Ako prijať rezignačný list?

Ako prijať list o odstúpení — Včasné zavedenie štruktúrovanej separačnej politiky vám pomôže vedieť, ako prijať list o odstúpení.

Jeden z náročnejších aspektov riadenia zamestnancov je riešenie odchodu zamestnanca. Včasné zavedenie štruktúrovanej separačnej politiky vám pomôže vedieť, ako prijať list o odstúpení. Vďaka niektorým základným schopnostiam riadenia podniku sa môžete naučiť primerane zvládnuť rozhodnutie zamestnanca odstúpiť z vašej spoločnosti priateľsky.

Časť 1 z 3: Starostlivosť o podnikanie (administratívne detaily)

1
Vyvinúť logický systém na manipuláciu s listami o odstúpení. Budete pôsobiť neprofesionálne, ak nemáte jasný a stručný spôsob, ako zaobchádzať s odchádzajúcimi zamestnancami.
- Môže byť prospešné mať generické pakety s oddelenými informáciami, ktoré by ste mohli dať odstupujúcim zamestnancom. Ak za vami prídu s rezignáciou, pravdepodobne sa s vami budú chcieť porozprávať o tom, ako vykonať kroky potrebné na to, aby prechod z vašej spoločnosti prebehol čo najhladšie. Ponúknite im odbornú radu a udržiavajte štruktúrovaný prehľad pre položky, ako sú odstupné, požiadavky na odstupné, poskytnutie adresy na presmerovanie konečnej mzdy a konečné termíny zamestnania.
2
Určte, kedy budú podané protiútoky. Každé odstúpenie je iné a zahŕňa rôzne vecné scenáre. Ako zamestnávateľ musíte určiť, kedy sú protihodnoty prijateľné a kedy zamestnanca jednoducho prepustíte. Niektorí zamestnávatelia majú zásadu, že sa nikdy nepokúsia udržať si zamestnanca, ktorý tam zdanlivo nechce byť. Politika, ktorá umožňuje určité vyjednávanie, však môže byť výhodná, najmä ak je zamestnanec pre váš tím hodnotný.
- Ak je napríklad osoba, ktorá posiela list o odstúpení, vysoko postaveným úradníkom alebo výkonným pracovníkom vo vašej firme, možno budete chcieť porozumieť jeho obavám a napraviť ich, aby zamestnanec zostal.
3
Vytvorte odpoveď. Vo vašom štandardnom systéme prijatia rezignácie by mal byť zahrnutý aj list s odpoveďou. V liste by malo byť uvedené, že ľutujete stratu zamestnanca, ale rešpektujete a chápete jeho rozhodnutie. Informujte ich o dátume, kedy ste dostali list a dátum ich posledného pracovného dňa. Buďte srdeční a zažeňte svojmu odchádzajúcemu zamestnancovi to najlepšie.
- Vzor listu s odpoveďou môže znieť:
  „Vážený [meno zamestnanca], s
  ľútosťou som prijal vaše oznámenie o odstúpení [dátum odoslania oznámenia o odstúpení]. Vaše odstúpenie bolo schválené a váš posledný pracovný deň bude [dátum posledného pracovného dňa]. bolo mi potešením s vami spolupracovať a v mene celej spoločnosti vám chcem popriať veľa šťastia vo všetkých budúcich snahách. Akékoľvek otázky smerujte na túto kanceláriu. Ďakujem za vaše dlhoročné služby.
  S pozdravom [vaše meno]. "
4
Chráňte dôverné obchodné informácie. Ak vaša spoločnosť poskytla individuálny prístup k firemným kreditným kartám, bankovým účtom, automobilom alebo prenosným počítačom alebo inému elektronickému zariadeniu, zaistite ich vrátenie. Potom, čo odídu, odstráňte prístup zamestnanca do kancelárie prostredníctvom bezpečnostných kariet a zmeňte informácie o prihlásení do systému. Pri zvažovaní prijatia listu o odstúpení by mala byť ochrana vašej spoločnosti a jej majetku na prvom mieste vášho zoznamu priorít.
- Ak sa od zamestnancov požaduje, aby v rámci procesu prijímania zamestnancov podpísali zmluvu o nekonkurovaní, prečítajte si tento dokument so zamestnancom v čase, keď prijmete výpoveď. To zaistí, že si budú plne vedomí svojich obmedzení pri poskytovaní informácií o spoločnosti a kontaktovaní klientov alebo spolupracovníkov spoločnosti.
5
Zabaliť veci. Ak je odstupujúci zamestnanec uprostred projektu alebo dohody, požiadajte ho, aby ho dokončil. Ak pre nich nie je možné dokončiť súčasnú pracovnú záťaž pred odletom, požiadajte ich, aby vypracovali správu, v ktorej sa uvedie, čo sa urobilo a čo sa už nedalo vrátiť. Pred odchodom zo spoločnosti im dajte vedieť, čo sa od nich očakáva.
- Požiadajte zamestnanca, aby poskytol zoznam dôležitých e -mailových adries, telefónnych čísel a počítačových súborov, ktoré majú nahradiť.
- Požiadajte zamestnanca, aby poskytol adresu na presmerovanie svojich daňových výkazov a konečnú výplatu.
6
Stanovte dátum ukončenia. Pokyny pre ľudské zdroje zvyčajne nariaďujú, aby zamestnanec oznámil výpoveď najmenej dva týždne vopred. Po uplynutí dvoch týždňov môže zamestnanec odísť. Na základe toho, čo viete o aktuálnom pracovnom zaťažení zamestnanca, môžete alebo nemusíte požiadať o predĺženie tohto termínu. Dátumy ukončenia sa môžu líšiť v závislosti od pozície zamestnanca v spoločnosti; jednotlivci s väčšou zodpovednosťou budú spravidla musieť čakať dlhšie, než oficiálne odídu zo spoločnosti, ako mladší radoví zamestnanci.
- Rôzne štáty majú rôzne zákony týkajúce sa oznámenia. Napríklad v Kansase zamestnanec nemusí dávať žiadne oznámenie, keď skončí. Niektoré štáty však môžu vyžadovať oznámenie vopred. Nezabudnite si overiť svoje miestne zákony a uistiť sa, že stanovený dátum ukončenia je platný.
7
Pracujte na najatí náhradného. Cesta k nahradeniu zamestnanca, ktorý odchádza iným zamestnancom, by mala začať okamžite. Vyhľadajte v zozname svojej firmy prijateľného kandidáta. Opýtajte sa odchádzajúceho zamestnanca na návrhy, kto si myslí, že by bol pre túto pozíciu vhodný. Ak vo vašej spoločnosti neexistujú kvalifikovaní zamestnanci, otvorte proces prijímania externých kandidátov. Rýchle a včasné umiestnenie a školenie náhrady odchádzajúceho zamestnanca zabezpečí, aby bolo minimalizované prerušenie pracovného toku.
- Ak si môžete pred odchodom najať náhradníka odchádzajúceho zamestnanca, nechajte ho trénovať pod odchádzajúcim zamestnancom. To zaručí plynulý prechod.
8
Vykonajte výstupný pohovor. Výstupný pohovor dáva odchádzajúcemu zamestnancovi príležitosť porozprávať sa o svojich skúsenostiach s vami a vyjadriť, čo považoval za fungujúce na ich konkrétnom oddelení alebo v obchode ako celku. Povzbudzujte svojho odchádzajúceho zamestnanca, aby bol počas výstupného pohovoru úprimný pri hodnotení spoločnosti, svojich spolupracovníkov a manažmentu. Počúvajte pozorne a využite ich postrehy ako príležitosť, aby ste sa dozvedeli, ako môžete najlepšie identifikovať ich nahradenie a prispôsobiť očakávania osoby, ktorá pozíciu zastáva.
- Keď vediete výstupný pohovor, nezabudnite zistiť viac o tom, prečo chce zamestnanec odísť. V liste o odstúpení bude zvyčajne uvedený dôvod, ale je vhodné ponoriť sa hlbšie do toho, čo by sa dalo urobiť, aby zamestnanec zostal.

Ako sa správajú k odchádzajúcemu zamestnancovi — Spôsob, akým reagujete na výpoveď zamestnanca, má priamy vplyv na to, ako vás ostatní vaši zamestnanci vnímajú a ako sa správajú k odchádzajúcemu zamestnancovi.

Časť 2 z 3: Vytvorenie protihodnoty

1

Rozhodnite sa, či chcete prijať výpoveď zamestnanca. Vyjednávanie so zamestnancom o pobyte je zvyčajne dobrý nápad, ak si to môžete dovoliť, najmä ak majú mnoho rokov so spoločnosťou, veľa inštitucionálnych znalostí a cenné kontakty, ktoré ho môžu nasledovať na novú pozíciu.
2

Zistite čo najviac o dôvodoch odchodu zamestnanca zo spoločnosti. Toto vysvetlenie použite na rozhodnutie, či je možné so zamestnancom vyjednávať. Ak váš zamestnanec odchádza, pretože nenávidí svoju prácu, nesnažte sa ich udržať pri sebe. Ak však odchádzajú za lepším zamestnaním - s väčšou slobodou, lepším platom alebo vyššou prestížou - možno by ste ich mali prehovoriť tým, že urobíte protinávrh.
3

Neodkladajte nevyhnutné. Ponuka udržania zamestnanca ho často neudrží vo vašej firme z dlhodobého hľadiska. Môžu existovať aj iné dôvody, ako tie, ktoré pripustili, kvôli ktorým by chceli opustiť vašu firmu. Neznamená to, že váš zamestnanec klame, ale môže skutočne veriť, že ich súčasná pozícia stojí za to, aby ste si nechali peniaze iba sami. Zamestnanci spravidla neodchádzajú iba kvôli výške svojej výplaty. Udržať ich pri sebe je dočasné riešenie, ktorému je najlepšie sa vyhnúť.
4

Zvážte správu, ktorú odosielate. Ak sa ostatní zamestnanci dozvedia o tom, že ste svojmu odpúšťajúcemu zamestnancovi urobili protinávrh, aby ste ich prinútili zostať, ostatní vás môžu považovať za zúfalého zabraňovať ľuďom v skákaní z lode. Okrem toho môžu mať pocit, že by sa mali pozrieť aj na ďalšie pracovné príležitosti a vyhrážať sa odchodom, aby získali zvýšenie alebo povýšenie.
5
Netlačte na zamestnanca, aby zostal. Ak je ich myseľ rozhodnutá, nič nezískate, keď sa oňho opriete, aby zostal. Neznevažujte ani nevyvolávajte pochybnosti o kvalite firmy, ku ktorej sa váš odchádzajúci zamestnanec pripojí. Ak si zamestnanec nie je celkom istý svojim rozhodnutím dať výpoveď, vyvolať v ňom pocit hlúposti, viny alebo sebectva, že prestane pracovať, je nielen neprofesionálne a manipulatívne, ale nie je ani vo vašom najlepšom záujme. Toto utajené správanie je voči vodcovi nevhodné.
- Tlačenie na zamestnanca, aby zostal, je zlé pre nich aj pre vás. Bez toho, aby ste vyriešili základné dôvody nespokojnosti zamestnanca, vytvárate recept na neskoršie sklamanie, keď sa rozhodne odísť.
6
Buď úprimný. Nesľubujte odstupujúcemu zamestnancovi nové povinnosti ani zmenu v kancelárskej kultúre, ak to nemôžete splniť. Takáto zhovievavosť zbytočne roztrpčí vášho odchádzajúceho zamestnanca a zanechá mu pachuť v ústach, keď si konečne uvedomí, že sa nič nezmení.
- Aj keď máte dobré úmysly, ustúpte a opýtajte sa, čo je na vašom pracovisku možné a čo nie. Ak napríklad váš zamestnanec chce prácu, ktorú už obsadil niekto iný, a bolo by nadbytočné vytvoriť rovnakú pozíciu, buďte úprimní a dajte zamestnancovi vedieť, že mu nemôžete dať to, čo chce.

Pri zvažovaní prijatia listu o odstúpení by mala byť ochrana vašej spoločnosti a jej majetku na prvom mieste vášho zoznamu priorít.

Časť 3 z 3: lúčenie a prejav uznania

1
Zachovajte si pokoj. Zvládnite rezignáciu profesionálne. Toto je obzvlášť dôležité vtedy, keď vám je osobne odovzdaný list o odstúpení a dostanete prvé oznámenie o odchode zamestnanca. Nereagujte emocionálne. Ak odpoviete negatívne, zamestnanec sa môže uraziť a vynadať vám alebo svojim spolupracovníkom.
- Kyslý zamestnanec môže z tých pár týždňov, ktoré zostanú vo firme, urobiť nočnú moru.
- Ak je reakcia pochopiteľná, smútok, šok alebo smútok, môže pre odstupujúceho zamestnanca situáciu ešte viac stresovať a sťažiť.
- Nepridávajte na strese a nepohode zamestnanca tým, že ho požiadate, aby zostal (pokiaľ neponúknete aj lepší plat a výhody).
2
Ponúknite zamestnancovi odporúčací list. Tieto by mali presne popisovať, aké boli zodpovednosti zamestnanca. Spolupracujte s nimi, ak v liste požadujú konkrétne informácie o práci, ktorú urobili pre vašu firmu, ale buďte úprimní a úprimní. Udržujte svoje odporúčacie listy stručné a vecné. Ak má spoločnosť, ktorá list dostala, otázky, bude vás kontaktovať.
- Odporúčacie listy sa budú líšiť, ale štandardná forma pozostáva z pozdravu („milý ten a ten“); opis toho, ako poznáte rezignujúceho jednotlivca, v ktorom opisujete svoje skúsenosti s prácou s ním; a litánia vlastností, ktoré robia zamestnanca atraktívnym pre vás a pravdepodobne aj pre iného zamestnávateľa. Vyhláste, že zamestnanec bude naďalej vynikať vo svojom zvolenom povolaní. V spodnej časti listu uveďte svoje kontaktné údaje a navrhnite, aby v prípade záujmu potenciálneho zamestnávateľa boli k dispozícii ďalšie informácie o príslušnom zamestnancovi.
- Uveďte konkrétne príklady na podporu každého vyhlásenia chvály, ktoré urobíte. Môžete napríklad napísať: „John vytrvalo prejavoval kreativitu pri riešení problémov s návrhom.“ Potom by ste mali uviesť tri alebo štyri prípady, v ktorých John kreatívne vyriešil vyššie uvedené problémy s dizajnom.
3
Dajte vedieť gangu. Pošlite poznámku alebo e -mail spolupracovníkom odstupujúceho zamestnanca s oznámením rezignácie. S ľútosťou im oznámte, že príslušný zamestnanec odchádza, a v mene spoločnosti im želáte veľa šťastia v ich budúcom úsilí.
- E -mail s oznámením môže znieť takto: „S hlbokou ľútosťou vás musím informovať, že [meno zamestnanca] sa presunie na inú pozíciu. Ich posledný deň bude [posledný deň zamestnanca]. Pripojte sa ku mne a poprajte mu/jej dobre vo všetkom budúcom úsilí.“
4

Oslávte rozhodnutie zamestnanca. Napriek tomu, že ste sklamaní z toho, že odchádza dobrý pracovník (a možno dokonca aj dobrý priateľ), je dôležité, aby vedeli, že ich práca a príspevky boli ocenené. Na konci posledného dňa zorganizujte pracovný večierok, aby ste im dali vedieť. Ak nechcete každému vziať čas v kancelárii, zabezpečte, aby sa všetci stretli po poslednom pracovnom dni zamestnanca na drinku. Ak si myslíte, že je vhodné intímnejšie vysielanie, dajte si v posledný deň zamestnanca malý tímový obed.
5
Nechajte dvere otvorené. Rozšírte možnosť zamestnanca vrátiť sa, ak zistí, že mu nový zamestnávateľ nevychádza. Dajte im vedieť, že vo vašej firme budú mať vždy domov.
- Kultivácia dobrých vzťahov s odchádzajúcimi zamestnancami je dobrý obchod. Keď odchádzajúci zamestnanci budú cítiť, že ich práca bola ocenená a že si ich vážia, budú pôsobiť ako veľvyslanci dobrej vôle pre vašu firmu a odporučia vašu spoločnosť ďalším potenciálnym zamestnancom a partnerským firmám alebo agentúram. Spojenia, ktoré váš zamestnanec získa na svojej ďalšej pozícii, by mohli byť prospešné aj pre vás a môžu vám poslať klientov alebo iných potenciálnych zamestnancov.

Keď vám je osobne odovzdaný list o odstúpení — Toto je obzvlášť dôležité vtedy, keď vám je osobne odovzdaný list o odstúpení a dostanete prvé oznámenie o odchode zamestnanca.

Tipy

Spôsob, akým reagujete na výpoveď zamestnanca, má priamy vplyv na to, ako vás ostatní vaši zamestnanci vnímajú a ako sa správajú k odchádzajúcemu zamestnancovi. Ak budete reagovať s rozhorčením, frustráciou, odporom a sklamaním, vaši zamestnanci môžu s odchádzajúcim zamestnancom zaobchádzať zle. Či už ste sklamaní alebo nadšení z toho, že odchádzajú, prijmite rozhodnutie zamestnanca dať výpoveď s pozitívnym prístupom.
Od zamestnancov vždy požadujte predloženie písomného oznámenia o odstúpení. Slovné odstúpenie („končím!“) Môže neskôr viesť k tvrdeniam o nespravodlivom prepustení zamestnancov.

Varovania

Pálenie mostov nie je nikdy dobrý nápad, obzvlášť keď sa stretávate so zamestnancom, ktorý zohral rozhodujúcu úlohu v úspechu vašej spoločnosti.
Každý štát má iné zákony o pracovnoprávnych vzťahoch. Uistite sa, že rozumiete a dodržiavate všetky štátne a miestne zákony, v ktorých pracujete.

Prečítajte si tiež: Ako nahlásiť zneužívanie detí?