Ako spravovať obchodné financie?
Aj keď svoju firmu prevádzkujete ako živnostník, napriek tomu chcete, aby boli vaše obchodné financie oddelené od vašich osobných financií.
Účinné a efektívne riadenie financií je rozhodujúce pre rast a úspech každého malého podniku. Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť, je najať si ihneď účtovníka alebo účtovníka. Ak nemáte zdroje na najatie profesionála, využite výhody účtovníctva a iného finančného softvéru na sledovanie svojho peňažného toku a vytváranie správ. Vďaka tomu budete môcť udržať si zisk a rýchlo konať, aby ste minimalizovali straty.
Metóda 1 zo 4: Prijímanie platieb a platenie výdavkov
- 1Vytvorte si rozpočet a pravidelne ho kontrolujte. Rozpočet je nevyhnutný, ak chcete, aby bolo vaše podnikanie ziskové. Kategorizujte pravidelné výdavky svojej firmy a zistite, aký príjem musí vaša firma vytvárať.
- Pomôcť môže vytváranie viacerých rozpočtov. Možno budete chcieť napríklad vytvoriť taký, ktorý bude mať minimum tržieb, aby ste vedeli, ako rozdeliť peniaze, keď veľa neprichádza.
- Použite svoj rozpočet na plánovanie rastu svojho podnikania, napríklad na prijatie nového zamestnanca alebo rozšírenie reklamy a marketingu.
- 2Otvorte si samostatný podnikateľský bankový účet. Aj keď svoju firmu prevádzkujete ako živnostník, napriek tomu chcete, aby boli vaše obchodné financie oddelené od vašich osobných financií. Miešanie majetku dohromady môže spôsobiť problémy, ak ste predmetom auditu alebo vás žalová podnikateľský veriteľ.
- Neberte peniaze z vášho firemného bankového účtu na zaplatenie osobných výdavkov. Ak potrebujete peniaze z podnikania, vhodne ich označte ako čerpanie z firmy a peniaze si najskôr preveďte na svoj osobný bankový účet.
- 3Rozhodnite sa, aké typy platieb budete akceptovať. Rôzne možnosti platby sú pre vašich zákazníkov výhodou. Každý spôsob platby má svoje vlastné náklady a riziká, ktoré budete chcieť vziať do úvahy.
- Hotovosť je najjednoduchší spôsob platby, ale predstavuje bezpečnostné riziká. Ak sa chystáte brať hotovosť, majte bezpečný trezor a plánujte pravidelné bankové vklady.
- Ak chcete používať kreditné alebo debetné karty, pozrite sa na rôzne služby a nájdite tú, ktorá najlepšie vyhovuje vašim potrebám a vášmu celkovému rozpočtu. Spravidla musíte za túto službu zaplatiť poplatok za predplatné plus poplatok za transakciu. Možno budete chcieť požadovať minimálnu sumu nákupu kreditných alebo debetných kariet.
- 4Štandardizujte platobné podmienky. Mali by ste mať zavedené pravidlá, ktoré stanovujú pravidlá pre platby za vaše produkty alebo služby. Tieto pravidlá uplatňujte na všetkých zákazníkov, a nie na čiastkové vytváranie platobných podmienok pre jednotlivých klientov.
- Univerzálne platobné podmienky vám uľahčia vedenie účtovníctva a zjednodušia proces zbierania. Ak budete uplatňovať rovnaké podmienky plošne, taktiež si nemusíte robiť starosti s tým, že si spomeniete na opatrenia, ktoré ste urobili s každým jednotlivým zákazníkom.
Ak chcete spravovať svoje obchodné financie, musíte si vybrať buď hotovostnú alebo akruálnu účtovnú metódu a používať ju dôsledne.
Metóda 2 zo 4: sledovanie celkového peňažného toku
- 1Vyberte si účtovnú metódu. Ak chcete spravovať svoje obchodné financie, musíte si vybrať buď hotovostnú alebo akruálnu účtovnú metódu a používať ju dôsledne. Pri metóde v hotovosti zaznamenávate tržby a výdavky, keď peniaze skutočne zmenia majiteľa. Pri akruálnej metóde naopak zaznamenávate tržby a výdavky, keď sa uskutočňujú, a nie keď peniaze menia majiteľa.
- Predpokladajme napríklad, že ste dodávateľom stavby a dostanete faktúru. Ak by ste používali hotovostnú metódu, zaúčtovali by ste výdavok do svojich účtovných kníh, keď by ste faktúru skutočne zaplatili. Ak by ste však používali akruálnu metódu, zaznamenali by ste ju v deň, keď ste ju dostali, aj keď ste ju niekoľko dní alebo týždňov nezaplatili.
- Hotovostné účtovníctvo funguje lepšie, ak máte malú firmu, ktorá sa zaoberá predovšetkým transakciami v mieste predaja. Ak pracujete s väčšími zmluvami, ktoré nie sú zaplatené naraz, môže byť pre vás lepšou možnosťou akruálna metóda.
- 2Zaznamenajte všetky tržby a výdavky. Nastavte systém tak, aby všetky tržby a výdavky boli zaúčtované v deň, keď nastanú, podľa účtovnej metódy, ktorú ste si vybrali. Chyby sa môžu vyskytnúť iba vtedy, ak budete knihy vykonávať mesačne alebo štvrťročne.
- Ak máte obchod, môžete použiť systém predajného miesta na sledovanie tržieb a vytváranie správ, ktoré môžete ľahko použiť na zosúladenie svojich kníh každý deň.
- Keď máte zamestnancov alebo iných partnerov, ktorí kupujú veci pre firmu, uistite sa, že tieto potvrdenky dostanete čo najskôr, aby ste mohli udržiavať svoje knihy aktuálne.
- 3Kúpte si softvér pre vedenie účtovníctva. Existuje množstvo účtovných programov, ako napríklad QuickBooks, ktoré si môžete kúpiť a použiť na správu svojich obchodných financií. Väčšina týchto programov je usporiadaná tak, že za používanie služby platíte mesačný poplatok.
- Keď používate predplatné, platformu ako softvér ako služba, vaše údaje sú uložené v cloude, takže si nemusíte robiť starosti s bezpečnosťou alebo stratou dát.
- Tieto programy je možné prepojiť s vašimi obchodnými bankovými účtami, kreditnými kartami a inými systémami, takže väčšina informácií sa automaticky vloží do vašich kníh.
- 4Ak potrebujete pomoc, najmite si účtovníka. Ak nemáte účtovnícke a účtovnícke vzdelanie a skúsenosti, možno budete chcieť najať niekoho, kto to robí. Zvlášť ak ste si požičali peniaze na začatie podnikania, profesionál vám môže pomôcť vyhnúť sa potenciálne nákladným chybám.
- Obráťte sa na miestny licenčný alebo regulačný úrad a ubezpečte sa, že každý finančný odborník, ktorého chcete zamestnať, má všetky potrebné vzdelania a osvedčenia a že ich licencie sú aktívne a neobsahujú žiadne disciplinárne opatrenia.
- Ak si nemôžete dovoliť, aby niekto pracoval pre vašu firmu na plný úväzok, budete sa môcť môcť pravidelne radiť s účtovníkom alebo občas použiť účtovníka, aby ste si prešli svoje knihy a opravili chyby.
Existuje množstvo účtovných programov, ako napríklad QuickBooks, ktoré si môžete kúpiť a použiť na správu svojich obchodných financií.
Metóda 3 zo 4: vytváranie finančných správ
- 1Stiahnite si softvér pre vedenie účtovníctva, aby ste zjednodušili vytváranie správ. Keď používate softvér na vedenie účtovníctva, máte tiež možnosť vytvárať požadované finančné správy kliknutím na tlačidlo. Vytvorené správy sú však rovnako dobré ako informácie, ktoré ste vložili do softvéru.
- Pred generovaním záverečných správ si overte svoje tržby a výdavky. Zosúlaďte svoje knihy s účtami a výpismi z bankového účtu, aby ste sa uistili, že sú informácie správne.
- Hneď ako budete s informáciami spokojní, kliknite na tlačidlo a vytvorte prehľady. Obvykle budete vyzvaní na zadanie dátumov, na ktoré sa má správa vzťahovať, a konkrétnych informácií, ktoré chcete zahrnúť.
- 2Vytvárajte štvrťročné výkazy ziskov a strát (P & l). Vaše správy o zisku a straty patria medzi najdôležitejšie nástroje na hodnotenie a rast vášho podnikania. Mnoho účtovných programov pre vás vygeneruje tieto správy, ak zadáte požadované parametre správy.
- Váš P&L začína celkovým predajom. Z týchto tržieb potom odpočítate náklady na predané výrobky alebo služby, aby ste získali hrubý zisk.
- Vezmite svoj hrubý zisk a odpočítajte od tohto čísla ostatné výdavky, ako napríklad nájomné alebo poplatky za energie. Za časové obdobie vám zostane váš čistý zisk.
- Správy o zisku a straty sú obzvlášť dôležité, ak očakávate, že budete potrebovať pôžičky pre malé podniky alebo iné externé financovanie.
- 3Zostavujte štvrťročnú účtovnú závierku podniku. Okrem vašej účtovnej závierky existuje ešte niekoľko ďalších výpisov, napríklad výpis z peňažných tokov a súvaha, ktoré vám pomôžu určiť, kam peniaze do vašej firmy prúdia a z ktorej.
- Váš výkaz o peňažných tokoch hlási nárast alebo pokles peňazí, ktoré prúdia do vášho podnikania. Môžete rýchlo vidieť množstvo peňazí v hotovosti a čo ste s nimi urobili, ako aj odkiaľ tieto peniaze pochádzajú (či už z predaja alebo z iných zdrojov, napríklad z pôžičky).
- Súvaha sumarizuje aktíva a pasíva vašej firmy. Bude to obzvlášť užitočné, ak máte podnikateľskú kreditnú kartu alebo ste si zobrali pôžičku na malé podnikanie, ktorá vám pomôže financovať začiatok vášho podnikania.
- 4Aktualizujte svoje projekcie na základe skutočného peňažného toku. Váš podnikateľský plán pravdepodobne obsahuje projekcie peňažných tokov a zisku niekoľko rokov do budúcnosti. Pri prevádzke svojej firmy budete chcieť pravidelne kontrolovať a uistiť sa, že tieto projekcie sú vzhľadom na skutočnú výkonnosť vašej firmy stále presné.
- Pozrite sa na svoj podnikateľský plán a dvakrát ročne ho aktualizujte. Tiež si ho chcete aktualizovať kedykoľvek, keď žiadate o pôžičku pre malé firmy alebo sa staráte o investorov, aby mali k rozhodnutiu najaktuálnejšie informácie.
- V závislosti od toho, ako sa vaša skutočná výkonnosť porovnáva s vašimi pôvodnými očakávaniami, môžete tiež chcieť upraviť niektoré svoje obchodné ciele a plány pre rast alebo expanziu.
Aj keď podnikáte ako živnostník, oddelené daňové identifikačné číslo pre vašu firmu pomôže oddeliť vaše podnikanie a osobné financie.
Metóda 4 zo 4: Podávanie daní z podnikania
- 1Získajte pre svoju firmu samostatné daňové identifikačné číslo. Aj keď podnikáte ako živnostník, oddelené daňové identifikačné číslo pre vašu firmu pomôže oddeliť vaše podnikanie a osobné financie.
- Ak máte firmu z USA, identifikačné číslo zamestnávateľa (EIN) môžete ľahko získať online na webovej stránke IRS. Jednoducho choďte na https://sa.www4.irs.gov/modiein/individual/index.jsp a začnite svoju aplikáciu.
- V iných krajinách sa obráťte na daňového odborníka alebo obchodného zástupcu a zistite, čo musíte urobiť, aby ste správne zdokumentovali svoju firmu na daňové účely.
- 2Vyberte si daňový rok. Na daňové účely môžete použiť kalendárny rok alebo akékoľvek 12-mesačné obdobie, ktoré sa začína konkrétnym dátumom. Vo väčšine prípadov je najľahšie použiť kalendárny rok. Keď si vyberiete daňový rok, musíte ho používať dôsledne, pokiaľ budete pokračovať v podnikaní. Neskôr to už zvyčajne nemôžete zmeniť.
- Väčšina spoločností používa ako daňový rok kalendárny rok. Ak uvažujete o použití iného 12-mesačného obdobia, mali by ste sa najskôr poradiť s právnym zástupcom alebo daňovým odborníkom.
- 3Viesť evidenciu odpočítateľných nákladov. Pri vlastnom podnikaní máte možnosť odpočítať si z daní mnohé svoje výdavky súvisiace s podnikaním. Tieto zrážky znižujú vaše zisky a znižujú daňovú povinnosť vašej firmy.
- Všeobecne platí, že čokoľvek, čo si kúpite za účelom podnikania, bude aspoň čiastočne odpočítateľné. Náklady musia byť primerané. Ak si niečím nie ste istí, uložte potvrdenky a prediskutujte to s kvalifikovaným daňovým odborníkom.
- Výdavky, akými sú nájomné a poplatky za obchodné priestory, počítače a kancelárske potreby, sú príkladmi podnikateľských nákladov, ktoré sú zvyčajne odpočítateľné.
- 4Odpisy použite na drahšie aktíva a príslušenstvo. Ak si kúpite niečo, čo chcete použiť vo svojom podnikaní a ktoré plánujete používať dlhé roky, zvyčajne nemôžete odpočítať všetky náklady naraz. Radšej časť z nej odpočítavate niekoľko rokov.
- Čas a doba, počas ktorej si môžete uplatniť odpisy, závisia od toho, ako sú náklady kategorizované a od dĺžky jeho životnosti. Tieto definuje vláda.
- Ak máte značný počet nákupov, ktoré podliehajú odpisom, je vhodné, aby vám daň vykonal daňový odborník, aby ste sa mohli uistiť, že ich odpisujete správnou metódou a získate maximálny možný odpočet.
- 5Overte si daňové a licenčné povinnosti u svojho štátu alebo miestnej vlády. Štátne a miestne vlády môžu tiež zdaňovať podniky alebo od vás požadovať zachovanie certifikácií alebo licencií, ak chcete prevádzkovať svoju firmu.
- Vaše miestne združenie drobných podnikateľov alebo obchodná komora bude spravidla mať informácie o licenciách potrebných na prevádzkovanie malého podniku vo vašej oblasti.
- Navštívte webovú stránku svojho štátneho alebo miestneho vládneho daňového úradu a zistite, aké dane musíte platiť ako vlastník firmy. Napríklad, ak máte zamestnancov, zvyčajne ste povinní platiť poistenie náhrady škody pre pracovníka.
- 6Nastavte správnu zrážku pre všetkých zamestnancov. Ak najímate bežných zamestnancov a platíte im mzdu alebo hodinovú mzdu, musíte im z výplat zrážať federálne dane a sociálne poistenie. Tiež budete musieť zrážať štátne dane.
- Mnoho malých podnikov uzaviera zmluvu so mzdovou službou, ktorá sa stará o ich zadržanie a vydávanie výplat. Porozprávajte sa s vlastníkmi firiem vo svojom okolí a zistite, ako zaobchádzajú so mzdami.
- 7Platte štvrťročné odhadované dane. Ako vlastník firmy musíte spravidla platiť dane štvrťročne a potom sa dohodnúť na daňovom priznaní z podnikania na konci roka. Váš štát môže mať tiež predpokladané požiadavky na daňové priznanie.
- V závislosti od charakteru vášho podnikania môže byť tiež potrebné vyberať štátnu alebo miestnu daň z predaja za všetky nákupy.
- 8Na zjednodušenie postupu použite službu prípravy daní. Mnoho spoločností, ktoré ponúkajú služby účtovníctva, má tiež služby prípravy daní. Prepojenie účtov dohromady vám môže ušetriť veľa starostí, pretože automaticky kategorizuje vaše zrážky a odhaduje štvrťročné platby daní za vás.
- Rovnako ako pre účtovnícke služby, aj služby prípravy daní sú také dobré, ako informácie, ktoré ste do nich vložili. Ak si nie ste istí, či sa niečo považuje za odpočet, obráťte sa na kvalifikovaného daňového odborníka.
Prečítajte si tiež: Ako si kúpiť reštauráciu?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
