Ako zosúladiť účet hlavnej knihy?
Pretože v hlavnej knihe sú zaznamenávané všetky transakcie a výdavky vašej firmy, budete ju chcieť pravidelne porovnávať alebo kontrolovať jej presnosť. Začnite zhromaždením účtovnej knihy a všetkých dokumentov spojených s každou transakciou, ako sú faktúry, potvrdenia a výpisy. Potom na začiatku vyberte účet a ku každému záznamu priraďte príslušné dokumenty. Zaistite, aby boli všetky informácie zaznamenané správne a boli vykonané správne úpravy. Nakoniec pred prechodom na ďalší účet dvakrát skontrolujte konečný zostatok. Ak chcete získať ďalšie tipy od nášho spoluautora účtovníctva, vrátane toho, ako opraviť nevyváženú hlavnú knihu, čítajte ďalej!
Zaistite, aby sa tieto zostatky zhodovali so zostatkami uvedenými v konečných zostatkoch na účte v hlavnej knihe.
Hlavná kniha je miesto, kde sú zaznamenané všetky transakcie a náklady podniku. Dobrá účtovná prax vyžaduje, aby bola hlavná kniha pravidelne „zosúladená“ alebo kontrolovaná na správnosť. Navyše, pretože kniha je zdrojom informácií pre štyri účtovné závierky (súvaha, výkaz ziskov a strát, výkaz peňažných tokov a výkaz vlastného imania akcionára), odsúhlasenie môže odkazovať na krížovú kontrolu zostatkov týchto výkazov s tými v hlavnej knihe. Zosúladenie hlavnej knihy môže byť užitočné pri príprave ročného auditu alebo sa dá jednoducho použiť na zaistenie toho, aby vlastník firmy získal presný obraz o finančnom zdraví podniku.
Metóda 1 z 3: Zabezpečenie presnosti hlavnej knihy
- 1Nájdite a zostavte príslušné dokumenty. Okrem samotnej hlavnej knihy budete potrebovať aj všetky dokumenty viazané na každú transakciu v hlavnej knihe. Patria sem relevantné faktúry, potvrdenky, výpisy z účtov a akékoľvek ďalšie záznamy týkajúce sa transakcií alebo výdavkov. V zásade čokoľvek, čo bolo použité ako zdroj údajov pre hlavnú knihu za toto účtovné obdobie, musí byť umiestnené a zostavené tak, aby boli ľahko dostupné.
- 2Skontrolujte počiatočný zostatok na účte. Začnite tým, že najskôr vyberiete účet v hlavnej knihe, aby ste ho zosúladili. To môže byť ľubovoľný z mnohých účtov spoločností, od pohľadávok cez zásoby až po úrokové náklady. Nezáleží na tom, kde začnete, pretože každý účet budete musieť nakoniec vykonať. Keď ste si vybrali účet, najskôr sa uistite, že počiatočný zostatok za obdobie zaznamenané v hlavnej knihe sa zhoduje s konečným zostatkom na rovnakom účte z posledného obdobia. To zaisťuje, že všetky zistené chyby ležia v tomto období a nie v predchádzajúcich obdobiach.
- Ak by ste si napríklad vybrali hotovostný účet, museli by ste sa uistiť, že konečný hotovostný zostatok za posledné obdobie bol rovnaký ako počiatočný hotovostný zostatok v tomto období. Akýkoľvek nesúlad by znamenal, že peňažný zostatok bol v určitom okamihu nesprávne vykázaný a že skutočná súčasná hotovosť podniku nie je známa.
- 3Priraďte každý záznam hlavnej knihy k príslušnej transakcii. Vráťte sa a pozrite sa na každú transakciu, ktorá ovplyvnila tento účet. Ak boli dodržané správne účtovné postupy, každý záznam v hlavnej knihe by mal mať odkaz na číslo faktúry alebo potvrdenky, ktoré uľahčia nájdenie dokumentov. Keď nájdete dokumenty, uistite sa, že transakcie boli zaznamenané iba raz na každom účte, so správnou sumou a na správnych účtoch. Upravte všetky nesprávne sumy a podľa toho prepočítajte celkové zostatky na účte.
- Na hotovostnom účte by ste napríklad skontrolovali transakcie, v ktorých bola od zákazníkov prijatá akákoľvek hotovosť alebo v ktorých spoločnosť vyplatila hotovosť.
- 4Uistite sa, že úpravy a obrátenia boli vykonané správne. Úpravy, ktoré sa zvyčajne používajú na dosiahnutie súladu s účtovnými štandardmi časového rozlíšenia, a reverzie, ktoré menia položky zaúčtované v predchádzajúcom období, môžu spôsobiť nevyrovnanosť účtov, ak nie sú správne implementované.
- Pri úpravách je dôležité skontrolovať, či boli zaznamenané za správnych okolností, napríklad či bola za daných okolností skutočne potrebná úprava účtovania za služby účtované, ale nevyrobené.
- Pokiaľ ide o zvraty, nazývané tiež záznamy o obrátení, je dôležité hľadať to, že plánované zvraty pre dané obdobie boli skutočne vykonané v správnom čase. Inými slovami, uistite sa, že všetko, čo sa plánuje zmeniť, bolo skutočne obrátené.
Začnite tým, že najskôr vyberiete účet v hlavnej knihe, aby ste ho zosúladili. - 5Skúmajte neobvyklé transakcie. Podľa skúsenostného oka niektoré transakcie vyniknú ako okamžite neobvyklé. Tieto transakcie sú spravidla tie, ktoré robia úpravy zostatku, ktoré sa zvyčajne nevykonávajú. Napríklad zníženie na výnosovom účte sa zvyčajne nevykonáva v priebehu riadneho účtovného obdobia. Dávajte si pozor na všetky tieto neobvyklé transakcie a všetky, ktoré nájdete, podrobte vysokej kontrole.
- 6Overte konečný zostatok na účte. Po všetkých úpravách nesprávne zaznamenaných transakcií, úprav alebo zrušení skontrolujte a uistite sa, že sa súčet transakcií zhoduje s konečným zostatkom na účte. Ak sa váš vypočítaný zostatok nezhoduje so skutočným zostatkom na účte, niečo ste prepočítali.
- 7Opakujte pre ďalšie účty. Zopakujte ten istý postup na zosúladenie ostatných účtov v hlavnej knihe. Keď to urobíte, budete mať dokončenú a zosúladenú hlavnú knihu.
Metóda 2 z 3: kontrola účtovnej závierky
- 1Zostavte si aktuálnu účtovnú závierku. Zmierenie v niektorých prípadoch môže tiež znamenať, uistite sa, že hlavné účtovné knihy zostatky zodpovedali zostatky hlásených z rovnakých účtov v tomto období v účtovnej závierke. Začnite tým, že dostanete kópie účtovnej závierky spoločnosti. Budete musieť porovnať riadkové položky týchto dokumentov s ich ekvivalentnými účtami v hlavnej knihe.
- 2Preskúmajte zostatok na účte výnosov a nákladov pre výkaz ziskov a strát. Začnite tým, že skontrolujete, či je účet výnosov alebo tržieb rovnaký vo výkaze ziskov a strát aj v hlavnej knihe. Ak sa toto číslo nezhoduje, takmer všetko ostatné bude nesprávne. Ak zistíte nezrovnalosť, budete sa musieť vrátiť a znova skontrolovať účet výnosov v hlavnej knihe.
- Ďalej sa pozrite na ďalšie príjmové účty, ako sú úrokové výnosy alebo neprevádzkové výnosy, ak sú k dispozícii. Tieto zostatky porovnajte s ich vykazovanými hodnotami vo výkaze ziskov a strát.
- Keď sa postaráte o hodnoty výnosov, prejdite na účty nákladov a v prípade potreby výdavky agregujte do ich kategórií vo výkaze ziskov a strát. Náklady na predaný tovar napríklad zahrnujú náklady na materiál pre vyrobené položky a vzniknuté priame mzdové náklady.
- 3V súvahe skontrolujte zostatky na účtoch aktív a pasív. Pozrite sa na vykázané sumy majetku v súvahe vrátane súm v hotovosti, zásob, dlhodobého majetku a ďalších kategórií aktív. Zaistite, aby sa tieto zostatky zhodovali so zostatkami uvedenými v konečných zostatkoch na účte v hlavnej knihe. Niektoré z týchto účtov sú agregované v súvahe. Peniaze a peňažné ekvivalenty môžu napríklad zahŕňať niekoľko rôznych typov aktív, od skutočných peňazí po úspory a kontrolu zostatkov na účtoch.
- Po kontrole aktív prejdite na pasíva a pozrite sa na vykazované krátkodobé a dlhodobé záväzky v súvahe. Zaistite, aby sa zhodovali s koncovými zostatkami zaznamenanými v hlavnej knihe.
Okrem samotnej hlavnej knihy budete potrebovať aj všetky dokumenty viazané na každú transakciu v hlavnej knihe. - 4Skontrolujte zostatky v ostatných účtovných závierkach. Ostatná účtovná závierka bude do značnej miery závisieť od zostatkov zaznamenaných v prvých dvoch výkazoch. Nezabudnite označiť, či boli vo výkaze ziskov a strát alebo súvahe zaznamenané akékoľvek nezrovnalosti a kde akékoľvek zmeny na tomto účte môžu mať vplyv na výkaz peňažných tokov alebo vlastný kapitál akcionára.
- 5Vykonajte úpravy, ak účty nie sú stále rovnaké. Ak si všimnete nezrovnalosti, vráťte sa a preskúmajte súvisiace transakcie súvisiace so záznamami v hlavnej knihe. Najprv ukážte správnosť zostatku na účte a potom vykonajte zmenu na účtovnej závierke. Ak to pre vás účtovný softvér alebo tabuľka nerobí, potom aktualizujte ostatné zostatky, ktorých sa táto zmena týka.
Metóda 3 z 3: oprava nevyváženej hlavnej knihy
- 1Vybudujte skúšobnú váhu. Niekedy môže mať účtovná kniha konečný zostatok, ktorý je nerovnomerne rozdelený medzi kredity a debety. V ideálnom prípade by mal byť tento zostatok nulový, pretože kreditná hodnota by sa mala zhodovať s debetnou hodnotou. Ak tomu tak nie je, jedna alebo niekoľko transakcií bolo zaznamenaných nesprávne. Ak chcete zistiť, či existuje taký problém, vytvorte skúšobný zostatok spočítaním všetkých kreditov a debetov zaznamenaných na každom účte. Tento vypočítaný zostatok sa nazýva skúšobný zostatok.
- Predtým, ako pôjdete ďalej, znova si skontrolujte svoju matematiku a spojte stĺpce kredit a debet. Ak je stále nevyvážený, uistite sa, že ste do nesprávneho stĺpca nevložili žiadne hodnoty.
- 2Preskúmajte zostatky kreditu a debetu na každom účte. Porovnajte zostatky pre každý účet s transakciami, ktoré tvoria tento účet. Ak nájdete chybu, zopakujte postup a prepočítajte zostatok na účte pomocou hodnôt kreditu alebo debetu z každej transakcie.
- Sledujte každú transakciu na druhý účet, ktorý má vplyv, a uistite sa, že pre každý debet na pôvodnom účte bola zaznamenaná ekvivalentná hodnota kreditu a naopak.
- 3Opravte nerovnováhu v každom účte, ak ešte existuje. Ak práca z transakcií stále nedokáže vyrovnať účty, je možné, že došlo k chybe v hlásení transakcií. V takom prípade sa budete musieť vrátiť k zdrojovému materiálu (potvrdenky, faktúry atď.), Aby ste zistili zdroj nerovnováhy. Skontrolujte, či bola transakcia v zdrojovom materiáli správne zaznamenaná na každom účte, ktorého sa týka. Napríklad pri nákupe zákazníkov v hotovosti skontrolujte, či boli zadané ekvivalentné položky v hotovosti, tržbách, zásobách a nákladoch na predaný tovar a či sú tieto položky na nule.
Keď ste si vybrali účet, najskôr sa uistite, že počiatočný zostatok za obdobie zaznamenané v hlavnej knihe sa zhoduje s konečným zostatkom na rovnakom účte z posledného obdobia. - 4Overte, že skúšobný zostatok je teraz nulový. Po vyhľadaní všetkých chýb, ktoré môžete nájsť, a ich úprave na správnych miestach a hodnotách, spustite ďalší výpočet skúšobného zostatku, aby ste sa presvedčili, že ste problém vyriešili. Ak ste to neurobili, vráťte sa a zopakujte postup a od začiatku si znova skontrolujte svoju prácu.
- Dokument pre ostatných - nie pre seba. Účelom zmierenia je ukázať ostatným, že zostatok na účte je správny. Uistite sa, že vaše vysvetlenia neobsahujú príliš veľa žargónu a sú úplné.
- Zdokumentujte všetku svoju prácu. Všetky zmeny, ktoré vykonáte, sú relevantné pre budúce vyrovnania alebo audity.
- Nekopírujte iba hlavnú knihu; záznam, ktorý iba zobrazuje aktivitu v účte a mimo neho, nie je v skutočnosti zmierením. Účelom zmierenia je dokázať, že zostatok je správny! Zoznam všetkých aktivít iba ukazuje, aký je zostatok.
Prečítajte si tiež: Ako vypracovať plán kompenzácií?
Otázky a odpovede
- Je hypotéka dlhodobým majetkom, obežným majetkom, kapitálovým príjmom, výdavkom, dlhodobým záväzkom alebo krátkodobým záväzkom?Hypotéka je dlhodobý záväzok, známy tiež ako dlhodobý záväzok. Ide o pôžičku splatenú na dobu dlhšiu ako 12 mesiacov.
- Čo je to vstup a výstup do vane?Vstup je to, čo ste dostali do vane - napríklad jedna z vašich faktúr. Výstup je to, čo ste zaplatili, napríklad faktúra niekoho iného vám. Zaberajú dve úplne odlišné miesta v knihe, pretože jedno je na predaj a jedno na nákupy.
Komentáre (2)
- Je to skutočne veľmi nápomocné. Vďaka. Poskytujete na to isté softvér?
- Je to celkom dobré vysvetlenie.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
