Ako si najať osobného asistenta?
Pomôže vám to určiť, kam plynie váš čas a čo by ste mohli delegovať na osobného asistenta.
Osobný asistent už nie je len pre celebrity a bohatých podnikateľov. Každý môže mať prospech z toho, že si najme osobného asistenta, ktorý prevezme niektoré z jeho každodenných úloh. To môže pomôcť odbúrať stres a poskytnúť vám viac času na projekty, na ktoré sa skutočne chcete zamerať. Začnite tým, že identifikujete, čo potrebujete od osobného asistenta. Potom sa pozrite na miestne služby v oblasti pochôdzok alebo uverejnite inzerát na vlastnú prácu, aby ste našli správnu osobu na danú prácu.
Časť 1 z 3: zistenie, čo delegovať
- 1Vytvorte si zoznam všetkých úloh, ktoré robíte každý deň po dobu 1 týždňa. Pomôže vám to určiť, kam plynie váš čas a čo by ste mohli delegovať na osobného asistenta. Zahrňte každú úlohu, ktorú robíte, do zoznamu, veľkú i malú, a koľko času strávite každou úlohou. Do zoznamu môžete pridať aj položky, ktoré ste chceli dosiahnuť, ale nerobili ste to. V skrátenom formulári vypíšte, o akú úlohu išlo a čas, ktorý ste jej venovali.
- Ak napríklad strávite hodinu uverejňovaním na sociálnych médiách na podporu svojej firmy, môžete to uviesť ako „Príspevky v sociálnych médiách-1 hodina“.
- Alebo ak chcete usporiadať svoj šatník, obnoviť registráciu auta alebo porovnať ceny kancelárskeho nábytku, pridajte tieto položky do svojho zoznamu. Ak si nie ste istí, môžete poskytnúť odhad času, ktorý môžu tieto úlohy trvať.
- 2Zvýraznite úlohy, ktoré by bolo možné delegovať na niekoho iného. Potom, čo budete mať svoj zoznam všetkého, čo ste urobili za týždeň, si ho prečítajte a zvýraznite položky, ktoré by ste mohli delegovať na niekoho iného. Môžu to byť jednoduché úlohy, kancelárske úlohy alebo iné veci, o ktorých máte pocit, že absorbujú príliš veľa času.
- Dobrým pravidlom pri rozhodovaní, či môžete niečo delegovať, je, že ak by ste za to neplatili niekomu inému, môže byť lepšie delegovať to.
- 3Zvážte, či je potrebné úlohy vykonávať osobne. Potom, čo si prejdete zoznam a zistíte, čo by sa dalo delegovať, určte, či osoba, ktorá robí úlohy, musí byť fyzicky prítomná, aby ich mohla vykonávať, alebo by ste mohli pracovať s virtuálnym asistentom. Virtuálni asistenti pracujú na diaľku, čo je často nákladovo efektívnejšie, pretože sa nemusíte starať o to, aby ste im poskytli kancelárske priestory na dokončenie práce.
- Napríklad, ak by väčšinu práce, s ktorou potrebujete pomoc, bolo možné vykonať online, ako je zadávanie údajov, odosielanie fotografií na váš blog alebo nákup položiek online, môžete zvážiť prenájom virtuálneho asistenta.
Ak ste našli niekoho, komu chcete robiť osobného asistenta, dajte mu pracovnú ponuku. - 4Zistite, koľko si môžete dovoliť niekomu zaplatiť. Keď ste si vybrali, čo chcete delegovať a približne koľko času tomu človeku zaberie, zvážte, za čo ste niekomu ochotní a schopní zaplatiť. Majte na pamäti, že skúsenejší osobní asistenti zvyčajne účtujú za svoje služby vyššie poplatky a cena sa môže líšiť v závislosti od typu úloh alebo pochôdzok, na ktoré niekoho najímate.
- Napríklad prenájom niekoho na jednoduché úkony, ako napríklad vyzdvihnutie čistiarne, nákup potravín a výmena oleja v aute, môže stáť približne 15€ za hodinu.
- Na druhej strane, ak potrebujete niekoho, kto bude vykonávať kvalifikované úlohy, ako je napríklad prepisovanie poznámok, uverejňovanie príspevkov na sociálnych sieťach na podporu vašej firmy alebo kontaktovanie klientov s cieľom potvrdiť schôdze, bude možno potrebné, aby ste niekomu zaplatili 22€ za hodinu.
Tip: Ak hľadáte lacného osobného asistenta a môžete si najať niekoho, kto pracuje virtuálne, potom by ste mohli nájsť niekoho už za 5,20€ na hodinu. Majte však na pamäti, že môžu mať obmedzený rozsah úloh, ktoré môžu vykonávať, a kvalita ich práce pravdepodobne nebude taká vysoká ako niekto, kto si účtuje 37€ za hodinu.
Časť 2 z 3: nájdenie najlepšieho človeka na prácu
- 1Ak potrebujete pomoc s každodennými úlohami, obráťte sa na inú službu. Významné služby poskytujú pomoc s jednoduchými každodennými úlohami, ktoré vám môžu ušetriť čas. Ak chcete najať niekoho miestneho, aby vám pomohol s nákupmi, vyzdvihnutím receptov a čistiarňou, alebo dokonca vziať svojho psa na prehliadku k veterinárovi, zistite, aké služby v okolí nájdete vo vašej oblasti. Zavolajte a opýtajte sa na ich ceny a služby, ktoré ponúkajú, aby ste zistili, či je to pre vaše potreby dobrá voľba.
- Ak napríklad hľadáte niekoho, kto by prevzal vaše záležitosti raz za týždeň a očakávate, že ich vybavenie bude trvať asi 4 hodiny, dajte im o tom vedieť a spýtajte sa, koľko by si za svoje služby účtovali.
Tip: Ak vo vašej oblasti neexistujú žiadne služby, môžete si nájsť osobného asistenta prostredníctvom miestneho inzerátu. Môžete tiež zvážiť požiadanie priateľov o odporúčania.
- 2Podajte inzerát na pozíciu osobného asistenta. Napíšte podrobný popis práce, ktorý obsahuje všetky zodpovednosti za prácu a minimálnu úroveň kvalifikácie, ktorú hľadáte. Najlepšie je však udržať reklamu krátku, stručnú a jednoduchú. Buďte čo najkonkrétnejší o svojich potrebách a type pracovníka, ktorého hľadáte. Uverejnite inzerát na webových stránkach zameraných na prácu, vo vašich miestnych novinách alebo na online klasifikovaných webových stránkach.
- Nezabudnite uviesť všetky konkrétne povinnosti alebo zodpovednosti, ktoré bude práca zahŕňať, spolu so špeciálnymi licenciami alebo osvedčeniami, s ktorými musí žiadateľ počítať, napríklad s vodičským preukazom.
- Lepšie výsledky môžete dosiahnuť, ak do inzerátu uvediete špeciálnu inštrukciu, ktorá určí, či sú uchádzači detailne zameraní. Skúste zahrnúť niečo také: „Keď odošlete svoj životopis, do predmetu e -mailu napíšte„Žiadosť o osobného asistenta “.
- 3Zúžte kandidátov na základe ich skúseností a schopností. Pripomeňte si úlohy, ktoré bude musieť váš osobný asistent vykonávať, a použite ho, aby vám zúžil výber na 2-3 kandidátov. Vďaka tomu bude oveľa jednoduchšie vybrať si niekoho, ako robiť pohovory s každým, kto sa uchádza o prácu.
- Ak napríklad hľadáte niekoho, kto by vám mohol prepisovať poznámky, potom by ste sa mohli zamerať na kandidátov, ktorí môžu napísať viac ako 65 slov za minútu, alebo na tých, ktorí majú skúsenosti s prepisom.
- Ak hľadáte niekoho, kto by vám mohol sprostredkovať pochôdzky, môžete si vybrať kandidátov, ktorí majú vlastnú dopravu, alebo tých, ktorí majú skúsenosti s vybavovaním pochôdzok pre iných ľudí.
- 4Položte otázky na pohovore, ktoré odhalia vlastnosti danej osoby. Keď zúžite kandidátov na prvých 2 až 3, zavolajte im a dohodnite si pohovory. Môžete si dohodnúť osobný pohovor alebo telefonický rozhovor. Môžete dokonca zvážiť začiatok telefonických pohovorov pre vaše najlepšie 2–3 možnosti a potom rozhovor so svojou najlepšou voľbou osobne. Vyberte otázky, aby ste zistili, či budú schopní včas zvládnuť úlohy, ktoré je potrebné na ich splnenie.
- Ak napríklad niekoho najímate na prepis zvukových súborov, ktoré mu poskytnete do písomných poznámok, opýtajte sa ho na predchádzajúcu prácu s prepisom, ktorú vykonal.
- Ak niekoho najímate, aby vám zaistil pochôdzky, opýtajte sa ho, ako dlho spravidla trávi úlohami, ako je nakupovanie.
Nasmerujte svojho nového osobného asistenta tak, aby vykonával úlohy, ktoré od neho potrebujete, priamo a profesionálne, než aby ich o to požiadal. - 5Vykonajte previerku, či bude mať daná osoba prístup k vašim financiám. Ak nájdete niekoho, o kom si myslíte, že by ste ho chceli zamestnať, najskôr by ste si ho mohli nechať skontrolovať. To môže byť výhodné, ak bude mať osoba prístup k vášmu domu alebo k financiám. Môžete niekoho podrobiť trestnej previerke prostredníctvom vašej štátnej alebo miestnej policajnej stanice alebo si môžete kúpiť úplnú previerku, ktorá bude zahŕňať aj informácie o osobnom vodičskom preukaze a kreditnej histórii.
- Ďalšou možnosťou je požiadať osobu, aby vám získala a poskytla tieto dokumenty, ako napríklad vodičský preukaz, úverovú správu alebo register trestov.
- 6Pozrite sa na referencie žiadateľov, aby ste sa dozvedeli o ich pracovnej histórii. Spolu s previerkou osoby zavolajte na referencie danej osoby a uistite sa, že má skúsenosti a schopnosti, o ktorých tvrdí, že ich má. Keď zavoláte jeho referencie, spýtajte sa na jeho pracovnú morálku, efektivitu a správanie.
- Môžete sa napríklad opýtať: „Ako by ste opísali Charlieho pracovnú morálku?“ alebo „Vychádzala Sandra dobre so svojimi spolupracovníkmi?“
- 7Ponúknite niekomu prácu, keď nájdete správneho kandidáta. Ak ste našli niekoho, komu chcete robiť osobného asistenta, dajte mu pracovnú ponuku. Uistite sa, že máte jasno v podrobnostiach ponuky práce, ako je ich mzda, dátum nástupu, plán a zodpovednosti. Ak daná osoba povie, že potrebuje čas na zváženie ponuky, dajte jej vedieť, keď budete potrebovať odpoveď.
- Nezabudnite poďakovať všetkým kandidátom, ktorí ste nakoniec neprijali. Môžete tiež požiadať, aby boli ich informácie uložené v prípade, že v budúcnosti budete mať ďalšie otvorenie.
Časť 3 z 3: práca s osobným asistentom
- 1Vytvorte s ním podpísanú pracovnú zmluvu. Je dôležité, aby ste podrobne popísali svoje očakávania od osoby vo svojej pracovnej dohode a prinútili ju, aby si ju prečítala a podpísala predtým, ako pre vás začne pracovať. To zaistí, že budú vedieť, čo sa od nich očakáva. Niektoré podrobnosti tejto zmluvy zahŕňajú:
- Zodpovednosti
- Pracovný rozvrh, neskorá politika a dni voľna
- Špecifikácia ohľadne rešpektovania vášho súkromia
- Plat a výhody
- Pravidlá týkajúce sa fajčenia, jedenia, pitia alkoholu a jazyka v práci
- Či je osobe dovolené používať vaše osobné položky, napríklad telefón
- 2Začnite spis s personálom pre osobu, ktorú ste najali. Akonáhle dokončíte proces prijímania zamestnancov, umiestnite všetky dokumenty, ktoré ste zhromaždili alebo vytvorili, do osobného spisu. To je miesto, kde budete mať všetko, čo sa týka vášho nového zamestnanca, organizované. Medzi niektoré položky, ktoré je potrebné vložiť do súboru, patria:
- Popis práce
- Prihláška, životopis a motivačný list
- Previerka
- Referencie
- Kópia podpísanej zamestnaneckej zmluvy
- Vládne a daňové formy
- Podrobnosti o pracovníkovi, ako napríklad ich adresa, telefónne číslo a núdzové kontakty
Pripomeňte si úlohy, ktoré bude musieť váš osobný asistent vykonať, a použite ho, aby vám pomohol zúžiť výber na 2-3 kandidátov. - 3Zvážte použitie fiškálneho sprostredkovateľa na zvládnutie financií. Ak sa nechcete zaoberať platením svojho personálneho asistenta sami, môžete zvážiť uzatvorenie zmluvy s fiškálnym sprostredkovateľom. Jedná sa o samostatný subjekt, ako je napríklad pracovná agentúra, ktorá za vás spracuje platby, daňové formuláre a ďalšie právne aspekty zamestnania. Prostriedky budete prevádzať na účet, aby ste zaplatili osobe, ktorú si najmete, a ona bude osobe vykonávať platby podľa pokynov. Fiškálny sprostredkovateľ môže tiež zvládať napríklad tieto záležitosti:
- Overovanie spôsobilosti na zamestnanie
- Zrážkové dane
- Poistenie zodpovednosti za škodu
- Dodržiavanie pracovných zákonov
- Vypracovanie pracovných zmlúv
- Tvorba mesačnej finančnej správy
- 4Vyškolte svojho zamestnanca, aby vykonával úlohy, ktoré od neho potrebujete. Nasmerujte svojho nového osobného asistenta k tomu, aby vykonával úlohy, ktoré od neho potrebujete, priamo a profesionálne, než aby ich o to požiadal. Pomôže vám to etablovať sa ako ich šéf a vyjasniť si svoje očakávania. Aj keď by ste mali stále rešpektovať pôvod, náboženstvo alebo iné rozdiely svojho zamestnanca, je tiež dôležité ich napraviť, ak urobia chybu alebo urobia niečo neuspokojivé. Vysvetlite im, ako na vás táto chyba pôsobí, aby ste im pomohli pochopiť, prečo je dôležité to robiť poriadne.
- Ak napríklad váš osobný asistent príde neskoro na vyzdvihnutie čistiarne, môžete povedať niečo ako: „Meškáš 15 minút, čo ma oneskorí o 15 minút. Potrebujem, aby si prišiel včas alebo skôr, kedykoľvek sú naplánované. "
Tip: Naďalej poskytujte svojmu novému osobnému asistentovi spätnú väzbu o jeho výkone a dajte jasne najavo svoje očakávania. Môže trvať niekoľko týždňov, kým sa prispôsobia novej pozícii a vyvinú systém riadenia svojich úloh.
Prečítajte si tiež: Ako komerčne predávať sendviče?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
