Ako odhaliť spreneveru?

Ktoré môžete použiť na odhalenie schémy sprenevery — Ak máte podozrenie, že embéčka rozbíja vašu firmu, existujú rôzne opatrenia, ktoré môžete podniknúť, a politiky, ktoré môžete použiť na odhalenie schémy sprenevery.

Sprenevera je druh podvodu, kde zamestnanec zneužíva dôveru, aby ukradol svojho zamestnávateľa. Šikovní embéčkári sú schopní ukradnúť veľké sumy peňazí na dlhší čas bez toho, aby vzbudili podozrenie. V skutočnosti sa zdá, že embéčky patria medzi najobetavejších zamestnancov firmy. Ak máte podozrenie, že sprenevera vyčerpáva vašu firmu, existujú rôzne opatrenia, ktoré môžete podniknúť, a politiky, ktoré môžete použiť na odhalenie schémy sprenevery.

Časť 1 zo 4: analýza vášho podnikania

1
Hľadaj nevysvetliteľné výpadky zisku. Neobvyklé poklesy zisku sú symptómom sprenevery. Položte si otázku, či je vaše podnikanie na základe skúseností z vášho odvetvia také výnosné, ako by ste očakávali. Ak nie, môžete sa stať obeťou sprenevery.
- Ak napríklad vaša firma cez prázdniny zvyčajne dosahuje vyššie zisky, ale vaše zisky z dovoleniek boli v tomto roku iba priemerné, mali by ste zistiť, prečo.
2
Prejdite si záznamy svojej spoločnosti. Mali by ste pravidelne prechádzať finančnými záznamami svojej spoločnosti, aby ste zistili, že je všetko v poriadku. Zvlášť by ste mali venovať pozornosť nasledujúcemu, čo môže byť znakom sprenevery:
- Záznamy sú neusporiadané. Záznamy vašej spoločnosti by mali byť organizované a zrozumiteľné. Ak nerozumiete tomu, na čo sa pozeráte, zamestnanec sa vás môže pokúšať úmyselne zmiasť, aby skryl spreneveru.
- Doklady chýbajú alebo sú neskoro. Ak nemôžete nájsť bankové zmierenie alebo iné dôležité dokumenty, môže to byť znakom toho, že zamestnanec spreneveruje.
- Účtovné postupy sa zrazu zmenili. Ak ste uchovávali svoje finančné záznamy určitým spôsobom, mali by ste byť v strehu pred náhlymi zmenami. Ak váš zamestnanec zmení spôsob zadávania platieb a debetov, mali by ste sa opýtať, prečo.
- Viacnásobné platby sa uskutočňujú ľuďom s rovnakým menom alebo adresou. Zamestnanec si mohol založiť falošný účet, na ktorý posiela peniaze.
3
Reagujte na sťažnosti a tipy. Klienti sa môžu sťažovať, že už zaplatili svoje účty. Ak sa niekomu účtuje viackrát, môže to byť znak sprenevery.
- Predajcovia sa môžu sťažovať aj na oneskorené platby. Vaša firma by mala okamžite zaplatiť predajcom. Ak sa účty platia neskoro, zamestnanec môže kradnúť peniaze.
- Počúvajte aj svojich zamestnancov. Jeden z nich by mohol kolegu zbadať, ako si do vrecka ukladá zásoby alebo peniaze. Nemali by ste prepúšťať tipy zamestnancov z ruky.
- Zákazník si tiež môže všimnúť, že zamestnanec si platbu vložil do vrecka namiesto toho, aby vyzváňal predaj a vystavil potvrdenie. Zaviazajte sa, že budete postupovať podľa tipu a opýtajte sa zamestnanca na spornú transakciu.

Zvlášť by ste mali venovať pozornosť nasledujúcemu, čo môže byť znakom sprenevery: Záznamy sú neusporiadané.

Časť 2 zo 4: monitorovanie vašich zamestnancov

1
Všímajte si zmeny v správaní zamestnancov. Venujte pozornosť svojim zamestnancom. Významné zmeny v životnom štýle alebo postoji zamestnanca naznačujú spreneveru.
- Môžete si napríklad všimnúť, že životná úroveň zamestnanca sa neočakávane zvýšila. Zamestnanec si mohol kúpiť obrovský dom alebo niekoľko nových automobilov. Keď zamestnanec začne žiť spôsobom, ktorý je vzhľadom na jeho plat nevysvetliteľný, mali by ste to považovať za varovný signál sprenevery.
- Rovnako sa môže zrazu zmeniť prístup zamestnanca. Zamestnanec, ktorý je zvyčajne ľahký, sa môže vyhýbať alebo byť nervózny. Táto zmena postoja je znakom toho, že kradne v obchode. Inokedy sa z odpojených pracovníkov zrazu stanú oddaní zamestnanci, ktorým nikdy nechýba práca ani nepožiadajú o pomoc. V tejto situácii je zmena správania tiež spôsobená tým, že zamestnanec kryje svoje stopy v systéme sprenevery.
- Zamestnanec môže tiež trvať na tom, že bude pracovať neskoro alebo nikdy nebude čerpať dovolenku. Tento prístup môže signalizovať, že zamestnanec sa bojí, že ostatní odhalia spreneveru, ak bude preč.
2
Všimnite si obranyschopnosti zamestnancov. Ak požiadate zamestnanca, aby vysvetlil, prečo chýbajú dokumenty, venujte pozornosť tomu, ako zamestnanec reaguje. Niekto, kto sa bráni alebo je naštvaný na rozumné otázky, sa môže dopustiť sprenevery.
- Rizikom je aj zamestnanec, ktorý silne kritizuje ostatných zamestnancov. Môžu sa snažiť presunúť zameranie na ostatných.
3
Neignorujte riskantné správanie. Môžete si myslieť, že to, čo vaši zamestnanci robia vo svojom vlastnom čase, je ich vlastné podnikanie. V istom zmysle je to pravda. Vaši zamestnanci sa však môžu správať tak, že to naznačuje spreneveru. Pozrite sa napríklad na nasledujúce rizikové správanie:
- Hazardné hry. Keď niekto hazarduje do takej miery, že ohrozuje jeho financie, potom tejto osobe môže hroziť sprenevera peňazí na krytie strát. Venujte pozornosť zamestnancom, ktorí diskutujú o viacerých cestách do Las Vegas alebo Atlantic City, alebo ktorí v lotérii minú nemalé finančné prostriedky.
- Chváliť sa vykorisťovaním. Niekto, kto nahlas riskuje, môže tiež riskovať tým, že si pomôže s financiami. Mali by ste monitorovať každého zamestnanca s autoritou, ktorý sa neustále chváli svojim súkromným vykorisťovaním.
- Nadmerné pitie a párty. Zamestnancom, ktorí žúrujú a stýkajú sa s diskutabilnými postavami, hrozí sprenevera. Pravdepodobne nelegálne financujú zábavné večery z peňazí spoločnosti.
4
Dávajte pozor na zdravotné a iné núdzové situácie. Niektorí zamestnanci rozkrádajú, pretože potrebujú pokryť liečebné náklady, ktoré inak nedokážu zaplatiť. Všimnite si každého zamestnanca, ktorý utrpel tragédiu, napríklad chorého člena rodiny alebo dom zničený požiarom. Táto osoba má zvýšené riziko sprenevery.
- Je zrejmé, že zamestnanec, ktorý má choré dieťa, automaticky nespreneveruje. A nemali by ste nikoho obvinovať zo sprenevery bez dôkazu. Mali by ste však jednoducho vyšetriť, aby ste potvrdili, že daná osoba neberie peniaze. Požiadajte o zobrazenie účtovných kníh spoločnosti a starostlivo si ich prečítajte.

Ktorý by ich v prvom rade mohol odradiť od sprenevery — Sprenevera by potom musela sfalšovať podpis, ktorý by ich v prvom rade mohol odradiť od sprenevery.

Časť 3 zo 4: Predchádzanie sprenevere

1
Otvorte si výpisy z účtu osobne. Môžete byť v pokušení preniesť všetku finančnú zodpovednosť na svojich zamestnancov. Minimálne by ste však mali otvoriť a prečítať si výpisy z účtu svojej firmy.
- Bankové výpisy si nechajte poslať domov, nie do firmy. Potom môžete vo vyhláseniach skontrolovať podozrivú aktivitu. Môžete si všimnúť falošné podpisy šekov, chýbajúce čísla šekov, platby neznámym stranám alebo duplicitné platby.
- Duplicitné platby vyzerajú ako nehoda, ale môžu byť úmyselné. Ak zamestnanec navonok pracuje s niekým iným, mohol by tejto osobe v pravidelných intervaloch posielať peniaze.
2
Monitorujte bežné účty. Okrem toho, že budete každý mesiac kontrolovať svoje bankové výpisy, kontrolujte častejšie zostatky na svojom podnikateľskom účte a históriu transakcií. Častejšia kontrola vašich účtov pomôže predchádzať krátkodobým schémam sprenevery, ako napríklad „šek s kitom “.
- Šekový kiting je schéma, kde si embéčka napíše veľmi veľký šek z podnikateľského účtu. Aby sa zabránilo šeku, aby sa šek odrazil, sprenevera umelo nafúkne zostatok na tomto účte zapísaním ďalšieho šeku na tento účet z druhého podnikateľského účtu.
- Pri správnom načasovaní sa prvý šek vyčistí a sprenevera môže zmiznúť s veľkou sumou peňazí, než druhý šek odskočí.
3
Preskúmajte šeky. Váš bankový výpis by mal obsahovať kópie šekov napísaných z firemného účtu. Dávajte si pozor na podpisy, ktoré sa zdajú byť falošnými.
- Tiež vyhľadajte duplicitné čísla šekov. Duplicitné čísla môžu naznačovať, že prvý šek prešiel oprávnenému príjemcovi, zatiaľ čo duplikát uložila sprenevera.
4
Sledujte platby zamestnancom. Bežná schéma sprenevery je známa ako „lapovanie“. Lapovanie nastane, keď embéčka ukradne časť platby zákazníka, ale potom vyrovná rozdiel s niektorými finančnými prostriedkami z následnej platby zákazníka.
- Rozdiel od neskorších platieb musí sprenevera neustále dopĺňať. Táto schéma môže pokračovať donekonečna a každá platba zákazníkom sa zdá byť prijatá neskôr, ako v skutočnosti bola.
- Aby ste predišli „lappingu“, komunikujte so svojimi zákazníkmi a overte si, kedy uskutočnili svoje platby. Ak si všimnete, že váš účtovník odosiela platby oneskorene, môže sa zapojiť do schémy prekrývania.
- Môžete tiež zabrániť tejto schéme rozdelením povinností spojených s manipuláciou s hotovosťou a účtovaním platieb na účty zákazníkov medzi dvoch rôznych zamestnancov.
5
Skontrolujte všetky vrátené platby. Embezzleri môžu vytvárať vreckové prostredníctvom vytvárania falošných náhrad. Na tento účel sprenevera vytvorí falošný záznam, že zákazník vrátil nejaký tovar alebo preplatil svoj účet. Potom embéčka „vrátené“ peniaze vreckové.
- Preskúmajte zamestnancov, ktorí vydávajú neobvyklý počet náhrad. Potom môžete so zamestnancom dohodnúť stretnutie a prediskutovať vysoký počet vrátených peňazí.
- Pokúste sa tiež presvedčiť zákazníkov, aby niečo podpísali, keď im vrátia peniaze. Sprenevera by potom musela sfalšovať podpis, ktorý by ich v prvom rade mohol odradiť od sprenevery.
- Každý zamestnanec, ktorý vráti peniaze bez podpisu, by potom mohol byť sledovaný.

Že zamestnanec kryje svoje stopy v systéme sprenevery — V tejto situácii je zmena správania tiež spôsobená tým, že zamestnanec kryje svoje stopy v systéme sprenevery.

Časť 4 zo 4: implementácia politík

1
Rozdeľte zodpovednosti zamestnancov. Ak jeden zamestnanec zvládne všetky financie podniku, má možnosť spreneveriť. Účtovník, ktorý v rámci firmy vykonáva všetky fakturačné, zberné, platobné, bankové a evidenčné činnosti, má napríklad dobrú pozíciu na to, aby vám ukradol.
- Tento účtovník má možnosť odkloniť majetok a prostriedky na zakrytie krádeže zmenou záznamov o transakciách firmy.
- Rozkrádanie si môžete sťažiť delením povinností. Môžete napríklad požadovať, aby jeden zamestnanec uchovával záznamy, a požiadať iného zamestnanca, aby podpísal všetky šeky. Niektoré z týchto povinností môžete prevziať aj sami.
2
Nechajte zamestnancov spolupracovať. Zamestnanci, ktorí často pracujú sami, majú väčšie príležitosti a pokušenia ukradnúť obchodný majetok. Ak musí byť úloha vykonaná mimo kancelárie alebo v čase, keď nie je nikto iný, poverte dvoch zamestnancov, aby úlohu vykonali spoločne. Títo zamestnanci sa môžu navzájom monitorovať, takže je nepravdepodobné, že by niekto v obchode ukradol.
- Vyžadovať, aby dvaja zamestnanci spoločne otvárali a zatvárali kanceláriu každý deň. To zaisťuje, že žiadny jediný zamestnanec nie je sám s hotovosťou, tovarom alebo obchodnými záznamami pred alebo po pracovnej dobe.
3
Vynútiť povinné prázdniny. Účtovníci, ktorí sa spreneveria, sú často zapojení do dlhodobých schém, v rámci ktorých musia neustále manipulovať s obchodnými záznamami, aby zakryli svoje stopy. Títo zamestnanci si nemôžu dovoliť nechať niekoho iného kontrolovať svoju prácu, a tak odmietajú čerpať práceneschopnosť alebo prázdniny.
- Tiež môže odmietnuť prideľovať prácu iným, aj keď je preťažený úlohami. Požiadajte svojich zamestnancov, aby využili dni dovolenky a aby zodpovednosť za neprítomného zamestnanca zvládol iný zamestnanec (alebo externá účtovná služba).
4
Zapojte sa do poctivých obchodných praktík. Niektoré zdroje uvádzajú, že kultúra nečestnosti v podniku je spojená so spreneverou. Zamestnanci môžu mať väčšiu pravdepodobnosť krádeže v obchode, ak sa domnievajú, že podnik zaobchádza so zamestnancami nespravodlivo alebo neeticky zaobchádza s ostatnými.
- Preto by ste mali vytvoriť kultúru otvorenosti, čestnosti, ostražitosti a integrity. Držte svoje podnikanie na vysokých etických štandardoch.
- Musíte tiež signalizovať, že tolerujete nulové podvody alebo nepoctivosť. To znamená potrestať tých, ktorí sú nepoctiví alebo sa dopúšťajú krádeží. Ak necháte malé priestupky prejsť bez napomenutia, signalizujete tým ostatným zamestnancom, že môžu tiež kradnúť.
- Aby ste podporili úprimné nahlasovanie porušení, mali by ste vytvoriť zásady informátora a zverejniť ich vo svojich manuáloch alebo príručkách pre zamestnancov. Tieto zásady oznámia zamestnancom, že môžu nahlásiť podozrenie z podvodu a nečestnosti bez strachu z odvety.
- Uistite sa, že poznáte správne spôsoby nahlásenia sprenevery, či už máte v úmysle situáciu riešiť vnútorne alebo zapojiť orgány činné v trestnom konaní.
5
Vytvorte program pomoci zamestnancom. Krádež môžete tiež minimalizovať tým, že máte program pomoci zamestnancom. Tieto programy poskytujú zamestnancom miesto, kde môžu odhaliť svoje problémy so závislosťou, hazardnými hrami alebo so svojimi zdravotnými stimulmi na spreneveru.
- Program pomoci zamestnancom, ktorý používate, by mal poskytovať horúcu linku, na ktorú môžu zamestnanci zavolať kedykoľvek počas dňa.
- Účinný program pomoci zamestnanec bude riadiť zamestnancov, aby zdroje, ktoré potrebujú, aby adresy závislosti, hazardné hry, alebo iné problémy.

Varovania

Tento článok slúži ako právna informácia a neposkytuje právne rady. Ak potrebujete právnu radu, obráťte sa na autorizovaného zástupcu.

Prečítajte si tiež: Ako podať sťažnosť Cal OSHA?