Ako zorganizovať efektívne stretnutie?
Keď odošlete návrh programu schôdze, opýtajte sa účastníkov, či majú otázky alebo ďalšie položky, ktoré je potrebné pridať do programu.
Ak je schôdza vedená efektívne, môže byť mimoriadne užitočným spôsobom, ako zhromaždiť zdroje a získať viac pohľadov na úlohu alebo projekt. Kľúčom k zorganizovaniu efektívnej schôdze je stanovenie a dodržanie pevného programu, vedenie schôdze, ktorá efektívne hospodári s časom, a jasné priradenie užitočných položiek, ktoré majú ľudia po schôdzi dokončiť.
Metóda 1 z 3: stanovenie programu
- 1Nastavte hlavné zameranie na stretnutie. Pred schôdzou musíte dokončiť program. Ak niektorý bod nie je potrebný alebo bude odvádzať pozornosť od hlavného zamerania schôdze, odstráňte ho z konečného programu. Tému môžete predložiť na ďalšie stretnutie alebo o nej diskutovať priamo s touto osobou.
- Ak si zvolíte príliš veľa cieľov, vaše stretnutie stratí zameranie.
- 2Pred stretnutím spíšte návrh programu a rozošlite ho. Keď naplánujete stretnutie, zahrňte predbežný program, ktorý obsahuje zoznam toho, o čom bude stretnutie, aby sa ľudia mali šancu pripraviť. Ak ľuďom vopred poviete, o čom bude stretnutie, prispeje to k efektívnejšiemu a efektívnejšiemu stretnutiu, pretože všetci budú na tej istej stránke.
- Ak niekto potrebuje zostaviť informácie pre schôdzu, povedzte mu, ako to súvisí s bodom programu.
- Návrh programu zasielajte najmenej týždeň pred zasadnutím.
- 3Umožnite ľuďom pridávať položky do programu. Keď odošlete návrh programu schôdze, opýtajte sa účastníkov, či majú otázky alebo ďalšie položky, ktoré je potrebné pridať do programu. Pravdepodobne ste nad niečím neuvažovali alebo vám boli nejasné položky bodu programu.
- Umožnenie ľuďom prispievať do programu im dá pocit, že prispievajú, a môže tak prispieť k efektívnejšiemu stretnutiu.
Tip: Zvážte použitie zdieľaného dokumentu, ako je napríklad Dokument Google, aby sa viacerí používatelia mohli pridať do programu.
- 4Rozhodnite sa, koľko času chcete venovať jednotlivým položkám. Aby ste si naplánovali, ako dlho by mala schôdza trvať, mali by ste sa pozrieť na každý bod programu a nastaviť si maximálny čas, ktorý naň môžete stráviť. Nastavením časového limitu pre každú tému sa stretnutie bude pohybovať.
- Položke dajte aspoň 5 minút, aby sa mohla začať produktívna diskusia.
- Venujte viac času dôležitejším položkám.
Vytlačené kópie agendy môžu ľuďom pomôcť sústrediť sa na schôdzu, pretože poznajú štruktúru schôdze. - 5Na konci stretnutia nájdite čas na diskusiu a otázky. Na konci programu vždy zahrňte asi 5-10 minút, aby sa ľudia mohli pýtať otázky alebo objasniť čokoľvek zo schôdze. Ak ľudia vedia, že majú čas ísť do ďalších podrobností alebo položiť otázku na konci stretnutia, bude sa schôdza postupovať efektívnejšie.
- Je to tiež vhodná príležitosť opýtať sa, ak niekomu nie je jasné niečo, o čom sa na stretnutí diskutovalo.
Metóda 2 z 3: Vedenie stretnutia efektívne
- 1Na začiatku schôdze rozdajte vytlačené kópie programu schôdze. Vytlačte si kópie programu schôdze a dajte ich účastníkom, aby si každý mohol pozrieť rozvrh a čo bude schôdza zahŕňať. Zaistite, aby všetci na schôdzi dostali kópiu.
- Blízko vchodu umiestnite stoh agend, aby si ich ľudia mohli pri vstupe vziať.
- Vytlačené kópie agendy môžu ľuďom pomôcť sústrediť sa na schôdzu, pretože poznajú štruktúru schôdze.
- 2Priraďte 1 osobu ako oficiálneho príjemcu poznámok. Aby sa všetci sústredili na diskusiu a nerobili si starosti so zapisovaním dôležitých bodov, určte 1 osobu, ktorá si bude robiť poznámky. Vyberte si niekoho, kto je dobrý v písaní poznámok alebo niekoho, kto so schôdzou nesúvisí, napríklad sekretárku alebo iného spolupracovníka, aby si sadol na schôdzu a robil si poznámky.
- 3Diskutujte vždy o 1 probléme, aby ste sa na túto tému mohli sústrediť. Predtým, ako prejdete na inú tému, dajte jasne najavo, že sa schôdza bude zameriavať vždy na 1 tému. Ľudia môžu ľahko stratiť koncentráciu na tému a začať diskutovať alebo premýšľať o iných bodoch diskusie na schôdzi.
- Môžete povedať niečo ako: „Musíme toho veľa pokryť, poďme sa teda venovať každej položke po jednej, aby sme sa nestratili.“
- 4Povzbudzujte ľudí, aby si na konci zapisovali otázky, ktoré sa ich budú pýtať. V záujme času požiadajte ľudí, aby si napísali akékoľvek otázky, ktoré majú, aby na konci stretnutia mohli byť prediskutované. Zabráni sa tým prerušeniu schôdze otázkami a zefektívni ju.
- Otázky ľudí môžu byť často zodpovedané počas schôdze, takže písanie otázok môže ušetriť čas a udržať ľudí sústredených na stretnutie.
- 5Priraďte akčné položky hneď, ako prídu. Keď sa na stretnutí objaví projekt alebo úloha, pridelte ich osobe, ktorá je na to najlepšie vybavená. Jedným z najdôležitejších aspektov stretnutia sú použiteľné položky, ktoré sú distribuované účastníkom. Bez následných úloh bola schôdza väčšinou len diskusiou. Aby bola schôdza účinná, musia sa vykonať opatrenia.
Tip: Nastavte termín dokončenia úlohy alebo hlásenia stavu položky. Vďaka termínom budú mať ľudia väčšiu chuť splniť akčnú položku.
Ak ľuďom vopred poviete, o čom bude stretnutie, prispeje to k efektívnejšiemu a efektívnejšiemu stretnutiu, pretože všetci budú na tej istej stránke. - 6Zapojte všetkých do diskusie. Mnoho ľudí je introvertných a nebaví ich rozprávať pred ľuďmi, často však majú platné a užitočné názory a informácie. Opýtajte sa ľudí, ako niečo vyzerá z ich pohľadu. Pýtajte sa na otázky, ktoré podporujú hlbšiu diskusiu, aby sa ľudia rozprávali.
- Ak je na schôdzke iba 1 osoba z účtovného oddelenia, môže sa cítiť ako čudák. Ak ich chcete prinútiť prispieť, opýtajte sa ich na niečo podobné: „Ako to vyzerá z účtovného hľadiska?“
- Namiesto toho, aby ste kládli jednoduché otázky typu: „Čo si myslíte?“ Položte hlbšie otázky, ktoré podporia diskusiu, napríklad: „Prečo si myslíte, že to je tak, ako to je?“ alebo „Môžete rozšíriť, prečo si myslíte, že to je?“
- 7Držte sa programu, keď sa diskusia dostane mimo tému. Stretnutia sa môžu často vykoľajiť diskusiami, ktoré sa nesúvisia s témou a môžu stráviť veľa času. Kedykoľvek uvidíte, že téma alebo diskusia stráca pozornosť, kraľujte schôdzke pomocou programu, ktorý vám pomôže vrátiť sa na správnu cestu.
- Povedzte niečo ako: „Pozri, toto je naozaj zaujímavé, ale zamerajme sa na ciele a diskusné témy stretnutia. Možno by sme o tom mohli hovoriť viac na konci alebo potom.“
- 8Na záver zrekapitulujte použiteľné položky schôdze. Keď sa schôdzka blíži k záveru, vždy ju zakončite súhrnom poznámok a prejdite si predmetmi, ktoré sa dali prerokovať. Uistite sa, že ktokoľvek, komu bola položka priradená, vie, čo treba urobiť a kedy to urobiť.
- Dajte účastníkom možnosť klásť otázky alebo objasniť položku.
- 9Dajte ľuďom hlas pomocou anonymných formulárov spätnej väzby. Dajte účastníkom vedieť, že im plánujete poskytnúť formuláre, ktoré vám povedia, ako efektívne bolo stretnutie. Anonymné spätná väzba forma je skvelý spôsob, ako si ľudia cítili dobre vyjadrovať svoje názory. Neurážajte sa na kritiku. Ak sa na nasledujúcom stretnutí dá niečo urobiť lepšie, urobte to!
- Chcete, aby ľudia mali pocit, že vám môžu povedať, ak majú problém s vašim stretnutím. Vďaka schopnosti hovoriť vám anonymne sa môžu cítiť dosť pohodlne na to, aby vám dali kritiku.
Metóda 3 z 3: riadenie času schôdze
- 1Naplánujte si stretnutie na najvhodnejší čas pre všetkých. Aby ste zaistili maximálnu angažovanosť vašich účastníkov, vyhnite sa plánovaniu schôdze počas obednej prestávky alebo po pracovnej dobe. Vyberte si čas, v ktorom budú ľudia najviac sústredení a nebudú frustrovaní z nepríjemností.
Tip: Naplánujte si brainstormingové stretnutia na ráno, keď je kapacita ľudí na tvorivé myslenie najvyššia. Stretnutia na riešenie problémov je najlepšie naplánovať si neskôr popoludní, keď je myseľ ľudí uvoľnenejšia a neruší ich úlohy, ktoré v ten deň musia urobiť.
Kľúčom k uskutočneniu efektívnej schôdzky je stanovenie a dodržiavanie pevnej agendy, vedenie schôdzky, ktorá efektívne riadi čas, a jasné priradenie položiek, ktoré majú ľudia po stretnutí splniť. - 2Stretnutie začnite a ukončite včas. Začatie schôdze neskoro môže odčerpať energiu miestnosti už od začiatku schôdze. Účastníci vášho stretnutia sa budú pozerať na vás ako na príklad, takže si dajte dobrý čas tým, že prídete včas. Tiež nechcete, aby sa ľudia na vašom stretnutí pýtali, kedy sa to niekedy skončí. Nastavený čas konca udrží ľudí sústredených a angažovaných.
- Definitívny čas ukončenia tiež prinesie ľuďom rýchlejšiu prácu.
- 3Stanovte si očakávanie, že sa každý musí na stretnutie sústrediť. Začnite schôdzu oznámením, že sa plánujete riadiť programom schôdze a očakávate plnú pozornosť všetkých. Uveďte, že program si na konci schôdze vyhradil určitý čas na otázky a diskusiu.
- Odložte všetky prenosné počítače a dokumenty, ktoré nesúvisia so schôdzou.
- Používanie smartfónu na kontrolu e -mailu počas schôdze môže byť niekedy prospešné. Ak nie sú telefóny potrebné, držte ich ďalej.
- 4Check in with room every 10 minutes. Stretnutia môžu byť niekedy trochu únavné a priemerná dĺžka pozornosti človeka je asi 10 minút. Ak chcete všetkých zapojiť, skontrolujte všetkých v miestnosti, aby ste sa uistili, že dávajú pozor a sledujú vás.
- Nájdite si každú chvíľu chvíľku a položte si otázky typu: „Ako sa všetci majú? Máte nejaké otázky?“ To vám dáva šancu vidieť, ako sú ľudia v miestnosti angažovaní, a tiež to ľudí pobaví, ak vedia, že sa na nich pozeráte a hovoríte s nimi.
Prečítajte si tiež: Ako spoznať krádež?
Komentáre (4)
- Bol som obeťou rôznych urážok na pracovisku. To spôsobilo niekoľko traumatických účinkov na môj pracovný život a milostný život. Tento článok mi pomohol dosiahnuť úspech.
- Efektívnejšie na stretnutiach a nápomocné.
- Zvlášť sa mi páči myšlienka štruktúry, nielen schôdze, ale aj to, že je prevedená do akčného plánu, o ktorom je možné rozhodnúť a oznámiť ho.
- Potreboval som sa pripraviť na stretnutie a potreboval som pomoc so získavaním informácií o každej časti stretnutia. Tento článok mi pripomenul prvky alebo vytváranie dobrých minút.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
