Ako sa pripraviť na členskú schôdzu v komunitnom združení?

Pri absencii takéhoto smerovania pomôžu pri zaznamenávaní a vedení schôdze aj štátne stanovy. Dôvody členských schôdzí sú spravidla tieto: výročná členská schôdza, volebné schôdze, schôdze o doplnení, schôdza o odpustení rezerv, schôdza o zrieknutí sa požiadaviek na audit, niektoré špeciálne hodnotiace schôdze, odvolanie riaditeľov, niektoré schôdze, ktoré si vyžadujú špeciálne výdavky a akékoľvek iné účel, na základe ktorého je členstvo povinné hlasovať alebo ratifikovať činnosť predstavenstva. V mnohých prípadoch môžu byť mnohé z vyššie uvedených účelov členskej schôdze začlenené do jednej schôdze. Požiadavka na oddelené schôdze nie je potrebná.

Všeobecne platí, že je potrebné väčšina z celkových hlasovacích záujmy predstavujú spôsobilá uznášať na zasadnutie člena. V spoločenstve vlastníkov bytov bola požiadavka uznášaniaschopnosti znížená zákonom na 30% celkových hlasovacích podielov, pokiaľ stanovy neumožňujú nižšiu sumu. Toto bolo zavedené s cieľom zvýšiť možnosť dosiahnuť uznášaniaschopnosť na členskej schôdzi. V kondomíniových a družstevných združeniach je potrebná väčšina kvótov, aby boli uznášaniaschopné.

Všetky asociácie sú povinné mať aspoň jednu členskú schôdzu ročne. Toto stretnutie je zvyčajne výročnou schôdzou združenia. Členstvo zvolí riaditeľov na nasledujúci rok a bude sa zaoberať akýmikoľvek inými záležitosťami, ktoré môžu byť na tomto stretnutí zvážené. Výročná schôdza je zvyčajne schôdzou, na ktorej sa členovia prostredníctvom správ úradníkov a výborov dozvedia o úspechoch asociácie za posledný rok a o očakávaných výzvach a projektoch na nasledujúci rok. Je to čas a miesto, kde budú môcť členovia klásť otázky a zúčastniť sa schôdze. Členstvo môže okrem voľby funkcionárov zvažovať aj zmeny dokumentov a ďalšie záležitosti, ktoré si vyžadujú schválenie členstva.

Niektoré stanovy asociácie vyžadujú, aby sa schôdze ďalších členov konali počas celého roka. Ide spravidla o štvrťročné alebo polročné schôdze, ktoré sa spravidla používajú na informovanie členov o prevádzke a riadení asociácie. Ostatné členské schôdze, ktoré by sa mohli z času na čas zvolať, by boli: špeciálna členská schôdza, ktorá zváži špeciálne hodnotenie, zmenu dokumentov, vynaložiť finančné prostriedky v určitej výške, ako to vyžadujú dokumenty alebo ako to stanovujú dokumenty a štátne sochy. Stanovy určia, kto môže zvolať mimoriadne zasadnutie. V niektorých prípadoch môže členstvo zvolať mimoriadnu schôdzu členstva podaním petície za členstvo a následným predložením petície predstavenstvu, pričom od predstavenstva sa potom požaduje, aby schôdzu usporiadal. Mimoriadna členská schôdza môže slúžiť na účely prehodnotenia rozpočtu,zmena dokumentov, odvolanie člena predstavenstva alebo akékoľvek iné záležitosti, ktoré môžu byť v dokumentoch uvedené. Dokumenty môžu obsahovať špeciálne postupy pre mimoriadne zasadnutie. Stanovy kondomínia a družstva ustanovujú, že na to, aby bolo mimoriadne zasadnutie platné, je potrebné dodržať určité postupy. Mimoriadna členská schôdza vo všetkých prípadoch umožňuje, aby sa členstvo zúčastnilo na diskusiách a procese rozhodovania (hlasovania).mimoriadna členská schôdza umožňuje členstvu zapojiť sa do procesu diskusií a rozhodovania (hlasovania).mimoriadna členská schôdza umožňuje členstvu zapojiť sa do procesu diskusií a rozhodovania (hlasovania).

Tieto špeciálne členské schôdze majú spravidla obmedzený program, pretože ich jediný účel je uvedený a oznámený v účelu schôdze. Na rovnaký účel bude slúžiť aj oznámenie o schôdzi, program rokovania a formulár zástupcu. Akýkoľvek iný účel, činnosť alebo návrh, ktoré prídu pred členstvo, by nebol platný, pretože neboli určené na uvedený účel tohto mimoriadneho stretnutia. Nasleduje navrhovaný zoznam materiálov a dodávok, ktoré by boli potrebné na výročnej členskej schôdzi:

Oznámenie, agenda a dôkaz o upozornení

Proxy, hlasovacie lístky, obálky

Alfa prihlasovací list

Zápisnica z posledného stretnutia

Kópia dokumentov

Kópia poslednej účtovnej závierky

Zákonné postupy pri voľbách

Volebná urna

Podpis a spol. Rozlíšenie Card

Správa dôstojníkov a výborov

Materiály na zápis a prihlásenie

Extra ceruzky, batérie a pásky

V očakávaní členskej schôdze si overte stanovy svojho združenia a prečítajte si štátne stanovy týkajúce sa členských schôdzí. Tiež sa stretnite s právnym zástupcom svojho združenia, aby ste si prečítali svoj program, oznámenie a postupy schôdze.

Každý výbor, ktorý sa zúčastní schôdze alebo pomôže pri jej organizovaní, by mal byť vytvorený alebo informovaný o svojich konkrétnych povinnostiach. Začnite už teraz nábor dobrovoľníkov, ktorí by vám pomohli s vedením schôdze.