Ako vytvoriť komunikačný plán?
Ak chcete vytvoriť komunikačný plán, začnite definovaním svojich cieľov a publika, s ktorým budete komunikovať, ako sú vaši zamestnávatelia, zákazníci alebo zainteresované strany. Keď poznáte svoje ciele a cieľové publikum, začnite pripravovať svoj komunikačný plán. Začnite 1-2 vetami, ktoré vysvetľujú, aké je vaše rozhodnutie. Ďalej vysvetlite, prečo je to správne rozhodnutie a na koho má vplyv. Potom vysvetlite, ako bolo rozhodnutie implementované a kedy dôjde k zmenám. Nakoniec im povedzte, kde môžu nájsť ďalšie informácie o rozhodnutí. Ak sa chcete dozvedieť, ako efektívne dodať komunikačný plán, posuňte sa nadol!
Ak chcete vytvoriť komunikačný plán, začnite definovaním svojich cieľov a publika, s ktorým budete komunikovať, ako sú vaši zamestnávatelia, zákazníci alebo zainteresované strany.
Komunikačný plán je cestovnou mapou, vďaka ktorej sa správa dostane k publiku a presne určí, komu potrebujete získať informácie, ako aj kedy a ako ich chce oznámiť. Je to zásadný nástroj v podnikateľskom svete, či už pracujete v oblasti marketingu, ľudských zdrojov, vzťahov s verejnosťou alebo v oblasti korporátnych záležitostí. Ak si nájdete čas, aby ste určili svoje ciele, cieľové skupiny a komunikačné stratégie, váš plán bude čo najsilnejší a najefektívnejší.
Časť 1 z 3: Určenie vašich cieľov a publika
- 1Vytvorte si časovú os alebo kalendár, aby bol váš plán pohromade. Ak chcete začať načrtávať svoj komunikačný plán, budete potrebovať pár kúskov papiera spolu s prázdnou časovou osou alebo kalendárom, ktoré použijete na organizáciu svojich rôznych iniciatív. Keď budete brainstormovať a zužovať svoje nápady, začnete ich vkladať do svojho kalendára alebo časovej osi. Nateraz si nastavte kalendár vedľa seba, aby ste pri vytváraní plánu mohli mať v mysli načasovanie a plánovanie.
- Môžete použiť papierový kalendár, ktorý si môžete nechať na svojej stene alebo pracovnej ploche, alebo si dať kalendár v počítači, ktorý vám môže pripomínať blížiace sa termíny.
- 2Popíšte stav spoločnosti alebo projektu v jeho súčasnej podobe. Predtým, ako začnete plánovať svoje nápady pre svoju spoločnosť alebo projekt, musíte si urobiť dobrú predstavu o tom, aký je aktuálny stav. Porozprávajte sa so svojimi zamestnancami, spolupracovníkmi alebo zainteresovanými stranami a potom čo najlepšie analyzujte a zmapujte súčasnú situáciu. Tieto body si zapisujte pri brainstormingu.
- Zamyslite sa nad stavom vášho trhu a spoločnosti alebo projektu ako celku. Položte si otázku, čo vaša spoločnosť alebo projekt robí správne a v čom by sa to mohlo zlepšiť.
- Môžete napríklad podrobne popísať aktuálne tržby svojej spoločnosti, jej rozpočtový výhľad a plánovaný rast. Môžete tiež hovoriť o veciach, ako je spokojnosť a udržanie zamestnancov a zákazníkov.
- 3Stanovte svoj širší cieľ, aby bol váš plán zameraný. Ak chcete presne určiť cieľ, ku ktorému smerujete, položte si otázku, čo musíte urobiť a prečo to musíte urobiť. Aký je cieľ vašej spoločnosti alebo projektu? Aké nápady musíte zlepšiť, aby ste dodržali tento spodný riadok? Zvážte, čo sa vo vašej spoločnosti alebo projekte bude líšiť, keď sa vaše nápady uskutočnia.
- Napíšte svoj široký cieľ veľkými a hrubými písmenami. Pri vytváraní komunikačného plánu budete chcieť na ňu stále odkazovať.
- Napríklad ak chcete svoju spoločnosť posunúť ďalej od obchodov v kamenných obchodoch a smerom k digitálnym zákazníkom, môžete ju vytvoriť ako spôsob, ako pokračovať v dosahovaní životaschopného zisku v meniacom sa obchodnom prostredí.
- 4Vytvárajte menšie čiastkové ciele, ktoré sa riadia SMART rozložením. Po identifikácii vášho zastrešujúceho cieľa si vytýčte niekoľko čiastkových cieľov, ktoré vám pomôžu sa tam dostať. Ak napríklad prechádzate do digitálneho výkladu, jedným z cieľov môže byť vytvorenie webových stránok, zatiaľ čo ďalším môže byť prechod na webovú reklamu. Postupujte podľa metódy SMART, aby boli tieto ciele čo najkonkrétnejšie a dosiahnuteľné.
- Na hárok brainstormingu si zapíšte svoje čiastkové ciele pod svoj širší cieľ.
Vytváranie SMART cieľovStanovte si podnikateľský cieľ...
Konkrétne a zamerané.
Merateľné, takže môžete kvantifikovať svoj pokrok.
Je to dosiahnuteľné, takže to môžete urobiť v časovom rámci a so zdrojmi, ktoré máte.
Relevantné pre širší cieľ vašej spoločnosti.
Časovo obmedzené, ktorého cieľom je splniť cieľ do určitého dátumu.
- 5Určte publikum, s ktorými sa budete rozprávať. Len čo sa rozhodnete pre svoj cieľ, porozmýšľajte, s kým sa nakoniec chcete porozprávať a ovplyvniť. Opýtajte sa sami seba, kto vám pomôže dosiahnuť vaše ciele, kto bude zodpovedný za implementáciu zmien a prípadne, kto na ne poskytne finančné prostriedky. Začnite zvažovať, ako môžete najlepšie komunikovať svoje ciele s konkrétnym publikom a zapisujte si poznámky pre každého.
- Ak napríklad komunikujete s veľkou spoločnosťou a spotrebiteľskou základňou, môžete svoje publikum rozdeliť na zamestnancov, zainteresované strany a zákazníkov.
- Ak komunikujete s rôznymi publikami, možno budete musieť prísť s rôznymi stratégiami pre každého, pretože taktika, ktorá funguje pre jednu skupinu, nemusí byť pre druhú taká efektívna. Napríklad komunikácia so zákazníkom môže najlepšie fungovať na základe prístupu založeného na imidži, zatiaľ čo zainteresované strany môžu uprednostňovať viac údajov a analýz.
Okrem úspešného vykonania svojho širšieho firemného cieľa sa tiež chcete ubezpečiť, že je váš komunikačný plán efektívny.
2. časť z 3: vytváranie konkrétnych kľúčových bodov
- 1Rozhodnite sa o 3 dôležitých bodoch, ktoré budete musieť povedať každému publiku. Na základe svojho publika a svojich širších cieľov začnite mapovať asi 3 (alebo menej) hlavné body, ktoré musí každé publikum vedieť. Položte si otázku, čo je najdôležitejšie, aby si každý divák bol vedomý? Koľko podrobností bude každé publikum potrebovať?
- Povedzme napríklad, že rozširujete zásoby maloobchodnej spoločnosti tak, aby zahŕňali detské oblečenie aj dospelých. Možno budete musieť výrobnému odvetviu povedať praktickejšie fakty o tom, ako bude zmena implementovaná a ako bude musieť zmeniť svoje súčasné procesy. V prípade odvetvia, ktoré je menej priamo ovplyvnené, môžete svoje správy zamerať na širšie dopady zmeny.
- 2Najprv povedzte publiku, aké je rozhodnutie. Každé publikum bude chcieť presne vedieť, aké je rozhodnutie, preto ho uveďte čo najjasnejšie. Skúste to povedať iba 1-2 vetami, aby to bolo jednoduché a priame.
- Môžete si napríklad povedať: „Rozhodli sme sa ako spoločnosť otvoriť náš maloobchod pre deti aj dospelých.“
- 3Komunikujte, prečo je to správne rozhodnutie. Teraz svojmu publiku poviete, prečo ste sa rozhodli vykonať tieto zmeny, prečo sú dôležité a prečo sa to deje práve teraz. Podporte svoj názor údajmi, faktami alebo príbehmi, prípadne pomocou rôznych podrobností pre rôzne publiká. Zamyslite sa nad tým, čo bude pre každé publikum najpríťažlivejšie a ako pomocou tejto stratégie dokážete presadiť svoj názor.
- Môžete si napríklad povedať: „Ako náš dátový tím viete, že väčšina našich zákazníkov sú tiež rodičia - asi 70% z nich. Rozšírenie nášho inventára o výrobky pre deti nám umožňuje ešte viac uspokojiť našich existujúcich zákazníkov. „
- 4Povedzte, kto urobil rozhodnutie a na koho má vplyv. Vaše publikum bude chcieť presne vedieť, od koho vychádza toto rozhodnutie a kto uvidí najviac zmien. Buďte tu konkrétni a čestní, aj keď niektoré zmeny môžu byť nepopulárne.
- Môžete napríklad povedať: „Toto rozhodnutie urobil tím pozostávajúci zo zamestnancov a vedúcich pracovníkov z každej pobočky spoločnosti. Rozšírenie nášho inventára znamená aj zvýšenie pracovného zaťaženia. Všetci, a najmä tím pre údaje, budeme musieť pracovať tvrdšie ako aby sme túto iniciatívu dostali von. Medzitým spustíme proces prijímania nových analytikov, aby sme pomohli zmierniť časť záťaže. “
- 5Porozprávajte sa o tom, ako bolo rozhodnutie prijaté a ako bude implementované. Niektoré publiká možno budú potrebovať alebo chcieť vedieť, ako k rozhodnutiu prišlo na vyšších úrovniach, a keď im hovoríte o tomto procese, ukazuje to dôveru a ohľaduplnosť k ich potrebám. Väčšina divákov bude tiež musieť vedieť, ako sa zmena implementuje, pretože sa ich bude týkať.
- Môžete napríklad povedať: „K tomuto rozhodnutiu sme dospeli po dokončení niekoľkých celkových hodnotení spokojnosti a angažovanosti zákazníkov. Všetkým našim zákazníkom sme tiež zaslali prieskumy, aby zistili, čo môžeme urobiť pre udržanie ich podnikania, a otvorenie detského oddelenia bol ohromne populárny. ““
- Keď hovoríte pobočke, ako sa ich týka, môžete povedať: „Ako náš tím pre údaje to znamená, že teraz budete čerpať informácie z nového zdroja: z nášho detského oddelenia. Pri prvom spustení to bude znamenať meranie prístupov a udržania stránky. sadzby, ako aj informácie o položkách k pokladni a ich priame porovnanie s našimi pánskymi a dámskymi výrobkami. “
- 6Povedzte, kedy dôjde k zmenám. Potom, čo ste úplne popísali rozsah a pozadie zmien, budete musieť svojmu publiku povedať, kedy bude rozhodnutie zavedené. Možno im budete musieť povedať, kedy začnú vidieť určité zmeny a kedy budú musieť začať vykonávať vlastné akcie.
- Dalo by sa povedať niečo ako: "Dizajnérsky tím začne vyvíjať nové produkty v priebehu nasledujúcich pár týždňov. Od tej chvíle ich začne vyrábať výroba. Naším cieľom bude mať naše webové stránky a prvé zásoby hotové za 3 mesiace, s dátum spustenia 15. mája. Vaša časť v tejto funkcii, ako dátový tím, sa spustí hneď potom.“
- 7Povedzte im, kde nájdu ďalšie informácie. V závislosti od toho, ako komunikujete so svojím publikom, sa ho pravdepodobne budete môcť opýtať, či majú otázky osobne alebo prostredníctvom e-mailu. Ak ide o menej priamu komunikáciu, môžete ich odkázať na stránku s častými otázkami alebo na horúcu linku pomoci.
- Ak napríklad hovoríte s tímovým personálom, jednoducho môžete povedať: „Má niekto otázky?“
- V prípade rozsiahlych zmien možno budete chcieť získať otázky prostredníctvom e-mailu a uskutočniť následnú reláciu, kde o nich budete diskutovať jeden po druhom.
Akonáhle poznáte svoje ciele a publikum, začnite navrhovať svoj komunikačný plán, začínajúc 1-2 vetami, ktoré vysvetlia, aké je vaše rozhodnutie.
Časť 3 z 3: Podpora a doručenie vašej správy
- 1Prezentujte svoju správu jasným a presvedčivým spôsobom. Po vypracovaní svojich kľúčových bodov ich musíte ešte dodať spôsobom, ktorý je efektívny a zaujímavý. Používajte presvedčivé stratégie, ktoré sa spájajú priamo s každým z vašich publík, a ukážte im, prečo je to správne rozhodnutie pre spoločnosť a pre nich ako jednotlivcov.Tipy na šírenie vašej správy
Udržujte svoje nápady jednoduché a predstavte ich neočakávaným a nezabudnuteľným spôsobom.
Ak je to možné, použite obrázky, aby sa vaša bodka držala.
Použite naratívnu štruktúru, napríklad príbeh, na vytvorenie emocionálneho spojenia.
Zahrňte fakty a údaje z dôveryhodných zdrojov.
- 2Zistite, ako doručiť svoju správu každému publiku. Rôzne publiká si pravdepodobne budú vyžadovať rôzne komunikačné prostriedky. Všeobecne platí, že hlavné zmeny je najlepšie komunikovať osobne, či už na tímovom stretnutí alebo na osobnom stretnutí. Zamyslite sa nad tým, aké široké budú zmeny a ako ovplyvnia každé publikum, aby ste sa rozhodli, ako ho čo najlepšie uviesť.
Na zásadné zmeny použite komunikáciu tvárou v tvár.
Zúčastnite sa stretnutia, ak sú nové nápady komplikovanejšie alebo ak chcete získať nápady od iných ľudí.
Používajte papierové letáky, ktoré pomôžu ľuďom zapamätať si dátumy a podrobnosti. Ak sa vaša spoločnosť spolieha viac na technológie, namiesto toho pošlite e-mail.
- 3Vypracujte stratégiu na meranie úspešnosti vašej komunikácie. Okrem úspešného vykonania svojho širšieho firemného cieľa sa tiež chcete ubezpečiť, že je váš komunikačný plán efektívny. To vám môže pomôcť zlepšiť sa ako nadriadený, zamestnanec alebo komunikátor vo všeobecnosti. Pred zavedením komunikačného plánu premyslite, ako zmeriate jeho úspešnosť. Zvážte možnosti ako:
- Poskytnutie prieskumu publiku s požiadavkou, aby posúdilo, ako boli informácie predložené.
- Meranie miery investícií, ak komunikujete s investormi
- Meranie miery retencie zákazníkov alebo zamestnancov
- 4Vykonajte svoj plán. Teraz, keď ste načrtli svoj komunikačný plán, je čas začať! Svoj kalendár by ste mali dôsledne sledovať, aby ste rozvinuli každú fázu svojho plánu, ale nerobte si starosti, ak sa od neho budete musieť občas odchýliť. Upravte dátumy a časy podľa potreby, ale uistite sa, že ste na dobrej ceste k dosiahnutiu širších cieľov.
Spolupráca na vytvorení vášho komunikačného plánu s inými ľuďmi, vrátane kolegov, nadriadených alebo zamestnancov, vám môže poskytnúť ďalšie názory na vaše voľby a celkovo tento plán posilniť.
- Spolupráca s inými ľuďmi na zostavení vášho komunikačného plánu, vrátane kolegov, nadriadených alebo zamestnancov, vám môže poskytnúť ďalšie názory na vaše voľby a celkovo ho posilniť.
- Ak budete hovoriť s ľuďmi osobne, či už na schôdzke alebo medzi štyrmi očami, vopred si naplánujte, čo chcete povedať. Čas od času sa môžete pozrieť na poznámky, ale prirodzeným rozprávaním a nadväzovaním očného kontaktu je najlepší spôsob, ako odovzdať svoju správu.
Prečítajte si tiež: Ako napísať návrh na akvizíciu?
Komentáre (8)
- Toto mi veľmi pomohlo. Teraz viem, kde začať svoj komunikačný plán.
- Nežite príliš ďaleko od domova, aby ste nemohli šoférovať.
- Je to skutočne užitočný a jasný úvod do prípravy komunikačného plánu. Nie je to komplexné, ale umožňuje to autorom spustiť proces a sami sa rozhodnúť, ako to urobiť.
- Nikdy som nepočul o komunikačnom pláne (ale bol som požiadaný, aby som ho napísal) a o tom, ako mi poskytnúť aspoň predstavu o tom, čo sa očakáva. Ďakujem!
- Som študent online a tento článok mi veľmi pomáha, ďakujem!
- Momentálne pracujem na komunikačnom pláne na zvýšenie povedomia o cenách za službu na národnej úrovni. Tento článok pomohol vytvoriť akčný plán, ako budeme šíriť správy nášmu publiku.
- Pomohla mi viesť s mojím tímom stretnutie o komunikačných plánoch a stratégii. Dostali to!
- Bolo to úžasné.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
