Ako napísať kladný akčný plán?
Ak ste federálnym dodávateľom, predpisy od vás môžu vyžadovať, aby ste mali pripravený afirmatívny akčný plán.
Ak ste federálnym dodávateľom, predpisy od vás môžu vyžadovať, aby ste mali pripravený afirmatívny akčný plán. Mnoho vlád štátov to požaduje aj od štátnych dodávateľov. Účelom afirmatívneho akčného plánu je napraviť dôsledky predchádzajúcej diskriminácie ľudí na základe ich rasy alebo pohlavia a poskytnúť všetkým rovnaké pracovné príležitosti. Proces vytvárania kladného akčného plánu je mimoriadne zložitý, preto by ste si pred začatím mali prečítať niekoľko vzorových plánov. Možno budete chcieť spolupracovať s niekým, kto má skúsenosti s vývojom afirmatívnych akčných plánov pre firmy alebo organizácie podobné vám.
Časť 1 zo 4: Vykonanie vlastnej analýzy
- 1Zhromaždite demografické údaje. Prvá časť vášho kladného akčného plánu zvyčajne obsahuje informácie o počte zamestnancov, ktorých v súčasnosti máte, rôznych rás a pohlaví.
- Federálne predpisy vyžadujú, aby ste analyzovali svoju pracovnú silu a pracovné postupy, aj keď neexistuje žiadny povinný spôsob, ako to urobiť.
- Odporúčame vám preskúmať vzorové plány potvrdzujúcich akcií alebo schválené plány potvrdzujúcich akcií zavedené pre organizácie podobné tej vašej, aby ste určili najlepšie spôsoby zhromažďovania a analýzy potrebných údajov.
- Ministerstvo práce napríklad má k dispozícii niekoľko vzorových afirmatívnych akčných plánov na stiahnutie na adrese http://dol.gov/ofccp/regs/compliance/aaps/aaps.htm.
- 2Analyzujte rozmanitosť svojich súčasných zamestnancov. Keď údaje zozbierate, porovnajte ich s regulačnými štandardmi alebo priemermi z odvetvia.
- Prvá časť vášho písomného potvrdzujúceho akčného plánu bude spravidla obsahovať tabuľky alebo grafy, ktoré uvádzajú počet zamestnancov v každom oddelení, ich mzdovú sadzbu a počet zamestnancov z každej rasy.
- Sekcia vlastnej analýzy by mala obsahovať percento žien a rasových menšín v každom oddelení a mzdovej skupine.
- Majte na pamäti, že cieľom akéhokoľvek kladného akčného plánu je dosiahnuť rozmanitú pracovnú silu, akú by ste mali, keby diskriminácia nikdy neexistovala.
- Musíte zaradiť svojich zamestnancov do konkrétnych pracovných skupín a porovnať podiel menšín a žien vo vašej organizácii s podielom ľudí, ktorí sú schopní pracovať v danej pracovnej skupine v rámci primeranej oblasti náboru.
- Váš afirmatívny akčný plán by mal obsahovať tabuľky, ktoré uvádzajú percento dostupných žien a menšín v porovnaní s percentom žien a menšín vo vašej organizácii.
- 3Vyhodnoťte pracovné postupy a všetky predchádzajúce programy. Súčasťou cieľa vašej vlastnej analýzy je zistiť, či máte zavedené postupy alebo politiky, ktoré majú za následok vylúčenie ľudí, ktorí boli v minulosti diskriminovaní.
- Ak ste mali v minulosti afirmatívne akčné plány, pozrite sa na rozmanitosť vo vašej organizácii pred a po tom, ako plán nadobudol účinnosť.
- Pozrite sa na svoje popisy práce, ako aj na postupy prijímania a náboru zamestnancov a zistite, či majú vplyv na vylúčenie žien alebo rasových menšín.
Popis práce tejto osoby môžete zahrnúť do svojho kladného akčného plánu.
Časť 2 zo 4: stanovenie priorít
- 1Zistite, ktoré problémy sú najzávažnejšie. Pokiaľ je to ekonomicky možné, váš plán by mal najskôr riešiť najzávažnejšie problémy.
- Predpokladajme napríklad, že ženy tvoria približne 40 percent dostupnej pracovnej sily pre konkrétnu pozíciu vo vašej organizácii, ale vaša organizácia nezamestnáva ani jednu ženu s týmto pracovným názvom. To naznačuje vážny problém, ktorý by mal figurovať vysoko vo vašom zozname priorít.
- Podľa tabuliek, ktoré ste vytvorili pre vlastnú analýzu, môžete určiť, ako blízko sú vaše percentá k percentu žien alebo menšín, ktoré sú k dispozícii. Vaším cieľom by malo byť, aby pomer vášho percenta k percentu dostupnosti bol aspoň 80 percent.
- 2Preskúmajte svoj rozpočet. Predtým, ako sa rozhodnete, aké budú vaše hlavné priority, musíte mať dobrú predstavu o zdrojoch, ktoré máte k dispozícii na riešenie problémov.
- Niektoré politiky môžu vyžadovať značnú prácu a zaberajú značné zdroje. Keď sa pozriete na svoj rozpočet, chcete vyvážiť náklady na vyriešenie problému so závažnosťou problému, ktorý ste identifikovali.
- Súčasťou skúmania vášho rozpočtu je navrhnutie možnosti voľných pracovných miest a to, či budú projekty pridané alebo rozšírené, aby vytvorili nové pozície.
- 3Vyhodnoťte možné riešenia. Akonáhle porozumiete svojim rozpočtovým obmedzeniam, môžete odstrániť stratégie, ktoré by boli príliš zložité alebo nákladné na zahrnutie do konečného plánu.
- Aby sme sa vrátili k príkladu pozície, pre ktorú vaša organizácia nezamestnáva žiadne ženy, možné riešenia tohto problému by zahŕňali nábor žien na túto pozíciu alebo zabezpečenie školenia a vzdelávania pre ženy vo vašej organizácii, ktoré majú potenciál vykonávať túto konkrétnu prácu.
- Pozrite sa nielen na to, čo bude potrebné urobiť pre implementáciu možného riešenia, ale aj na to, kto bude zodpovedný za vykonávanie konkrétnych aktov a čo by sa od nich očakávalo podľa vášho plánu.
- Tieto očakávania by mali byť uvedené konkrétne vo vašom pláne, keď si stanovíte úlohy a určíte zodpovednosť za každú stratégiu.
Proces vytvárania kladného akčného plánu je mimoriadne zložitý, preto by ste si pred začatím mali prečítať niekoľko vzorových plánov.
Časť 3 zo 4: rozvoj stratégií
- 1Stretnite sa s manažérmi a nadriadenými. Pri vytváraní svojho kladného akčného plánu budete musieť niekoľkokrát konzultovať s ľuďmi, ktorí budú v konečnom dôsledku zodpovední za jeho implementáciu.
- Ľudia, ktorí pracujú s náborom a náborom nových zamestnancov, majú často najlepšie znalosti o stratégiách na prilákanie žien, menšín a ďalších skupín k vašej pracovnej sile.
- Pre konečnú účinnosť vášho plánu je nevyhnutné, aby manažéri zodpovední za implementáciu konkrétnych politík týmto politikám rozumeli a cítili, že zohrali úlohu pri vypracovaní plánu.
- Manažéri a vedúci by tiež mali dobre porozumieť tomu, čo sa od nich v rámci plánu očakáva, a ako môžu vašej organizácii pomôcť pri dosahovaní cieľov plánu.
- 2Vyberte si efektívne politiky. Na základe podnetov od zamestnancov a analýzy potrieb a zdrojov vašej organizácie by ste mali byť schopní predpovedať, ktoré politiky majú najväčšiu šancu uspieť.
- Jednou z politík schválených pre afirmatívne akčné plány podľa federálnych predpisov je vytvorenie náborového programu určeného na prilákanie kvalifikovaných menšín alebo žien na konkrétne pozície vo vašej organizácii.
- Môžete sa tiež rozhodnúť prepracovať popisy práce, aby ste prerozdelili prácu tak, aby pozície vyžadovali menšie znalosti alebo zručnosti ako predtým, aby ste prilákali členov skupín, ktoré v minulosti nemali prístup k školeniu.
- Aj keď musíte vyriešiť problémy identifikované vo vlastnej analýze, vaše politiky by mali byť úzko prispôsobené, aby sa predišlo zbytočným obmedzeniam príležitostí pre vašich zamestnancov ako celok.
- 3Nastavte si benchmarky. Keď napíšete celkový popis politiky, mali by ste si stanoviť konkrétne merateľné ciele, ktoré je možné dosiahnuť v priebehu času.
- Váš plán by mal viac ako diskutovať o vznešených cieľoch a ideáloch zahŕňať konkrétne kroky, ktoré je možné vykonať na nápravu účinkov diskriminácie v minulosti na vašom pracovisku.
- Zahrňte dlhodobé aj krátkodobé ciele s harmonogramom plnenia týchto cieľov.
- Ciele by mali byť špecifické pre pracovné klasifikácie a mzdové skupiny, pričom by sa mal zohľadniť súčasný a predpokladaný trh práce pre tieto pozície.
- Majte na pamäti, že vašim konečným cieľom je vyriešiť problémy do tej miery, že už nie je potrebný afirmatívny akčný plán.
- 4Vymenujte kľúčových zamestnancov. Váš plán by mal obsahovať mená alebo roly každej osoby, ktorá bude hodnotiť a dohliadať na implementáciu vášho plánu.
- Federálne predpisy vyžadujú, aby váš plán určil jednotlivcov, ktorí budú zodpovední za implementáciu všetkých konkrétnych akcií, ktoré ste opísali vo svojom pláne.
- Môžete zvážiť vymenovanie niekoho zo svojho oddelenia ľudských zdrojov za manažéra príležitostí pre rovnakú zamestnanosť. Popis práce tejto osoby môžete zahrnúť do svojho kladného akčného plánu.
Váš afirmatívny akčný plán by mal obsahovať tabuľky, ktoré uvádzajú percento dostupných žien a menšín v porovnaní s percentom žien a menšín vo vašej organizácii.
Časť 4 zo 4: prijatie opatrenia
- 1Vypracujte záverečnú písomnú správu. Váš kladný akčný plán bude zahŕňať podrobnú štatistickú analýzu demografických údajov vašej pracovnej sily, popis vašich cieľov a zoznam krokov, ktoré je potrebné vykonať pri každom benchmarku.
- Federálne predpisy vyžadujú, aby bol váš potvrdzujúci akčný plán písomný a datovaný.
- Okrem predloženia správy vláde by ste ju mali sprístupniť aj všetkým manažérom, nadriadeným a ďalším zamestnancom, ktorí sa budú podieľať na implementácii akejkoľvek časti plánu.
- 2Odošlite svoj plán na certifikáciu. Federálna vláda alebo vláda vášho štátu môže vyžadovať, aby ste svoj plán schválili pred dokončením zmluvy s vládou.
- Kópiu svojho písomného plánu musíte spravidla poslať agentúre, ktorá má na starosti vašu zmluvu. Plán preskúma vládny zamestnanec.
- Ak je váš plán schválený, dostanete certifikát, ktorý naznačuje, že plán je v súlade so štátnymi alebo federálnymi predpismi.
- 3Pravidelne vyhodnoťte pokrok. Zahrňte do svojho plánu postup na meranie účinnosti plánu a cieľov, ktoré ste splnili.
- Federálne predpisy vyžadujú, aby ste vytvorili systém monitorovania účinkov vášho programu afirmatívnych akcií a v prípade potreby vykonali úpravy na dosiahnutie požadovaných cieľov.
- Ste zodpovední za vykonávanie pravidelných auditov programu a za uchovávanie dokumentácie, ktorá dokazuje, že neustále dodržiavate federálne predpisy.
- Môžete byť zodpovední za predloženie výročnej správy o súlade štátom alebo federálnej vláde, ktorá analyzuje výkonnosť vašej organizácie podľa akčného plánu potvrdzovania a váš pokrok pri dosahovaní cieľov plánu.
Prečítajte si tiež: Ako sa brániť v procese diskriminácie na základe veku?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
