Ako uchovávať firemné záznamy?
Vaše firemné záznamy by mali obsahovať kópie všetkých listov alebo inej oficiálnej komunikácie medzi spoločnosťou a všetkými alebo akýmikoľvek akcionármi.
Jeden z najväčších rozdielov medzi spoločnosťou a LLC spočíva vo formálnych požiadavkách na vedenie spoločností. V USA sú tieto požiadavky zakotvené v štátnych zákonoch, takže špecifiká sa môžu líšiť v závislosti od toho, kde bola vaša spoločnosť zaregistrovaná. Určité záznamy by sa však mali uchovávať v súlade s najlepšími obchodnými postupmi bez ohľadu na to, či ich ukladá zákon konkrétneho štátu.
Metóda 1 z 3: uchovávanie organizačných dokumentov
- 1Pozrite sa na zákony vášho štátu. Každý štát má svoje vlastné predpisy, ktorými sa riadi evidencia, ktorú musia jeho spoločnosti uchovávať a ako dlho ich musia uchovávať.
- Kancelária ministra zahraničných vecí sa zaoberá začlenením vo väčšine štátov a spravidla bude mať na svojich webových stránkach zoznam požiadaviek na vedenie záznamov o spoločnosti.
- Okrem toho, že väčšina štátov má pravidlá týkajúce sa toho, aké dokumenty je potrebné uchovávať a kde, požaduje, aby tieto záznamy boli kedykoľvek prístupné riaditeľom spoločností alebo štátnym úradníkom.
- Aj keď váš stav registrácie nevyžaduje určité záznamy, môžu to byť iné štáty, v ktorých pôsobíte v budúcnosti. Niektoré záznamy navyše nemusia byť požadované štátom, ale môžu ich požadovať banky alebo daňové alebo licenčné orgány.
- Ak ste si najali zástupcu, ktorý vám pomôže s organizáciou vašej spoločnosti, požiadajte ho o podrobný rozpis dokumentov, ktoré musíte uchovávať vo svojich firemných záznamoch, a o tom, ako dlho ich musíte uchovávať.
- 2Organizujte svoje ústavné dokumenty spolu s akýmikoľvek dodatkami. Okrem predloženia organizačných dokumentov štátu musíte mať aj ich kópiu na hlavnom mieste podnikania a u registrovaného zástupcu vašej spoločnosti.
- Vaše stanovy a stanovy sa považujú za ústavné dokumenty vašej spoločnosti. Spravidla sa musia podať u štátneho tajomníka v štáte, v ktorom bola spoločnosť založená.
- Ak je vaša spoločnosť zapísaná v inom štáte, než v ktorom podniká, kópie týchto dokumentov by ste si mali ponechať u registrovaného zástupcu v každom štáte.
- Ak je napríklad vaša spoločnosť zapísaná v Massachusetts, ale podniká aj v Connecticute a New Hampshire, kópie týchto dokumentov budete musieť mať vo svojej hlavnej kancelárii v Massachusetts, ako aj u svojich registrovaných zástupcov v Connecticute a New Hampshire.
- Mali by ste tiež zahrnúť kópie všetkých výročných správ alebo iných spisov vyžadovaných vašim štátom založenia alebo inými štátmi, v ktorých pôsobíte.
Aj keď váš stav registrácie nevyžaduje určité záznamy, môžu to byť iné štáty, v ktorých pôsobíte v budúcnosti. - 3Uschovajte si zoznam súčasných a bývalých riaditeľov a dôstojníkov. Tento zoznam by mal byť aktualizovaný každý rok alebo podľa potreby, aby zohľadnil všetky zmeny.
- Váš zoznam by mal obsahovať úplné zákonné mená všetkých riaditeľov a úradníkov, ako aj ich posledné známe adresy a všetky ďalšie súvisiace kontaktné informácie.
- 4Uchovávajte kópie všetkej komunikácie s akcionármi. Vaše firemné záznamy by mali obsahovať kópie všetkých listov alebo inej oficiálnej komunikácie medzi spoločnosťou a všetkými alebo akýmikoľvek akcionármi.
- Mnoho podnikových transakcií, vrátane veľkých predajov akcií alebo reklasifikácie akcií, vyžaduje oznámenie akcionárom. Tieto kópie poskytujú dôkaz o vašom súlade s požiadavkami na oznámenia.
- Všetka komunikácia by sa mala uchovávať najmenej tri roky alebo tak dlho, kým je problém popísaný v dokumente aktívny a stále relevantný pre spoločnosť.
Metóda 2 z 3: vedenie daňových a finančných záznamov
- 1Zahrňte knihu o prevode akcií a záznamy o všetkých akcionároch. Spravidla musíte uchovávať presné a aktuálne záznamy o vlastníctve spoločnosti.
- Váš zoznam akcionárov by mal obsahovať meno každého akcionára, ako aj počet a triedy akcií, ktoré vlastní.
- Ak máte súhlas akcionára, uschovajte si jeho kópiu spolu s ďalšími dokumentmi o vlastníctve.
- Mali by ste tiež zahrnúť všetky uznesenia prijaté správnou radou trvajúce najmenej tri roky, ktoré stanovujú práva, preferencie alebo obmedzenia jednej alebo viacerých tried akcií.
Pred čistením záznamov môžete zvážiť konzultáciu s právnym zástupcom alebo CPA, či by sa mali uchovávať finančné záznamy. - 2Veďte si záznamy o všetkých finančných správach a transakciách. Usporiadaný súbor financií spoločnosti uľahčuje zostavovanie výročných správ a iných účtovných závierok.
- Tieto záznamy by mali byť spravidla uchovávané najmenej tri roky.
- Účtovné knihy a účtovné knihy pohľadávok by mali byť uchovávané najmenej sedem rokov, rovnako ako bankové výpisy a vyrovnania.
- Osvedčené postupy vyžadujú, aby sa určité záznamy - ako súvahy, hlavné knihy, výplaty hotovosti a príjmy a zrušené šeky dividend - uchovávali neobmedzene dlho.
- Ak máte otázky týkajúce sa toho, ako dlho by sa mal záznam uchovávať, urobte chybu, opatrnosť a ponechajte si ho.
- Pred očistením záznamov môžete zvážiť konzultáciu s právnym zástupcom alebo CPA, či by sa mali uchovávať finančné záznamy.
- 3Ponechajte si kópie všetkých federálnych, štátnych a miestnych daňových priznaní. Pokiaľ váš štátny zákon neustanovuje dlhšiu dobu, spravidla by ste mali uchovávať svoje daňové priznania k dani z príjmu právnických osôb najmenej tri roky.
- IRS odporúča vedenie daňové priznanie a súvisiacich dokumentov aspoň tak dlho, kým po dobu obmedzenia, čo je doba, počas ktorej môžete zmeniť na daňové priznanie, alebo IRS môže posudzovať ďalšie dane. Táto doba je pre väčšinu dokumentov tri roky.
- Evidencia dane zo zamestnania by sa mala uchovávať štyri roky od dátumu zaplatenia dane alebo dátumu splatnosti dane, podľa toho, čo nastane neskôr.
- Záznamy o akýchkoľvek položkách nárokovaných na odpis by sa mali uchovávať tak dlho, kým sa táto položka stále znehodnocuje. Ak napríklad spoločnosť požaduje odpisovanie majetku v sedemročnom časovom pláne, záznamy týkajúce sa nákupu tohto majetku by sa mali uchovávať sedem rokov.
Metóda 3 z 3: Vedenie firemnej zápisnice
- 1Zaznamenajte si kľúčové činnosti spoločnosti. Malo by byť zahrnuté aj akékoľvek rozhodnutie prijaté správnou radou týkajúce sa organizácie alebo fungovania spoločnosti.
- Akonáhle sa zaregistrujete, vaša spoločnosť môže konať iba prostredníctvom svojej správnej rady. Často budete musieť predložiť dôkaz o schválení určitých akcií predstavenstvom, ako je otvorenie nového úverového rámca alebo predaj akcií investorom.
- Firemné zápisnice sa stávajú dôležitou súčasťou náležitej starostlivosti, ktorá je potrebná v prípade, ak má iná spoločnosť záujem prevziať vás alebo ak získate ďalších významných investorov.
- Ak rozhodnutie vyžaduje súhlas akcionára, tento súhlas by mal byť zaznamenaný vo vašej firemnej zápisnici.
- Vo všeobecnosti by ste mali plánovať, že zápisnice zo schôdzí predstavenstva a rozhodnutia predstavenstva budete uchovávať najmenej tri roky od dátumu zasadnutia alebo rozhodnutia.
Okrem toho, že väčšina štátov má pravidlá týkajúce sa toho, aké dokumenty je potrebné uchovávať a kde, požaduje, aby tieto záznamy boli kedykoľvek prístupné riaditeľom spoločností alebo štátnym úradníkom. - 2Ku každému záznamu priložte relevantné podrobnosti. Mali by ste byť schopní pozrieť sa na záznam a rýchlo určiť akciu, ktorá bola vykonaná, kto ju urobil a kedy.
- Na každom zasadnutí predstavenstva určte tajomníka. Zodpovedá za písomné poznámky o všetkých prijatých rozhodnutiach a formálnych uzneseniach prijatých na schôdzi.
- Zvyknite si vytvárať zápisnice bezprostredne po každom zasadnutí správnej rady, a nie vytvárať zápisnice pre niekoľko schôdzí naraz, mesiace po tom. Tým je zaistené, že záznamy sú presné a nevynechajú sa dôležité detaily.
- 3Pre všetky položky použite štandardný formát. To umožňuje jednoduchú organizáciu a čítanie každého záznamu.
- On-line vyhľadávanie pre základné šablóny, ktoré môžu byť použité pre firemné minút.
- Môžete tiež zvážiť nákup alebo predplatné softvérovej služby na správu a formátovanie vašich minút.
- Na jednoduchú referenciu zahrňte kópiu osvedčenia o založení spoločnosti a stanov spoločnosti do zápisnice, aby ste ich mohli ľahko nájsť, ako aj zoznam úradníkov a riaditeľov.
Prečítajte si tiež: Ako sa správať na súde?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
Súvisiace články
