Ako analyzovať obchodný proces?
Ak chcete analyzovať obchodný proces, začnite rozhovorom s príslušným personálom. Môžu vám pomôcť identifikovať kľúčové prvky procesu, ako sú zdroje, ktoré potrebujú, a kroky, ktoré podniknú na dokončenie každej úlohy zahrnutej v procese. Potom vytvorte vývojový diagram, ktorý dokumentuje všetky časti procesu. Keď máte predstavu o tom, ako tento proces funguje a kde by bolo potrebné ho zlepšiť, brainstormingujte so svojimi spoluhráčmi, aby ste našli riešenie akýchkoľvek problémov, ktoré ste objavili. Pokračujte v čítaní a získajte ďalšie tipy od nášho spoluautora podnikania, vrátane toho, ako porozumieť tvorbe obchodného procesu!
Aby ste pochopili, ako analyzovať obchodný proces, musíte zvážiť, ako sa proces vytvára.
Obchodný proces je systém, ktorý spoločnosť používa na dosiahnutie cieľa. Môže byť tiež definovaný ako súbor krokov používaných na vytváranie hodnoty pre zákazníkov. Manažéri analyzujú obchodné procesy, aby posúdili, ako určitý proces funguje. Manažér najskôr analyzuje súčasný proces. Po tejto kontrole môže manažment rozhodnúť o zmenách na zlepšenie existujúceho procesu. Vylepšený proces môže spoločnosti pomôcť ušetriť čas, znížiť náklady alebo vytvoriť pre zákazníkov žiadanejší produkt.
Časť 1 z 2: Určenie toho, ako sa vytvárajú obchodné procesy
- 1Definujte obchodný proces. Pod obchodným procesom sa rozumejú činnosti, ktoré zamestnanci vykonávajú na každodennej báze a ktorými dosahujú organizačný cieľ. Tento proces predstavuje to, čo spoločnosť robí, aby dosiahla konkrétny cieľ. Obchodný proces by mal zahŕňať všetky variácie alebo výnimky z procesu. Aby ste pochopili, ako analyzovať obchodný proces, musíte zvážiť, ako sa proces vytvára.
- Zvážte rozsah úlohy. Predpokladajme, že aktualizujete proces, ktorý používate na odosielanie faktúr klientom. Rozsah úlohy sa týka toho, ako rozsiahla je úloha. V tomto prípade predpokladajme, že rozsahom sú všetky faktúry odoslané klientovi. Určíte, že v priemere pošlete 200 faktúr mesačne.
- Stanovte požadovaný výsledok. Zamyslite sa nad tým, čo by ste chceli týmto procesom dosiahnuť. V takom prípade chcete každému zákazníkovi zaslať presnú faktúru ihneď po doručení produktu. Hromadnú kópiu faktúry pošlete pri odoslaní objednávky. Každému klientovi tiež pošlete faktúru e -mailom.
- Všimnite si toho, že v rámci procesov existujú čiastkové procesy. Čím je tento proces konkrétnejší, tým jednoduchšie je analyzovať ho a zlepšovať.
- Zdokumentujte obchodný proces. Proces môžete zdokumentovať ako zoznam krokov a tiež zvážiť vytvorenie vývojového diagramu. Proces sa často bude krížiť medzi rôznymi oddeleniami vo veľkej organizácii. Váš fakturačný proces bude napríklad zahŕňať fakturačné oddelenie a vašu účtovnú oblasť.
- Definujte oddelenia alebo funkcie entít v procesoch, ako aj všetky vstupy a výstupy. Napríklad, takže mzdy vyžaduje vstup od výroby pre ľudí a odpracovaných hodín, mzdy sadzieb a mzdových spoluúčasťou z oddelenia ľudských zdrojov, atď
- Zapíšte si všetky výnimky z postupu. Takmer každý obchodný postup bude mať výnimky alebo odchýlky. Môžete mať napríklad určitých klientov, ktorí dostávajú veľké zľavy. Títo zákazníci si u vás objednajú veľké množstvo produktu. Veľké zľavy vyžadujú, aby váš fakturačný personál obišiel zľavy vypočítané vo vašom fakturačnom softvéri. Väčšiu zľavu je potrebné zadať ručne, aby ste vytvorili presnú faktúru.
- 2Zdokumentujte svoj obchodný proces a zamyslite sa nad tým, aký typ procesu ste vytvorili. Oddelenie každého procesu podľa typu vám môže pomôcť analyzovať proces a urobiť vylepšenia. Ak sú dva procesy rovnakého typu, ich vylepšenia procesu môžu byť podobné. Konkrétnym procesom môže byť prevádzkový, podporný alebo riadiaci proces.
- Vaše operácie sa týkajú každodenných úloh, ktoré plníte s cieľom dodať produkt alebo službu klientovi. Váš proces fakturácie klienta je možné považovať za prevádzkový proces. Je dôležité, aby ste klientom odosielali presné faktúry, aby ste mohli rýchlo vyberať ich platby.
- Proces podpory, ako naznačuje názov, podporuje činnosť vašej firmy. Oddelenie ľudských zdrojov (HR) je dobrým príkladom oblasti podpory. HR pomáha manažérovi fakturačného oddelenia s pohovormi a prijímaním nových zamestnancov. Aj keď HR nie je priamo v kontakte s klientmi, podporuje operačné oddelenia.
- Každá organizácia potrebuje manažment na riadenie celkového smerovania podnikania. Proces plánovania a plnenia rozpočtu je proces riadenia. Každá spoločnosť by mala mať formálny proces vytvárania rozpočtu. Tento proces by mal vyžadovať, aby manažment prediskutoval rozpočet svojho oddelenia s finančným riaditeľom firmy.
Vývojový diagram procesu vám môže pomôcť vizualizovať obchodný proces. - 3Analyzujte obchodný proces, či neobsahuje známky neefektívnosti procesu. Obchodný proces pozostáva zo vstupov a výstupov. Práca, energia, materiál a kapitálové vybavenie sa považujú za vstupy. Vstup je aktívum, ktoré používate na vytváranie výnosov a zisku. Výstupom je naopak fyzický produkt alebo služba. Vstupy vstupujú do vášho procesu a vytvárajú výstup. Na zistenie neefektívnosti musíte vykonať analýzu.
- Váš proces by mal efektívne využívať vstupy na vytváranie výstupov. Povedzme napríklad, že spravujete reťazec v autoopravovniach. Vaše vstupy sú práca, vybavenie a súčiastky na opravu. Vaším výstupom je opravené zákaznícke vozidlo.
- Dlhá doba opravy alebo veľké množstvo nevybavených prác naznačujú, že s vašim procesom nie je niečo v poriadku. Problém môže byť v tom, že plánujete opravy príliš blízko seba.
- Ak sú náklady na náhradné diely oveľa vyššie, ako ste plánovali, je to ďalší znak toho, že niečo nie je v poriadku. Konkrétne môžete mať problém s nákupným oddelením alebo s dodávateľmi, ktorí vám diely predávajú
- Na základe problémov, ktoré identifikujete, rozhodnite, ktoré procesy je potrebné zlepšiť. Ak potrebujete stanoviť prioritu medzi niekoľkými procesmi, vyberte proces, ktorý má najväčší vplyv na vaše podnikanie. Môžete napríklad chcieť najskôr opraviť proces čakania. Dlhé čakacie doby môžu spôsobiť stratu zákazníkov. Z opravy tohto procesu urobte svoju prioritu.
Časť 2 z 2: analýza vášho obchodného procesu
- 1Porozprávajte sa s kľúčovým personálom o procese. Akonáhle identifikujete proces, ktorý chcete opraviť, prediskutujte ho s ľuďmi zodpovednými za implementáciu. Nájdite si čas na rozhovor s kľúčovými účastníkmi a požiadajte ich, aby identifikovali prípadné zlepšenia.
- Opýtajte sa svojich zamestnancov, čo robia a prečo to robia.
- Určte vstupy potrebné na vykonanie každej úlohy a miesto, kde získate každý vstup. Ak napríklad vyrábate riflové rifle, musíte vedieť, kto vám dodáva rifľovinu a ako často vám predajca dodáva rifľový materiál.
- Identifikujte výstupy jednotlivých úloh a kto ich prijme. Ak riadite autoopravovňu, váš servisný pracovník by mal dokumentovať prácu, ktorú vykonáva. Opravárenský personál by mal tieto informácie postúpiť vášmu fakturačnému oddeleniu. Fakturačná oblasť vytvára pre zákazníka účet
- Požiadajte o návrhy, ako vyriešiť neefektívnosť procesu, ktorú vaši zamestnanci odhalia.
Obchodný proces by mal zahŕňať všetky variácie alebo výnimky z procesu. - 2Vytvorte vývojový diagram obchodného procesu pre každý proces. Vývojový diagram procesu vám môže pomôcť vizualizovať obchodný proces. Na vytvorenie vývojového diagramu môžete použiť dokumentáciu z vašich diskusií o procese. Vývojový diagram by mal obsahovať všetky kroky potrebné na dokončenie konkrétneho obchodného procesu.
- Je dôležité si uvedomiť, že vývojový diagram obchodného procesu by mal obsahovať iba definované postupy, ktoré musia zamestnanci dodržiavať.
- Vývojové diagramy je možné pripraviť ručne alebo pomocou softvéru. Je možné použiť textové procesory a tabuľkové programy s funkciou vytvárania grafov. Môžete tiež nájsť softvér, ktorý je určený na kreslenie vývojových diagramov.
- Vývojový diagram je vynikajúci nástroj, pomocou ktorého jasne vidíte obchodný proces pred sebou. Tento vizuálny nástroj môže uľahčiť identifikáciu a opravu neefektívnosti.
- Po vykonaní zmien v procese skontrolujte výsledky a zistite, či proces priniesol očakávané zlepšenia. Ak nie, analyzujte proces znova a pokúste sa identifikovať oblasti zlepšenia. Procesná analýza by mala byť trvalou úlohou vášho podnikania.
Pod obchodným procesom sa rozumejú činnosti, ktoré zamestnanci vykonávajú na každodennej báze a ktorými dosahujú organizačný cieľ. - 3Vykonajte reláciu brainstormingu, aby ste našli vylepšenia procesu. Mnoho procesov zahŕňa viac ako jedno oddelenie vo vašom podniku. Skupinové sedenia môžu identifikovať neefektivitu procesov, ktoré majú vplyv na viac ako jedno oddelenie. Tieto sedenia môžu tiež overiť informácie poskytnuté počas vašich osobných rozhovorov s účastníkmi.
- Zhrňte prijaté informácie a distribuujte ich účastníkom procesu. To by malo zahŕňať účastníkov, s ktorými ste urobili rozhovor, a ostatných, s ktorými ste nerobili rozhovor. Požiadajte o spätnú väzbu od všetkých. Spätná väzba poskytne ďalšie pokyny pre vašu analýzu.
- Informácie prijaté od účastníkov procesu by vám mali poskytnúť jasnú predstavu o tom, ako proces funguje a aké sú jeho problémy.
- Diskusie s personálom sa stávajú základom pre vykonanie zmien v procese. Vaše zmeny môžu znížiť náklady, skrátiť dobu cyklu, zjednodušiť proces alebo zlepšiť služby zákazníkom.
Prečítajte si tiež: Ako založiť neziskovú organizáciu 501 (c) (3)?
Komentáre (4)
- Veľmi pekné a poučné. Ďakujeme za poskytnutie tejto hodnotnej služby!
- Zosúladenie s metodikou Six Sigma je veľmi užitočné.
- Som konzultant obchodného analytika a pracujem s malými spoločnosťami. Tento článok mi pomohol lepšie vysvetliť majiteľom, s čím sa im snažím pomôcť.
- Tento článok je súčasťou mojej témy o témach recherche in doctorate, toku údajov v obchodnom procese.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
