Ako viesť konferenčný hovor?

Zapisujte si poznámky alebo body rozhovoru. Upresnite položky, ktoré sú už na programe, aby ste nestratili koncentráciu. Nenavrhujte pripravené vyhlásenie. Držte sa odrážkového zoznamu kľúčových bodov, krátkych príkazov a neúplných viet. To vám zabráni znieť mechanicky. Niektoré príklady zahŕňajú:

• Aktuálny stav náborových potrieb: Účtovníctvo je teraz plne obsadené. Stále potrebujete nového manažéra v oblasti marketingu a nového administratívneho asistenta v reklame. Rozpočtový limit = 74600€ celkom za obe otvory.
• Zmeny výhod: Sídlo spoločnosti sa postupne ruší 401 tis. Zavádzanie nového plánu 403b pre nových zamestnancov. Poistenie zdravia, zubov, zraku sa zatiaľ nemení, ale stále sa posudzuje.

Vytvorte si zoznam účastníkov. Uveďte, odkiaľ pochádzajú, a všeobecné osobné informácie o nich. Použite tieto informácie, keď sa navzájom zoznámite. Tieto informácie môžete použiť aj na chatovanie, kým čakáte na pripojenie ďalších účastníkov.

• Vytvorte si kópiu tohto zoznamu pre svojho príjemcu poznámok. Namiesto toho, aby si urobil čas na zapísanie všetkých mien, si môže poznámky jednoducho zaškrtnúť pri príchode alebo prihlásení.

Skontrolujte všetky informácie, ktoré budete prezentovať. Nečakajte na poslednú chvíľu. Začnite kontrolovať informácie deň po tom, ako dokončíte svoje poznámky alebo prezentáciu. Skúste uložiť hlavné body do pamäte, aby ste o nich mohli diskutovať bez toho, aby ste sa museli pozerať na papier alebo obrazovku. Každú ušetrenú sekundu je možné použiť na prednášajúcich alebo na otázky.

Preskúmajte miestnosť deň alebo dva pred hovorom. Uistite sa, že je k dispozícii všetko vybavenie a funguje správne. Ak používate veľkú miestnosť v očakávaní mnohých návštevníkov, vyhľadajte strategicky umiestnené reproduktory. Ak niečo chýba alebo funguje nesprávne, čo najskôr to oznámte príslušnému oddeleniu.

Nastavte hovor. Ak je to možné, prihláste sa do konferenčného hovoru o 10 minút skôr. Niektoré nástroje vám nedovolia prihlásiť sa do naplánovaného času. Ostatní nedovolia nikomu komunikovať, kým sa neprihlási vedúci so špeciálnym heslom. Most naposledy otestujte, aby ste sa presvedčili, že funguje hladko.

• Ak neviete, ako používať zariadenie, naučte sa to pár dní vopred. V prípade potreby získajte pomoc od IT oddelenia vašej spoločnosti. Ak neviete, ako ovládať softvér alebo hardvér, môžete pôsobiť neprofesionálne.

Nechajte päť minút navyše pre oneskorencov. Nejaké poznámky užitočné začať malý rozhovor na začiatku rozhovoru. Predstavte všetkých účastníkov ich mien, titulov a rolí, ktoré hrajú. Ak niekto príde alebo sa k hovoru pripojí po päťminútovom meškaní, neprerušujte prebiehajúcu diskusiu. Počkajte, kým rečník skončí alebo skončí téma, aby sa oneskorenci mohli predstaviť.

Zopakujte si etiketu schôdze. Požiadajte účastníkov, ktorí telefonujú, aby vypli svoje telefóny, aby sa vyhli hluku v pozadí. Požiadajte ich, aby sa vyhli používaniu tlačidla podržania, aby sa zabránilo vysielaniu pozdržanej hudby ich spoločnosti. Povedzte všetkým fyzicky prítomným, aby umlčali svoje mobilné telefóny a držali ich mimo dosahu konferenčného telefónu, aby nedošlo k rušeniu. Zaistite, aby všetci účastníci hovorili počuteľne a jasne, aby ich každý počul.

Držte sa programu. Sledujte hodiny, aby vyhovovali potrebám návštevníkov a moderátorov. Pokrývajú väčšinu dôležitých otázok ako prvý v prípade, že vám dôjdu času. Ak vám niekto položí otázku, na ktorú nemôžete odpovedať, alebo ktorú ste nečakali, povedzte mu, že sa vám čo najskôr ozvú.

V prípade potreby si naplánujte následný hovor. Nečakajte, kým to urobíte. Urobte to tesne predtým, ako sa dostanete k otázkam a odpovediam (Otázky a odpovede) v programe. Každého sa opýtajte na najvhodnejší dátum a čas nasledujúceho hovoru. Ak väčšina účastníkov nie je rozhodnutá, pošlite po telefonáte plánovací prieskum.

Otázky a odpovede si nechajte aspoň 15 minút. Pri konferenčnom hovore môžete mať problém prinútiť všetkých, aby sa zúčastnili. Aby ste tomu zabránili, nepýtajte sa, ak má niekto nejaké otázky. Otázku položte radšej konkrétnym ľuďom relevantným k téme diskusie.

• Môžete sa napríklad opýtať: „Bob, získal si všetky informácie, ktoré potrebujete na vytvorenie textu témy?“

Zavrite hovor. Začnite sa baliť asi päť minút pred plánovaným časom ukončenia. Ak Q&A stále prebieha, povedzte všetkým, že máte čas na ešte jednu otázku. Ďakujem všetkým za ich čas a prajem im pekný deň alebo týždeň (koniec).

Vytvorte rekapituláciu. Začnite to robiť bezprostredne po hovore. Požiadajte svojho záznamníka o kópiu zápisnice. Uistite sa, že zahrniete zoznam všetkých povinností. Zápisnica bude písomne dokumentovať rozhovor v prípade, že budú neskôr nejaké nezrovnalosti.

• Pred odoslaním rekapitulácie požiadajte kolegu, aby prečítal rekapituláciu. Druhý pár očí môže zachytiť chyby, ktoré ste možno prehliadli, bez ohľadu na to, koľkokrát ste skontrolovali materiál.

Pošlite rekapituláciu všetkým účastníkom. Vykonajte to hneď, ako vykonáte akékoľvek úpravy, ktoré odporučil váš korektor. Pozvite všetkých príjemcov, aby uviedli komentáre alebo položili otázky, ktoré im mohli počas hovoru uniknúť. Ak ste sľúbili, že pošlete plánovací prieskum na následný hovor, priložte tento odkaz k rekapitulácii.

Dodržujte sľuby a termíny. Vykonajte akciu, ako bolo diskutované počas hovoru. Ak ste sľúbili, že odpoviete na akékoľvek otázky neskôr, odpovedzte do jedného týždňa. Dodržte všetky stanovené termíny. Zaistite, aby bola akákoľvek sľúbená práca doručená správnym príjemcom v primeranom čase.