Ako napísať správu o stave?
Ak chcete napísať správu o stave, napíšte jasný nadpis, ktorý obsahuje názov projektu a dátumy, ktorých sa správa týka. Otvorte správu pomocou súhrnu, aby ste na prvý pohľad poskytli najdôležitejšie informácie. Potom rozdeľte zvyšok správy na časti, aby bolo uľahčené čítanie. Nezabudnite zahrnúť rozpočet, informácie o plánovaní, zoznam hlavných úspechov a potenciálne opravy problémov. Na záver zvážte použitie vizuálneho prvku na rýchly prístup k informáciám, napríklad zelené svetlo vedľa včasného harmonogramu. Ďalšie tipy na vytváranie zhrnutí nájdete ďalej!
Ak chcete napísať správu o stave, napíšte jasný nadpis, ktorý obsahuje názov projektu a dátumy, ktorých sa správa týka.
Správa o stave sa môže javiť ako fuška, ale môže to byť skvelá príležitosť na komunikáciu s vedením. Na začiatku správy vložte najdôležitejšie informácie do súhrnu. Uveďte konkrétne podrobnosti o rozpočte a časovej osi projektu, potom opíšte úspechy a výzvy. Píšte jasne a stručne. Váš manažér ocení organizovanú správu, ktorá je krátka, ale informatívna.
Metóda 1 z 3: vrátane potrebných informácií
- 1Zhromaždite informácie o rozpočte a plánovaní. U väčšiny projektov je rozpočet a harmonogram najdôležitejšou súčasťou správy o stave. Váš nadriadený chce vedieť, že projekt bude dokončený načas a v ideálnom prípade pod rozpočet.
- Celkové informácie o projekte budú pravdepodobne široké. Zistite, aké menšie veci sa musia urobiť, aby sa dosiahol konečný cieľ. Ak je vašim cieľom napríklad vyrobiť 1000 tričiek a váš rozpočet je 370€, musíte vedieť, aké materiály sú potrebné na výrobu tričiek a či sú už po ruke, alebo sa musia objednať.
- 2Rozložte veľké ciele na menšie. Ak existujú celkové ciele projektu, ich rozdelenie na menšie ciele vám umožní lepšie vyhodnotiť pokrok pri dosahovaní týchto cieľov. Začnite s konkrétnymi termínmi, ktoré už boli stanovené, a potom sa pokúste vybudovať včas, aby ste dokázali zvládnuť výzvy.
- Napríklad, ak je vaším cieľom vyrobiť 1000 tričiek za 4 mesiace, môžete tento cieľ rozdeliť na menšie ciele po 250 tričiek každý mesiac. Ak tím vyrobil 300 tričiek za prvý mesiac, mohli by ste nahlásiť, že ste predstihli plán.
- 3Vymenujte hlavné úspechy. Účelom správy o stave je nechať váš nadriadený vedieť rýchlo, čo funguje a čo nie. Dajte úspechy na vrchol so zameraním na míľniky. Uveďte čo najviac konkrétnych podrobností.
- Ak pracujete na tíme, porozprávajte sa s ostatnými členmi tímu o tom, čo sa darí projektu. Do správy zahrňte čo najviac mien.
- Na rozdiel od všeobecných údajov použite konkrétne čísla, kde môžete.
Ako môžem napísať správu o stave stavebného projektu? - 4Brainstorm opravuje problémy. Ak poznáte problémy s projektom, nepokúšajte sa ich skryť. Namiesto toho buďte so svojím manažérom informovaní o problémoch a navrhnite riešenia. Skúste prísť s niekoľkými možnosťami, aby si mohli vybrať tú, ktorá sa im najviac páči.
- Ak je váš projekt napríklad v predstihu, ale zaostáva za rozpočtom, môžete navrhnúť zrýchlenie výroby, pridanie ďalšieho zamestnanca do projektu alebo zvýšenie rozpočtu.
- 5Identifikujte kľúčové míľniky a projekcie. Počas trvania projektu predstavujú menšie ciele medzníky, ktoré je potrebné dosiahnuť do určitého bodu, aby bol projekt stále na dobrej ceste. Na základe súčasného stavu projektu predpovedajte, kedy bude dosiahnutý ďalší míľnik.
- Predpokladajme napríklad, že ste vyrobili 250 košieľ za 28 dní. Môžete predpovedať, že nasledujúcich 250 tričiek bude dokončených do 28 dní od dátumu správy o stave.
- 6Pridajte poznámky, ktoré sú pre projekt dôležité. Zahrňte do svojej správy o stave ľudský prvok s informáciami o členoch tímu, ktorých práca bola vynikajúca, alebo vykonaných zmenách, ktoré ovplyvnili výkon.
- Môžete napríklad napísať „Projekt predbieha plán, z veľkej časti vďaka svedomitému úsiliu Sally Sunshine. Sally odpracovala minulý týždeň 3 dni.“
Metóda 2 z 3: Formátovanie prehľadu
- 1Opýtajte sa, či by ste mali použiť šablónu. Mnoho spoločností má štandardnú šablónu, ktorú používajú pre všetky správy o stave. Ak vaša spoločnosť taký má, jeho použitie vám môže pomôcť pri organizácii prehľadu a zaistení zahrnutia všetkých potrebných informácií.
- Ak neexistuje konkrétna šablóna, môžete ju použiť v aplikácii na spracovanie textu. Vzorové šablóny môžete nájsť aj online vyhľadaním výrazu „šablóna správy o stave“. Uistite sa, že každá stiahnutá šablóna bude pre váš projekt skutočne fungovať. Možno budete chcieť nechať nadriadeného najskôr sa na to pozrieť.
- 2Začnite jasným nadpisom. Názov alebo nadpis vašej správy by mal obsahovať názov projektu alebo práce, o ktorej podávate správu, a dátumy, na ktoré sa správa vzťahuje. Ak budete zodpovední za niekoľko správ, všetky by mali mať názov v rovnakom formáte.
- Nadpis môže byť napríklad „Stav zásielky Parkera z augusta 2018“. Správa za nasledujúci mesiac bude „Stav zásielky Parker v septembri 2018 “.
- Predtým, ako vymyslíte vlastný názov alebo nadpis, skontrolujte, či má vaša spoločnosť konkrétny formát názvov správ o stave.
Pri väčšine projektov je rozpočet a harmonogram najdôležitejšou súčasťou správy o stave. - 3Na prvej stránke napíšte zhrnutie. Manažéri sú zaneprázdnení a váš manažér nemusí mať čas prečítať si celú vašu správu. Zhrnutie najdôležitejšie údaje až pred tak váš manažér pozná stav vášho projektu na prvý pohľad.
- Napríklad zhrnutie pre stav „Parker Shipment Status z augusta 2018“ môže byť: „Parkerova zásielka je v predstihu. Použili sme však 50% nášho rozpočtu a iba 30% z celkovej vyrobenej zásielky. Urýchlenie výroby môže pomôcť znížiť náklady. “
- 4Usporiadajte svoj prehľad do sekcií. Skenovanie dlhých blokov textu môže trvať príliš dlho a ich čítanie je ťažkopádne. Ak je to možné, použite krátke odseky a zoznamy odrážok, aby váš prehľad ľahšie prehľadal váš manažér.
- Môžete mať napríklad jednu sekciu zameranú na dosiahnuté výsledky, ďalšiu na výzvy a tretiu časť venovanú riešeniam.
Metóda 3 z 3: Urobte svoju správu vizuálne príťažlivou
- 1Začnite svoju správu včas, aby ste si mali viac času. Zistite, kedy sú splatné správy o stave, a vyhraďte si každý deň nejaký čas, aby ste na svojej správe pracovali. Takto sa nebudete ponáhľať, aby ste to skúsili urobiť na poslednú chvíľu.
- Ak pracujete na prebiehajúcom projekte, môžete pre svoje správy o stave vytvoriť „šablónu“, ktorú použijete zakaždým. Pre vášho manažéra to bude oveľa jednoduchšie, pretože bude presne vedieť, kde v každej správe nájde potrebné informácie.
- Ak potrebujete aktualizovať údaje uvedené v správe pred jej odoslaním, nechajte si to pripomenutím.
- 2Prispôsobte svoj prehľad štýlu svojho manažéra. Usporiadajte správu tak, aby veci, ktoré viete, sú pre vášho manažéra dôležité, boli v popredí. Ak si nie ste istí štýlom a preferenciami svojho manažéra, požiadajte o zobrazenie príkladov predchádzajúcich správ o stave, ktoré sa im páčili.
- Napríklad, ak viete, že váš manažér rád číta chronologický príbeh, môžete začať časťou s názvom „Pokrok tohto týždňa“ a ďalšou s názvom „Čo bude ďalej“.
- 3Optimalizujte svoj prehľad na základe spôsobu doručenia. Ak odosielate digitálny súbor svojej správy, môžete prípadne zahrnúť odkazy na webové stránky alebo dokonca súbory GIF a videá. Ak však odosielate tlačenú kópiu, tieto prvky nebudú užitočné.
- Môžete tiež zvážiť, ako sa bude čítať správa o vašom stave. Napríklad ak posielate digitálny súbor pomocou e-mailu, možno budete chcieť zaistiť, aby bolo možné zobraziť všetky vizuálne prvky na mobilnom zariadení.
Účelom správy o stave je informovať svojho manažéra rýchlo o tom, čo funguje a čo nie. - 4Vykonajte kontrolu a upravte svoj prehľad. Nespoliehajte sa iba na kontrolu pravopisu a gramatiky v aplikácii na spracovanie textu. Udržujte svoje vety krátke a odstráňte nepotrebné slová a opakovania.
- Váš text by mal byť stručný a priamy. Nepoužívajte veľa žargónu, kvôli ktorému by sa mohlo zdať, že sa pokúšate niečo skryť alebo neviete, o čom hovoríte.
- Prečítajte si svoju správu nahlas. Ak narazíte na vetu, je to stopa, že vaše písanie nie je také jasné, ako by mohlo byť.
- 5Podľa potreby vytvorte vizuálne prvky. Niektorí manažéri uprednostňujú vizuálne vodítka toho, ako sa projektu darí, aby mohli rýchlejšie posúdiť stav projektu. Vizuálne prvky zahrňte, iba ak vás o to konkrétne požiadali, alebo ak si myslíte, že by do správy niečo pridali.
- Napríklad môžete umiestniť zelený semafor vedľa rozpočtu, čo znamená, že náklady boli spravované dobre. Ak ste trochu pozadu oproti plánu, rozsvietili by ste žlté svetlo vedľa sekcie plánovania.
- Po odoslaní správy o stave na ňu postupujte. Ak sa vám neozve váš manažér alebo ďalší členovia tímu, vyhľadajte spätnú väzbu. Rozprávajte sa s ľuďmi radšej osobne, nie ako rozosielať hromadné e-maily.
Vzorové správy o stave
Prečítajte si tiež: Ako napísať strategický komunikačný plán?
Otázky a odpovede
- Čo je mesačná správa o stave?Mesačná správa o stave je dokument, ktorý sa používa na aktualizáciu informácií o pokroku predchádzajúceho mesiaca v súvislosti s konkrétnym cieľom alebo projektom. Mala by zahŕňať všetky práce, ktoré boli dokončené, ako aj všetky práce, ktoré čelili problémom alebo boli oneskorené. Môže tiež obsahovať potenciálne riešenia problémov, aby zainteresované strany, manažéri alebo ktokoľvek, komu je správa určená, mohli v budúcnosti diskutovať o najlepšom možnom riešení. Mesačné správy o stave môžu navyše obsahovať projekcie a úlohy, na ktoré sa zameriame v nasledujúcom mesiaci.
- Ako napíšem súhrnný výkaz?Začnite úvodom, potom prvým odsekom textu, všetkými ostatnými, ktoré potrebujete, a potom urobte záverečný odsek. Postupujte podľa pokynov v tomto článku.
- Čo by mala obsahovať správa o stave?Správa o stave by mala byť vždy čo najpriamejšia a najpodstatnejšia. To znamená, že by mal obsahovať iba relevantné a potrebné informácie. Vytvorte zoznam všetkých veľkých položiek, ktoré správa obsahuje, a rozdeľte ich na menšie položky, ktoré ich dokončia. Potom uveďte zoznam všetkých hlavných úspechov, po ktorých nasledujú všetky zlyhania alebo problémy, ktoré sa vyskytli pri ktoromkoľvek z projektov alebo úloh. Po problémoch pridajte niekoľko potenciálnych opráv alebo riešení, s ktorými ste prišli, aby ste mohli diskutovať o najlepších možnostiach vpred. Zabaľte to do budúcnosti a sledujte budúce ciele a projekty, na ktorých dosiahnutí sa snažíte.
- Ako napíšem posudok o práci?Na Googli môžete vyhľadať šablónu hlásenia o zamestnaní. Bude to závisieť od toho, o aký typ práce sa hlásite.
- Ako napíšem e-mail s technickým stavom?Za predpokladu, že pošta o technickom stave je e -mail s aktuálnym stavom technického projektu, mala by odpovedať na nasledujúce otázky: Je to podľa plánu? V akej fáze sa nachádza? Kedy bude prebiehať súčasná fáza? Aký je predpokladaný dátum dokončenia v porovnaní s aktuálnym plánom? Disponuje zdrojmi (zvyčajne ľuďmi a hardvérom), ktoré je potrebné dokončiť včas, alebo sa vyhnúť ďalšiemu zaostávaniu? Ak nie, aké zdroje sú potrebné? Bez nich bude mať vplyv na dátum dokončenia?
- Ako môžem napísať správu o stave stavebného projektu?Je to ako správa o pokroku toho, čo ste doteraz v projekte dosiahli, a nevyriešené problémy, ktoré predvídate v budúcnosti. Po napísaní týchto vecí uveďte, či ste pred alebo za oneskorením a kedy odhadujete, že bude projekt hotový.
- Aký je hlavný účel správy o stave?Správa o stave by mala robiť presne to, čo naznačuje jej názov: informovať ľudí o stave projektu alebo úlohy, aby mohli jasne a ľahko posúdiť jej stav. Z tohto dôvodu by správa o dobrom stave mala obsahovať iba užitočné a relevantné informácie, ako sú napríklad splnené úlohy, ako aj všetky problémy a problémy. Malo by tiež obsahovať niekoľko potenciálnych riešení problémov, aby mohla viesť diskusia o najlepšom spôsobe ich riešenia. Správa o stave by mala v zásade informovať ľudí o prebiehajúcej práci a tiež načrtnúť stratégie pre nadchádzajúce projekty.
Nezodpovedané otázky
- Ktoré slová môžem použiť pri schválení ako stránku?
Komentáre (1)
- Stále hľadám lepší list.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
