Ako fakturovať zákazníkovi?
Keď odošlete zákazníkovi faktúru, musí vyzerať profesionálne a jasne popísať poskytnuté služby. Aby to vyzeralo profesionálne, nezabudnite zahrnúť kľúčové informácie. Vo formulári použite slovo „faktúra“, uveďte číslo faktúry, dátum faktúry a číslo nákupu, ak sa faktúra zhoduje s jednou. Môžete tiež uviesť svoje daňové identifikačné číslo alebo DIČ. Ak chcete popísať služby, na faktúre výslovne uveďte, ktorá služba bola poskytnutá za požadované peniaze. V spodnej časti faktúry uveďte ďalšie náklady, ako sú dane alebo manipulačné poplatky. Zahrňte cenu za jednotku a celkovú cenu, aby vaši zákazníci vedeli, odkiaľ pochádzajú všetky poplatky. Tipy na prispôsobenie faktúry si prečítajte ďalej!
Vo formulári použite slovo „faktúra“, uveďte číslo faktúry, dátum faktúry a číslo nákupu, ak sa faktúra zhoduje s jednou.
Potrebujete vytvoriť faktúru, ale nie ste si istí, ako to urobiť? Odosielanie dobrých faktúr môže znamenať, že vašu spoločnosť zaplatí viac zákazníkov, takže fakturácia je veľmi dôležitá pre malé firmy alebo ľudí ponúkajúcich služby. Vytvorte profesionálnu faktúru na zlepšenie pohľadávok.
Časť 1 z 3: Vytvorenie podrobného formulára faktúry
- 1Nech to vyzerá profesionálne. Pri odosielaní faktúry zákazníkovi je dôležité, aby ste uviedli kľúčové informácie, a nie len tak načmárať dlžnú čiastku na kus papiera.
- Použite slovo „faktúra“. Nepredpokladajte, že zákazník bude vedieť, že faktúra je faktúra, ak toto slovo nepoužívate.
- Zadajte číslo faktúry. Budete chcieť mať prehľad o faktúre. Aby ste to urobili jednoduchšie, na faktúre by ste mali uviesť jedinečné identifikačné číslo.
- Niektoré firmy zvyčajne na faktúry pridávajú daňové identifikačné číslo (známe ako DIČ). Poraďte sa s účtovníkom, či ho máte alebo ho musíte urobiť. Napríklad neziskové organizácie a agentúry starostlivosti o deti sú niektoré organizácie, ktoré na faktúrach zvyčajne uvádzajú daňové identifikačné čísla.
- 2Číslo faktúry. Číslovanie faktúr, ktoré odosielate, by vám malo umožniť lepšiu evidenciu, najmä preto, že by ste si mali ponechať kópiu každej faktúry.
- Faktúry by tak mali byť zoradené podľa čísla podľa dátumu odoslania. Buď si môžete kúpiť faktúry, ktoré sú už očíslované, použiť softvér, ktorý vám ich vytvorí, alebo si vytvoriť vlastné a očíslovať ich.
- Zahrňte nákupné číslo, ktorému faktúra zodpovedá, ak existuje. Pomôže vám to uplatniť lepšie účtovné metódy vo vašej spoločnosti.
- Prispôsobte si faktúru tak, že sa v rozhraní frontend opýtate, či zákazníci potrebujú nejaké špeciálne informácie, napríklad identifikačné číslo zamestnávateľa alebo nákupnú objednávku. Opýtajte sa, komu by mala byť faktúra adresovaná, ak máte do činenia so zákazníkom.
- 3Dátum faktúry. Ak chcete dostávať platby včas, mali by ste uviesť dátum na faktúre, ale tiež si všimnúť platobné podmienky, od ktorých očakávate, že ich zákazník dodrží. Tieto podmienky by mali byť vysvetlené aj pri nákupe.
- Na faktúre by mal byť napríklad uvedený dátum vystavenia samotnej faktúry, ako aj dátum nákupu tovaru alebo služby.
- Pri uvádzaní platobných podmienok dajte spotrebiteľovi jasne vedieť, ako skoro sa očakáva, že zákazník zaplatí. Napríklad je možné, že platba je splatná do 30 dní.
- Niektoré spoločnosti sa rozhodujú ponúkať zľavy. Ak tak urobíte, napíšte ich tiež jasne na faktúru. Ak zákazník zaplatí faktúru do 30 dní, môžete napríklad ponúknuť zľavu 1%.
Nepredpokladajte, že zákazník bude vedieť, že faktúra je faktúra, ak toto slovo nepoužívate. - 4Ponechajte si kópiu všetkých faktúr. Malé podniky by mali uchovávať záznamy o všetkých odoslaných faktúrach najmenej šesť rokov. To je dôležité pre daňové účely a dobré obchodné účtovníctvo.
- Účtovník vám môže pomôcť zistiť pravidlá a predpisy týkajúce sa vedenia záznamov.
- Je možné viesť elektronickú evidenciu. Ak to však urobíte, ponechajte si záložnú kópiu. Vkladajte rýchlo pokladničné doklady, aby ste mohli sledovať, či účty zostávajú nevyrovnané, ktoré zákazníci poslali nejaké peniaze a ktoré vôbec neposielajú.
- Fakturované platby sú v zásade poskytovaním kreditu zákazníkovi a zákon to považuje za nezabezpečený úver, čo znamená, že nebol zabezpečený kolaterálom, čo sťažuje vymáhanie peňazí od zákazníka, ak nemá peniaze na zaplatenie.
- 5Faktúry obmedzte na minimum. Na začiatku môže byť pre malú firmu menšia chybovosť, pokiaľ ide o príjmy, takže na každej platbe môže záležať.
- Pri začatí podnikania sa snažte udržať fakturáciu na minime a platbu dostaňte vopred v hotovosti, kedykoľvek je to možné.
- V prípade mnohých malých podnikov nie je neobvyklé, že tretina vašich pohľadávok je nesplatená.
- Zvážte, či sa oplatí ponúkať služby skôr za paušál vopred, než za drahšiu hodinovú sadzbu, pretože sa vám nemusí vrátiť, čo vám za to posledné patrí.
- 6Použite službu elektronickej faktúry. Takéto služby, aj keď stoja peniaze, vám môžu pomôcť sledovať a organizovať vaše faktúry a pôsobiť profesionálnejšie.
- Niektoré služby vám umožňujú vytvárať a odosielať napríklad faktúry e -mailom. Môžete si prezrieť, ktoré faktúry boli zaplatené, a zaslať pripomenutie tým, ktorí nie sú. Existujú aj aplikácie, ktoré budú odosielať faktúry telefonicky.
- Niektoré zo služieb obsahujú úplnú históriu účtu zákazníka. To vám môže pomôcť sledovať zákazníkov, ako aj platby.
- Niektoré zo služieb vám umožňujú pridať na faktúru logo vašej spoločnosti a jednoducho vyžadujú vyplnenie online políčok na aktualizáciu sumy. Mnoho z týchto služieb je ponúkaných prostredníctvom internetu.
Časť 2 z 3: vrátane správneho obsahu
- 1Jasne popíšte službu. Na samotnej faktúre musíte jasne uviesť, ktorá služba bola poskytnutá za požadované peniaze. Buď konkrétny, nie vágny.
- Dobrá faktúra by mala veľmi jasne uvádzať, čo si zákazník objednal. Rozpisujte všetky dodatočné náklady, ako napríklad daň, manipulačné poplatky alebo iné doplnky. V spodnej časti faktúry uveďte celkovú dlžnú sumu.
- Okrem podrobného popisu, za čo sa zákazníkovi účtuje poplatok, by ste mali zahrnúť aj množstvo nakúpeného tovaru alebo služieb. V niektorých prípadoch môžu byť účtované hodiny.
- K celkovej cene zahrňte aj cenu za jednotku. Niekedy sa zákazníkom účtuje paušál za mnoho hodín alebo jednotiek a niekedy si kúpia iba jednu jednotku niečoho.
- 2Zahrňte svoje kontaktné informácie. Jednou z najdôležitejších informácií, ktoré musíte na faktúre uviesť, je spôsob, akým je možné kontaktovať vašu spoločnosť a kde by mal zákazník poslať peniaze.
- Nepredpokladajte, že zákazník vie, za čo je faktúra. Uistite sa, že je v ňom uvedený názov vašej spoločnosti, adresa a telefónne číslo. Zákazník môže chcieť zavolať do spoločnosti s otázkami o účtoch, a ak je to možné, zadajte aj číslo zákazníckeho servisu.
- Zahrňte informácie o zákazníkovi. Je veľmi dôležité, aby bolo výslovne jasné, kto kúpil tovary a služby a od ktorých sa požaduje zaplatenie. Uistite sa preto, že uvediete aj informácie o zákazníkovi a získate od neho dobré informácie v klientskom rozhraní, aby ste ich nemuseli vyhľadávať.
- Tiež môže byť dobré legitimizovať objednávku uvedením mena individuálneho kontaktu, ktorý ju skutočne zadal alebo schválil nákup v prípade, že obchodujete so spoločnosťou. Môžete tiež pridať meno kontaktnej osoby vo vašej spoločnosti, ktorá prijala objednávku.
Keď odosielate zákazníkovi faktúru, musí vyzerať profesionálne a jasne popísať poskytnuté služby. - 3Zvážte pridanie osobnej poznámky. Nakoniec chcete, aby sa zákazník vrátil a kúpil si ďalší tovar a služby, takže by ste mohli zvážiť prispôsobenie faktúry.
- Niektoré firmy uvádzajú na svoje faktúry schránky so správami, kde môžu zákazníkom poďakovať za ich priazeň. Jedna štúdia zistila, že pridanie „prosím“ alebo „ďakujem“ na faktúru zvyšuje pravdepodobnosť, že bude zaplatená o 5 percent.
- Jednoducho, ďakujeme za vašu firmu alebo si ceníme príležitosť pomôcť vám prejsť dlhú cestu k budovaniu silných kontaktov so zákazníkmi.
- Spoločnosti niekedy používajú pole so správou na faktúre na zaznamenanie dôležitých informácií o účte zákazníka alebo na zahrnutie propagačných údajov.
- 4Na faktúru zadajte časový rámec platby. Prednostne to uveďte tučným písmom alebo ofsetovým písmom, aby ste to len ťažko prehliadli. Doba splatnosti je zvyčajne 30, 60 alebo 90 dní.
- Ujasnite si, ako má zákazník platbu uskutočniť, kam ju má odoslať a komu ju má poslať. Chcete zahrnúť všetky podrobnosti, ktoré by zákazník použil ako ospravedlnenie neplatenia.
- Pokúste sa vyhnúť používaniu slov „po prijatí“ pri žiadaní o platbu v určitom časovom rámci. Niektorí zákazníci môžu tvrdiť, že faktúru nedostali. Uveďte dátum dodania tovaru alebo služby. Faktúru označte dátumom jej odoslania.
- Zahrňte niečo ako „platba splatná do 30 dní“. Pred dodaním produktu alebo služby súhlasíte s platobnými podmienkami na klientskom rozhraní.
Časť 3 z 3: zvýšenie šancí zákazníkov zaplatiť faktúru
- 1Zvážte elektronické doručovanie. V dnešnej dobe je možné doručovať faktúry elektronicky aj v tlačenej podobe. Niektorí zákazníci to uprednostňujú a môže to viesť k vyšším platbám.
- Niektoré štúdie zistili, že firmy dostávajú platby rýchlejšie, ak rozosielajú online faktúry. Elektronické platby môžu tiež ušetriť peniaze znížením nákladov na papier a pomáhajú eliminovať podvody, ktoré môžu byť spojené s papierovými šekmi.
- Niektoré spoločnosti umožňujú zákazníkom vybrať si. Elektronické platby nebudú fungovať pre niektorých zákazníkov, napríklad pre slabozrakých alebo pre tých, ktorí nevedia používať počítače, preto dajte zákazníkom možnosti.
- Elektronické platby sú výhodné aj pre niektorých zákazníkov, ktorí nemusia mať čas na nákup známok, ísť na poštu alebo inak riešiť papierové faktúry. Tiež je pre nich ťažšie argumentovať, že faktúru nikdy nedostali.
- 2Zvážte účtovanie poplatkov alebo úrokov z omeškania. Ak to ešte nerobíte, jedným zo spôsobov, ako môžete prinútiť zákazníkov, aby zaplatili, je účtovať úroky z omeškania alebo účtovať poplatky z omeškania.
- Zákazníci môžu uprednostniť faktúry, ktoré účtujú úroky a poplatky z omeškania, pred faktúrami, ktoré tak neurobia, a odoslať vašu faktúru na začiatok hromady platieb.
- Na faktúre (a na klientskom rozhraní v čase nákupu) buďte veľmi jasní, koľko a kedy budete účtovať na úrokoch alebo na poplatkoch z omeškania.
- Môžete napríklad zákazníka informovať, že za oneskorené platby mu budú mesačne účtované 2% úrokový poplatok. Informácie o účtovaní úroku si overte v zákonoch a predpisoch vo vašej oblasti.
- 3Ponúknite stimuly. Je možné motivovať zákazníkov k platbe faktúr pomocou záporného posilnenia (ako sú úrokové poplatky alebo poplatky za omeškanie), ale je možné ich k tomu aj povzbudiť pozitívnym posilnením.
- Faktúra môže napríklad zahŕňať 1 alebo 2 percentnú zľavu z celkovej platby, ak zákazník zaplatí predčasne (časový rámec uveďte veľmi jasne). Ak zákazník zaplatí do určitého časového rámca, ponúkajte veci ako darčekové certifikáty, tovar, kredity alebo budúce zľavy na produkty.
- Pozitívne stimuly pomáhajú u zákazníkov budovať vernosť značke a pozitívne pocity. Majte na pamäti, že nikto nemá radosť z toho, keď dostanete poštou účet, a v konečnom dôsledku chcete, aby u vás zákazník znova nakupoval.
- Niekedy firmy ponúkajú zákazníkom skoré vyrovnania, aby sa o sumu postarali, pretože môže byť lepšia ako nič nedostať. Skontrolujte svoju adresu a uistite sa, že zákazník faktúru skutočne prijal.
Zákazník môže chcieť zavolať do spoločnosti s otázkami o účtoch, a ak je to možné, zadajte aj číslo zákazníckeho servisu. - 4Zistite riziko zákazníka z nezaplatenia. Pred poskytnutím tovaru a služieb zákazníkovi vopred zistite, či zákazník pravdepodobne zaplatí.
- Žiadajte hotovosť vopred od ľudí, ktorým hrozí nezaplatenie. Niektoré faktory, ktoré je potrebné zvážiť, sú to, či má zákazník dlhodobý spôsob včasného platenia faktúr.
- Aký veľký je zákazník? To môže fungovať oboma spôsobmi. Ak je spoločnosť, s ktorou obchodujete, veľmi veľká, je pravdepodobnejšie, že zaplatí svoje účty. Riziko straty je však pre vás vyššie, ak spoločnosť nezaplatí.
- Zistite, koľko rizika si môžete dovoliť podstúpiť a či ste v pozícii, aby ste mohli riskovať s rizikovejším zákazníkom. Zvážte, či kultivujete zákazníka dlhodobo alebo sa jedná pravdepodobne o jednorazový predaj.
- Dávajte si pozor na fakturačnú terminológiu: Čistá 30 znamená, že všetky peniaze sú splatné 30 dní po dátume faktúry, ale zákazníci pravdepodobne tieto obchodné podmienky nepoznajú.
- Nedbalá fakturácia vás môže stáť peniaze.
Prečítajte si tiež: Ako si všimnúť prílohy v liste?
Otázky a odpovede
- Ako odošlete faktúru, ak chcete, aby bola zaplatená okamžite?Jednoducho by ste mali povedať, že chcete faktúru uhradiť okamžite. Účinnejšie však môže byť poskytnúť spotrebiteľovi určité okno, aj keď je to „Zaplatte faktúru do 5 dní“. Zvážte účtovanie úroku alebo poplatkov za oneskorenie za nezaplatenie.
- Ktorá kópia faktúry ide k zákazníkom?Dajte zákazníkovi originál a vy si ponecháte (často žltú alebo ružovú) kópiu. Niektoré faktúry obsahujú tretí farebný list, ktorý odovzdáte svojmu účtovníkovi.
Nezodpovedané otázky
- Je registračné číslo spoločnosti zákonnou požiadavkou na faktúry odberateľov?
- Aké prípony súborov sú prijateľné pri vkladaní loga firmy? Skúsil som urobiť ukážku s logom, ale pri kontrole odoslanej faktúry sa logo nezobrazuje.
Komentáre (1)
- Bolo to nápomocné. Páči sa mi formát krok za krokom a to, že sa nepredpokladá, že čitateľ vie niečo o fakturácii. Vďaka!
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
