Ako zorganizovať firemný seminár?
Pomôže vám to identifikovať úspechy a výzvy a pomôže vám to urobiť ďalšie podnikové ústranie ešte lepšie.
Podnikový ústup môže byť len zmenou scenérie, ktorú potrebujete na dokončenie vecí, vyriešenie celofiremného problému alebo len nahliadnutie do novej perspektívy. Korporátne akcie spájajú podnikanie s trochou zábavy, mimo bežného pracovného prostredia, a pomáhajú tak motivovať zamestnancov a získavať nápady. Hovorí sa však, že je dôležité vedieť, ako efektívne zorganizovať útočisko, aby z neho mali všetci úžitok a aby ste zo svojho času a peňazí vyťažili maximum.
Metóda 1 z 3: stanovenie účelu a cieľov
- 1Rozhodnite sa, čo chcete celkovým ústupom dosiahnuť. Zamerajte sa na zlepšenie niečoho v rámci firmy alebo riešenie problému. Účel ústupu vám pomôže naplánovať si o tom všetko ostatné.
- Váš tím napríklad môže potrebovať podporu morálky, v takom prípade by účelom ústupu mohlo byť, aby si ľudia oddýchli, zabavili sa a motivovali sa.
- Možno je komunikácia v spoločnosti v poslednej dobe ťažká, takže účelom by mohlo byť, aby sa zamestnanci spojili a naučili sa navzájom lepšie komunikovať.
- Ak sa spoločnosť zasekla v snahe vyriešiť konkrétny problém alebo v určitom zmysle posunúť podnikanie vpred, môžete sa na ústup zamerať na brainstorming a snažiť sa, aby každý odišiel s novými podnikateľskými nápadmi.
Tip: Váš ústup môže kombinovať rôzne veci. Deň 1 sa napríklad môže zamerať na komunikáciu, druhý deň na podnikateľské nápady a tretí deň môže byť čisto rekreačný, aby si každý mohol oddýchnuť a občerstviť sa.
- 2Stanovte si konkrétne a realistické ciele, ktoré sú v súlade s účelom. Celkový účel, pre ktorý ste sa rozhodli, použite na vytvorenie zoznamu realizovateľných a dosiahnuteľných cieľov. Uistite sa, že ide o ciele, ktoré je skutočne možné dosiahnuť v realistickom časovom rámci.
- Ak je napríklad vašim cieľom brainstorming podnikateľských nápadov, stanovte si cieľ ukončiť ústup pomocou X potenciálnych riešení konkrétneho problému alebo X nových nápadov na produkty.
- Ak chcete zlepšiť komunikáciu medzi tímami, môžete si stanoviť cieľ, aby každý tím lepšie porozumel tomu, ako ostatné tímy fungujú a ako uprednostňujú komunikáciu. Alebo by sa vaše tímy mohli telecommutovať a vy len chcete, aby sa ľudia navzájom spoznávali na osobnej úrovni, aby im bola komunikácia v práci príjemnejšia.
- 3Pred ústupom odošlite prieskum, aby ste získali informácie od zamestnancov. Požiadajte každého zamestnanca, ktorý pôjde na ústup, aby anonymne vyplnil prieskum o tom, čo sa v spoločnosti darí a čo by sa dalo zlepšiť. Tento vstup vám pomôže vytvoriť program ústupu a naplánovať aktivity.
- Klaďte otázky špecifické pre ciele a účel, ktorý ste si stanovili. Ak chcete napríklad zlepšiť komunikáciu, položte si otázky ako: „Kde je podľa vás najväčšie zlyhanie komunikácie v našej spoločnosti?“ a „Ako by sa podľa vás dala zlepšiť komunikácia vo vašom oddelení?“
- Môžete si položiť aj širšie otázky typu: „Čo si myslíte, že sa našej spoločnosti darí mimoriadne dobre?“ a „Čo si myslíte, že by sa dalo v našej spoločnosti zlepšiť?“
To môže skomplikovať situáciu, ak sa pokúšate zorganizovať veľký medzinárodný ústup. - 4Pomocou výsledkov prieskumu upravte plán ústupu. Odpovede na otázky prieskumu použite na identifikáciu trendov pomocou spoločných odpovedí. Riešenie problémov, keď sú všetci spolu na ústupe.
- Ak napríklad veľa ľudí tvrdí, že je problém s komunikáciou medzi obchodným oddelením a vývojovým oddelením, mohli by ste počas ústupu zaradiť workshopy pre zamestnancov predaja a vývoja, aby sa zlepšila komunikácia.
- Ak ľudia hovoria, že sa ako zamestnanci cítia nedocenení, mohli by ste zorganizovať stretnutie brainstormingu a prísť s nápadmi na spôsoby, ako pomôcť ľuďom cítiť sa hodnotnejšími pri vykonávaní práce.
Metóda 2 z 3: Organizácia logistiky na ústupe
- 1Vytvorte si rozpočet na pokrytie všetkých nákladov na ústup. Budete potrebovať vedieť, koľko sa dá minúť na dopravu, prenájom zariadenia, ubytovanie, stravu, vybavenie a akúkoľvek zábavu. To vám pomôže určiť veci, ako je poloha a dĺžka ústupu.
- Spolupracujte s finančným oddelením a osobami s rozhodovacou právomocou na schválení realistického rozpočtu.
- Ak ústup pripadne na dni pracovného pokoja, nemusíte nevyhnutne platiť zamestnancom za ich čas (pokiaľ nechcete), ale nenúťte ich, aby za cestu zaplatili čokoľvek z vlastného vrecka. Zamestnancom dajte jasne najavo, že cestu zaplatí spoločnosť.
- Ak organizujete ústup prvýkrát, nemusí to byť žiadna veľká ozdobná záležitosť. Môžete začať v malom, potom sa poučiť z tohto prvého ústupu a tieto lekcie použiť na plánovanie niečoho ešte väčšieho a lepšieho nabudúce.
- 2Rozhodnite sa o dĺžke ústupu a termínoch, kedy máte ísť. Typický firemný pobyt trvá 2-7 dní. Rozhodnite sa, ako dlho je dostatok času na dosiahnutie vašich cieľov, potom si zvoľte termíny a oznámte to spoločnosti.
- Aby ste sa mohli rozhodnúť pre dátumy, môžete si na ústupe vytvoriť tabuľku s 3 rôznymi možnosťami dátumov. Nechajte všetkých v spoločnosti vyplniť, ktoré termíny sa môžu a nemôžu zúčastniť, a potom vyberte termíny, ktorých sa bude môcť zúčastniť väčšina ľudí.
- Začnite plánovať 3 mesiace vopred pre tímy do 10 ľudí, 5 mesiacov vopred pre tímy 10-50 ľudí a 8 mesiacov vopred na ústupy, ktoré sú väčšie ako to. To vám poskytne dostatok času na zistenie zvyšku logistiky a nájdenie najlepších ponúk.
- 3Vyberte si miesto, ktoré bude vyhovovať vašej skupine a cieľom. Zvážte veci, ako je ľahké sa tam dostať, počasie a kvalita technológie, ktorá bude k dispozícii. Vyberte si miesto, ktoré bude nielen praktické (na schôdze alebo iné cvičenia), ale aj zábavné, aby sa ľudia mohli spájať, premýšľať a inšpirovať sa.
- Uistite sa, že je k dispozícii dostatok miesta na stretnutie, aby sa udržal počet ľudí pozvaných na ústup. Ak budete viesť menšie odpočinkové sedenia, vyhľadajte miesto, ktoré okrem priestoru, ktorý využijete na schôdzku, má okrem kancelárií alebo miestností aj iné miestnosti.
- Ak si chcete na úteku vybudovať alebo zahrnúť cvičenia na budovanie tímu, využite rekreačný priestor. Môžete napríklad použiť golfové ihrisko, ranč pre chlapcov alebo útočisko v prírode s turistickými chodníkmi.
- Ak chcete naplánovať medzinárodný retreat, majte na pamäti, že na účasť na ňom možno budete potrebovať ľudia víza a pasy. To môže skomplikovať situáciu, ak sa pokúšate zorganizovať veľký medzinárodný ústup.
Tip: Je vhodné vytvoriť zoznam 2-3 rôznych miest pre prípad, že by niektoré nemali dostupnosť, dostatok miesta alebo potrebné vybavenie.
- 4Zarezervujte si ubytovanie a dopravu. Ak miesto na ústupe nemá ubytovanie, budete si musieť rezervovať izby v hoteli pre každého. V prípade potreby si rezervujte lety alebo pozemnú dopravu, ako je autobus alebo kyvadlová doprava, ak sa dostanete autom na miesto, kde sa nachádza útočisko.
- Vyhľadajte online cestovné a rezervačné weby a nájdite najlepšie ponuky skupinového ubytovania a dopravy.
- Ak budete lietať s ľuďmi, na rezerváciu letov budete potrebovať dátum narodenia každého. Pri medzinárodnom lete budete potrebovať aj čísla ich pasov.
- Ak bude ústup dlhý alebo cez víkend, rozhodnite, či budú mať zamestnanci možnosť vziať si rodinných príslušníkov. Nie je to potrebné, ale ak ľudia odídu z tamojších rodín na dlhší čas, je pekné zvážiť ich nechať prísť, ak chcú. Je pravda, že to bude oveľa drahšie a nie vždy realistické.
Pomôže to zabrániť tomu, aby sa počas skutočného ústupu pokazili veci, ktoré budú strácať čas a spôsobovať rozptýlenie. - 5Naplánujte si jedlo, občerstvenie a nápoje. To je dôležité, aby boli ľudia počas ústupu pod napätím a zapojení. Ponuka jedál po celý čas, keď budú zamestnanci na ústupe. Majte k dispozícii vodu, kávu a ďalšie nápoje po celý deň.
- Zistite, či má poloha ústupu k dispozícii stravovacie služby. Ak nie, budete sa musieť pozrieť na stravovacie alebo donáškové služby, aby vám poskytli všetky potrebné jedlá.
- Ak budú môcť zamestnanci po večeroch odísť sami, stačí zahrnúť iba raňajky a obed. V takom prípade zvážte poskytnutie štipendia zamestnancom na nákup vlastnej večere.
- 6Naplánujte si vopred vybavenie a technológiu, ktoré budete potrebovať. Zistite, či budete potrebovať projekčné zariadenie alebo iný typ technického vybavenia. Zistite, či miesto na ústupe má potrebné vybavenie, alebo budete potrebovať dodať svoje vlastné.
- Ak miesto na ústupe nemá to, čo potrebujete, a nie ste schopní priniesť všetko potrebné, vyhľadajte miestne požičovne, ktoré vám na ústup môžu poskytnúť potrebné technické vybavenie.
- 7Poskytnite zamestnancom materiály na zapisovanie poznámok, aby to bolo jednoduché. Veci ako notebooky, poznámkové bloky, perá a ceruzky uľahčia zapisovanie poznámok a pomôžu vám počas aktivít. Uistite sa, že budete mať dostatok pre každého, kto sa zúčastní cvičenia.
- Môžete uvažovať o personalizovaní notebookov a iných spomienkových predmetov pre zamestnancov, aby ste mali pamiatku na ústup, ak na to máte rozpočet.
Metóda 3 z 3: Vytvorenie programu ústupu
- 1Vyberte si facilitátora zvnútra alebo si najmite externého facilitátora. Je na vás (a vašom rozpočte), ako si chcete ústup uľahčiť. Externý facilitátor, aj keď je drahší, je dobrou voľbou, pretože majú skúsenosti s uľahčovaním práce veľkým skupinám a tiež z neutrálneho hľadiska.
- Ak si najmete externého facilitátora, uistite sa, že je školený v skupinových procesoch a predtým absolvoval cvičenia, školenia alebo vývojové sedenia. Pripravte svojho facilitátora zdieľaním pozadia spoločnosti, ako aj cieľov a účelu ústupu.
- Ak vy alebo niekto iný z vašej spoločnosti uľahčí stretnutie, potom sa uistite, že vy alebo tento jednotlivec zostanete počas uľahčovania aktivít a stretnutí neutrálni.
Tip: Generálny riaditeľ alebo manažér nie sú pre facilitátorov dobrou voľbou. Je pre nich ťažšie zostať neutrálny a zamestnanci sa nebudú cítiť tak pohodlne.
- 2Naplánujte si reproduktorov, ktorých chcete, v rámci spoločnosti alebo mimo nej. Vyberte si rečníkov z vašej spoločnosti a dajte im vedieť, čo by ste chceli, aby pripravili a podelili sa so zamestnancami počas ústrania. Nájdite externých expertov alebo motivačných rečníkov, ktorí by ich zaradili do programu ústupu, ak to podľa vašich cieľov dáva zmysel.
- Ak sa napríklad chystáte na ústup s cieľom prísť s novými podnikateľskými nápadmi, mohli by ste nechať vedúcich rôznych oddelení prezentovať, na čom pracujú alebo sa pokúšajú rozvíjať. Ak chcete zlepšiť komunikáciu, môžete nájsť odborného komunikátora, ktorý vám urobí prezentáciu.
- Externí rečníci sa môžu akcie zúčastniť, ak sú v blízkosti, alebo máte rozpočet, aby ste ich mohli priviesť, alebo sa počas akcie môžu zúčastniť videohovoru, ak sú ďaleko. Uistite sa, že si ich naplánujete s dostatočným predstihom (asi 3 mesiace, ak je to možné), aby si zaistili zablokovanie kalendárov a čas na prípravu.
Podnikový ústup môže byť len zmenou scenérie, ktorú potrebujete na dokončenie vecí, vyriešenie celopodnikového problému alebo len nahliadnutie do novej perspektívy. - 3Vytvorte si prísny program na efektívne využitie času. V spolupráci s facilitátorom zostavte rozvrh denných aktivít, ktoré vám pomôžu dosiahnuť vaše ciele. Účastníci stratia koncentráciu asi po 90 minútach prednášok, schôdzí alebo iných aktivít, preto zaraďte do programu 15-minútové prestávky každých 90 minút.
- Dávajte pozor na čas. Nechcete si ponechať ľudí neskôr, ako ste ich naplánovali. Zostavte program, ktorý sa v stanovenom čase zameriava na konkrétne ciele.
- Distribuujte program vopred. Keď každému dáte možnosť prezrieť si program pred ústupom, pomôže mu to cítiť sa lepšie pripravení.
- 4Povzbudzujte zamestnancov, aby sa pripravili vopred. Vysvetlite všetkým, ktorí sa zúčastnia, aké sú ciele, čo chcete celkovo dosiahnuť a nechajte ich, aby si prešli program. Povedzte im, aby boli pripravení s otázkami, témami, o ktorých chcú diskutovať, nápadmi alebo problémami, ktoré chcú riešiť.
- Je to veľmi dôležité, aby ste z ústupu vyťažili maximum. Keď sú zamestnanci pripravení, je oveľa väčšia pravdepodobnosť, že dosiahnete svoje ciele a budete mať z ústupu najväčší úžitok. Ak prídu ľudia slepí, ktorí nevedia, čo očakávať a nie sú pripravení prispieť, bude oveľa ťažšie dosiahnuť výsledky.
- 5Vykonajte testovaciu prevádzku zariadení, aby ste sa presvedčili, že všetko funguje hladko. Dostaňte sa tam skoro a vyskúšajte si zariadenie na ústup. Otestujte veci, ako sú svetlá a vybavenie, aby ste sa presvedčili, že všetko funguje. Skúste sedieť na mieste, kde budú sedieť účastníci, a uistite sa, že všetci budú dobre vidieť a počuť.
- Pomôže to zabrániť tomu, aby sa počas skutočného ústupu pokazili veci, ktoré budú strácať čas a spôsobovať rozptýlenie.
- Znovu skontrolujte sedenie, aby ste sa uistili, že je k dispozícii dostatok miesta, uistite sa, že sú všetky vaše položky pripravené na jedlo, a overte si akúkoľvek ďalšiu logistiku, ktorú chcete počas ústupu prevádzkovať hladko.
- Požiadajte účastníkov, aby vyhodnotili firemné cvičenie po jeho skončení. Pomôže vám to identifikovať úspechy a výzvy a pomôže vám to urobiť ďalšie podnikové ústranie ešte lepšie.
Prečítajte si tiež: Ako získať klientov?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
