Ako presťahovať kanceláriu?

Zistite motiváciu sťahovania kancelárie. Ak chcete nájsť dobré miesto pre kanceláriu, mali by ste sa najskôr zamyslieť nad tým, prečo sa sťahujete. Možno hľadáte miesto, ktoré vám pomôže rozšíriť váš talent alebo vám poskytne ľahší prístup na váš cieľový spotrebiteľský trh. Sťahovanie kancelárie je veľká zmena a veľké zmeny môžu byť v podnikaní rizikové. Mali by ste sa uistiť, že presne viete, prečo si myslíte, že je krok pre vašu firmu nevyhnutný a zásadný. K niektorým z bežnejších dôvodov sťahovania kancelárie patrí:

• Nižšie náklady na nehnuteľnosť: Náklady na nehnuteľnosť môžu byť u niektorých spoločností vysoké a rastúce náklady na nehnuteľnosť môžu byť veľkým motivátorom prechodu do nového priestoru. Možno hľadáte lacnejšie miesto alebo miesto, ktoré má podobný nájom, ale lepšie vybavenie.
• Bližšia blízkosť talentu: Je možné, že budete mať problém nájsť kvalifikovaných a kvalifikovaných zamestnancov pre svoju firmu, pretože sa nachádzate príliš vzdialene alebo potrebujete dlhé dochádzanie. Presťahovanie sa na pohodlnejšie centrálne miesto by mohlo pomôcť zlepšiť váš fond zamestnancov.
• Lepšia blízkosť k vášmu cieľovému trhu: Vaša aktuálna poloha vás nemusí umiestniť dostatočne blízko k vášmu cieľovému demografickému alebo cieľovému trhu a vaša firma kvôli tomu môže trpieť. Možno hľadáte nové miesto, ktoré vám pomôže preniknúť do cieľovej demografickej skupiny.
• Vylepšený životný štýl a kultúra podnikania: Možno ste podnikateľ, ktorý hľadá nové miesto, ktoré je bližšie k vášmu domovu alebo domovom vašich kľúčových zamestnancov. Môžete tiež presunúť firmu bližšie k ďalšiemu vybaveniu, ako sú vonkajšie priestory, stravovacie zariadenia alebo firemné budovy, ktoré zlepší kultúru vášho podnikania.
• Príležitosť na rast podnikania: Možno ste sa usadili na svojom súčasnom mieste, keď sa vaša firma práve rozbiehala, a teraz si uvedomujete, že to nie je najlepšie miesto na rozvoj vášho podnikania. Alebo máte pocit, že vaša súčasná poloha obmedzuje váš potenciál pre rast podnikania.

Zvážte požiadavky na novú kanceláriu. Mali by ste si sadnúť so svojim manažérskym tímom a určiť, čo presne od nového priestoru požadujete. Mohlo by to byť viac kancelárskych priestorov pre nových zamestnancov, väčšie konferenčné miestnosti, väčší sklad alebo viac maloobchodných podlahových priestorov. Mali by ste zvážiť potreby svojho podnikania a spôsob, akým môže nová kancelária pomôcť podniku tieto potreby splniť.

Najmite si makléra. Maklér je fyzická osoba, ktorá vám pomôže nájsť nehnuteľnosť a spolupracuje s realitným agentom. Dobrý maklér vám môže pomôcť nájsť nehnuteľnosť, ktorá uspokojí vaše obchodné potreby bez prekročenia rozpočtu. Makléri sa väčšinou špecializujú na určité typy budov a oblastí. Keď určíte, čo vo svojom novom mieste požadujete, vyhľadajte makléra, ktorý je špecializovaný a informovaný.

• Skúste si na začiatku procesu najať makléra, aby vám broker stihol predstaviť niekoľko nových možností umiestnenia.
• O odporúčanie makléra môžete požiadať svojho realitného makléra. Porozprávajte sa s ostatnými kontaktmi v podnikateľskej komunite o odporúčaniach maklérov.

Diskutujte o možných miestach so svojimi zamestnancami a zainteresovanými stranami. Do tohto veľkého rozhodnutia by ste mali zapojiť svojich zamestnancov a zainteresované strany, pretože to bude mať na nich zásadný vplyv. Usporiadajte so svojimi zamestnancami radničné stretnutie, na ktorom predstavíte niekoľko možných miest sťahovania. Mali by ste prediskutovať klady a zápory každého miesta a ukázať zamestnancom fotografie priestorov. Povzbudzujte zamestnancov, aby sa podelili o svoje myšlienky a perspektívy okolo potenciálnych miest.

• Ak máte vo svojej spoločnosti zainteresované strany, mali by ste pripraviť prezentáciu pre zainteresované strany o premiestnení. Ukážte im klady a zápory, ako aj fotografie, aby vám potom mohli poradiť, ktoré miesto môže byť pre vašu firmu najlepšie.
• V niektorých prípadoch môže byť potrebné, aby ste sa o možnom kroku poradili so svojimi zamestnancami a zainteresovanými stranami. Tiež sa možno budete musieť porozprávať s odbormi, regulátormi, materskou spoločnosťou, členmi predstavenstva a vedúcimi oddelení.

Rozpočet na náklady na sťahovanie. Aj keď to môže byť lákavé vybrať sa na lacnú cestu, aby ste ušetrili peniaze, môže to viesť k nákladným chybám alebo problémom počas presunu, ktoré môžu byť nakoniec drahé a časovo náročné. V spolupráci s vedúcimi svojej kancelárie vytvorte rozpočet na tento krok, aby ste si boli istí, že si to môžete dovoliť. Rozpočet by mal pokryť pohyblivé náklady, ako napríklad:

• Náklady na sťahovanie spotrebného materiálu, ako sú škatule, páska atď.
• Náklady na prenájom profesionálnych sťahovákov. Mnoho spoločností sa počas sťahovania vyhýba chybám tým, že najíma profesionálov na zdvíhanie ťažkých kancelárskych predmetov.
• Náklady na prestoje spoločnosti počas sťahovania. Mali by ste premýšľať o tom, ako bude spoločnosť fungovať počas sťahovania, a zaistiť, aby ste si mohli dovoliť niekoľko dní nečinnosti, kým sa kancelária zriadi na novom mieste.
• Pravdepodobne budete musieť nechať prejsť proces nehnuteľností a poskytnúť čas na dokončenie akejkoľvek rekonštrukcie. To by nemalo prispieť k prestojom spoločnosti, pokiaľ sú tieto procesy naplánované, kým je spoločnosť stále v starej kancelárii.