Ako sledovať aktíva?
Systémy sledovania majetku môžu lokalizovať aktíva pomocou značiek RFID, ale iba vtedy, ak sa tieto aktíva nachádzajú v blízkosti čítačky značiek.
Ak vlastníte malú firmu, sledovanie aktív je nevyhnutné na zníženie administratívnych nákladov, zvýšenie produktivity a poskytovanie lepších služieb zákazníkom. V závislosti od typu podnikania, ktoré máte, môžete tiež potrebovať sledovanie majetku, aby ste dodržali štátne alebo federálne zákony, najmä zákony súvisiace s ochranou súkromia a údajov. Spôsob, ktorý sa rozhodnete sledovať aktíva svojej firmy, závisí od veľkosti a globálneho dosahu vašej firmy.
Metóda 1 z 3: pomocou čiarových kódov
- 1Kúpte si predtlačené štítky s čiarovými kódmi. Pretože tlač môže mať vplyv na to, či sa čiarový kód môže skenovať, predtlačené štítky zaisťujú konzistenciu. Vyberte štandardný čiarový kód alebo použite kódy QR, ak chcete, aby kód pojal viac údajov a bolo jednoduchšie ho skenovať.
- Štítky s čiarovými kódmi sú relatívne lacné. Vďaka tomu je metóda čiarového kódu na sledovanie aktív najlepšia pre menšiu firmu s menším počtom aktív alebo menším počtom zamestnancov. Ak ste napríklad vývojárom aplikácií s niekoľkými zamestnancami a máte viacero zariadení, na ktorých môžete testovať svoje aplikácie, môžete použiť štítky s čiarovými kódmi.
- Aj keď možno nájdete mobilnú aplikáciu, ktorá číta tradičný čiarový kód, existuje množstvo mobilných aplikácií, ktoré čítajú QR kódy, z ktorých mnohé sú bezplatné. Používanie QR kódov vám môže ušetriť od nákupu drahých čítačiek čiarových kódov. Do kódu QR môžete vložiť viac informácií ako do čiarového kódu a kódy QR majú možnosti interného sledovania.
- 2Každému čiarovému kódu dajte jedinečné číslo. Predtlačené čiarové kódy sa zvyčajne dodávajú s konzistentnými a jedinečnými číslami, ktoré môžete použiť na identifikáciu majetku spojeného s týmto čiarovým kódom. Usporiadajte tieto sledovacie čísla vo svojej databáze aktív, aby ste mohli rýchlo nájsť konkrétne aktívum.
- Váš majetok môže byť usporiadaný podľa sériového čísla, čo však môže byť neúčinné. Rôzne typy majetku môžu mať podobné alebo rovnaké sériové čísla. Sériové čísla môžu mať aj inú dĺžku alebo kombináciu písmen a číslic, čo sťažuje ich organizáciu.
- 3Na dielo použite číslo čiarového kódu. Aktualizujte svoju databázu tak, aby ste pre každé dielo uviedli číslo čiarového kódu. Môžete to urobiť pomocou softvéru na správu majetku alebo jednoduchej tabuľky pre menšie operácie.
- Okrem čiarového kódu zadajte základné informácie o každom majetku, ako je model, rok nadobudnutia majetku a všetky informácie o záruke.
- Môžete tiež chcieť zahrnúť fotografie každého majetku pre jednoduchú identifikáciu.
Vďaka tomu je metóda čiarového kódu na sledovanie aktív najlepšia pre menšiu firmu s menším počtom aktív alebo menším počtom zamestnancov. - 4Investujte do čítačiek čiarových kódov alebo skenovacieho softvéru. Ak ste používali tradičný čiarový kód, možno budete musieť kúpiť skenery, aby ste mohli čiarové kódy čítať. QR kódy je možné čítať pomocou aplikácií pre mobilné telefóny.
- Nakonfigurujte svoju čítačku alebo skener tak, aby vkladali informácie do vášho systému správy aktív pri každom skenovaní čiarového kódu. Ak nie ste obzvlášť technicky zdatní, môžete použiť aplikáciu na správu aktív alebo si najať špecialistu, ktorý vám nakonfiguruje systém.
- 5Zaškolte personál, aby podľa potreby aktualizoval záznamy o majetku. Používanie čiarových kódov vyžaduje aktívnu správu od vás a vašich zamestnancov. Čiarový kód je potrebné naskenovať vždy, keď zamestnanec odhlási alebo presunie majetok.
- Na posúdenie adekvátnosti a účinnosti vášho systému používajte pravidelné audity. Zistite, ako často sa dodržiavajú postupy a či má personál so systémom nejaké problémy. Ak napríklad zamestnanci často nedokážu naskenovať čiarové kódy a skontrolovať majetok, ak ho plánujú používať iba niekoľko hodín, možno bude potrebné proces zefektívniť, aby bol efektívnejší pre krátkodobých používateľov.
Metóda 2 z 3: Automatizácia sledovania pomocou značiek RFID
- 1Vyberte správnu konfiguráciu značiek pre svoje podklady. Štítky RFID majú rôzne tvary a veľkosti a sú vyrobené z rôznych materiálov. Pozrite sa, kde by mohla byť značka pripevnená k vášmu majetku, ako by bolo potrebné ju pripevniť a akým podmienkam prostredia by bola značka potenciálne vystavená.
- Štítky RFID sa hodia, ak máte majetok, ktorý sa často presúva alebo vynáša z pracoviska. V závislosti od rozmanitosti aktív, ktoré musíte sledovať, možno budete musieť použiť kombináciu rôznych typov značiek.
- Štítky môžu tiež reagovať odlišne v závislosti od povrchového materiálu, na ktorom sú pripevnené, alebo od prípadného kontaktu s kvapalinou.
- Pozorne si prečítajte popisy značiek, aby ste sa uistili, že vyberáte vhodné značky pre diela, ktoré chcete sledovať.
- 2Skombinujte čiarové kódy so značkami RFID. Môžete získať štítky RFID s čiarovým kódom vytlačeným na vonkajšej strane. Toto môže byť dobrý prechod, ak ste v minulosti mali systém čiarových kódov na správu majetku a prechádzate na systém RFID.
- Ak ste v minulosti mali systém čiarových kódov, zistite, či môžete pre svoje nové štítky RFID získať identické čiarové kódy. V opačnom prípade budete musieť aktualizovať čísla čiarových kódov v systéme správy majetku.
- Používanie čiarových kódov aj štítkov RFID je užitočné vtedy, ak váš majetok obsahuje množstvo mobilných zariadení, ktoré personál často odhlasuje alebo odnáša domov. Čiarový kód je možné použiť pre systém pokladne zamestnancov, zatiaľ čo značku RFID je možné použiť na lokalizáciu stratených alebo chýbajúcich aktív.
Pozorne si prečítajte popisy značiek, aby ste sa uistili, že vyberáte vhodné značky pre diela, ktoré chcete sledovať. - 3Prihláste sa na odber systému sledovania majetku. Systémy sledovania majetku vám umožňujú zautomatizovať mnoho procesov spojených so správou majetku, čím sa znižuje ľudská chyba. Mnoho z týchto systémov má počítačový softvér a mobilné aplikácie, ktoré sa používajú na pridávanie alebo odstraňovanie štítkov alebo na lokalizáciu označených aktív.
- Pretože štítky RFID je možné čítať pasívne, už sa nemusíte spoliehať na to, že personál štítok manuálne naskenuje pred zaplatením alebo presunom majetku.
- Systémy sledovania majetku môžu lokalizovať aktíva pomocou značiek RFID, ale iba vtedy, ak sa tieto aktíva nachádzajú v blízkosti čítačky značiek. Na automatizáciu tohto procesu umiestnite do pracovného priestoru čítačky a skenery značiek.
- 4Nastavte skenery vo dverách. Umiestnenie skenera RFID do každých dverí vám umožní ľahko sledovať, kedy sa majetok presúva do inej miestnosti alebo úplne opúšťa budovu. V kombinácii so zamestnaneckými odznakmi RFID môžete tiež identifikovať, kto má konkrétne aktívum.
- Bez zamestnaneckých odznakov RFID stále potrebujete nejaký druh systému pre zamestnancov na ručné odhlasovanie majetku. Dverové skenery však môžu pomôcť identifikovať potenciálnu krádež.
- 5Kúpte si nové zariadenie s vloženými štítkami. Keď potrebujete aktualizovať alebo vymeniť existujúce zariadenie, vyhľadajte zariadenia vybavené štítkami RFID. Mnoho výrobcov vyrába počítače a servery, ktoré už sú vybavené štítkami na sledovanie majetku.
- Niektorí výrobcovia môžu vyžadovať, aby ste na aktiváciu vstavaných značiek RFID používali svoj vlastný systém správy. Pred kúpou zariadenia alebo elektronických zariadení s vloženými štítkami sa uistite, že bude fungovať s vašim existujúcim systémom.
Metóda 3 z 3: Vyhľadávanie mobilných aktív pomocou zariadení GPS
- 1Monitorujte mobilné zariadenia pomocou GPS. Čiarové kódy a štítky RFID majú obmedzené použitie, ak má vaša firma značné množstvo mobilných aktív, ako sú vozidlá alebo stavebné zariadenia, ktoré musíte sledovať. GPS trackery vám môžu pomôcť ľahko ich nájsť.
- Sledovače GPS sa aktivujú vždy, keď sa majetok pohne, čo z nich robí dôležité nástroje na predchádzanie krádeži drahého zariadenia ponechaného v teréne alebo na pracovisku.
- GPS sledovanie taktiež zjednodušuje komunikáciu medzi kanceláriou a zamestnancami v teréne. To môže byť nápomocné, ak napríklad podnikáte v stavebníctve. Už poznáte polohu svojich posádok bez toho, aby vás museli priamo kontaktovať.
Monitorujte mobilné zariadenia pomocou GPS. Čiarové kódy a štítky RFID majú obmedzené použitie, ak má vaša firma značné množstvo mobilných aktív, ako sú vozidlá alebo stavebné zariadenia, ktoré musíte sledovať. - 2Vyberte si komplexný systém. Váš systém by mal obsahovať rozsiahle monitorovacie služby a upozornenia, aby ste mohli sledovať nielen svoje aktíva, ale aj spôsob, akým sa používajú. Integrovaná navigácia zaisťuje, že vaši zamestnanci majú efektívne a priame trasy na svoje pracoviská, čo šetrí čas a náklady na palivo.
- Hneď ako sa majetok dostane na miesto, môžete okolo obvodu vytvoriť geoplot. Váš systém vám pošle upozornenie, keď sledovaný majetok opustí túto oblasť.
- Komplexné systémy vám môžu pri dôslednom použití ušetriť náklady na palivo aj mzdové náklady. Ak napríklad vlastníte strešnú spoločnosť s veľkým počtom bytových klientov, komplexný systém sledovania GPS vám môže pomôcť zaistiť, aby sa vaše posádky pri hľadaní domu nového klienta nestratili.
- 3Nainštalujte do svojich aktív sledovače. Máte na výber medzi prenosnými alebo káblovými sledovačmi GPS. Pevne zapojené sledovače sa inštalujú ťažšie, takže budete musieť pravdepodobne začať s odbornou inštaláciou.
- Prenosné sledovače sa inštalujú jednoduchšie, ale majú batérie, ktoré bude potrebné vymeniť. Ak inštalujete prenosné sledovače, uistite sa, že sú ľahko dostupné a nastavte pravidelný plán výmeny batérie.
- Všeobecne platí, že najlepšie miesto na inštaláciu sledovača vo vozidle je pod prístrojovou doskou blízko predného skla, aby bolo možné signály jasne odosielať a prijímať. Ak máte sledovač s pevným káblom, musí byť zapojený do zapaľovania vozidla, aby získal konzistentný výkon.
- 4Nastavte si sledovací softvér. Akonáhle sú vaše sledovače nainštalované, budú odosielať údaje, spravidla do cloudovej služby. Tieto údaje môžete čítať pomocou softvéru používateľského rozhrania. K dispozícii budete mať mapu so značkami pre všetky vaše sledované aktíva a tiež možnosť vyhľadať konkrétne aktívum.
- Zo svojho softvéru môžete nastaviť a spravovať upozornenia na konkrétne akcie alebo typy aktivít vozidla.
- Ak uchovávate informácie o správe majetku v tabuľkovom procesore alebo v inej databáze, zvyčajne môžete softvér nakonfigurovať tak, aby sťahoval potrebné údaje denne, týždenne alebo mesačne.
Prečítajte si tiež: Ako financovať svoje počiatočné náklady?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
