Ako pripraviť finančnú správu?

Účtovná správa alebo účtovná závierka pozostáva zo súvahy, výkazu ziskov a strát, výkazu nerozdeleného zisku a výkazu peňažných tokov.

Finančné správy alebo účtovné závierky, tvorí súvaha, výsledovky, výkazu nerozdeleného zisku, a prehľad o peňažných tokoch. Tieto 4 dokumenty spoločne informujú o výkonnosti spoločnosti akcionárom alebo osobám mimo spoločnosti. Súkromné spoločnosti môžu potrebovať distribuovať štvrťročné alebo ročné finančné správy bankám alebo veriteľom. Verejne obchodované spoločnosti v USA sú povinné predložiť audítorské finančné správy Komisii pre cenné papiere a burzu (SEC). Ak ste majiteľom malej firmy, môžete sa rozhodnúť pripraviť si vlastnú finančnú správu. Ak je však vaša firma rozsiahla alebo zložitá, pravdepodobne by ste si najali účtovníka.

Časť 1 zo 4: vyplnenie výkazu ziskov a strát

1
Napíšte svoj príjem za obdobie, na ktoré sa vzťahuje váš prehľad. Hore označte výkaz ziskov a strát a zadajte názov svojej organizácie a obdobie, na ktoré sa výkaz vzťahuje. Potom zadajte celkovú výšku príjmu, ktorý organizácia za dané obdobie dosiahla.
- Ak vaša organizácia predáva tovar aj služby, možno budete chcieť príjem zahrnúť pre každého zvlášť.
- Uistite sa, že uvádzate hrubé príjmy, ktoré organizácia získala. Odpočítate výdavky, aby ste neskôr zistili čistý príjem organizácie.
2
Zistite náklady na tovar alebo služby, ktoré ste predali. Celkové náklady na tovar alebo služby, ktoré ste predali, vrátane práce, materiálu a akýchkoľvek režijných nákladov na výrobu tovaru. V maloobchode sú vašimi nákladmi na tovar obvykle iba náklady na nákup položiek do vášho inventára.
- V sektore služieb by náklady zahŕňali prácu a zásoby používané na poskytovanie služieb, ktoré ponúkate.
3
Vypočítajte si hrubý zisk. Váš hrubý zisk za obdobie zahrnuté do výkazu ziskov a strát je hrubý príjem mínus priame náklady na tovar alebo služby, ktoré ste predali. Potom, čo ste urobili tento výpočet, uveďte sumu v riadku pod nákladom a označte ju ako „hrubý zisk“.
- Ak by ste napríklad mali za dané obdobie príjmy 14900€ a náklady 3730€, váš hrubý zisk by bol 11200€.
- Pri formátovaní výkazu ziskov a strát možno budete chcieť označiť hrubý zisk štítkom a sumou tučným písmom tak, aby vynikol z ostatných informácií. Ak vytvárate plnofarebný dokument, zadajte hrubý zisk zelenou farbou, ak ide o kladné číslo. Na záporné číslo alebo stratu použite červenú farbu.
- Zaokrúhľujte svoje čísla na najbližšie celé číslo, a nie na desatinné čísla alebo zlomky jednotky.
4
Poskytnite podrobný zoznam výdavkov v priebehu toho istého obdobia. Bežné prevádzkové náklady zahŕňajú mzdy zamestnancov, platby nájomného alebo hypotéky, kancelárske potreby, náklady na dopravu a marketing. Ak máte značný počet odlišných výdavkov, usporiadajte ich do kategórií, aby bola vaša účtovná závierka jednoduchá.
- Odpisy dlhodobého majetku, ako napríklad zariadenia, sú tiež zahrnuté do nákladov vašej organizácie na dané obdobie. Daňové oddelenia majú spravidla odpisové tabuľky, ktoré vám pomôžu zistiť výšku odpisov za obdobie, na ktoré sa vzťahuje váš výkaz ziskov a strát. Účtovný softvér tiež obsahuje nástroje, ktoré vám pomôžu vypočítať odpisy.
5
Od hrubého zisku odpočítajte svoje výdavky. Sčítajte všetky výdavky, ktoré ste uviedli, a zadajte túto sumu do zoznamu výdavkov s označením „celkové výdavky“. Tento text možno budete chcieť zvýrazniť tak, aby vynikal v zozname výdavkov. Ak vytvárate plnofarebný výkaz ziskov a strát, zmeňte farbu na červenú. Potom túto sumu odpočítajte od hrubého zisku.
- Výsledkom tejto rovnice je váš čistý zisk za obdobie zahrnuté do výkazu ziskov a strát. Označte ho a urobte text tučným písmom tak, aby vynikal od ostatných. Ak robíte plnofarebný výkaz ziskov a strát, zmeňte farbu sumy na zelenú, ak je kladné číslo, alebo červenú, ak je záporné číslo.

Že vaša spoločnosť mala čistý príjem 14900€ za obdobie — Predpokladajme napríklad, že vaša spoločnosť mala čistý príjem 14900€ za obdobie, na ktoré sa vzťahuje vaša finančná správa.

Časť 2 zo 4: návrh vyhlásenia o nerozdelenom zisku

1
Zistite aktuálny zostatok nerozdeleného zisku. Nerozdelený zisk organizácie je množstvo peňazí, ktoré spoločnosť zarobila a ktoré nerozdelila partnerom alebo akcionárom. Táto suma sa kumuluje od dátumu začatia organizácie. Vo vašom výkaze nerozdelených zárobkov je aktuálny zostatok nerozdelených zárobkov v prvom riadku výpisu.
- Ak chcete zistiť túto sumu, pozrite sa na predchádzajúci finančný výkaz organizácie. Ak je to prvý finančný výkaz vašej organizácie, suma nerozdelených zárobkov bude pravdepodobne 0.
- Ak vaša organizácia rozdeľuje všetky príjmy svojim akcionárom alebo partnerom v základnom imaní, zostatok nerozdeleného zisku bude 0. Ak má organizácia deficit alebo je „v červených číslach“, môže byť tento zostatok záporným číslom.
2
Vytvorte si zoznam čistého príjmu z výkazu ziskov a strát. Pod aktuálnym zostatkom nerozdelených ziskov vo vašom výpise uveďte čistý príjem, ktorý ste vypočítali vo výkaze ziskov a strát za rovnaké obdobie. Táto suma môže byť záporným číslom, ak vaša organizácia nedosiahla čistý zisk.
- Na plnofarebnom výkaze nerozdelených zárobkov by ste zvyčajne zmenili farbu písma tak, aby kladné sumy boli zelené a záporné sumy červené. Ak nevytvárate plnofarebné tvrdenie, umiestnite zátvorky okolo sumy, aby ste ukázali, že je záporná.
3
Odpočítajte všetky príjmy rozdelené akcionárom alebo akcionárom. Ak bol niektorý z čistých výnosov rozdelený medzi akcionárov alebo akcionárov, nezapočítava sa to ako nerozdelený príjem. Na druhej strane, ak by sa nerozdeľoval žiadny príjem, celá suma čistého príjmu by sa pripočítala k nerozdelenému zisku.
- Do svojho vyhlásenia zahrňte riadok, ktorý uvádza výšku príjmu rozdeleného medzi akcionárov alebo akcionárov. Sumu vložte do zátvorky alebo zmeňte farbu písma na červenú, aby ste naznačili, že sa táto čiastka odpočíta od čistého príjmu.
- Predpokladajme napríklad, že vaša spoločnosť mala čistý príjem 14900€ za obdobie, na ktoré sa vzťahuje vaša finančná správa. Z tejto sumy bolo 7460€ rozdelených medzi akcionárov vašej spoločnosti. To znamená, že vaša spoločnosť si ponechala zisk 7460€
4
Vypočítajte aktualizovanú sumu nerozdelených zárobkov. Potom, čo odčítate sumu príjmu, ktorý ste rozdelili akcionárom alebo akcionárom, pripočítajte zvyšný čistý príjem za dané obdobie k celkovému zostatku nerozdelených ziskov. Túto sumu nahláste v poslednom riadku svojho výkazu o nerozdelenom zisku.
- Ak by napríklad vaša spoločnosť mala nerozdelený zisk 224000€ a vy by ste si ponechali 7460€ z čistého príjmu dosiahnutého počas obdobia, na ktoré sa vzťahuje vaša finančná správa, vaša spoločnosť by teraz mala nerozdelený zisk 231000€.

Účtovná závierka poskytuje obraz o finančnom zdraví a výkonnosti organizácie za dané obdobie.

Časť 3 zo 4: Vytvorenie súvahy

1
Naformátujte svoju stránku do dvoch stĺpcov. Väčšina súvah poskytuje na jednej strane stránky prehľad o aktívach vašej organizácie a o jej záväzkoch a vlastnom imaní na druhej strane. Aj keď môžete taktiež umiestniť aktíva na vrch a záväzky a vlastné imanie na spodok, ich umiestnenie vedľa seba uľahčuje pochopenie zostatku.
- Použitie dvoch stĺpcov vám tiež poskytne dostatok priestoru na rozčlenenie položiek v každej kategórii, takže nemusíte používať viac ako jednu stránku.
- V hornej časti stránky v oboch stĺpcoch označte hárok ako „súvahu“ s názvom vašej organizácie a dátummi na obdobie, ktoré súvaha pokrýva.
- Váš program na spracovanie textu alebo tabuľkový procesor môže mať šablónu súvahy, ktorá vám uľahčí formátovanie.
2
Zoznam majetku v ľavom stĺpci. Všetko, čo vaša organizácia vlastní, je prínosom. Majetok je spravidla zaradený do obežného majetku, dlhodobého majetku a investícií. Súvaha môže mať tiež rôznu kategóriu pre „ostatné aktíva“ alebo nehmotné aktíva, ako sú práva duševného vlastníctva.
- Obežný majetok zahŕňa veci ako hotovosť, pohľadávky, zásoby a zásoby. Dlhodobým majetkom sú naopak veci, ako sú nehnuteľnosti, vybavenie a čokoľvek iné, čo sa dá používať viac ako rok.
- V prípade obežných aktív je hodnota obvykle pomerne ľahko stanovená. Pokiaľ ide o dlhodobý majetok, možno budete musieť skontrolovať posledné daňové priznanie organizácie a zistiť hodnotu. Hodnota dlhodobého majetku sa každým rokom znižuje s odpismi.
3
V pravom stĺpci umiestnite záväzky a vlastné imanie. Rovnako ako majetok, aj záväzky sa delia na krátkodobé a fixné. Do tohto stĺpca patrí aj podiel na majetku, ktorý majú vlastníci v organizácii.
- Bežné záväzky zahrnujú napríklad splatné účty, krátkodobé pôžičky alebo obchodné úverové účty. Fixné záväzky sú záväzky, ktoré nie je možné vyriešiť za rok, ako napríklad hypotéky, dlhodobé pôžičky alebo zamestnanecké dôchodkové plány.
- Na výpočet vlastného imania vlastníka budete potrebovať vedieť, ako veľmi sa podieľali na kapitáli, vrátane celkovej sumy všetkých akcií v spoločnosti, ako aj výšky zisku, ktorý si spoločnosť ponechala. Tieto informácie môžete získať z výkazu ziskov a strát a z nerozdeleného zisku.
4
Celkové aktíva a pasíva na vyrovnanie účtovných kníh. Po dokončení súvah by celková hodnota majetku organizácie mala byť rovnaká ako celková hodnota záväzkov organizácie. Ak títo dvaja nevyvážia, vráťte sa a pozrite sa na hodnoty, ktoré ste zadali, a nájdite chybu.
- Predovšetkým skontrolujte hodnoty, ktoré ste použili pre vlastný kapitál. Vlastnícky kapitál vlastníka by sa mal vždy rovnať celkovej hodnote majetku organizácie mínus celková hodnota záväzkov organizácie. Ak sa vaše celkové sumy nevyrovnávajú, možno budete musieť upraviť vlastný kapitál vlastníka, kým sa tak nestane, za predpokladu, že sú všetky ostatné hodnoty správne.

Časť 4 zo 4: spísanie výkazu peňažných tokov

1
Určite peňažný zostatok organizácie na konci predchádzajúceho obdobia. Peňažný zostatok, s ktorým ste začali na začiatku obdobia, na ktoré sa vzťahuje vaša finančná správa, je východiskovým bodom pre váš výkaz o peňažných tokoch. Túto sumu zadajte do prvého riadka výpisu.
- Toto číslo zvyčajne získate z predchádzajúcej finančnej správy organizácie. Ak je to prvá finančná správa pre organizáciu, budete musieť vypočítať počiatočnú hotovosť súčtom peňažných prostriedkov organizácie.
- „Hotovosť“ zahŕňa nielen menu, ale aj čokoľvek, čo je možné premeniť na hotovosť za menej ako rok (známe ako „peňažné ekvivalenty“). Peňažné ekvivalenty zahŕňajú hodnotu sporiacich účtov, fondov peňažného trhu alebo podobných účtov, ktoré organizácia vlastní.
2
Vytvorte si zoznam čistého príjmu z výkazu ziskov a strát. Vráťte sa do svojho výkazu ziskov a strát a zistite výšku čistého zisku, ktorý vaša organizácia dosiahla počas obdobia, na ktoré sa vzťahuje vaša finančná správa. Uveďte túto sumu pod počiatočný zostatok v hotovosti.
- Na účely vášho výkazu o peňažných tokoch nezáleží na tom, aký veľký podiel prípadného čistého príjmu bol rozdelený akcionárom alebo akcionárom.
3
Zoskupte svoje peňažné toky do 3 kategórií. Vo všeobecnosti všetky peňažné toky uvedené vo vašom výkaze spadajú do 3 širokých kategórií: prevádzkové činnosti, investičné činnosti a finančné činnosti. Odtiaľ môžete uvádzať konkrétne peňažné toky priamo v každej z týchto kategórií. Väčšina organizácií však sleduje zmeny nepriamo tým, že upravuje čistý príjem na základe zmien na účtoch reprezentovaných každou z týchto kategórií.
- Prevádzkové činnosti zahrnujú odpisy majetku, splatné účty a pohľadávky
- Investičné činnosti zahŕňajú nákup a predaj investičného zariadenia, vývoj obchodu alebo webových stránok a nákup obchodovateľných cenných papierov
- Finančné činnosti zahŕňajú emisiu a umorenie dlhu, emisiu a vyradenie akcií a vyplácanie dividend z akcií alebo rozdelenie príjmu akciovým partnerom.
4
Upravte čistý príjem tak, aby našiel hotovosť poskytovanú prevádzkovými činnosťami. Ak má organizácia majetok, ako napríklad zariadenie, ktorý sa bude používať viac ako rok, odpisy z tohto majetku sa pripočítajú späť k hotovostnému zostatku. Odpočítajte zostatok svojich pohľadávok od hotovostného zostatku a potom pripočítajte zostatok svojich splatných účtov. Výsledkom je čistá hotovosť poskytnutá vašej organizácii prevádzkovými činnosťami.
- K pohľadávkam a záväzkom pripočítajte akúkoľvek sumu, ktorá sa vyskytla počas obdobia, na ktoré sa vzťahuje vaša finančná správa, bez ohľadu na to, či si peniaze vymenili alebo nie.
- Môžete mať aj ďalšie účty, napríklad dane alebo mzdy, pre ktoré by ste tiež museli upraviť príjem. Dane alebo mzdy, ktoré sú dlžné, ale ešte neboli zaplatené, budú pripočítané k vášmu hotovostnému zostatku rovnako ako bol splatný zostatok na účtoch.
5
Opakujte rovnaký postup pre investičné a finančné činnosti. Nákupy sa odpočítajú z vášho hotovostného zostatku, pričom všetky tržby sa pripočítajú k vášmu peňažnému zostatku. Vytvorte si zoznam týchto položiek jednotlivo a potom celkom, aby ste dosiahli svoju čistú hotovosť poskytnutú investičnými aktivitami a vašu čistú hotovosť poskytnutú finančnými aktivitami.
- Stratu alebo schodok za obdobie, na ktoré sa vzťahuje vaša finančná správa, uveďte buď uvedením sumy v zátvorkách alebo zmenou farby písma na červenú (pre plnofarebné zostavy).
- Ak je vašou čistou hotovosťou strata alebo deficit, zadajte „použité na“ namiesto „poskytnuté“. Ak je napríklad vaša čistá hotovosť z finančných aktivít strata 1790€, označili by ste túto sumu „čistou hotovosťou použitou na finančné činnosti“.
6
Vypočítajte hotovosť na konci obdobia. Vezmite čisté peňažné čísla pre každú z troch kategórií a pripočítajte ich alebo ich odčítajte z hotovostného zostatku, ktorý mala organizácia na začiatku obdobia, na ktoré sa vzťahuje správa. Výsledkom tohto výpočtu je nový hotovostný zostatok vašej organizácie.
- Porovnajte svoj výkaz o peňažných tokoch s výkazom ziskov a strát. Ak existuje významný rozdiel medzi vykazovanými ziskami a generovaným čistým peňažným tokom, možno budete chcieť zistiť prečo. Ak je napríklad vaša organizácia relatívne nová a vyžaduje veľké kapitálové investície, tieto investície sa nezobrazia vo vašom výkaze ziskov a strát naraz.

Ktorý vaša organizácia dosiahla počas obdobia — Vráťte sa do svojho výkazu ziskov a strát a zistite výšku čistého zisku, ktorý vaša organizácia dosiahla počas obdobia, na ktoré sa vzťahuje vaša finančná správa.

Tipy

Väčšina účtovného softvéru pre vás tieto správy automaticky vygeneruje na základe údajov, ktoré zadáte.
Poradie dokumentov, ktoré pripravíte, sa pri zostavovaní záverečnej správy zmení v závislosti od zásad vašej spoločnosti a miesta, kde je potrebné správu predložiť. Ak by ste napríklad predkladali svoju správu americkej komisii pre cenné papiere a burzu (SEC), dali by ste najskôr súvahu, potom výkazy ziskov a strát a potom výkazy peňažných tokov.

Varovania

Účtovníci nemusia nevyhnutne overovať správnosť alebo úplnosť poskytnutých informácií. Ak ste majiteľom malej firmy, starostlivo si overte údaje a uistite sa, že sú správne, kým ich odovzdáte účtovníkovi alebo si pripravíte vlastné finančné správy.

Prečítajte si tiež: Ako vypočítať znehodnotenie majetku?