Ako zaúčtovať drobné v hotovosti?
Ak chcete účtovať o drobných peniazoch, vytvorte denník transakcií, ktorý obsahuje dátum, osobu, ktorá tieto drobné peniaze použila, popis transakcie a všetky ostatné vklady alebo výdavky. Budete si tiež chcieť kúpiť uzamykateľnú schránku na hotovosť a potvrdenia. Vložte 75€-370€, aby ste mohli začať využívať fond, a uistite sa, že máte malé aj väčšie bankovky a mince. Nakoniec zverte správcovi alebo pokladníkovi, aby bol zodpovedný za fond drobných peňazí, aby bol proces konzistentný a bezpečný. Tipy, ako doplniť fond drobných peňazí, čítajte ďalej!
Depozitár alebo pokladník drobnej pokladničky je zodpovedný za vyplácanie drobných peňažných prostriedkov výmenou za písomné potvrdenia, za doplnenie hotovosti do fondu v prípade potreby a za zaznamenávanie položiek zakúpených alebo zaplatených drobnými peňažnými prostriedkami.
Každý podnik robí malé nákupy každý deň za položky, ako sú kancelárske potreby, pečiatky, poplatky za dopravu a ďalšie rôzne položky. Vypísanie šeku na tieto položky je časovo náročné a nákladné. Zriadenie fondu drobných peňažných prostriedkov umožňuje vlastníkovi podniku udržiavať kontrolu a účtovať o výdavkoch s minimálnymi nákladmi a administratívnymi ťažkosťami. Ak budete postupovať podľa niekoľkých krokov, je možné ľahko zriadiť a spravovať účet v drobnej hotovosti.
Časť 1 z 2: Vytvorenie systému drobných peňazí
- 1Kúpte si uzamykateľnú skrinku. Keď zakladáte fond drobných peňazí, musíte si kúpiť uzamykateľnú skrinku, do ktorej sa zmestí hotovosť, ktorá je k dispozícii na použitie, a potvrdenia o tom, čo sa minulo. Potrebujete malú kovovú škatuľu, ktorá sa ľahko zmestí do zásuvky na stole. Tento box môže mať buď kombinovaný zámok, alebo zámok na kľúč, podľa toho, čo je pre vašu konkrétnu kanceláriu najlepšie. Tak či onak, musí byť mimoriadne bezpečný, aby odradil ľudí od manipulácie s krabicou.
- Musíte mať dostatočne veľkú škatuľu, do ktorej sa zmestia všetky peniaze a potvrdenky, ale dostatočne malú na to, aby bola nenápadná a dala sa ľahko skryť. Uistite sa, že dostanete jeden s priehradkou na peniaze, aby bolo možné ľahko usporiadať účty a zmeny.
- Sú k dispozícii vo väčšine obchodov s papiernickými alebo kancelárskymi potrebami.
- 2Priraďte zodpovednosť za fond drobných peňazí. Akonáhle budete mať miesto na uloženie peňazí, musíte priradiť osobu zodpovednú za drobnú pokladničnú schránku a účet. Osoba, ktorú priradíte, by mala byť všeobecne dostupná každému zamestnancovi, ktorý môže potrebovať drobné, napríklad účtovnému úradníkovi alebo administratívnemu asistentovi.
- Depozitár alebo pokladník drobnej pokladničky je zodpovedný za vyplácanie drobných peňažných prostriedkov výmenou za písomné potvrdenia, za doplnenie hotovosti do fondu v prípade potreby a za zaznamenávanie položiek zakúpených alebo zaplatených drobnými peňažnými prostriedkami.
Príjmy by sa mali rovnať rozdielu medzi počiatočnou hotovosťou na účte drobnej hotovosti a zostávajúcou hotovosťou pred refundáciou. - 3Uložte drobnú pokladničku. Drobné pokladničné boxy by ste mali uchovávať mimo dohľadu v uzavretej zásuvke. Zásuvka musí byť v depozitárovom stole alebo v inej zásuvke, do ktorej sa depozitár ľahko dostane. Kombináciu alebo kľúč na otvorenie škatule by ste mali uchovávať v inej zásuvke, pravdepodobne na reťazci kľúčov správcu. Záleží na tom, kto ďalší potrebuje prístup k boxu a či máte viac ako jedného správcu.
- Aby bola pridaná ďalšia vrstva ochrany, zásuvka, v ktorej box uchovávate, môže mať aj zámok. To by poskytlo dodatočné zabezpečenie peňazí, ktoré sú tam uložené.
- Ak máte viac ako jednu osobu, ktorá potrebuje prístup k pokladni, porozmýšľajte o tom, že si necháte vyrobiť viac kľúčov, alebo nájdete schránku s ďalšími kľúčmi.
- 4Určite limit výberu. Drobné peňažné prostriedky nie sú určené na to, aby nahradili alebo sa vyhli účtovnej kontrole nákladov. Je nastavený ako pohodlie pre malé nákupy, ktoré nezaručujú písomné kontroly. Musíte stanoviť maximálnu sumu transakcie, s ktorou sa má manipulovať prostredníctvom systému drobných peňazí. Týmto spôsobom je možné všetky transakcie nad uvedenú sumu zvládnuť bežným nákupným procesom.
- Spoločnosť môže napríklad obmedziť drobné hotovostné transakcie na 37€ alebo menej. Akákoľvek transakcia nad 37€ by potom bola spracovaná ako bežný splatný účet.
- 5Vložte hotovosť do fondu drobných peňazí. Keď máte základy pokryté, musíte vložiť peniaze do drobnej hotovosti. Depozitár by ste mali najskôr založiť šekom na zriadenie fondu. Suma šeku by mala byť dostatočná na zvládnutie väčšiny nákupov v hotovosti za zvolené časové obdobie, ale nie taká veľká, aby podporovala krádež. Akonáhle bude šek preplatený, peniaze by mali byť vložené do drobnej pokladničky.
- Bežná počiatočná čiastka sa pohybuje medzi 75€-370€
- Uistite sa, že všetky nominálne hodnoty účtov máte uložené v zásuvke na drobné peniaze. Mali by ste mať niekoľko 15€, niekoľko 7,50€, dobrý počet 3,70€ a slušnú sumu 0,70€ Mali by ste mať aj mince. Vďaka tomu bude ľahké refundovať drobné hotovostné platby.
Depozitár potom preplatí šek a vloží finančné prostriedky do drobnej pokladničky, čím sa obnoví počiatočný zostatok fondu drobných peňazí. - 6Vytvorte denník drobných peňažných transakcií. Pri prvej počiatočnej platbe za drobnú hotovosť by mal správca začať denník transakcií, ktoré prechádzajú cez pokladničnú schránku. Môže to byť jednoduchý ručne písaný účtovný denník alebo online tabuľka, ktorú uchováva správca. Drobný správca hotovosti by mal držať krok s každou transakciou vložením do denníka. Mal by existovať riadok na popis transakcie, ako sú kancelárske potreby alebo poštovné. Tiež by mal existovať stĺpec pre vynaloženú sumu a osobu, ktorá použila drobnú hotovosť.
- Tiež by mal existovať stĺpec pre vklady na účet, ktorý by mal sledovať, kedy je fond doplnený. Prvá platba drobnou hotovosťou by mala byť vložená do denníka ako vklad drobnej hotovosti. Potom je možné z tejto sumy odpočítať všetky transakcie.
- 7Zriadiť fond drobných peňazí v účtovníctve spoločnosti. Peňažné a drobné hotovostné účty sú majetkovými účtami. Pri počiatočnom otvorení fondu drobných peňazí sa hotovosť jednoducho prevádza z jedného majetkového účtu na druhý bez vplyvu na zostatok majetku organizácie. Hneď ako sa z fondu drobných peňazí stane jeho vlastný subjekt, mali by ste ho sledovať ako samostatný účet, ktorý je možné viesť v tabuľkách rovnako ako ktorýkoľvek iný účet.
- Transakcie uskutočnené na účte spoločnosti na otvorenie fondu drobných peňazí by mali byť kreditom z peňažného účtu na sumu šeku poskytnutého na drobnú hotovosť. Potom môžete transakciu prepísať na fond drobných peňazí ako debet v hotovosti na účet, ktorý stanoví jeho počiatočný zostatok od 0€ do sumy, ktorú do fondu vložíte.
- V tejto fáze neexistovali žiadne skutočné výdavky, pretože peniaze boli jednoducho prevedené z jedného účtu spoločnosti na druhý, takže celkové aktíva spoločnosti zostávajú nezmenené.
- 8Začnite používať peniaze. Keď je v drobnej pokladničke dostatok hotovosti, môže ju podnik začať používať na malé transakcie. Depozitár by mal vyžadovať doklad o každom drobnom nákupe v hotovosti. Depozitár pri predložení dokladu o nákupe zaznamená na doklad o kúpe dátum a meno kupujúceho a doklad uloží do pokladničky na drobné.
- Depozitár by mal kupujúcemu uhradiť aj presnú zmenu nákupu.
- Depozitár môže tiež poskytnúť zálohu na drobnú hotovosť, aby si niečo kúpil. Spoločnosť môže prísť so systémom, v ktorom osoba, ktorá sa chystá niečo kúpiť, príde za správcom hotovosti o preddavok v hotovosti. Depozitár môže označiť nákup v denníku, aby vysvetlil, čo kupujúci zamýšľa kúpiť pomocou preddavku v hotovosti a koľko je to potrebné. Akonáhle si kupujúci kúpi výrobky, pre ktoré sa rozhodol, mal by sa vrátiť k správcovi s potvrdením a zmeniť.
Transakcie uskutočnené na účte spoločnosti na otvorenie fondu drobných peňažných prostriedkov by mali byť kreditom z peňažného účtu vo výške šeku poskytnutého na drobnú hotovosť.
Časť 2 z 2: Správa drobných hotovostných výdavkov
- 1Doplňte hotovosť. Účtovník potrebuje doplniť množstvo hotovosti v drobnom peňažnom fonde tak často, ako treba. Depozitár by mal začať ďalší denník pri každom doplnení fondu. Depozitár by mal odovzdať vyplnený zoznam a sprievodné potvrdenia určenému účtovníkovi. Zkontroluje účtenky, skontroluje pridanie drobných pokladničných dokladov a vypíše šek správcovi celkovú sumu vynaloženú na doplnenie fondu.
- Depozitár potom preplatí šek a vloží finančné prostriedky do drobnej pokladničky, čím sa obnoví počiatočný zostatok fondu drobných peňazí.
- Ak sa drobné nepoužívajú tak často alebo ak je v škatuli väčšie množstvo, nikdy nemôžete použiť všetky drobné. V týchto prípadoch môže úradník doplniť to, čo bolo vybraté raz za mesiac, aby mal prehľad o výdavkoch a pomohol s účtovaním drobných peňazí.
- Ak zistíte, že vo svojej drobnej hotovosti potrebujete viac peňazí, môžete zostatok fondu kedykoľvek zvýšiť. Stačí, ak účtovný úradník napíše šek správcovi na dodatočnú čiastku. Ak napríklad počiatočný zostatok 75€ nepostačuje na úhradu výdavkov väčšinu času, zvýšte fond na 150€ tak, že druhých 75€ vypíšete šek depozitárovi. Depozitár by potom mal dodržať bežný postup dopĺňania.
- 2Účtujte o drobných hotovostných transakciách. Hneď ako je zoznam transakcií od drobného správcu hotovosti hotový, účtovný úradník potvrdí, že pre každú transakciu je prítomný doklad a že na výpočet sumy sú správne pripočítané výdavky. Potom by mal všetky účtenky roztriediť do príslušnej výdavkovej kategórie a celkové výdavky pre každú kategóriu.
- Bežné kategórie nákladov, ktoré používajú drobnú hotovosť, zahŕňajú poštovné, kancelárske potreby a dopravu.
- Nie je potrebné robiť záznam pre každú transakciu, pretože jednotlivé malé náklady sú pri prevádzke spoločnosti nevýznamné. Zaznamenajte ich ako úplné sumy v každej kategórii.
- Je dôležité zaistiť, aby sa celková suma tržieb rovnala sume pôvodne na účte drobných peňazí. Akákoľvek odchýlka môže znamenať, že nákup nebol zaúčtovaný. Ak ste napríklad mali na účte drobnej hotovosti 75€, po jeho vyčerpaní by ste mali mať na účtoch 75€.
- Počiatočná hotovosť ako drobná hotovosť málokedy klesne na 0. Príjmy by sa mali rovnať rozdielu medzi počiatočnou hotovosťou na účte drobnej hotovosti a zostávajúcou hotovosťou pred refundáciou.
- V súlade s tým by sa šek na úhradu mal rovnať súčtu príjmov a vrátiť fond drobných peňazí do pôvodného stavu.
- 3Zaznamenajte si výdavky. Po triedení a sčítaní účteniek v každej z výdavkových kategórií by mal účtovný úradník riadne zaúčtovať výdavky súvisiace s drobnými pokladničnými dokladmi.
- Peňažný účet by mal najskôr pripísať na účet celkovú sumu náhrady za drobnú hotovosť, ktorá zníži zostatok hlavného peňažného účtu o rovnakú sumu.
- Potom by mal z jednotlivých účtov výdavkov vyúčtovať sumy vynaložené v každom z nich. Celkový debet na výdavkových účtoch sa bude rovnať kreditu na účte drobnej hotovosti.
- Ak máte napríklad 150€ v drobných hotovostných príjmových dokladoch, budete potom musieť týchto 150€ zaznamenať na príslušných účtoch nákladov. Ak by všetkých 150€ tvorili „kancelárske náklady“, na účte administratívnych nákladov by ste odpísali 150€
- Účty pre každý druh nákladov sa zvýšia o sumu vynaloženú v každej kategórii, aby sa ukázalo, že spoločnosť na tieto položky vynaložila toľko. Potom sa čistý príjem spoločnosti zníži o sumu vynaloženú na výkaz výdavkov.
Prečítajte si tiež: Ako kúpiť percento podniku?
Otázky a odpovede
- Čo je to nepeňažná položka zahrnutá v drobnej hotovosti?V drobnej hotovosti nie sú zahrnuté žiadne nepeňažné položky. Nepeňažné výdavky sa zaznamenávajú ako bežné výdavky a nie sú súčasťou systému drobných peňazí.
- Môžu byť použité drobné finančné prostriedky na nákup liekov proti bolesti pre zamestnancov?Áno, ak sú výdavky schválené politikou spoločnosti.
- Je účtovný záznam o drobných peniazoch oficiálnym dokumentom, ako napríklad obecný denník?Nie. Väčšina drobných peňažných prostriedkov je zaúčtovaná s jednoduchým zoznamom výdavkov.
- Môžem nájsť súvahu pre drobné peniaze?V závislosti od typu účtovného softvéru, ktorý používate, si môžete vytlačiť výkaz o svojej drobnej hotovosti. Spravidla môžete prispôsobiť obsah konkrétneho prehľadu a rámec dátumu, v ktorom ho chcete použiť. Tieto informácie by ste mali nájsť v sekcii správ, ale líšia sa v závislosti od použitého softvéru.
- Aká je suma potrebná na zriadenie fondu drobných peňazí?Drobné finančné prostriedky je možné použiť na nákup liekov proti bolesti zamestnancov, ak sú výdavky schválené politikou spoločnosti.
- Čo je to žrebovateľ, zásuvka a príjemca platby?To sú tri výrazy pre rovnakú osobu: ten, kto dostáva peniaze z drobnej hotovosti.
- Pokladničné poukážky budú oddelené pre drobnú hotovosť a hlavnú hotovosť?Hotovostné poukážky sa používajú iba na drobné hotovostné transakcie.
- Môže správca drobnej hotovosti doplniť hotovosť z hotovostných vkladov klientov?Drobná hotovosť sa dopĺňa súkromnými „darmi“ od manažmentu. Nevyberajte peniaze prijaté od klientov (pokiaľ váš účtovný systém nie je extrémne neformálny).
- Môže byť časť drobnej hotovosti uložená mimo pracoviska?Áno, ale získať prístup k peniazom, ak je mimo pracoviska, môže byť trochu bolestivé, preto sa odporúča ponechať drobné na mieste.
Nezodpovedané otázky
- Je drobná hotovosť zahrnutá vo výkaze peňažných tokov?
- Ako môžem uplatniť nárok na drobné v práci?
- Môžem urobiť politiku drobných peňazí?
- Čo keď výdavky pred doplnením prekročia drobné v hotovosti?
- Koľko drobných peňazí by mala nezisková organizácia zvládnuť?
Komentáre (7)
- Tento článok pomohol rozšíriť moje znalosti o systéme drobných peňazí a veciach, ktoré je potrebné zaviesť pred nastavením systému.
- Wow! Správa drobných peňazí je jednoduchá!
- Vykonávam firemné služby s veľmi malým zázemím v oblasti financií, najmä drobných peňazí. Váš článok mi pomohol pochopiť tok systému drobných peňazí.
- Skvelý podrobný prehľad, užitočný pre ľudí, ktorí nie sú oboznámení s účelom a procesmi drobných peňazí.
- Bolo to také jednoduché a jasné.
- Pracujem ako GM viac ako 20 rokov, od malého oddelenia po veľkosť 30 pod riadenými zamestnancami v inej spoločnosti. Je náročné riadiť a evidovať kontrolu výdavkov zamestnancov. Pomáha mi to pripomenúť základy.
- Je to dobré a informatívne.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
