Ako zorganizovať konferenciu?

Ak ste sa rozhodli zorganizovať konferenciu vo svojom okolí, možno si začínate uvedomovať, že dobre naplánovaná konferencia má zoznam míľ dlhý.

Konferencia je pre ľudí so spoločným záujmom skvelým spôsobom, ako sa stretnúť a vymeniť si tie najmodernejšie nápady vo svojom odbore. Konferencie sa pravidelne konajú v akademickej obci, mnohých priemyselných oblastiach, viacúrovňových marketingových skupinách a náboženských skupinách. Ak ste sa rozhodli zorganizovať konferenciu vo svojom okolí, možno si začínate uvedomovať, že dobre naplánovaná konferencia má zoznam míľ dlhý. K dispozícii je miesto konania konferencie, zoznam účastníkov, materiály, technológie a dokonca aj občerstvenie na zamyslenie a naplánovanie. Ak začínate ľutovať pristúpenie k plánu, spomaľte, nadýchnite sa a vedzte, že máte schopnosti zorganizovať konferenciu. Kľúčom k úspešnému plánovaniu konferencie je urobiť každú úlohu po jednom a viesť si podrobný zoznam toho, čo ste urobili a čo ešte musíte urobiť.

Časť 1 zo 4: Plánovanie konferencie: počiatočné fázy

1
Začnite skoro. Počiatočné fázy plánovania konferencie by ste mali začať najmenej osem mesiacov vopred, dokonca aj dlhšie, ak má konferencia veľký počet účastníkov alebo je rozsiahla.
- Pamätajte si, že mnoho miest a stravovacích služieb musí byť rezervovaných niekoľko mesiacov vopred. Mnoho účastníkov bude musieť cestovať a dohodnúť si harmonogram.
- Okrem toho môžete potrebovať sponzorov a veľké spoločnosti, ktoré pripravia svoj ročný rozpočet niekoľko mesiacov vopred, takže s nimi treba vopred rokovať o akejkoľvek finančnej alebo nefinančnej pomoci.
2
Vytvorte výbor. Konferenčný výbor robí všetky rozhodnutia pre konferenciu a viac ako jedna osoba vám zabezpečí, že budete mať dostatok perspektív na rozhodovanie o dôležitých otázkach a že budete mať dostatok ľudí, ktorí by skutočne vytiahli detaily.
- Budete potrebovať koordinátora konferencie, ktorý je najdôležitejšou osobou pre všetky hlavné rozhodnutia a ktorý nakoniec poskytne najviac času spojeniu všetkého. Môžete si tiež najať plánovača akcií, ak máte dostatočne veľký rozpočet, a ušetrí vám bolesť hlavy.
- Ak sa táto konferencia opakuje s konferenciou, ktorá sa už konala, skúste do výboru dostať koordinátora z predchádzajúceho roka. Ak sa nemôže zúčastniť, požiadajte aspoň o materiály z predchádzajúceho roka, ktoré pomôžu zefektívniť plánovanie.
3
Zapíšte si svoje ciele a program. Budete musieť jasne definovať, čo chcete touto konferenciou dosiahnuť, pretože to bude mať vplyv na ostatné vaše rozhodnutia. Vedieť, čo chcete povedať a komu skôr, ako začnete s organizovaním inej konferencie, zmierňuje stres z pohybu vpred.
- Ak ste nikdy neplánovali konferenciu, je múdre držať sa malého a relatívne jednoduchého plánu pri prvom pokuse. Prakticky to znamená, že konferencia bude trvať maximálne jeden alebo dva dni a nebude mať viac ako 250 až 300 ľudí.
4
Vyberte mesto a dátumy. Aj keď si možno nebudete môcť vybrať konkrétny dátum a miesto bez ďalšieho plánovania, je dôležité, aby ste mali dobrú predstavu o tom, koľko času máte na plánovanie.
- V súvislosti s dátumom, ktorý si vyberiete, je pravdepodobne veľa obmedzení vzhľadom na vašu konkrétnu situáciu, ale konferencie sa spravidla konajú v konkrétnych obdobiach roka a v určitých dňoch týždňa. V Európe sa napríklad konferencie zvyčajne konajú od marca do júna alebo od septembra do novembra; kedykoľvek inokedy a ľudia sa menej pravdepodobne objavia. Podobne sa konferencie konajú od štvrtka do piatku alebo od pondelka do utorka. Pred výberom mesiaca a dní zistite, aké sú odvetvové normy vo vašej oblasti.
- Dĺžka konferencie závisí od toho, koľko ľudí sa podľa vás zúčastní a čo všetko je potrebné na konferencii dosiahnuť. Na konferenciu 250-300 ľudí si naplánujte zhruba dva celé dni.
- Vo všeobecnosti by ste sa mali pokúsiť zorganizovať konferenciu vo svojom vlastnom meste a mesto musí mať prístup na blízke letisko, hotely a prijateľný výber miest konania. Najlepšie je tiež, ak je mesto rozsiahlou metropolitnou oblasťou, ktorú by ľudia chceli každopádne navštíviť; ľudia na plote o účasti na konferencii s väčšou pravdepodobnosťou prídu, ak sa nachádza v turistickej destinácii.
5
Pomenujte konferenciu. Pomôže to, keď začnete publikovať, ale tiež to pomôže pri plánovaní, pretože môžete udržať svoje materiály konzistentné a začať budovať prítomnosť sociálnych médií na konferencii.
- Vyberte meno, ktoré naznačuje cieľ a/alebo publikum samotnej konferencie. Ak chcete získať nápady, vyhľadajte si názvy podobných konferencií, ale uistite sa, že je ten váš originálny a neznie podobne ako pri inej udalosti, obzvlášť tej, ktorá sa týka vášho odboru.

Na zorganizovanie konferencie musíte najskôr vybrať miesto a dátumy.

Časť 2 zo 4: zorganizovanie konferencie

1
Rozviňte svoj rozpočet. Neexistuje žiadny spôsob, ako by ste mohli robiť niečo iné, bez toho, aby ste vedeli, koľko peňazí musíte celkovo minúť, a potom to rozdeliť na alokácie, ako sú miesto konania konferencie, materiály a poplatky rečníkom. Držte sa svojho rozpočtu a ak delegujete povinnosti, uistite sa, že aj vaši asistenti dodržujú svoje peňažné limity.
- Rozpočet môže byť ovplyvnený tým, či sa chcete pokúsiť získať sponzorov pre svoju akciu alebo nie. Sponzori platia poplatok za podporu konferencie, ale môžu sa tiež vyjadriť k obsahu samotnej konferencie, vrátane hostenia prezentácií alebo panelov s vlastnými reproduktormi a označovania konferenčných materiálov ich logami. Pozitívne je, že sponzor vám zaplatí vopred, čo vám poskytne viac peňazí na prácu, s ktorou plánujete. V závislosti od vašej témy môžu medzi sponzorov patriť vedúci miestneho priemyslu alebo filantropi.
2
Stanovte cenu lístka a spôsob predaja. Niektoré konferencie sú pre účastníkov bezplatné a za iné sa účtujú vysoké poplatky. Pri stanovovaní ceny lístka a rozhodovaní o tom, ako začať s predajom lístkov, je potrebné zvážiť niekoľko faktorov:
- Aké sú poplatky spojené s plánovaním konferencie? Ak ide o malú miestnu konferenciu s nízkymi alebo žiadnymi poplatkami, môže mať zmysel neúčtovať ľuďom účasť na konferencii. Ďalšou možnosťou je umožniť ľuďom, ktorí prezentujú, účasť zdarma, zatiaľ čo iní zaplatia malý poplatok na pokrytie nákladov na konferenciu.
- Za viacdenné konferencie alebo porady, ktoré podávajú jedlá, sa zvyčajne účtuje registračný poplatok, ktorý sa môže v Európe pohybovať od 22€ do niekoľko stoviek.
- Mnoho konferencií používa posuvnú mzdovú stupnicu pre ľudí v rôznych fázach ich kariéry. Napríklad, akademickej konferencie zvyčajne účtujú nižšie poplatky za študentov, ako pre fakulty a tiež účtovať nižší poplatok za členov združenia sponzorské než pre širokú verejnosť.
3
Vyberte si miesto konferencie. Pri hľadaní miest majte na pamäti počet účastníkov, výhodnosť polohy, parkovanie a blízkosť verejnej dopravy, letísk a hotelov. Vaším cieľom pri hľadaní miesta na usporiadanie konferencie by malo byť čo najľahšie účasť účastníkov.
- Zistite, či má vaše mesto kongresové centrum alebo hotel s kongresovými miestnosťami. Na malé konferencie si často môžete prenajať miestny kostol alebo komunitné centrum.
4
Požiadajte o pomoc personál miesta konania. Ak ste si vybrali miesto, ktoré je známe organizovaním konferencií, potom využite tento neoceniteľný zdroj. Zamestnanci to robia každý deň a mali by byť schopní odpovedať na akékoľvek otázky alebo obavy a v prípade potreby poskytnúť rady.
- Niektoré miesta majú dokonca plánovač udalostí pre zamestnancov, ktorí zvládnu mnohé zo zostávajúcich podrobností vašej konferencie. Aj keď si plánovač účtuje poplatok, môže stáť za to zabrániť tomu, aby sa z vás počas nasledujúcich týždňov nestala vaša práca na plný úväzok.
5
Rozhodnite sa pre jedálny lístok. Keď organizujete konferenciu, musíte mať na pamäti, že účastníci nebudú chcieť sedieť celý deň bez slušného jedla a mnohí nebudú vedieť, čo je v tejto oblasti k dispozícii. Zistite, či si budete najímať cateringové služby na raňajky, obedy a občerstvenie alebo či vami zvolené miesto konania konferencie bude poskytovať stravovacie služby.
- Majte na pamäti, že mnoho ľudí má diétne obmedzenia, alergie a preferencie, ktoré môžu poriadne sťažiť plánovanie jedla. Ak si vyberiete skúseného kuchára, môže vám vytvoriť vegetariánske, bez orechov, bezlepkové, kóšer alebo iné preferencie.
6
Trvajte na prechádzke. Potom, čo ste zvládli väčšinu organizovania konferencií, nenechajte nič na náhodu, keď sa konferencia začne, keď prídete so zvyškom účastníkov.
- Choďte na miesto konania konferencie a stretnite sa deň vopred so zamestnancami, aby ste sa presvedčili, že je všetko na svojom mieste, a postarajte sa o všetky detaily na poslednú chvíľu.

Čo všetko je potrebné na konferencii dosiahnuť — Dĺžka konferencie závisí od toho, koľko ľudí sa podľa vás zúčastní a čo všetko je potrebné na konferencii dosiahnuť.

Časť 3 zo 4: plánovanie obsahu konferencie

1
Naplánujte si rozvrh. Už poznáte názov konferencie a máte všeobecnú predstavu o témach. Teraz sa však musíte rozhodnúť, ako to vlastne bude vyzerať. Konferencie majú mnoho typov a rôzne odvetvia používajú rôzne prístupy. Ak si nie ste istí, ako pokračovať, zvážte používanie spoločného formátu konferencie:
- Začnite prednáškou alebo otváracou adresou. Obvykle je to prejav alebo prezentácia pod veľkým menom v odbore alebo oblasti - ktokoľvek sa stane najznámejším rečníkom, môžete ho presvedčiť, aby prišiel. Hlavná prednáška sa môže konať večer a potom sa môže skončiť večerou alebo sa môže konať najskôr v prvý deň konferencie.
- Zostávajúci deň alebo dni konferencie by mali byť rozdelené na kratšie zasadnutia. Skutočný obsah relácií je zvyčajne určený tým, kto sa plánuje zúčastniť (účastníci predložia návrhy), ale môžete si naplánovať aj workshopy, premietanie filmov alebo iné formáty, o ktorých viete, že ich chcete zahrnúť. V závislosti od toho, koľko ľudí sa zúčastňuje, môžete absolvovať jednu reláciu naraz (ktorá sa nazýva „plenárne zasadnutie“) alebo môžete mať spustených niekoľko relácií súčasne (nazývaných „odpočinkové skupiny“), aby si účastníci mohli vybrať, čoho sa zúčastnia.
- Ukončite konferenciu na vysokej úrovni motivačným rečníkom alebo výzvou pre divákov.
2
Rozhodnite sa, aký typ relácií máte. Tieto sa budú líšiť v závislosti od odvetvových štandardov, ale môžete zvážiť prednášky, nedokončené prezentácie, workshopy, aktualizácie politík alebo adresy v teréne, interaktívne relácie alebo prezentácie plagátov na otvorenom priestranstve.
- Typ relácií, ktoré očakávate, bude mať vplyv na spôsob propagácie konferencie, preto sa včas rozhodnite, aký typ obsahu bude pre vaše cieľové publikum najzmysluplnejší.
- Relácie môžu trvať od 45 minút do troch hodín, v závislosti od počtu prezentácií a obsahu.
3
Plánujte, ak potrebujete zahrnúť aj ďalšie činnosti. Zistenie, ako zaradiť do plánu konferencie ďalšie dôležité udalosti, je nevyhnutné pre úspešnú udalosť.
- Môžete si tiež naplánovať čas na organizačné záležitosti, ako sú obchodné stretnutia alebo ocenenia.
- Môžete zahrnúť stravovanie formou bufetu alebo požiadať účastníkov, aby si priniesli jedlo z hnedého vrecka (poslednú možnosť vyberte iba vtedy, ak si neúčtujete poplatok za účasť; v opačnom prípade budú ľudia očakávať, že ich registračné poplatky pokryjú aspoň jedno jedlo). Môžete si tiež urobiť prestávku a nechať účastníkov obedovať v okolitých podnikoch, ak sa nachádzate v meste.
- Rozhodnite sa, či vaši účastníci budú pravdepodobne chcieť akýkoľvek druh zábavy, ako sú výlety do okolia, noc v komediálnom klube alebo filmové alebo divadelné predstavenie. V niektorých mestách a niektorých odvetviach sa to očakáva, ale v iných sa môže zdať, že nie sú na mieste.

Počiatočné fázy plánovania konferencie by ste mali začať najmenej osem mesiacov vopred, dokonca aj dlhšie, ak má konferencia veľký počet účastníkov alebo je rozsiahla.

Časť 4 zo 4: propagácia konferencie

1
Určite, kto sa zúčastní. Existuje mnoho druhov konferencií, vrátane akademických, náboženských a priemyselných, a každý z týchto typov sa líši v type účastníkov. Pred plánovaním si musíte byť istí, že o segment, na ktorý sa zameriavate, je dostatočný záujem.
- Ak sa zameriavate iba na malú skupinu, ako sú zamestnanci vašej spoločnosti alebo členovia vašej cirkvi, nemusíte urobiť toľko krokov, aby ste konferenciu propagovali. Na medializáciu konferencie by mal stačiť jeden alebo dva e -maily spolu so zmienkou v bulletine a/alebo na administratívnych stretnutiach.
2
Nájdite lídrov v odvetví, ktorých sa chcete zúčastniť. Potrebujete veľkého headlinera alebo hlavného rečníka, ktorý vám pomôže presvedčiť ostatných v tomto odvetví.
- Akonáhle máte potvrdenie, že sa zúčastnia zvučné mená v danej oblasti, môžete tieto informácie zahrnúť do svojich konferenčných materiálov, ako sú napríklad vaše výzvy pre účastníkov.
3
Vytvorte webovú stránku konferencie. V dnešnej dobe je takmer nevyhnutné mať digitálnu prítomnosť pre úspešnú konferenciu. Nájdite dostupnú adresu URL, ktorá bude obsahovať názov konferencie alebo jej logický derivát, aby bolo ľahké ju nájsť. Zahrňte všetky dôležité informácie o konferencii na webovú stránku a uistite sa, že uvediete adresu URL vo všetkých tlačených materiáloch a reklamách súvisiacich s konferenciou.
- Na webovú stránku nezabudnite uviesť dátum, čas a adresu miesta konania konferencie a mená všetkých významných rečníkov. Môžete zahrnúť aj informácie o doprave, ubytovaní, zaujímavostiach v okolí a podľa potreby môžete pripojiť plán konferencie, ak je k dispozícii.
- Keď ste pripravení otvoriť registráciu, môžete webovú stránku aktualizovať aj pomocou odkazu na registráciu.
4
Inzerovať. Začnite včas (až rok vopred), aby moderátori mohli začať predkladať návrhy na nápady na zasadnutia. V závislosti od veľkosti vašej konferencie a cieľového publika sa váš prístup bude líšiť. Majte na pamäti, kde členovia vašej cieľovej skupiny získavajú informácie o tomto odvetví alebo skupine. Tieto môžu zahŕňať:
- Sociálne médiá, ako napríklad Facebooková stránka a kanál Twitter sponzorujúcej organizácie
- Zoznamy a zoznamy e-mailových kontaktov
- Obchodujte s blogmi, časopismi, spravodajmi alebo časopismi
- Plagáty, letáky alebo iné oznámenia odoslané príslušným skupinám, organizáciám alebo podnikom
5
Vyžiadajte si návrhy. Vo svojich reklamných materiáloch by ste mali tiež zahrnúť „Výzvu pre účastníkov“ alebo „Výzvu na predloženie návrhov“ so žiadosťou, aby jednotlivci alebo skupiny predložili návrhy dokumentov, panelov alebo workshopov.
- V závislosti od vášho odvetvia môžete požiadať o konkrétnu dĺžku návrhu. Na akademickej pôde menšie konferencie spravidla vyžadujú abstrakt niekoľko stoviek slov; väčšie konferencie žiadajú celé rukopisy.
6
Začnite prijímať registrácie. Je dobré mať spôsob, akým sa účastníci môžu zaregistrovať pred konferenciou, dokonca aj mesiace vopred, aby ste mali predstavu o tom, koľko ľudí sa objaví.
- Vytvorte registračný web, ktorý je prepojený s webom konferencie. Ak nemáte technické znalosti na vytvorenie vlastných, existuje niekoľko spôsobov, ako to urobiť pomocou existujúcich služieb. Môžete napríklad zaplatiť poplatok za používanie služieb spoločnosti RegOnline, spoločnosti, ktorá organizuje online registrácie na akcie, zostavuje ich a odosiela vám ich užívateľsky príjemným spôsobom.
- Účastníkom môžete tiež povoliť vo svojich registráciách volať alebo faxovať, ak máte spôsob, ako spracovať platbu kreditnou kartou.
- Ak nechcete vykonávať online alebo telefonicky, vytvorte si registračný formulár a nahrajte ho na svoj web vo formáte PDF. Potom ho účastníci nechajú vytlačiť, vyplniť a odoslať spolu so šekom na adresu vašej firmy.
- Na podporu včasnej registrácie ponúknite zľavnenú cenu pre tých, ktorí sa zaregistrujú mesiac a viac vopred, o niečo vyšší poplatok za čakanie na registráciu v mesiaci pred konferenciou a o niečo vyšší poplatok za registráciu priamo na mieste.

Ako nastavím registračný systém na konferenciu?

Tipy

Vopred sa spýtajte rečníkov, či budú potrebovať na svoje prezentácie ďalšie vybavenie, ako je pódium, televízia, veľká obrazovka alebo počítač.
Pri príprave menu zistite, či má niekto z vašich účastníkov konferencie špeciálne diétne požiadavky.
Pri zariaďovaní miestnosti zvážte účel konferencie a zabezpečte buď sedenie v posluchárni, alebo sedenie so stolmi na vytváranie poznámok.
Keď porovnávate ceny miest, opýtajte sa tiež na cenu jedla, vody, nápojov atď. Môžu byť veľmi drahé.

Prečítajte si tiež: Ako sa naučiť Robertov poriadok?

Ako zorganizovať konferenciu?

Kroky

Časť 1 zo 4: Plánovanie konferencie: počiatočné fázy

Časť 2 zo 4: zorganizovanie konferencie

Časť 3 zo 4: plánovanie obsahu konferencie

Časť 4 zo 4: propagácia konferencie

Tipy

Otázky a odpovede

Komentáre (14)

Prečítajte si tiež: