Ako zvolať schôdzu a objednať sa?
Na formálnom stretnutí povedzte: „Volám toto stretnutie na objednávku do štvrtka 4. mája 2017 o 11:30.“.
Keď predsedáte schôdzi, zvolanie schôdzky na objednávku je očakávaním. Pre niektorých ľudí je táto úloha zastrašujúca, najmä ak sú pre ňu noví. Hovoriť pred skupinou môže byť ťažké, ale ľahšie sa to stane, akonáhle začnete. Aj keď sa na prvý pohľad môžete cítiť nervózni, zvolanie schôdze na objednávku je jednoduchá úloha, akonáhle zvládnete prejavenie profesionality na schôdzi, prejavenie dôvery pomocou reči tela a udržanie správneho držania tela.
Časť 1 z 3: Prejavenie profesionality na stretnutí
- 1Vítajte ľudí, ako prichádzajú. Je to skvelá príležitosť udať tón, povzbudiť ľudí, aby hovorili, a nasmerovať ich na posedenie.
- Nechajte reč svojho tela ležérnu tým, že sa usmejete a pohnete sa po vstupnej ceste.
- Používajte príležitostné pozdravy. Môžete skúsiť jednoduché: „Dobré ráno. Ako sa máš?“
- 2Porozprávajte sa. S účastníkmi viesť krátke a neformálne rozhovory. Nezabudnite udržiavať svoje témy profesionálne.
- Pokojne sa porozprávajte a porozprávajte sa pomocou rozhovoru. Toto je vaša príležitosť hovoriť s účastníkmi vo vašej oficiálnej úlohe hostiteľa schôdze. Povedzte: „Videli ste ten spravodajský článok o bezpečnejšom vybavení detských ihrísk v parkoch?“
- Vyberte témy súvisiace s programom schôdze, aby ste účastníkov mohli jemne posunúť k cieľu schôdze. Ak sa vaše stretnutie týka napríklad parkovacích služieb, vyberte si témy, ako sú nedávne vylepšenia parku alebo príbehy, ktoré sa v parku odohrávajú.
- 3Začnite včas. Nastavte presný začiatočný čas a predpokladaný konečný čas. Dodržujte svoj rozvrh, pretože odloženie začiatku schôdze stojí organizáciu čas každého jednotlivca, ktorý sedí a čaká.
- Ak sa niekto zásadný pre vaše stretnutie nedostavil alebo vám chýba potrebné kvórum, oslovte svojich prítomných, aby ich informovali o oneskorení príchodu tejto osoby. Začnite schôdzu a využite čas oneskorenia ako otvorené fórum. Nasmerujte diskusiu tak, aby ľudia nesedeli a čakali.
- Majte na pamäti, že ak začnete neskoro, je pravdepodobnosť, že ľudia napriek tomu odídu v pôvodne naplánovanom čase ukončenia, pretože môžu mať naplánované ďalšie stretnutia alebo aktivity na neskorší deň.
- 4Postaviť sa. Hneď ako nadíde čas začať schôdzu, zdvihnite sa zo sedadla, aby ste upútali pozornosť prítomných a naznačili, že sa chystáte začať. Postavením komunikujete, že velíte miestnosti.
Keď predsedáte schôdzi, zvolanie schôdze na objednávku je očakávanie. - 5Pozdravte prítomných. Začnite hovoriť všeobecnou úvodnou poznámkou. To signalizuje otvorenie schôdze a upúta pozornosť každého, kto sa stále zaoberá vedľajšou konverzáciou alebo činnosťou mimo úlohy, ako je napríklad listovanie pracovným e-mailom na mobilnom telefóne.
- Napríklad povedzte: „Dobré ráno. Ďakujeme, že ste sa dnes k nám pripojili.“
- Vyhýbajte sa neformálnym pozdravom typu „Ahoj všetci.“ Tým sa nastaví nesprávny tón.
- 6Predstav sa. Stručne uveďte svoje meno a uveďte svoju pozíciu. Aj keď vás účastníci poznajú, je dôležité preukázať, že ste predsedom. Je tiež čas predstaviť akýchkoľvek rečníkov.
- 7Ohláste svoj hovor na objednávku. Ako predseda ste zodpovední za stanovenie času začiatku záznamu. Zápisnica sa začína po oficiálnom telefonáte na objednávku. V rámci výzvy k objednávke uvediete aj dátum a čas záznamu.
- Na formálnom stretnutí povedzte: „Volám toto stretnutie na objednávku vo štvrtok 4. mája 2017 o 11:30 hod.“
- Ak je vaše stretnutie neformálne, môžete svoj prejav zmeniť, ale stále je dôležité uviesť, že stretnutie sa začalo. Namiesto toho, aby ste povedali, že sa schôdza volá na objednávku, by ste mohli povedať: „Toto stretnutie začíname vo štvrtok 4. mája 2017 o 11:30 hod.“
- 8Uveďte účel stretnutia. Pripomeňte účastníkom cieľ schôdze. Ako predseda nesiete zodpovednosť za to, aby ste sa ubezpečili, že každý rozumie tomu, čo sa od stretnutia očakáva, a že každý bude mať po celú dobu stretnutia úlohu.
- Povedzte: „Dnes sme tu, aby sme vybrali farbu náteru pre nové lavičky v parku Quiet Pines.“
- Váš účel by mal byť uvedený v 1-2 vetách.
- 9Vykonajte stretnutie. Posaďte sa a pokračujte v programe podľa programu schôdze. Ako predseda schôdze by ste mali zaistiť, aby schôdza plnila svoje úlohy a aby boli vypočuté všetky príspevky.
- To, akú kontrolu nad schôdzou máte ako predseda, bude závisieť od vášho osobného štýlu a kultúry vašej organizácie.
- Hneď ako sa schôdza začne, vaša výzva na objednávku je dokončená.
ODBORNÝ TIPDodržujte svoj časový limit. Gene Linetsky, zakladateľ startupu, hovorí: "Stretnutia by nemali trvať dlhšie ako 30 minút. Ak vás láka naplánovať si schôdzku na hodinu, premyslieť ju, rozdeliť ju alebo obmedziť rozsah, pretože pri typickom stretnutí je produktívny čas možno 10 minút.
Časť 2 z 3: prejavovanie dôvery pomocou reči tela
- 1Nadviažte očný kontakt. Očný kontakt zvyšuje pozornosť, zviditeľňuje vás a presvedčí ľudí, že to, čo hovoríte, je dôležité.
- Pri schôdzkach presuňte svoj pohľad po miestnosti a rozprávajte sa tak, aby ste s každým prišli do očí, keď váš pohľad prechádza po miestnosti.
- Ak vám to nie je príjemné, pozrite sa radšej na stred ich nosa.
- Doprajte si vopred príjemný očný kontakt cvičením na svojich priateľoch, rodine a spolupracovníkoch. Začnite tým, že sa pozriete na ich čelo, potom sa posuňte do stredu nosa. Nakoniec urobte očný kontakt niekoľko sekúnd, pričom počas rozprávania pomaly prechádzajte do konzistentného očného kontaktu.
Ako predseda schôdze by ste mali zaistiť, aby schôdza plnila svoje úlohy a aby boli vypočuté všetky príspevky. - 2Nehnevajte sa. Postavenie alebo sedenie stále vyjadruje sebavedomie, preto nájdite rovnováhu.
- Veľa sa pohybovať a vrtieť naznačuje, že ste nervózni alebo nervózni, čo podkopáva vašu autoritu.
- Zamerajte sa na úlohu, ako je napríklad podanie ruky alebo zaznamenanie programu.
- 3Hovorte normálnym tempom. Nervózni ľudia majú tendenciu rozprávať rýchlo, takže si pamätajte na svoj prejav. Vyjadrite dôveru tým, že budete hovoriť pokojne a nahlas.
- 4Zostaň otvorený. Ruky držte pri boku. Úzkostní ľudia často zalamujú rukami alebo sa pokúšajú zakryť si tváre.
- 5Nakloňte sa. Keď s niekým hovoríte, nakloňte sa k nemu a ukážte mu, že vás zaujíma, čo hovorí, a že ste v konverzácii aktívni. Ukazuje to, že poznáte, čo ostatní prinášajú k stolu, a nebojíte sa počuť alternatívne uhly pohľadu.
- 6Nastavte tón. Váš postoj ako predsedu diktuje prístup celého stretnutia. Ak chcete mať úspešné stretnutie, pristupujte k svojej úlohe predsedu ako profesionálni a optimistickí. Prostredníctvom reči tela dajte návštevníkom najavo, že očakávate profesionalitu.
- Usmievajte sa, keď hovoríte o cieľoch, plánoch alebo povinnostiach organizácie.
- Gesto, keď hovoríš.
- Povedzte: „Máme skvelú príležitosť reflektovať poslanie našej organizácie prostredníctvom nového programu, o ktorom sme prišli diskutovať.“
Časť 3 z 3: udržiavanie dobrého držania tela
- 1Vyrovnajte chrbát. Predstavenie si struny, ktorá vás ťahá rovno, je prvým krokom k udržaniu dobrého držania tela. Dobré držanie tela ukazuje sebavedomie a dáva vám vynikajúcu prítomnosť.
- Cvičte vzpriamený postoj, aby sa z toho stal zvyk.
- Zastrčte si žalúdok a ruky nechajte visieť po bokoch.
- Zatlačte ramená dozadu. Mali by ste cítiť, ako sa vám lopatky napínajú, akoby boli ťahané k sebe.
Namiesto toho, aby ste povedali, že schôdza je zvolaná na objednávku, môžete povedať: „Toto stretnutie začíname vo štvrtok 4. mája 2017 o 11:30.“. - 2Teš sa Hlavu majte vystretú. Aby ste mali správne držanie tela, mali by vaše ušné lalôčky rovnomerne ležať na pleciach.
- Netlačte hlavu dopredu. Chcete ukázať, že ste sebavedomí, nie príliš dychtiví.
- Nepozerajte sa nadol, čo môže spôsobiť, že sa budete hrbiť.
- 3Vyhnite sa kývaniu. Nohy majte pevne zasadené. Aj keď môžete dlhšiu dobu stáť, môžete svoju váhu presunúť z jednej nohy na druhú, malo by ísť o jemný posun, nie o výkyv.
- Predseda dobre udržuje poriadok, že sa zameria na ciele výboru skôr než zvýšenie ich osobné postavenie.
- Začnite a ukončite včas.
- Udržujte profesionálne vystupovanie pred, počas a po stretnutí.
Prečítajte si tiež: Ako znížiť zmenšovanie zásob?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
