Ako napísať účtovnú knihu?
Ak chcete napísať účtovnú knihu, vytvorte 6 stĺpcov a označte ich „dátumom“, „popisom“, „číslom denníka“, „debetom“, „kreditom“ a „zostatkom“. Potom vyplňte prvé 2 stĺpce dátumom a popisom transakcie. Ďalej napíšte číslo denníka, v ktorom sa účet nachádza, do stĺpca číslo denníka. Ak ste dostali peniaze, zapíšte si koľko do stĺpca debetu a ak ste peniaze minuli, napíšte koľko do stĺpca kredit. Nakoniec do stĺpca zostatok zadajte rozdiel medzi sumou debetu a kreditu. Ďalšie tipy na formátovanie účtovnej knihy čítajte ďalej!
Ak chcete napísať účtovnú knihu, vytvorte 6 stĺpcov a označte ich „dátumom“, „popisom“, „číslom denníka“, „debetom“, „kreditom“ a „zostatkom“.
Vedenie knihy je jednou zo zásad základného účtovníctva. Účtovné knihy umožňujú spoločnosti rýchlo zobraziť všetky transakcie na účte naraz. Našťastie je vedenie účtovnej knihy pomerne jednoduché a vyžaduje si zaznamenanie každej finančnej transakcie z vašej firmy do denníka a hlavnej knihy.
Časť 1 z 2: zaznamenávanie výdavkov do časopisov
- 1Vedzte, že denník je zoznam všetkých transakcií, ktoré vaša spoločnosť urobí. Účtovný denník zaznamenáva podrobnosti, dátum a množstvo všetkých peňazí, ktoré prúdia do a z vášho podnikania. Je nešpecifický, čo znamená, že si všetko zaznamenáte do denníka bez ohľadu na to, kam peniaze idú. Transakcie musíte najskôr zaúčtovať do denníka a až potom ich zaúčtovať do hlavnej knihy.
- Existuje mnoho počítačových programov, ako napríklad Quicken, QuickBooks a ďalšie, ktoré vám pomôžu presne a efektívne písať denníky a knihy.
- 2Uložte si kópie všetkých svojich obchodných potvrdení, faktúr a dlhov. Na vytvorenie presného účtovného denníka a účtovnej knihy musíte mať presnú dokumentáciu, takže si uložte všetko, čo máte k financiám, na neskoršie použitie.
- Čím skôr si transakciu zapísate do svojho denníka, tým je menšia pravdepodobnosť, že prepadne cez trhliny a bude na vás zabudnuté.
- 3Založte si stránku denníka. Pomocou tabuľky alebo počítačového účtovného programu začnite novú stránku denníka rozdelením stránky do piatich stĺpcov:
- Dátum
- Účet
- Popis
- Referenčné číslo
- Dlh
- Kredit
- 4Zaznamenajte transakcie dátum ich uskutočnenia. Pod nadpisom „dátum“ označte, kedy bola transakcia uskutočnená. Mali by ste mať denník pre všetky typy interakcií, ktoré vaša firma robí. Ak 20. apríla 2015 dostanete na svoju firmu šek v hodnote 370€, začnite zápis do denníka 20./15.
- Na presné vedenie účtovníctva potrebujete presné dátumy. Nájdite si aspoň raz týždenne čas na zaznamenanie všetkých svojich záznamov v denníku, aby ste o nič neprišli.
- 5Kategorizujte „účet“ transakcie. Tu je obzvlášť užitočná slovná zásoba účtovníctva. Účty sú spôsoby, ako premýšľať o tom, ako sa vaše peniaze míňajú alebo zarábajú. Šek v hodnote 370€ napríklad zvyšuje hotovosť vašej firmy, takže bude označená ako hotovosť 20/15. Medzi niektoré z najbežnejších účtov patria:
- Hotovosť: Peniaze, ktoré má vaša firma po ruke. Nie je to nevyhnutne ťažká hotovosť. Ak by niekto napísal vašej firme napríklad šek v hodnote 370€, išlo by o zvýšenie hotovosti.
- Splatné účty: Toto sú obchodné výdavky, ktoré dlhujete. Ak je napríklad šek 370€, ktorý ste dostali, pôžička, v denníku splatných účtov musíte zaznamenať 370€.
- Pohľadávky: Ide o peniaze, ktoré vaša firma dlhuje.
- Všeobecný denník: Tento denník je nevyhnutný na zachytenie všetkých podivných alebo jednorazových transakcií, ako sú nedobytné pohľadávky, inflácia, predaj zariadenia atď.
- Predaj: výnosy z predaja produktu vašej firmy.
- Zariadenie, mzdy, pozemok Tieto tri účty, zvyčajne oddelené, uvádzajú podrobnosti o nákladoch potrebných na udržanie vašej firmy v prevádzke.
Ako môžem previesť jeden záznam v účtovnej knihe do druhého? - 6Priraďte každému účtu číslo, aby ste ho mohli ľahko nájsť. Toto sa zvyčajne označuje ako „účtovná osnova“. Podobné účty sú zvyčajne uvedené blízko seba, takže môžete označiť Mzdové náklady 501, Nákladové náklady 521 a Náklady na reklamu 531. To vám pomôže neskôr ľahko objednať a odkazovať na svoje rôzne účty. Ak sa napríklad rozhodnete označiť „Hotovosť“ číslom 101, potom môžete svoj šek označiť ako 20/15, hotovosť, #501.
- Medzera medzi číslami (501 a 521) slúži na to, aby ste medzi ne mohli pridávať nové položky. Ak napríklad používate fyzické knihy alebo si chcete založiť nový denník každý rok, môžete označiť „Mzdové náklady“ ako všetky čísla účtov 501-520, jedno pre každých ďalších 20 rokov.
- 7Zaznamenajte si podrobnosti o svojej transakcii. Po zapísaní dátumu, účtu a referenčného čísla stručne popíšte transakciu. Musí to byť len dostatok informácií, ktoré vám presne pripomenú, odkiaľ peniaze pochádzajú alebo prečo boli vynaložené. V prípade šeku by ste napísali 20/15, hotovosť, #501, šek od priateľa. Medzi ďalšie príklady popisov patrí:
- „Pôžička od Liberty Bank.“
- "Peniaze z daňového priznania."
- „Predaj starej rúry.“
- „Opravy strechy továrne.“
- 8Všimnite si, či bola transakcia debetná alebo kreditná. Debety sú aktíva alebo veci, ktoré zvyšujú hodnotu vášho podnikania. Ak napríklad zarobíte 370€, uvediete ho ako debetný. Kredity sú výdavky alebo záväzky vašej firmy, napríklad pôžičky alebo splatné účty. Jednoducho uveďte množstvo peňazí vynaložených alebo prijatých na každom účte. Na šek vypíšete 20/15, hotovosť, #101, šek od priateľa, debet 370€.
- Dlžnosti a kredity sa rušia. Ak napríklad týchto 370€ miniete na novú rúru do pekárne, všimnete si dlh 370€ (zariadenie) a kredit 370€ (hotovosť). Kým na hodnote zariadenia získate 370€, v hotovosti prídete o 370€.
- Bežný debet zahŕňa hotovosť, pohľadávky, vybavenie, pozemky, mzdy a osobné prostriedky.
- Bežné kredity zahŕňajú: vynaloženú hotovosť, splatné účty, účty, hypotéku a platby pôžičky.
- Pamätajte si - debety sú aktíva a kredity sú záväzky.
- 9Na transakcie, ktoré sa vzťahujú na viacero účtov, používajte samostatné riadky. Napríklad šek v hodnote 370€, ktorý ste dostali za svoje podnikanie, môže byť pôžička, čo znamená, že ho budete musieť zapísať ako „hotovosť“ aj „splatné účty. Na zaznamenanie účtov a ich účtov použite oddelené riadky pod rovnakým dátumom a popisom. čiastky.
- 20/15, hotovosť, #101, šek od priateľa, debet 370€
- Splatné účty, #201, pôžička od priateľa, kredit 370€
- 20/15, hotovosť, #101, šek od priateľa, debet 370€
- 10Zaznamenajte každú jednu transakciu, ako sa stane. Zakaždým, keď niektorý z vašich účtov vykoná zmenu, zaznamenajte si to do všeobecného denníka. Považujte tento dokument za „príbeh“ vašich financií - hovorí o podrobnostiach každej ekonomickej interakcie, ktorú vaše podnikanie urobilo v poriadku.
- Na konci dňa alebo týždňa si vezmite všetky svoje potvrdenia a faktúry a skontrolujte ich vo svojom denníku, aby ste sa presvedčili, že ste o nič neprišli.
- 11Označte svoj denník. Rovnako ako ste označili každý účet, mali by ste si vytvoriť štítok pre svoj denník. Príkladom môže byť dátum, napríklad „Všeobecný denník 4/15 → 5/15“, alebo jednoducho použiť čísla na chronologické umiestnenie časopisov, napríklad „Denník 1“.
- 12Prenášajte svoje denníky pravidelne do účtovných kníh. Účtovná kniha zaznamenáva každú transakciu podľa účtu - takže máte účtovnú knihu pre hotovosť, pohľadávky atď. Musíte si viesť denník aj účtovnú knihu, aby vedúci pracovníci, účtovníci a zamestnanci mohli rýchlo vyhľadať finančné zdravie vašej firmy podľa dátumu. a podľa typu.
- Ak je to možné, urobte si záznam vo svojej účtovnej knihe ihneď po zapísaní do denníka.
Časť 2 z 2: písanie účtovných kníh
- 1Pomocou účtovných kníh môžete sledovať konkrétne transakcie, ako sú hotovosť, pohľadávky alebo tržby. Denníky sú miestom, kde píšete dátum, podrobnosti a množstvo každej jednej obchodnej transakcie na základe jej typu. Účtovné knihy však tieto informácie rozdeľujú na konkrétne účty, čo vám umožňuje vidieť všetky svoje transakcie, ako sú hotovosť, pohľadávky, predaj, na vlastných hárkoch.
Účtovná kniha zaznamenáva každú transakciu podľa účtu - takže máte účtovnú knihu pre hotovosť, pohľadávky atď. - 2Pre každý účet vytvorte stránku hlavnej knihy. Vytvorte konkrétne účtovné knihy na základe ich mena a referenčných čísel. Vaša prvá kniha môže byť „Peniaze, č. 101“. Táto kniha bude ilustrovať každú jednu hotovostnú transakciu, ktorú ste urobili. Svoje záznamy v denníku skopírujete do príslušných účtovných kníh, takže budete potrebovať účtovnú knihu pre každý účet uvedený vo vašom denníku.
- Zvážte vytvorenie stránky s obsahom „Účtovná osnova“, ktorá vám pomôže sledovať každé číslo účtu.
- Ak máte nepárne výdavky, zvážte aj „hlavnú knihu “, ktorá zhromažďuje atypické transakcie, ako sú daňové priznania, zlý predaj, osobné výdavky atď.
- 3Vpravo vľavo na stránke vytvorte stĺpce s dátumom, číslom denníka a popisom. Tieto je možné skopírovať priamo z vášho denníka o transakcii. Za šek 370€ môžete uviesť „20/15, denník 1, šek od priateľa“.
- 4Rozdeľte zvyšok knihy do troch sekcií: debetná, kreditná a zostatková. To vám umožní rýchlo zistiť, čo vlastníte (debet), čo míňate (kredit) a koľko ešte dlžíte (zostatok.) Váš konečný list by mal vyzerať takto:
Dátum | Referencia | Popis | Debet | Kredit | Zostatok |
V knihe, rovnako ako v denníku:- Debet sa týka peňazí, ktoré dostanete.
- Kredit sa týka peňazí, ktoré dlhujete alebo ktoré ste zaplatili.
- Zostatok sa týka toho, čo stále dlhujete, alebo rozdielu medzi debetom a kreditom.
- 5Umiestnite všetky súvisiace kredity a debety vedľa seba. Ak máte napríklad pôžičku od priateľa vo výške 370€, začnite tým, že si zaúčtujete sumu 370€ ako debet. Povedzme, že nasledujúci deň urobíte svoj prvý predaj za 150€ a rozhodnete sa svojmu priateľovi začať vyplácať späť. Označte nový dátum, 215, a do sekcie úveru napíšte 150€.
- 6V sekcii zostatku vypočítajte, koľko peňazí ste zarobili alebo ešte dlhujete. V poslednom prípade ste splatili 150€ z pôžičky 370€, ktorú vám dal váš priateľ. Odpočítajte platbu, ktorú ste zaplatili, od celkovej sumy, ktorú dlžíte, aby ste našli svoj zostatok. Tu stále dlžíte 220€, takže si všimnite, že ako váš zostatok je napravo od platby.
- Inými slovami, zostatok = kredit - debet.
- Nie každý výdavok bude mať zostatok. Ak napríklad dostanete grant vo výške 14900€, ktorý nemusíte splácať, stačí, ak si 14900€ všimnete v stĺpci debetu a pôjdete ďalej.
- 7Nezabudnite vykonať súvisiace položky v každom účte. Keď sa vrátite k pôžičke 370€ od priateľa, musíte tiež poznamenať, že im dlžíte peniaze v časti „Účty splatné:
/20/15 | Denník 1 | Pôžička od priateľa | Debet 0€ | Kredit 370€ | Zostatok 370€ | K tomu musí dôjsť vždy, keď dôjde k zmene účtu. Ak sa rozhodnete svojmu priateľovi napríklad zaplatiť, budete musieť urobiť nový záznam/215 | Denník 1 | Pôžička od priateľa | 150€ debetná | Kredit 370€ | 220€ Zostáva | - 8Zaznamenajte transakcie tak, ako nastanú. Kedykoľvek sa urobí zápis do denníka, tento záznam by mal byť okamžite zaúčtovaný do hlavnej knihy. V našom príklade máme záznam v denníku: Pôžička od priateľa na 370€. Tento záznam v denníku sa týka 2 účtov (hotovosť a pohľadávky), takže musíte vykonať záznamy na obidva účty hlavnej knihy.
- Prejdite na stránku Peniaze v hlavnej knihe. Do ľavého stĺpca (ktorý sa používa na zaznamenávanie debetov) napíšte dátum transakcie a potom zadajte čiastku. V tomto prípade ide o sumu 370€
- Prejdite na stránku Účtovná evidencia vašej účtovnej knihy. Do pravého stĺpca (ktorý sa používa pre kredity) napíšte dátum a za ním sumu transakcie. V tomto prípade ide o sumu 370€
- Aktualizujte tieto stránky, keď vzniknú nové záznamy v denníku.
- 9Pridajte sekciu „poznámky“, ktorá vám pomôže sledovať nové informácie. Akonáhle napríklad splatíte celú pôžičku vo výške 370€, môžete do popisu napísať „Zaplatené v plnej výške“ alebo do sekcie s malými poznámkami vedľa položky „Zostatok“.
Zisk je rozdielom medzi príjmami z predaja a COGS. Ako zadám zakúpené zariadenie do svojej účtovnej knihy? - 10Skombinujte rôzne účty do jednej knihy a vytvorte si hlavnú knihu. Úplná kniha podrobne popisuje každý jeden účet, aby si ktokoľvek mohol v ňom listovať a presne zistiť, koľko peňazí sa v každej kategórii zarába/vynakladá. Predná strana obsahuje účtovej osnovy, uvádzajúci každý účet v knihe a jeho číslo, napríklad "Hotovosť, # 101", takže ľudia môžu ľahko nájsť informácie, ktoré potrebujú.
- Pridajte účty do účtovnej knihy, aby bol ľahký prístup.
- 11Sčítajte debetky a kredity v spodnej časti stránky pre každý účet. Vďaka tomu budete vedieť celkovú sumu, ktorú vlastníte alebo dlhujete pre každý účet. Ak sú kredity vyššie ako debety, dochádza k strate peňazí na tomto účte. To sa však dá očakávať - splatné účty budú vždy zadĺžené, pretože ide o zoznam všetkých peňazí, ktoré dlhujete.
- 12Sčítajte svoje celkové debety a kredity a uistite sa, že sa zhodujú. Debet bude vždy rovnaký ako kredit. Toto je pevné pravidlo účtovníctva a dáva to zmysel: všetky vaše peniaze museli pochádzať odniekiaľ. Ak ste si niečo kúpili, zaplatili ste za to (kredit) a teraz vlastníte hodnotu (dlh). Ak existujú nejaké nezrovnalosti, skontrolujte denník oproti svojim účtovným knihám a nájdite všetko, čo ste zabudli zaznamenať.
- Pamätajte si - každá transakcia, pozitívna alebo negatívna, musí byť zaradená do denníka a účtovných kníh.
- Niektorí začínajúci účtovníci často zabúdajú na myšlienku „vlastníctva“. Ak napríklad na podnikanie vynaložíte 7460€, potom vám firma technicky „dlží“ 7460€. Ak by sa podnik niekedy predal, vrátilo by sa vám 7460€
- 13Zistite, ako zostaviť súvahu, ak sa vám nedarí zodpovedať všetky svoje dlhy a kredity. Súvahy sú snímky aktív a pasív vašej firmy. Tento užitočný formulár obsahuje zoznam všetkého, čo vaša spoločnosť vlastní a dlží v danom čase, čo vám pomôže vidieť všetky diery vo vašej knihe.
- 14Zoznámte sa s účtovným cyklom a zistite, čo bude nasledovať. Účtovanie do hlavnej knihy je krokom 2 v takzvanom účtovnom cykle. Samotná kniha by nebola veľmi nápomocná, ale používa sa ako súčasť cyklu a je to neoceniteľný nástroj. Účtovný cyklus je možné rozdeliť do niekoľkých zjednodušených krokov.
- Zhromažďujte zdrojové dokumenty, ako sú potvrdenky alebo faktúry, ktoré je potrebné zaznamenať.
- Zaznamenajte transakciu do denníka v chronologickom poradí.
- Zaúčtujte položky denníka na účty hlavnej knihy.
- Pripravte si skúšobný zostatok. Toto je zoznam všetkých účtov účtovnej knihy zoskupených dohromady a mal by byť pripravený na konci účtovného obdobia.
- Zostavte účtovnú závierku. Tieto je možné zostaviť po správnom nastavení skúšobného vyváženia.
- Uvedené príklady budú fungovať rovnako dobre, ak budú vyjadrené v iných menách.
- Účtovný softvér
- Poznámkový blok hlavnej knihy
Prečítajte si tiež: Ako zaplatiť daň ako nezávislý dodávateľ alebo nezávislý subjekt?
Otázky a odpovede
- Aký je skúšobný zostatok?Skúšobný zostatok je súhrn všetkých účtov, ktoré sa zobrazujú v hlavnej knihe. Ukazuje zostatok (debetný alebo kreditný) na každom účte v čase prípravy.
- Musí sa debet rovnať kreditu? Ako by som ako podnik vzal do úvahy zisk?Debet má vždy rovnaký kredit, inak by výpisy neboli vyrovnané. Zisk je rozdielom medzi príjmami z predaja a COGS.
- Kde môžem vidieť ukážku písomnej knihy?Nájdete to v tomto článku a tiež prostredníctvom jednoduchého online vyhľadávania obrázkov pre „účtovnú knihu“.
- Ako môžem previesť jeden záznam v účtovnej knihe do druhého?Prenos by bol rovnaký, alebo možno máte na mysli recopy. Pretože každý účet z denníka má každú príslušnú účtovnú knihu, ktorá je aktualizovaná o všetky transakcie, ktoré sa nachádzajú aj v denníkoch.
- Je potrebné, aby bola kniha napísaná ručne alebo napísaná na počítači?Môžete urobiť jedno z nich. Ak existujú rozsiahle transakcie, počítač môže byť veľkou pomocou na zistenie zostatkov na účtoch (aktíva, pasíva, kapitál, príjem a výdavky).
- Ako zadám zakúpené zariadenie do svojej účtovnej knihy?1. Vytvorte knihu vybavenia, potom skopírujte z knihy denníkov informácie, ktoré zodpovedajú informáciám potrebným pre knihu, potom vyplňte stĺpec zostatku knihy. 2. Vytvorte alebo aktualizujte svoju pokladničnú knihu, ak ste zaplatili v hotovosti nákup zariadenia, potom skopírujte z knihy denníkov informácie, ktoré zodpovedajú potrebným informáciám z hlavnej knihy (rovnaké informácie s vašou účtovnou knihou), potom vyplňte stĺpec zostatku v hlavnej knihe.
Nezodpovedané otázky
- Môžem pri použití knihy použiť jednu stránku pre každý účet?
- Čo je to akruálne účtovníctvo?
Komentáre (22)
- Pre mňa užitočné. Ďakujem, tím!
- Bolo to ľahké a veľmi nápomocné.
- Veľmi užitočné pre základy účtovných kníh a časopisov.
- Pre začiatočníka je to jednoduché, praktické a priamočiare vysvetlenie veľmi podrobne.
- Vďaka tomu som sa dozvedel rozdiely medzi debetom a kreditom.
- Som rád, pretože mi to pomohlo vytvoriť si denník a prinieslo mi to väčší záujem dozvedieť sa viac, ako si písať denník.
- Pomohlo mi to vytvoriť účtovný softvér pre mnohé školy.
- Veľmi to pomohlo, najmä v základoch účtovníctva. Mám rád sprievodcu, pretože keď tu vždy hľadám odpovede, vždy má to, čo hľadám, a písma sú tak atraktívne, že vám neunikne ani jedno slovo. Ďakujem, vždy.
- Bolo to naozaj užitočné, ďakujem.
- Pomáha mi napísať si účet správnym spôsobom.
- Po prečítaní vašej stránky som si spomenul, ako som mohol písať do hlavnej knihy. Ďakujem.
- Tento článok bol presne to, čo som hľadal. Keďže dávam prednosť ručnému zaznamenávaniu denníka a hlavnej knihy do knihy záznamov, bola to pre mňa skvelá recenzia, aby som sa znova naučil vykonávať túto úlohu. Ďakujem.
- Veľmi užitočné, veľa informácií na jednom mieste. Pekné a jasné. Veľká vďaka.
- Skutočne veľká pomoc pri štúdiu a vedení osobných finančných záznamov. Vďaka!
- Veľmi nápomocný. Pokračujte v uverejňovaní týchto typov článkov.
- Toto mi veľmi pomohlo. Naozaj som vyriešil svoje pochybnosti a získal veľa vecí.
- Veľmi nápomocný. Vyskúšam to na svojich osobných financiách, aby som sledoval svoj peňažný tok.
- Reštartujeme malú firmu, ale tentoraz so správnym účtovníctvom. Tento článok je oveľa zrozumiteľnejší ako „Účtovníctvo pre atrapy“. Naša CPA vám bude dlhovať veľa času.
- Každý môže ľahko pochopiť toto jednoduché vysvetlenie. Ďakujem. Veľké úsilie pri kreslení.
- Pomáha mi veľmi dobre poznať moje účtovné knihy, tiež ma naučil, ako si ho pripraviť.
- Pomohlo mi to pri prvom zostavovaní súvahy.
- Polovica môjho problému bola vyriešená!
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
