Ako zaúčtovať platby vopred?
Ak zákazník zaplatí zálohu, budete ju musieť zaúčtovať odlišne od bežných platieb, pretože sa technicky považuje za záväzok. Najprv si vytvorte nový účet s názvom „Vklady zákazníkov“ alebo „Predplatené tržby“, ak ho ešte nemáte. Potom na ťarchu účtu Peňažná hotovosť a čiastky zálohy pripísajte na účet Vklady zákazníkov. Keď je práca dokončená, fakturujte zákazníkovi zálohu odpočítanú z celkových nákladov. Ďalšie tipy od nášho finančného spoluautora, vrátane toho, ako odosielať zálohové platby do správ spoločnosti, čítajte ďalej.
Ako zaúčtujem zálohové platby, keď som ich zaplatil, ale budú účtované až budúci rok?
Prijímanie a účtovanie zálohových platieb od klienta je úloha, ktorá si vyžaduje starostlivú pozornosť o spôsobe zápisu do účtovných záznamov spoločnosti. Tento proces zvyčajne zahŕňa kvalifikáciu typu prijatej platby a potom odoslanie príspevkov do hlavnej knihy tak, aby po fakturácii tovaru a služieb súvisiacich s platbou bolo možné túto platbu správne uplatniť. Aj keď sa presný postup bude mierne líšiť v závislosti od toho, ako úzko podnik používa všeobecne uznávané účtovné zásady, je veľmi pravdepodobné, že pri účtovaní týchto zálohových platieb bude použitých niekoľko konkrétnych krokov.
Časť 1 z 3: klasifikácia zálohovej platby
- 1Kvalifikujte typ platby vopred. To závisí od toho, či bol tovar alebo služba dodaná alebo nie. Zálohová platba je klasifikovaná ako dosiahnutý výnos, ak je platba za tovar a služby, ktoré boli zákazníkovi čiastočne alebo úplne dodané, ale ešte neboli fakturované.
- Záloha je klasifikovaná ako nezaslúžený príjem, ak ide o platbu za tovar a služby, ktoré budú dodané a fakturované v budúcnosti, pretože predávajúci zatiaľ neposkytol kupujúcemu žiadne výhody.
- 2V účtovnom denníku spoločnosti si vytvorte špeciálny účet. Označte to ako „Vklady zákazníkov“ alebo „Predplatené tržby“. Môžete si myslieť, že vklad zákazníka by bol priamy príjem, ale keďže zákazníkovi niečo „dlžíte“, je to v skutočnosti záväzok voči firme.
- 3Priraďte platbu vopred k zákazníckemu účtu. Ak ide o nového klienta, vytvorte si v účtovných záznamoch zákaznícky účet. Na tento účet by mali byť tiež zaúčtované podrobnosti o zarobených alebo nezarobených príjmoch, čakajú sa na ďalšie akcie, ako je vyplnenie objednávky a vytvorenie faktúry pre danú objednávku.
- Môžete si napríklad vytvoriť účet s názvom „Smith Metal Technology“.
Potom na ťarchu účtu Peňažná hotovostná čiastka a čiastka zálohy pripísaná na účet Vklady zákazníka.
Časť 2 z 3: Účtovanie vkladov klientov
- 1Zaznamenajte si výšku zálohy od zákazníka. Vo svojom účtovnom denníku zaúčtujte na ťarchu účtu Peňažné prostriedky a v prospech účtu Vklady zákazníka v rovnakej výške. Debety zvyšujú náklady, aktíva ako hotovosť alebo vybavenie a dividendové účty. Kredity tieto účty znižujú a zvyšujú účty pasív a vlastného imania.
- Napríklad, keď Smith Metal Technology vloží 750€, debetná hotovosť za 750€ a pripíše zálohu zákazníkov za 750€
- 2Po dokončení prác odošlite zákazníkovi faktúru. Na faktúru si poznamenajte sumu vkladu, ktorá bola predtým zaplatená, a odpočítajte ju od celkovej dlžnej sumy. Výnosy je možné uznať, keď boli práce dokončené a zákazníkovi bola fakturovaná, nie pri prijatí peňazí.
- Napríklad, ak je celková faktúra za 3730€, odpočítajte vklad 750€ na celkových 2990€, ktoré máte dlžiť.
- 3Zaznamenajte transakciu do svojho účtovného denníka. Tržby sú pripísané na ťarchu 3730€, na pohľadávky je účtovaných na ťarchu 2990€ a na ťarchu vkladov zákazníkov sa účtuje na ťarchu 750€ Takto zaúčtujete výnosy spoločnosti - prevedením záväzku (dlžnej práce) na aktívum (pohľadávky).
Ak podávate správy na základe hotovosti, všetky platby budú odpísané na ťarchu účtu (bankového) majetku a pripísané na účet príjmu (pravidelný príjem).
Časť 3 z 3: zverejnenie v správach spoločnosti
- 1Zaúčtujte zálohovú platbu. Bude to buď v súvahe, alebo vo výkaze ziskov a strát na základe klasifikácie platieb (ktorá je založená na tom, či určité percento práce/služby už bolo dodané alebo nie). Ak je táto položka zaradená do kategórie „nezaslúžené príjmy“, môže byť čiastka zaúčtovaná do súvahy spoločnosti ako záväzok v rámci riadkovej položky nezaradených výnosov/výnosov. Zápis, ktorý spája výnosy s číslom účtu konkrétneho zákazníka, uľahčí presun zostatku po vytvorení faktúry.
- Napríklad v súvahe by ste mali riadkovú položku s názvom Unearned Revenue, 750€ Smith Metal Technology, číslo účtu 589.
- Získané výnosy je možné po odoslaní faktúry zaúčtovať do výkazu ziskov a strát spoločnosti.
- 2Dokončite transakcie po vystavení faktúry. To presunie nezaslúžený príjem zo súvahy, pretože ho je teraz možné započítať ako platbu na konkrétne číslo faktúry, ktoré sa nachádza v otvorených záväzkoch a považuje sa za súčasť pohľadávok za dané obdobie. Zarobený príjem podobným spôsobom je možné presunúť z neuhradenej riadkovej položky vo výkaze ziskov a strát použitej k zostatku faktúry.
- Po dokončení prác a odoslaní faktúry bude vo výkaze ziskov a strát uvedené „Príjmy 3730€“.
- 3Veďte si dobré záznamy. Papierové kópie všetkých dokumentov súvisiacich s každou platbou od zákazníka by ste mali uchovávať najmenej jeden rok, kým nebudú auditované vaše účty a nebudú podané vaše dane. Potom môžete dokumentáciu uchovávať elektronicky najmenej sedem rokov.
Na základe časového rozlíšenia sa prijatá záloha zaúčtuje na ťarchu účtu majetku (banka) a kreditu na účte záväzku (vklady zákazníkov).
- Mnoho účtovných softvérových balíkov obsahuje automatizované postupy pre účtovanie zálohových platieb podľa prijatých účtovných zásad. Na správu zaúčtovania stačí zadať sumu platby, zaradiť ju medzi zarobené alebo nezaslúžené príjmy a priradiť ju ku konkrétnemu zákazníkovi. Softvér potom urobí potrebné záznamy do príslušných účtovných listov a výkazov.
- V rôznych častiach sveta môžu byť použité mierne odlišné metódy. Jeden prístup vyžaduje vytvorenie takzvanej čakajúcej alebo zálohovej faktúry a uvedenie zálohy ako kreditu na tejto faktúre. Akonáhle budú tovary a služby odpísané na faktúre, kredit sa uplatní a zákazník obdrží faktúru, ktorá odzrkadľuje nulový zostatok alebo akýkoľvek zostávajúci zostatok, na ktorý sa zálohová platba nevzťahovala.
Prečítajte si tiež: Ako napísať list do kancelárie?
Otázky a odpovede
- Zákazníkovi som poslal faktúru na platbu vopred. Mám túto faktúru zaúčtovať alebo čakať na platbu?Faktúry je najlepšie zaznamenávať pri ich tlači (vytváraní), aby sa minimalizovali chyby a neskoršie zmätky. Najdôležitejšie je však zaznamenanie prijatej platby. Spôsob zaznamenávania bude závisieť od toho, či podávate správy v hotovosti alebo na akruálnom základe. Pre nováčika je oveľa jednoduchšie zaobstarať si účtovný program, ktorý za vás zvládne všetko spracovanie, keď vytvoríte faktúru, dostanete zálohu, zaplatíte faktúru predajcovi, predplatíte si poistenie zodpovednosti za škodu ročne atď.
- Aký dátum by sa mal použiť na zaznamenanie predaja?Mali by ste použiť dátum, kedy ste uskutočnili predaj, a to buď na základe kreditu alebo v hotovosti. Fakturáciu musíte vykonať, keď dôjde k prevodu vlastníctva alebo rizika tovaru.
- Zobrazujú sa zálohové platby ako aktívum aj ako záväzok?Zálohové platby budú odpísané na ťarchu (bankového) majetku a v prospech (vklad zákazníka), ak budete podávať správy na akruálnom základe. Ukazuje sa to ako pranie, pretože ste ešte nezarobili príjem. Ak podávate správy na základe hotovosti, všetky platby budú odpísané na ťarchu účtu (bankového) majetku a pripísané na účet príjmu (pravidelný príjem). Hotovostný základ nevykazuje pranie, pretože v okamihu, keď ho dostanete, je považovaný za príjem bez ohľadu na to, či ide o zálohu alebo nie.
- Čo pošlem zákazníkovi, ktorý zaplatí zálohu?Aktualizoval by som faktúru tak, aby zobrazovala sumu a dátum zálohy a odrážala splatný zostatok. Ak nie je splatný žiadny zostatok, malo by sa to uviesť. Ak existuje zostatok, je potrebné uviesť splatnú čiastku a dátum (alebo dátum dodania/dokončenia). Ak chcete, môžete jednoducho napísať potvrdenku, zadať platbu (čiastočnú/úplnú) za číslo faktúry so splatným zostatkom (ak je tam uvedený). Pri možnosti potvrdenia je vždy dobré priložiť k faktúre. Zákazník by mal mať tiež kópiu faktúry a dokladu.
- Od zákazníka som vopred vyzbieral 26100€. Ako to zaevidujem do denníka?Na základe časového rozlíšenia sa prijatá záloha zaúčtuje na ťarchu účtu majetku (banka) a kreditu na účte záväzku (vklady zákazníkov). Väčšina počítačových aplikácií to urobí automaticky a trochu inak, pokiaľ najskôr zaevidujete faktúru a potom zaznamenáte ako zálohu na túto faktúru. Pokiaľ ide o hotovosť, keď prijmete finančné prostriedky na ťarchu majetku (banka) a pripíšete na účet príjmový účet (pravidelný príjem). Ak ide iba o čiastočnú platbu vopred, upozornite na to. Väčšina počítačových aplikácií bude opäť správne prideľovať a sledovať.
Nezodpovedané otázky
- Ako zaúčtujem zálohové platby, keď som ich zaplatil, ale budú účtované až budúci rok?
Komentáre (1)
- Dobrá práca! Dobre preskúmané.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
