Ako vykonať základný účtovný audit?
Ak chcete vykonať základný účtovný audit, prečítajte si Všeobecne uznávané audítorské štandardy a vyhľadajte akceptované audítorské postupy vo vašom konkrétnom odvetví. Je dôležité prečítať si tieto štandardy, pretože na vykonanie auditu možno budete musieť najať účtovníka alebo inú tretiu stranu. Ak ste schopní vykonať audit sami, porovnajte všetky náklady a výdavky, aby ste zaistili konzistentnosť informácií. Odtiaľ znova skontrolujte svoje potvrdenia a daňové priznania a vyhľadajte prípadné nezrovnalosti. Potom napíšte správu o audite. Tipy od nášho kontrolóra finančného poradcu, ako zabrániť tomu, aby vaša firma spustila audit IRS, čítajte ďalej.
Ak chcete vykonať základný účtovný audit, prečítajte si Všeobecne uznávané audítorské štandardy a vyhľadajte akceptované audítorské postupy vo vašom konkrétnom odvetví.
Účtovný audit je proces skúmania celej finančnej situácie spoločnosti s dôrazom na zaistenie súladu s príslušnými štandardmi vykazovania a propagácia primeraných zásad manipulácie s hotovosťou a vnútorných kontrol. Vo väčšine krajín sú pre verejne obchodované spoločnosti povinné pravidelné audity externých firiem. Naproti tomu malé podniky spravidla nepodliehajú tak prísnemu súboru noriem a kontrolných správ, a preto často nepodliehajú povinným auditom. Naučiť sa vykonávať základný interný účtovný audit vo svojej vlastnej malej firme vám môže poskytnúť komplexné pochopenie finančných silných a slabých stránok vašej spoločnosti.
Metóda 1 z 3: Príprava na vykonanie základného finančného auditu
- 1Pochopte finančné audity. Jednoducho povedané, finančné audity existujú s cieľom zaistiť, aby finančné informácie o vašej firme boli „pravdivé a pravdivé“. V prípade malých podnikov ide predovšetkým o to, aby boli všetky výdavky a príjmy presné, aby IRS presne poznal finančný stav podniku a mohol potvrdiť, že všetky odpočty sú platné.
- Formálny audit zahŕňa preskúmanie účtovnej závierky kvalifikovanou treťou stranou (spravidla autorizovaný účtovník alebo CPA). Pokiaľ ide o malé podniky, audity zvyčajne vykonáva IRS kvôli obavám z riadneho vykazovania, zatiaľ čo veľké verejné korporácie zvyčajne najímajú externých audítorov (a majú interných audítorov), aby potvrdili, že finančné informácie sú platné pre akcionárov.
- Napriek tomu môžete stále vykonávať „vlastný audit“ svojej firmy (alebo sa ubezpečiť, že vaše finančné informácie a postupy sú presné a pravdivé), zlepšiť svoje podnikanie a chrániť sa pred auditom IRS.
- 2Zoznámte sa s dôvodmi finančného auditu. Existuje niekoľko dôvodov a výhod pre pravidelný audit vašich financií. Aj keď základný audit môže vykonať vlastník firmy (ktorý by sa mal pravidelne uisťovať, že finančné informácie sú presné a postupy sú efektívne), je rozumné najať si CPA, aby urobil systematický prehľad o vašich financiách.
- Finančné audity môžu zaistiť, aby boli informácie platné a v súlade s účtovnými štandardmi (ako sú Všeobecne uznávané účtovné zásady alebo GAAP).
- Finančné audity zaisťujú dodržiavanie všetkých zákonných a daňových pravidiel, ktoré môžu zabrániť auditu zo strany IRS alebo rôznych právnych problémov, ktoré môžu nastať, keď sú verejnosti alebo investorom predložené podvodné alebo nesprávne informácie.
- Môžu tiež poskytnúť majiteľovi firmy vzdelanie o tom, ako ich podnik funguje a ako ho možno zlepšiť.
- 3Zabráňte svojej malej firme spustiť audit IRS. Základný účtovný audit vašej firmy môže byť účinným spôsobom, ako zabrániť tomu, aby ste dostali audit IRS, ktorý môže byť stresujúci a časovo náročný. Predtým, ako sa pozriete hlbšie na svoje financie, existuje niekoľko úvodných tipov, ktoré možno použiť na zlepšenie vašej finančnej situácie a zabránenie auditu IRS.
- Zaistite, aby boli vaše zrážky realistické a nie neprimerané (najmä pri pracovných jedlách, cestovaní a zábave). Napríklad denné dochádzanie za prácou do bežného zamestnania nie je platným odpočtom, ani si neuplatňuje žiadne osobné náklady ako odpočet z podnikania. Dobrým pravidlom je, že ak sú výdavky potrebné na zarobenie peňazí, je možné ich odpočítať.
- Uistite sa, že máte všetky potvrdenia a záznamy o všetkých odpočtoch.
- Majte vysvetlenia a správnu dokumentáciu pre všetky zásadné nezrovnalosti medzi rokmi. Ak jeden rok prispievate na charitu oveľa viac, zahrňte vysvetlenie, prečo pri podaní priznania, a priložte všetky potvrdenia alebo iné súvisiace dokumenty.
Základný účtovný audit vašej firmy môže byť efektívnym spôsobom, ako zabrániť auditu IRS, ktorý môže byť stresujúci a časovo náročný.
Metóda 2 z 3: Vytvorenie chodníka účtovného auditu
- 1Zistite, či má vaša spoločnosť dostatočný záznam z účtovného auditu. Účtovníctvo auditu stopa sa skladá z papierových a elektronických zdrojov, ktoré dokumentujú históriu transakcií pre obchodné rokovania má. Audítorské záznamy sa používajú na sledovanie finančných údajov podniku z hlavnej knihy k zdroju transakcie/finančných prostriedkov. Silný audit trail poskytuje komplexný chronologický zoznam dokumentujúci kroky podniknuté na začatie a dokončenie transakcií.
- Zistite, či vám vaše existujúce účtovné postupy umožňujú sledovať kompletný proces finančnej transakcie s dokumentáciou. Ak nie, vaše účtovné procesy je potrebné posilniť, aby sa vytvoril dostatočný záznam auditu účtovníctva. Ak napríklad kupujete tovar od dodávateľa, vyhľadajte dokumentáciu spojenú s transakciou (napríklad faktúru), vyhľadajte transakciu na príslušnom účte (napríklad na účte výdavkov alebo účtov) a identifikujte, o aký druh transakcie išlo. (nákup tovaru od dodávateľa).
- Využite účtovný softvér a vytvorte pre svoju firmu záznam elektronického účtovníctva. Používanie účtovného softvéru na zaznamenávanie finančných aktivít vašej firmy vám umožní ľahko ukladať a analyzovať účtovné údaje s ľahkosťou.
- 2Prečítajte si existujúce zásady vedenia záznamov vašej malej firmy. Všetky finančné informácie by mali byť uložené spoľahlivo, bezpečne a organizovane. Všetky relevantné informácie, ako sú bankové výpisy, zrušené šeky a pokladničné pásky, by ste mali uchovávať najmenej do konca každého vykazovaného obdobia. Ak budete mať tieto informácie uložené a pohotovo dostupné, pomôže vám to vyriešiť všetky problémy alebo nezrovnalosti, ktoré vzniknú.
- Ku každej transakcii by mala byť priradená dokumentácia s príslušným vysvetlením transakcií, ktoré budú použité na odpočty. Ak ste napríklad vynaložili 75€ na plyn na cestu za potenciálnym klientom, nemali by existovať iba potvrdenia (alebo bankové záznamy) za transakciu, ale malo by byť tiež zaznamenané, že výdavky vo výške 75€ boli na nábor nového klienta., a je teda odpočítateľným obchodným výdavkom.
- 3Pozrite sa, ako sa finančné dokumenty postupujú účtovníkom. Prvý krok účtovného auditu vašej malej firmy pozostáva zo zhromaždenia finančných dokumentov, ako sú faktúry, potvrdenky a bankové výpisy, a ich odovzdania účtovníkovi alebo účtovnému oddeleniu na spracovanie. Ak je tento proces pomalý alebo nespoľahlivý, účtovné záznamy utrpia a stanú sa nespoľahlivými.
- Ak ste samostatne zárobkovo činná osoba, je tento krok zjednodušený a vašou úlohou je namiesto toho zaistiť si používanie vlastných záznamov o finančných transakciách a ich rýchle a pravidelné spracovanie, aby ste zaistili aktuálnosť svojich záznamov.
- 4Vytvorte systém monitorovania interných ovládacích prvkov vašej spoločnosti. Interné kontroly sú ustanovenia, ktoré pomáhajú chrániť pred podvodmi, krádežou a inými internými účtovnými problémami. Ide o postupy, ktoré vaša firma používa na zaistenie ochrany vašich aktív a správnosti informácií.
- Oddeľte účtovné povinnosti, pokiaľ je to primerané. Napríklad je najlepšie nedovoliť tej istej osobe manipulovať s hotovosťou a viesť účtovníctvo, pretože to uľahčuje vysvetlenie chýbajúcej hotovosti.
- Keď trezory nepoužívate, mali by byť uzamknuté a firemný softvér a počítače by mali byť chránené heslom.
- Kamerové systémy sú prospešné pre monitorovanie vykonávania vnútorných kontrol v maloobchodných podnikoch.
- Ako spôsob overenia finančných informácií by malo pravidelne dochádzať k zosúladeniu účtov, ako je napríklad zosúladenie bankových výpisov so šekovou knižkou.
- Techniky ako číslovanie dokumentov, ako sú kontroly na zabránenie duplikácii, sú tiež užitočnou vnútornou kontrolou.
- 5Zvážte účtovné a daňové zákony, ktorými sa musí vaša firma riadiť. Na daňové účely máte zo zákona spravidla povinnosť viesť komplexné účtovné záznamy o svojej firme. Príprava účtovných záznamov na súlad s právnymi predpismi uľahčí dodržiavanie potenciálneho federálneho auditu výnosov.
- Začlente do svojho procesu interného auditu postupy IRS, ako je vedenie účtovných záznamov najmenej šesť rokov. Týmto spôsobom už máte zavedené procesy, ktoré sú potrebné na zodpovedanie externých auditov od IRS a ďalších externých strán.
- Ak chcete zistiť, aké zákony sú pre vás relevantné, webová stránka Small Business Administration je veľmi užitočným zdrojom. Okrem toho sa môžete poradiť aj so svojim účtovníkom alebo účtovníkom, ak ho máte.
Naučiť sa vykonávať základný interný účtovný audit vo svojej vlastnej malej firme vám môže poskytnúť komplexné pochopenie finančných silných a slabých stránok vašej spoločnosti.
Metóda 3 z 3: Vykonanie interného účtovného auditu
- 1Používajte audítorsky uznávané postupy. Správne audítorské postupy by mali slúžiť ako počiatočný sprievodca vykonávaním interného účtovného auditu. Použitie softvérového programu pre účtovníctvo podniku, daňového zástupcu alebo účtovníka je najlepší spôsob, ako zaistiť, aby bol váš interný účtovný audit v súlade so všeobecne uznávanými účtovnými postupmi.
- Tieto všeobecné prijatých noriem auditu (GaAs) sú najbežnejšie audítorské štandardy používané na kontrolu súkromných spoločností. Pri začatí interného účtovného auditu zvážte zásady GAAS.
- GAAS sú základné pravidlá a štandardy, ktoré sa používajú pri vykonávaní auditu. Aj keď ich zvyčajne používajú profesionálni audítori, konzultácia týchto základných zásad môže poskytnúť užitočné vodítko pre váš osobný audit.
- 2Vytvorte krížový odkaz na každú časť účtovného systému vašej spoločnosti. Skontrolujte každé miesto, do ktorého sa zadávajú účtovné informácie, vrátane hlavného denníka, hlavnej knihy a zostatkov na individuálnych účtoch. Zostatky na účtoch by sa mali kontrolovať priebežne, nie tesne pred prípravou skúšobného zostatku na konci účtovného obdobia.
- Zaistite, aby všetky položky mali zodpovedajúce položky v každom prvku vášho systému a aby boli prípadné nezrovnalosti rýchlo vyriešené. Napríklad nákup tovaru na predaj by vyžadoval debetný vstup na účet zásob a kredit na váš hotovostný účet.
- Pomocou účtovnej dokumentácie overte hrubé príjmy, výdavky a náklady svojej firmy.
- Ak máte veľmi veľký počet transakcií, je prijateľné vziať si štatistickú vzorku na skúmanie jednotlivých transakcií, a nie pokúšať sa skúmať všetky.
- 3Porovnajte interné účtovné záznamy s externými. Overte si vernosť vlastného účtovníctva tým, že ho porovnáte s externými záznamami. Môžete napríklad porovnať potvrdenia o nákupe od svojich dodávateľov s vašimi vlastnými záznamami o nákupoch. Upozorňujeme, že problémy, ktoré vzniknú pri tomto procese, môžu byť spôsobené vonkajšími chybami, ako sú napríklad nesprávne prepočty dodávateľom alebo zákazníkom.
- Ak narazíte na nejaké chyby, je dôležité ich najskôr opraviť. Akékoľvek chyby v mene vonkajších faktorov (napríklad chyba dodávateľa) by sa mali tiež opraviť kontaktovaním zúčastnenej strany. Ďalej je dôležité dokumentovať chybu a položiť si otázku, prečo sa chyba stala a kto je za to zodpovedný. Je to jednorazová chyba, alebo je problém v základnej politike alebo postupe? Odtiaľ sa môžete zamerať na to, aby sa chyba neopakovala.
- Ak máte fyzické výrobky alebo vo svojej firme používate vybavenie, budete musieť vykonať aj fyzické audity. Napríklad by mal byť spočítaný inventár alebo vybavenie a vizuálne skontrolované.
- 4Skontrolujte si vnútornú daňovú evidenciu oproti svojmu daňovému priznaniu. Prezrite si svoje nedávne vládne daňové príjmy a porovnajte ich s vašimi internými záznamami o zaplatených daniach a daňových záväzkoch. V USA majte daňové doklady k dispozícii najmenej 7 rokov, pretože ide o premlčanie daňových podvodov.
- 5Vytvorte správu o audite. Zostavte zoznam svojich zistení do stručnej správy o audite. Audítorská správa je jednoducho dokument, ktorý sumarizuje výsledky svojho auditu. Bude uvádzať problémy, ktoré ste našli, vylepšenia, ktoré boli vykonané a oblasti, ktoré fungovali dobre.
- Pretože sa jedná o váš vlastný audit, nemusí ísť o formálny dokument. Mal by to byť jednoducho užitočný dokument, na ktorý sa môžete odvolávať pre svoje vlastné použitie alebo ktorý môžete predviesť IRS v prípade, že je vaša firma predmetom auditu.
Použitie softvérového programu pre účtovníctvo podniku, daňového zástupcu alebo účtovníka je najlepší spôsob, ako zaistiť, aby bol váš interný účtovný audit v súlade so všeobecne uznávanými účtovnými postupmi.
- Zvážte najatie účtovníka. Vyššie uvedené pokyny na vytvorenie audit trailu sa môžu zdať skľučujúce. Ak nemôžete vykonať potrebné procesy potrebné na vytvorenie audit trailu, zvážte zamestnanie účtovníka. Účtovníka je možné najať špeciálne na vytvorenie a vykonanie postupu účtovného auditu, na ktorý potom môžete dohliadať bez pomoci tohto účtovníka. Okrem toho môže byť dlhodobý vzťah s účtovníkom rozhodujúci pre obchodný úspech.
Prečítajte si tiež: Ako založiť pálenicu?
Komentáre (10)
- Nemôžem vám dostatočne poďakovať, vaše analýzy a prezentácie sú úžasné. Sláva vám. Páči sa mi tvoj prístup, ľahko zrozumiteľný.
- Veľmi informatívne. Som profesiou autorizovaného účtovníka, mám viac ako 15 rokov v oblasti auditu, a môžem bez pochýb povedať, že tu uvedené informácie sú správne.
- Pomohlo pochopiť základné postupy účtovnej audítorskej spoločnosti.
- Toto skutočne pomohlo. Pripravoval som sa na audítorský pohovor, takže ma to pripravilo. Ďakujem veľmi pekne.
- Mám všeobecnú predstavu o finančných auditoch. Vďaka!
- Pomohlo mi to len pripomenúť kľúčové komponenty pre audit. Vďaka!
- Prevzal som nové poznatky z vášho konkrétneho auditu. Ďakujem!
- Poskytol celý prehľad auditu, ktorý sa má vykonať, a to, čo je potrebné počas auditu skontrolovať.
- Bol som vymenovaný za predsedu finančného výboru organizácie pre audit. Potreboval som vedieť krok za krokom, ako začať pracovať s mojím výborom a ako ho zriadiť potom, ako som od pokladníka a tajomníka dostal všetky finančné informácie. Vďaka.
- Tento článok mi veľmi pomohol. Ďakujem veľmi pekne, že ste to napísali.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
