Ako si vybrať hotel pre vašu konferenciu?
Opýtajte sa konkrétne, či si myslia, že hotel je dobrou voľbou pre ich konferenciu a či by si vybrali ten istý hotel aj pre budúce konferencie.
Výber správneho hotela na konferenciu je zásadný pre zaistenie toho, aby účastníci zo stretnutia vyťažili maximum. Prvým krokom pri výbere správneho hotela je jednoducho vedieť, aký typ ubytovania potrebujete pre svoju konferenciu. Potom už len stačí vyhľadať rôzne potenciálne hotely, zúžiť zoznam a urobiť konečný výber.
Metóda 1 z 3: stanovenie priorít
- 1Uistite sa, že máte rozpočet na to, koľko môžete na mieste minúť. Rozpočet vašej konferencie by mal okrem platby za hotel zahŕňať aj peniaze na marketingové materiály, jedlo a nápoje a prezentačné vybavenie. Ak nemáte ťažký a rýchly rozpočet, musíte sa v ňom udržať, navrhnite si ideálny rozpočet na konferenciu a snažte sa udržať náklady čo najbližšie k tomuto číslu.
- Ak napríklad očakávate, že účastníci konferencie zaplatia spolu 22400€ za registračné poplatky, môžete svoj rozpočet nastaviť tak, aby sa pohyboval medzi 20100€ a 22400€, aby ste mali priestor.
- Pri rozhodovaní o výbere hotela budete potrebovať rozpočtové obmedzenia. To vám tiež umožní informovať hotel o tom, koľko plánujete výdavkov.
- 2Zistite, aká bude pravdepodobná účasť na konferencii. To vám poskytne predstavu o celkovom počte dostupných izieb, ktoré bude hotel musieť na akciu mať. Ak ste už v minulosti organizovali túto konferenciu, pomocou historických údajov zistíte priemerný počet účastníkov.
- Ak sa ľudia už zaregistrovali alebo prejavili záujem o vašu konferenciu, použite tieto čísla na získanie čo najpresnejšieho odhadu.
- Ak máte prístup k zoznamom pravdepodobných účastníkov, môžete tiež poslať e -mail so žiadosťou, aby ľudia povedali, či majú záujem alebo pravdepodobne sa zúčastnia konferencie v tomto roku.
- 3Zistite, koľko miesta v hoteli budete potrebovať. Účastníci konferencie budú okrem spální potrebovať aj prístup do 1 alebo viacerých konferenčných miestností a priestor na predvádzanie alebo predvádzanie rôznych exponátov. Rozhodnite sa, aký druh aktivít chcete, aby konferencia zahŕňala, a rozhodnite sa, aký priestor bude hotel ponúkať.
- Zamyslite sa nad počtom návštevníkov, predajcov alebo iných organizácií, ktoré môžu chcieť predvádzať exponáty ako súčasť konferencie.
Výber správneho hotela na konferenciu je zásadný pre zaistenie toho, aby účastníci zo stretnutia vyťažili maximum. - 4Zvážte, či miesto konania musí odrážať určitú tému alebo obrázok. Vezmite do úvahy svoju vlastnú víziu toho, ako bude konferencia vyzerať, ako aj očakávania účastníkov konferencie alebo pozorovateľov. Ak je vhodnosť veľmi dôležitá pre úspech vašej konferencie, mali by ste obmedziť vyhľadávanie iba na tie hotely, ktoré zodpovedajú vašej predstave o konferencii.
- Ak napríklad chcete, aby bolo miesto konania konferencie veľmi elegantné a pôsobivé pre návštevníkov, potom by ste sa mali pozrieť iba do 5-hviezdičkových hotelov.
Metóda 2 z 3: prieskum rôznych hotelov
- 1Na webových stránkach hotela zistíte, či majú správne ubytovanie. Väčšina hotelov umiestni na svoj web informácie, ako je dostupnosť izieb, konferenčné miestnosti a vybavenie a či v minulosti organizovali konferencie. Pomocou tejto stránky sa okamžite rozhodnete, či budete ďalej hľadať hotel.
Tip: Začnite hodnotiť hotely najmenej 6 mesiacov pred plánovaným termínom akcie. Pri veľkých výročných stretnutiach nie je neobvyklé, že hostitelia začnú tento proces hneď po dokončení najnovšej udalosti.
- 2Zaistite, aby bol hotel prístupný pre účastníkov konferencií. Ak účastníci cestujú na konferenciu z diaľky, hotel sa bude musieť nachádzať v blízkosti letiska alebo vlakovej stanice. Ak očakávate, že do hotela bude jazdiť veľa návštevníkov, malo by mať dostatočne veľké parkovisko, ktoré pojme ich autá.
- Tiež by ste sa mali pozrieť, či sa v blízkosti hotela nachádzajú reštaurácie, bary a ďalšie atrakcie, aby sa účastníci konferencie mohli večer zabaviť.
- 3Spýtajte sa na počet a veľkosť dostupných konferenčných miestností. Mnoho konferencií vyžaduje viac konferenčných alebo montážnych miestností, ktoré poskytujú priestor pre stretnutia malých skupín a veľkých skupín v priebehu konferencie. Nezabudnite sa informovať aj o dostupnosti napájania a bezdrôtových pripojení v každej miestnosti.
- Ak budú ľudia prezentovať v konferenčnej miestnosti, priestor bude musieť mať audiovizuálne vybavenie a schopnosti, ktoré môžu moderátori používať.
- 4V prípade potreby zavolajte a informujte sa o stravovaní a plánovaní jedálneho lístka. Je to potrebné iba vtedy, ak chcete, aby hotel zabezpečoval vašu konferenciu alebo ak chcete, aby v hoteli bola umiestnená cateringová spoločnosť. Rokovali o možných opatrení na jedlo stravovanie a plánovanie ponuky, rovnako ako občerstvenie a chuťoviek prestávky medzi zasadnutiami, aby sa ubezpečil účastníkov konferencie budú mať prístup do potravín a nápojov v priebehu akcie.
- V ideálnom prípade si hotel, ktorý si vyberiete, môže pripraviť menu, ktoré je dostatočne pestré, aby zvládlo rôzne diétne požiadavky, ktoré budú vaši návštevníci potrebovať.
Účastníci konferencie budú okrem spální potrebovať aj prístup do 1 alebo viacerých konferenčných miestností a priestor na predvádzanie alebo predvádzanie rôznych exponátov. - 5Poraďte sa s personálom o schopnosti prijímať a skladovať výstavné zariadenia. Opýtajte sa manažéra alebo zamestnanca, či môže hotel v predstihu ubytovať exponáty návštevníkov alebo ich uložiť v konferenčnej miestnosti. Ak hotel nemá tento druh priestoru, účastníci by museli mať svoje exponáty uložené vo svojich izbách počas celej konferencie, čo môže byť nepohodlné.
- Opýtajte sa tiež, akú pomoc môže hotel poskytnúť pri preprave zariadenia a exponátov po dokončení akcie.
- 6Ak chcete získať spätnú väzbu, kontaktujte ďalšie spoločnosti, ktoré daný hotel použili. Ak poznáte ďalšie organizácie, ktoré v minulosti využili hotel na usporiadanie konferencie, môžu vám povedať, aké boli ich skúsenosti. Opýtajte sa konkrétne, či si myslia, že hotel je dobrou voľbou pre ich konferenciu a či by si vybrali ten istý hotel aj pre budúce konferencie.
- Tento typ informácií môžete nájsť aj vyhľadaním recenzií hotela na internete.
- 7Porozprávajte sa s manažérom o tom, aké náklady a poplatky môžete tiež zaplatiť. Okrem počiatočných nákladov na izby a prezentačné vybavenie si zistite, či existujú aj ďalšie poplatky, na ktoré možno hneď nemyslíte. Ak vám povedia, že neexistujú, možno budete chcieť získať druhý názor od niekoho, kto tam v minulosti organizoval konferenciu, ak môžete.
Metóda 3 z 3: rozhodovanie o hoteli
- 1Zistite, či je každý hotel v termínoch udalostí dostupný. Keď zistíte, ktoré hotely, ktoré vás zaujímajú, sú vhodné pre vaše potreby, musíte zistiť, či môžu skutočne organizovať vašu konferenciu, keď sa chystáte ju usporiadať. Odškrtnite zo zoznamu všetky hotely, ktoré nie sú k dispozícii, pokiaľ nemáte priestor na úpravu dátumov vašej konferencie.
- 2Získajte cenovú ponuku z každého hotela, ktorý vás zaujíma, a porovnajte ho. Zavolajte na recepciu a vysvetlite všetko, čo bude potrebné pre vašu konferenciu, a opýtajte sa, čo by hotel účtoval vašej organizácii. Nezabudnite vziať do úvahy recenzie hotela a cenu. Nízka cena môže byť atraktívne, ale v prípade, že hotel má povesť nižšej kvality v ubytovacie a stravovacie služby, to môže byť lepšie stráviť trochu viac a ísť s hotelom, ktorý má vyššie hodnotenie.
- Opýtajte sa, či hotel ponúkne vašej organizácii stimuly na výber. Ak vedia, že porovnávate viacero hotelov, môžu mať výhody, ktoré vám môžu poskytnúť na zabezpečenie vašej firmy.
Ak napríklad vaše kongresové miesto absolútne potrebuje mať najmenej 1 konferenčnú miestnosť, skontrolujte v každom hoteli, o ktorý máte záujem, aby ste potvrdili, že má značnú konferenčnú miestnosť, ktorú môžete použiť na svoju konferenciu. - 3Zaistite, aby každý hotel fungoval podľa vašich potrieb. Ak ste to ešte neurobili, navštívte hotel a urobte si prehliadku priestorov. Skontrolujte, či ponúka všetky možnosti ubytovania, ktoré by ste považovali za nevyhnutné na to, aby bola vaša konferencia úspešná.
- Ak napríklad vaše konferenčné miesto potrebuje mať najmenej 1 konferenčnú miestnosť, skontrolujte v každom hoteli, ktorý vás zaujíma, či má značnú konferenčnú miestnosť, ktorú môžete použiť na konferenciu.
- 4Vydajte sa do najpríjemnejšieho a najprístupnejšieho hotela v rámci svojho rozpočtu. Ak si môžete dovoliť miesto konania akcie a je to k dispozícii počas termínov vašich konferencií, potom stačí len určiť, ktorý hotel bude najvhodnejší pre vašu konferenciu. Ak máte problémy s tým, rozhodnite sa, ktoré ubytovanie je najdôležitejšie pre vašu konferenciu, a vyberte sa do hotela, ktorý všetky ponúka.
- Ak je napríklad dôležitejšie mať veľké konferenčné miestnosti ako mať vlastnú reštauráciu, rozhodnite sa, ktorá z nich bude pre vašu udalosť najlepšia, veľkosť konferenčných miestností každého hotela.
Tip: Vždy plánujte druhú možnosť v prípade, že by nejaký typ prírodnej katastrofy alebo núdzovej situácie mal spôsobiť, že vaša prvá voľba bude nedostupná. Mať pohotovostný plán bude zmierniť veľa stresu podieľa na pohybujúce sa veľkú udalosť s veľmi malým upozornenia.
Prečítajte si tiež: Ako zaznamenať teleseminár?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
