Ako podať námietku proti listu s faktúrou?
Ak namietate voči celej faktúre, jednoducho uveďte, že namietate voči faktúre ako celku, a potom pokračujte s dôvodmi svojho sporu.
Ak vlastníte malú firmu, ste zvyknutí dostávať faktúry od dodávateľov alebo iných osôb, od ktorých kupujete tovar alebo služby. Ako súkromná osoba môžete tiež dostávať faktúry, ak napríklad robíte rekonštrukciu domu. Tieto faktúry sú spravidla presné a zaplatíte dlžnú sumu. Niekedy však dostanete faktúru, ktorá nie je správna - možno vám účtuje viac, ako ste súhlasili, alebo zahŕňa tovar alebo služby, ktoré ste nedostali. Ak potrebujete podať námietku voči faktúre, urobiť to čo najskôr je kľúčom k zachovaniu dobrej vôle, ktorú ste s dodávateľom vytvorili, a k zaisteniu plynulejších vzťahov v budúcnosti.
Časť 1 z 3: posúdenie problému
- 1Pozorne si prečítajte faktúru, ktorú ste dostali. Aj keď nepochybujete, že faktúra je nesprávna, znova si ju prezrite a uistite sa, že ju čítate správne.
- Ak máte predchádzajúce faktúry od tej istej spoločnosti, porovnajte ich s aktuálnou faktúrou a všimnite si prípadné rozdiely. Tieto by mohli pomôcť odhaliť zdroj problému. Spoločnosť napríklad nemohla zaznamenať platbu za predchádzajúcu faktúru a zahrnula oba súčty do aktuálnej faktúry. V takom prípade by problém pravdepodobne vyriešilo poskytnutie dôkazu o platbe.
- 2Skontrolujte svoje knihy alebo iné záznamy. Porovnajte faktúru s vlastnou evidenciou a vypočítajte výšku nezrovnalosti.
- Ak napríklad spoločnosť tvrdí, že ste nezaplatili faktúru, mali by ste zahrnúť kópiu zrušeného šeku, ktorý ste odoslali ako platbu. Akékoľvek ďalšie dokumenty, ktoré máte, napríklad automaticky generované potvrdenia e-mailom alebo bankové výpisy ukazujúce zúčtovanú platbu, môžu tiež pomôcť pri dokazovaní vašej pozície.
- 3Skontrolujte svoju zmluvu. Ak máte so spoločnosťou, ktorá odoslala faktúru, písomnú zmluvu, v zmluve zistíte dohodnutý spôsob riešenia sporov.
- Platba je podmienená prijatím tovaru alebo služby vo forme, ktorá je v súlade so zmluvou. Ak vám spoločnosť fakturuje za tovar alebo služby, ktoré ste nedostali, nie ste dlžníkom platby podľa zmluvy.
- Vaša zmluva môže tiež obsahovať lehoty na oznámenie spornej faktúry. Vo vašej zmluve môže byť napríklad uvedené „Všetky faktúry sú považované za správne a akceptované, ak dodávateľ nie je do 10 dní od prijatia informovaný o spore“.
- 4Zavolajte spoločnosť. Predtým, ako spoločnosti napíšete formálny list, zavolajte na kontaktné číslo uvedené na faktúre, aby ste vylúčili jednoduchú chybu.
- V telefóne buďte pokojní a zdvorilí a uveďte, že máte otázku k faktúre, ktorú ste dostali. Nechajte zástupcu spoločnosti, aby vám vysvetlil faktúru. Ak popierate akékoľvek jej informácie, povedzte jej, že suma, ktorú uviedla, sa nezhoduje s vašimi záznamami.
- Majte na pamäti, že v spore môže ísť o jednoduchú administratívnu chybu alebo o nesprávne umiestnenú číslicu alebo desatinnú čiarku. Ak je možné chybu opraviť telefonicky, požiadajte osobu, s ktorou hovoríte, o zaslanie opravenej faktúry.
- Ak sa s telefónom stretnete s akýmkoľvek riešením, ihneď pošlite spoločnosti písomný list potvrdzujúci dohodu dosiahnutú telefonicky. Nespoliehajte sa na žiadne vyhlásenia alebo dohody, ktoré urobíte, pokiaľ písomne nepotvrdíte zmluvu alebo neobdržíte opravenú faktúru.
V závislosti od kontextu vášho sporu o faktúre možno budete môcť nájsť sprostredkovateľské služby bezplatne. - 5Zhromaždite dôkazy na podporu svojho tvrdenia. Ak máte nejaké potvrdenia alebo iné záznamy, ktoré potvrdzujú vaše tvrdenie, že faktúra je nesprávna, urobte si ich kópie a odošlite ich druhej spoločnosti.
- Predpokladajme napríklad, že vám spoločnosť účtovala 45 jednotiek, ale vy ste dostali iba 20 jednotiek. Baliace potvrdenia, ktoré máte k 20 jednotkám, by vašu pozíciu podporili.
- 6Preskúmajte spoločnosť. Ak so spoločnosťou nespolupracujete už dlho, možno by stálo za to zistiť si, či podobné problémy nemali aj iní zákazníci alebo firmy.
- Môžete sa napríklad obrátiť na Better Business Bureau, ktorý sa zaoberá sťažnosťami spotrebiteľov a iných spoločností. Ak mali ostatní podobné problémy, zistite, či a ako dokázali vyriešiť svoj spor.
Časť 2 z 3: napísanie listu
- 1Používajte správny obchodný formát. Ak je to možné, vytlačte svoj list na hlavičkový papier spoločnosti a vhodne ho formátujte.
- Ak ste súkromná osoba, môžete si vytvoriť vlastný profesionálny hlavičkový papier pomocou jednej zo šablón dostupných vo väčšine aplikácií na spracovanie textu.
- Šablóny zvyčajne nájdete online alebo v aplikácii na spracovanie textu, ktorá vám umožní rýchlo a ľahko vytvoriť list zadaním príslušných informácií do vopred naformátovaných polí.
- Zahrňte dátum listu a spôsoby, akými ho odosielate - najmä ak odosielate duplikáty listu rôznymi spôsobmi.
- V predmete listu zhrňte účel listu a uveďte dátum faktúry, referenčné číslo spoločnosti na faktúre alebo oboje. Môžete napríklad napísať: „Predmet: Spor o faktúru 99537 zo 7. októbra 2015.“
- 2Potvrďte prijatie faktúry. Začnite svoj list identifikáciou faktúry, o ktorej píšete, a poďakovaním spoločnosti za jej odoslanie.
- Ak namietate voči celej faktúre, jednoducho uveďte, že namietate voči faktúre ako celku, a potom pokračujte s dôvodmi svojho sporu.
- Ak nie je sporná žiadna časť sumy na faktúre, môžete pokračovať a odoslať platbu na túto sumu. Ak to robíte, dajte im o tom vedieť vopred.
- Môžete napríklad napísať: „Dostávam vašu faktúru zo 7. októbra 2015 a ďakujem vám za ňu. V prílohe nájdete šek na 120€ ako úplnú platbu nespochybniteľnej splatnej sumy.“
- Keď podpíšete svoj šek, potvrďte ho slovami: „Tento šek je platbou v plnej výške a je úplným a konečným uspokojením [faktúry].“ Identifikujte faktúru pomocou dátumu jej fakturácie alebo poskytnutého referenčného čísla. Ak spoločnosť šek preplatí alebo vloží na účet, suma bola prijatá ako úplná platba.
- V opačnom prípade by sa spor mohol vyriešiť, pretože ak budete neskôr žalovaní pre zostávajúcu čiastku, o ktorú vznesiete námietku, môžete súhlas potvrdiť ako kladnú obranu.
- 3Vysvetlite základ svojho sporu. Ak priložíte akékoľvek dokumenty na podporu svojho tvrdenia, odkazujte na ne v tele listu a potom priložte kópiu.
- Buďte struční a držte sa faktov. Tiež by ste sa mali zdržať akýchkoľvek obvinení alebo vyvodzovania záveru, že sa vás spoločnosť pokúša nejakým spôsobom oklamať. Jednoducho považujte záležitosť za jednoduchú chybu, ktorú je možné ľahko opraviť - aj keď máte dôvod domnievať sa, že to tak nie je.
- Ak vám spoločnosť zasiela faktúru za tovar, ktorý ešte nebol dodaný, uveďte tento dôvod a uveďte, že za tovar zaplatíte pri jeho prevzatí.
- 4Uveďte všetky telefonické hovory alebo iné konverzácie, ktoré ste viedli. Ak ste hovorili so zamestnancami spoločnosti alebo s osobou, ktorej list adresujete, váš rozhovor by mal byť najbližšie k týmto rozhovorom.
- Môžete napríklad napísať: „Hovoril som so Sharon vo vašom úrade pre pohľadávky 8. októbra a ona mi naznačila, že by som sa na vás mal v tejto záležitosti obrátiť.“ Aj keby vám bolo povedané, že faktúra je správna a nedošlo k chybe, tieto informácie v liste neuvádzajte - dáva osobe iba možnosť skryť sa za zamestnancom, s ktorým ste už hovorili, než aby sa na vec pozeral. osobne.
- Ak sa vám nepodarilo niekoho osloviť, mali by ste to tiež spomenúť a pokračovať v názore, že je to pravdepodobne len jednoduchá chyba alebo nedorozumenie.
Spoločnosť napríklad nemohla zaznamenať platbu za predchádzajúcu faktúru a zahrnula oba súčty do aktuálnej faktúry. - 5Požiadajte spoločnosť, aby podnikla kroky na odstránenie problému. Hneď ako opíšete svoj spor s faktúrou, uveďte konkrétne podrobnosti o tom, ako by ste chceli problém vyriešiť, a poskytnite spoločnosti konečný termín na odpoveď.
- Poskytnite spoločnosti primeranú lehotu na vyriešenie problému - postačí týždeň až 10 dní od doručenia vášho listu.
- V tomto momente sa nemusíte vyhrážať, že podniknete akékoľvek konkrétne kroky, ak sa záležitosť nevyrieši vo váš prospech. Stačí jednoducho povedať, že ak svoj termín nestihnete, budete sa venovať iným možnostiam.
- 6Podpíšte list. Ukončite svoj list pevnou, ale srdečnou poznámkou a zadajte vytlačené meno, pozíciu vo vašej spoločnosti a priame kontaktné informácie.
- Pred vytlačením a podpísaním si ho prečítajte a skontrolujte, či neobsahuje preklepy alebo iné chyby. Všetky čísla alebo výpočty dvakrát skontrolujte podľa svojich záznamov.
- V spodnej časti listu uveďte zoznam dokumentov, ktoré prikladáte na podporu svojej pozície.
- Po dokončení a podpísaní listu si urobte aspoň jednu kópiu pre svoju evidenciu, než ho odošlete spoločnosti.
- 7Pošlite svoj list. Keď svoj list podpíšete, pošlite ho spolu so všetkými prílohami čo najskôr po prijatí faktúry.
- Aj keď máte obvykle 30 dní na to, aby ste spoločnosť informovali o spore, v niektorých prípadoch máte oveľa menej času. Štáty, ako napríklad Delaware, vyžadujú oznámenie o námietke voči faktúre na stavbu do 7 dní od prijatia alebo je faktúra právne považovaná za prijatú na sumu uvedenú na faktúre.
- List môžete poslať aj faxom alebo e -mailom. Ak ho plánujete odoslať niekoľkými spôsobmi, uistite sa, že je to uvedené v liste, pretože bude pravdepodobne prijatý ako posledný.
- Zvážte použitie certifikovanej pošty alebo služby súkromného doručovania, ako sú FedEx alebo UPS, aby ste mali dôkaz o tom, kedy spoločnosť dostala váš list.
Časť 3 z 3: podniknutie ďalších opatrení
- 1Pokračujte po termíne. Ak ste spoločnosti poskytli konečný termín na vyriešenie problému a do tohto dátumu ste o nikom nepočuli, držte sa toho a zavolajte, aby ste sa v ten deň informovali.
- V závislosti od závažnosti rozdielov môžete zvážiť ukončenie vzťahu so spoločnosťou, ak nie sú ochotní s vami spolupracovať na vyriešení sporu.
- Ak ste, naopak, od spoločnosti počuli, že nie sú ochotní v tejto záležitosti urobiť kompromis a trvať na tom, že faktúra je správna, budete musieť na vyriešenie problému použiť iné prostriedky.
- 2Zvážte najatie zástupcu. Ak spoločnosť odmietne s vami jednať alebo ak na váš list nedostanete žiadnu odpoveď, zástupca môže pre vás dosiahnuť lepší výsledok.
- Advokát vám tiež môže poradiť o vašich zákonných možnostiach, ak by vás druhá spoločnosť žalovala o spornú čiastku.
Štáty, ako napríklad Delaware, vyžadujú oznámenie o námietke voči faktúre na stavbu do 7 dní od prijatia alebo je faktúra právne považovaná za prijatú na sumu uvedenú na faktúre. - 3Kontaktujte štátnu licenčnú radu alebo agentúru. Ak je osoba alebo spoločnosť, ktorá vám fakturovala, regulovaná alebo licencovaná štátnou agentúrou, môže mať táto agentúra zavedené postupy na riešenie sporov podobných vašim.
- Ak ste napríklad majiteľom domu a máte spor o faktúru, ktorú ste dostali od generálneho dodávateľa, ktorý pracoval na rekonštrukcii vášho domu, možno budete môcť podať sťažnosť na radu dodávateľov stavby vášho štátu. Berte na vedomie, že niektoré štáty, ako napríklad Oregon, vyžadujú, aby ste dodávateľovi vopred poskytli písomné oznámenie, v ktorom uvediete svoj úmysel podať sťažnosť rade, najmenej 30 dní pred podaním sťažnosti.
- 4Pošlite ďalší list. Obsah vášho druhého listu sa bude líšiť v závislosti od odpovede, ktorú ste dostali od prvého, ale spravidla by mal mať rovnaký formát so silnejším a pevnejším tónom.
- Odvolajte sa na predchádzajúci list a akékoľvek konverzácie alebo korešpondenciu, ktorú ste medzitým so spoločnosťou viedli, a potom zopakujte svoje stanovisko a všetky dokumenty, ktoré ste priložili k pôvodnému listu.
- Ak máte písomnú zmluvu, pri riešení sporov sa riaďte metódami uvedenými v zmluve a dajte najavo svoju ochotu tieto podmienky dodržiavať.
- 5Navrhnite mediáciu. Zvlášť, ak máte písomnú zmluvu, ktorá obsahuje doložku o mediácii, zvážte použitie neutrálneho sprostredkovateľa tretej strany, ktorý vám pomôže dosiahnuť kompromis.
- Mediácia ponúka v porovnaní so súdnym sporom rýchlejší a lacnejší spôsob riešenia sporu. Odporúčame vám nájsť riešenie, ktoré bude fungovať pre obe strany.
- V závislosti od kontextu vášho sporu o faktúre možno budete môcť nájsť sprostredkovateľské služby bezplatne. Napríklad, Maryland Home Improvement Komisia ponúka sa bezplatné mediačné programu pre majiteľov domov a stavebné firmy.
Prečítajte si tiež: Ako zaúčtovať odpustenie dlhu?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
