie?

Kroky