Ako nastaviť bankový účet na darovanie?

Skontrolujte svoju historickú finančnú aktivitu. Pozrite sa na svoje finančné informácie a zistite, ako peniaze prúdia do a von z vašej organizácie. Zistite priemerný mesačný zostatok na účte a porozumejte, ktoré mesiace sú vaše najpomalšie a najrušnejšie. Vyhodnoťte typy opakujúcich sa transakcií, ktoré budete mať na účte, napríklad počet vkladov, prichádzajúce transakcie ACH a zaplatené šeky.

Budúca finančná činnosť projektu. Ak ste novou organizáciou, ktorá práve začína, možno nebudete mať k dispozícii historické finančné informácie, ktoré by ste mohli kontrolovať. Namiesto toho venujte nejaký čas projektovaniu toho, ako budú finančné prostriedky prúdiť do a z vašej organizácie, aby ste určili správny bankový účet. Začnite vytvorením rozpočtu svojich mesačných výdavkov. Potom odhadnite, koľko si myslíte, že budete mesačne dostávať z darov a iných príjmov. Tieto informácie použite na odhad priemerného mesačného zostatku na účte. Zohľadnite všetky sezónne vplyvy na vašu finančnú aktivitu, ako sú rušné alebo pomalé mesiace. Nakoniec si naplánujte, ako očakávate, že vaše podnikanie bude v nasledujúcich troch až piatich rokoch rásť. Analyzujte, ako sa očakávajú zmeny vašich mesačných výdavkov a príjmov a aké konkrétne plány máte zavedené na uskutočnenie týchto zmien.

• Nadácia Wallace Foundation poskytuje bezplatné šablóny a nástroje, ktoré pomáhajú neziskovým organizáciám zostaviť rozpočet, peňažné toky projektu a scenáre príjmu projektu.
• Centrum Foundation ponúka návody na tvorbu rozpočtu.

Vyhodnoťte služby banky. Hneď ako zvládnete svoju mesačnú finančnú aktivitu, stretnite sa s bankou a zistite, či jej služby zodpovedajú vašim potrebám. Porovnajte rôzne banky a nájdite tú, ktorá je pre vás najvhodnejšia. Buďte pripravení diskutovať o špecifikách vašej finančnej činnosti s každou bankou. Väčšina bánk má tri štandardné typy účtov.

• Základné bežné účty sú pre menšie organizácie s minimálnou mesačnou aktivitou.
• Komerčné bežné účty sú pre organizácie s vysokým mesačným objemom činnosti. Zostatky na týchto účtoch získavajú kredit, ktorý sa používa na kompenzáciu poplatkov.
• Neziskové kontroly pomocou úrokových účtov umožňujú úročenie organizáciám s rôznymi zostatkami.

Zvážte možnosti správy pokladnice. Ide o služby, ktoré môžu automatizovať niektoré transakcie a ponúkať vašu ochranu. Vyhodnoťte ktorúkoľvek z týchto možností, ktoré banka ponúka. Zistite, či by boli prospešné pre vašu organizáciu.

• Vzdialené zachytávanie vkladov vám umožňuje skenovať šeky a ukladať ich kdekoľvek, kde máte prístup na internet.
• Automatic Clearing House (ACH) je systém na sledovanie a prijímanie automatických platieb.
• Účty spätného nákupu cez noc automaticky investujú zostatky nad určitý limit do štátnych cenných papierov na noc.
• Kontrola podvodov zahŕňa pozitívnu mzdu, ktorá chráni pred falošnými a pozmenenými šekmi, a pozitívnu platbu ACH, ktorá filtruje alebo blokuje podvodné transakcie ACH.

Zhromaždite požadovanú dokumentáciu. Keď si vyberiete banku a typ bankového účtu, zozbierajte si dokumentáciu. Banky vyžadujú na otvorenie účtu, ktorý prijíma dary, konkrétne dokumenty. Banka potrebuje doklad o tom, že ste sa zaregistrovali v štáte a že máte požadované daňové identifikačné číslo. Budú chcieť vidieť kópiu vašich stanov. Okrem toho budú potrebovať vaše identifikačné číslo zamestnávateľa vydané úradom IRS.

Nastavte si svoj web. Dobrý dizajn webových stránok vedie k zvýšeniu darov. Darcovia chcú mať užívateľsky príjemný zážitok, uľahčite im preto nájdenie tlačidla „darovať“. Poskytnite im tiež rôzne možnosti, napríklad použitie kreditnej karty alebo možnosti elektronického šeku/ACH. Zahrňte informácie o svojom poslaní vrátane práce, ktorú ste urobili, a vašich budúcich cieľoch. Uveďte tiež podrobnosti o tom, ako plánujete svoje dary použiť.

Vyberte možnosť prijímania online platieb. Vo všeobecnosti máte dve možnosti, ako sa nastaviť na prijímanie online platieb. Prvým je získanie účtu obchodníka a platobnej brány. Ide o dva oddelené účty s oddelenými dodávateľmi, ktoré by ste si museli založiť, aby ste mohli prijímať dary kreditnou kartou. Ďalšou možnosťou je použiť platobný procesor tretej strany, ako je PayPal, ktorý funguje ako obchodný účet a platobná brána v jednom.

• Prvá možnosť vyžaduje nastavenie viac krokov a viac výskumu, takže je lepšie pre väčšiu neziskovú organizáciu, ktorá môže spracovať stovky darov mesačne. Transakcie sú tiež transparentné, čo znamená, že v transakcii je uvedený názov vašej spoločnosti. Darcovia vidia vaše meno na výpisoch z kreditnej karty.
• Menšie neziskové organizácie, ktoré nechcú platiť za účet obchodníka a platobnú bránu, sa môžu rozhodnúť pre možnosť dva. Pri použití procesora tretej strany budú darcovia presmerovaní preč z vášho webu, aby dokončili transakciu. Ak napríklad používate PayPal, darcovia budú presmerovaní na stránku PayPal, aby mohli dokončiť svoju transakciu. Na výpise kreditnej karty darcu je uvedené aj meno vášho tretieho spracovateľa platby, nie názov spoločnosti.

Otvorte si účet online obchodníka. Toto je oddelené od bankového účtu vašej organizácie. Je to účet, pomocou ktorého sú transakcie s kreditnými kartami spracovávané a prevádzané na váš bankový účet. Účty obchodníkov vás chránia, pretože uchovávajú platbu, kým ju neschváli spoločnosť, ktorá vydala kreditnú kartu. Po schválení transakcie budú finančné prostriedky uložené na váš bankový účet. Spravidla si nemôžete otvoriť účet obchodníka, kým nebudete mať firemný bankový účet. Poskytovateľa obchodného účtu bude vyžadovať svoj bankový účet a smerovanie čísla a vaše EIN.

• Medzi obľúbených poskytovateľov účtov pre neziskové organizácie patria Dharma Merchant Services, Payline, CDG Commerce a Host Merchant Services. Ponúkajú nástroje, ktoré pomáhajú neziskovým organizáciám spracovávať opakujúce sa transakcie, dosah darcov a plánovanie udalostí.

Zaregistrujte sa pomocou platobnej brány. Platobná brána komunikuje medzi vašim darcom a vašim obchodným účtom. Je to softvérový program, ktorý je online ekvivalentom terminálu kreditnej karty, ktorý by ste mali v kamennom obchode. Keď darcovia na vašom webe kliknú na tlačidlo „Darovať“, komunikujú s platobnou bránou. Platobná brána transakciu šifruje a autorizuje. Potom tieto informácie odošle na váš účet obchodníka.

• Medzi obľúbené účty platobnej brány pre neziskové organizácie patria Authorize.net a PayPal Pro.

Použite spracovateľa platieb tretej strany. Mnoho charitatívnych a neziskových organizácií používa Network for Good, Google Checkout alebo PayPal. Ponúkajú vám účet obchodníka a službu platobnej brány v jednom. Poskytujú vám kód na nainštalovanie tlačidla „darovať“ na váš web. Uvedomte si však, že keď darcovia kliknú na tlačidlo „Darovať“, budú presmerovaní z vášho webu na webovú stránku spracovateľa platieb tretej strany. Poplatky sa tiež môžu zvýšiť o značnú časť vašich mesačných darov.

• PayPal a ďalší poskytovatelia ponúkajú zľavy pre spoločnosti so zdokumentovaným stavom 501 (c) (3).

Najmite si účtovníka alebo účtovníka. Nájdite kvalifikovaného účtovníka alebo účtovníka, ktorý je oboznámený s konkrétnymi požiadavkami neziskovej organizácie na vykazovanie. Rada pre finančné účtovné štandardy (FASB) požaduje špecifické finančné výkazníctvo od neziskových organizácií. Potrebujete niekoho, kto dokáže pripraviť všetky vaše správy presne a včas. Okrem toho môže táto osoba podávať potrebné daňové priznania. Účtovník alebo účtovník môže tiež spravovať ďalšie mesačné finančné povinnosti. Patrí sem zosúladenie bankových výpisov a správa splatných účtov.

Pripravte si výkaz o finančnej situácii. Je to podobné ako súvaha, ktorú by generovala zisková organizácia. Vykazuje aktíva a pasíva vašej spoločnosti. Túto správu je možné pripraviť mesačne, štvrťročne alebo ročne. Táto správa poskytuje prehľad o finančnej situácii organizácie v danom časovom okamihu.

Vytvorte si výkaz ziskov a strát. Táto správa sa označuje aj ako vyhlásenie o činnosti. Reportuje finančnú aktivitu vašej spoločnosti za určité časové obdobie. Môže napríklad zobrazovať aktivitu za mesiac, štvrťrok alebo rok. Poskytuje podrobnosti o všetkých príjmoch a výdavkoch. Tiež vypočítava príjem mínus výdavky a ukazuje, či spoločnosť zarobila dosť na pokrytie výdavkov.

Vypracujte si prehľad o peňažných tokoch. Táto správa sumarizuje hotovosť, ktorá bola spoločnosti k dispozícii v určitom časovom období, a spôsob, akým bola táto hotovosť vynaložená. Zatiaľ čo výkaz ziskov a strát obsahuje časové rozlíšenie, ako sú pohľadávky a odpisy, prehľad o peňažných tokoch poskytuje podrobnosti o skutočných peňažných prostriedkoch. Toto je užitočná informácia pri plánovaní veľkých výdavkov, aby ste predvídali prípadné nedostatky.

Vytvorte výkaz funkčných výdavkov. Toto uvádza výdavky podľa ich funkcie. Výdavky sú rozdelené do funkcií, ako sú programy, správa a získavanie finančných prostriedkov. V rámci každej z týchto kategórií sú výdavky rozdelené do typov, ako sú mzda, nájomné alebo odpisy. Rada pre finančné účtovné štandardy (FASB) nevyžaduje túto správu, ale odporúča sa.