Ako zhromaždiť obchodné požiadavky?

Keďže sa obchodné požiadavky zameriavajú na konkrétny projekt, môžete organizovať stretnutia s príslušnými ľuďmi z projektu.

Zhromažďovanie podnikových požiadaviek je krokom v riešení problémov, ku ktorému dochádza po identifikácii potenciálneho problému, ale pred vypracovaním riešenia. Cieľom je zhromaždiť, zhrnúť a oznámiť skutočnosti o existujúcich podmienkach. Tieto skutočnosti sa potom použijú na ďalšiu definíciu, kvantifikáciu a projektovanie dôsledkov a vplyvu pokračovania súčasného stavu.

Časť 1 zo 4: identifikácia obchodných požiadaviek

1
Analyzujte identifikovaný problém. Pred zhromaždením obchodných požiadaviek sa spoločnosť musí zamerať na problém. Akonáhle je problém identifikovaný, spoločnosť naopak hľadá optimálne riešenie na vyriešenie problému. Obchodné požiadavky poskytujú náčrt odôvodnenia projektu a podrobnosti potrebné na určenie optimálneho riešenia.
- To znamená, že spoločnosť musí neustále zhromažďovať údaje o svojich zákazníkoch, aby dokázala identifikovať problémy a aby mala údaje, ktoré by odôvodňovali nové projekty. Hneď ako sa rozhodne o novom projekte, môžete pristúpiť k zhromažďovaniu obchodných požiadaviek.
- Ak chcete problém objasniť, začnite vyhlásením o probléme. Problémové tvrdenie je v podstate dôvodom, prečo začínate s projektom. Videli ste problém v spoločnosti alebo so svojimi zákazníkmi, ktorý bolo potrebné vyriešiť. Vaše vyhlásenie o probléme by malo presne uvádzať, o aký problém ide.
- „Problémom“ môže byť aj potreba, ktorú spoločnosť má, alebo príležitosť na rast.
2
Zhromaždite tím. Keďže sa obchodné požiadavky zameriavajú na konkrétny projekt, môžete organizovať stretnutia s príslušnými ľuďmi z projektu. Tím bude zložený z ľudí v rôznych úlohách spojených s prvkami, ktorých sa problém týka alebo ktoré ich ovplyvňujú. Aby ste získali potrebné informácie, možno sa budete musieť stretnúť viackrát.
- Na schôdzi svojho tímu prediskutujte, v čom je problém a koho sa týka. Zaistite, aby ľudia na schôdzi mali čísla na zálohovanie problému.
- Napríklad problém kvality bude vyžadovať ľudí z výroby a inšpekcie, ako sú priemyselní inžinieri a majstri, ako aj všetkých zamestnancov personálneho oddelenia, ak sú do toho zapojené potenciálne pracovné prvky (únia).
3
Riešenie všetkých aspektov problému. To znamená, že vyhlásenie o probléme by malo pokrývať problém, samozrejme, ale malo by zahŕňať aj to, koho sa týka, kde sa to deje a kedy sa to deje. Okrem ľudí by sa malo zaoberať aj tým, čoho sa problém týka. Pamätajte si, že tím neidentifikuje problémy, ale príčiny, dôsledky a efekty vyhlásenia o probléme, ako boli vyvinuté predtým.
- So skupinou začnite identifikovať rôzne dotknuté oddelenia, ako sú ovplyvnené a existujúci vplyv súčasného stavu. Nechajte niekoho písať na tabuľu alebo obrazovku, ktoré sú viditeľné pre všetkých. V hornej časti si napíšte vyhlásenie o probléme. Nechajte ľudí vyhodiť nápady a napísať ich na tabuľu.
- Zaistite, aby ľudia prichádzali pripravení; ak ste už vytvorili vyhlásenie o probléme, mali si to prečítať a premýšľať o tom sami.
- Nesúďte nápady. Keď ľudia vyhadzujú nápady, neponúkajte úsudok, aspoň keď brainstormingujete. Ľudia budú váhavejšie hovoriť, ak si myslia, že budú súdení.
- Povzbudzujte všetkých, aby hovorili. Ak niekto niečo nepovedal, zavolajte mu, aby zistil, či má čím prispieť.
4

Zúžte nápady. Akonáhle máte brainstormed, je načase zúžiť riešenie. Diskutujte o tom, ktoré z riešení sa javí ako najlepšie. V zásade sa rozhodnete, čo vaša spoločnosť urobí, aby problém vyriešila. Možno ste sa rozhodli, že sa k niektorým svojim pôvodným návrhom chcete vrátiť s niekoľkými aktualizáciami.

Môžete pristúpiť k zhromažďovaniu obchodných požiadaviek — Hneď ako sa rozhodne o novom projekte, môžete pristúpiť k zhromažďovaniu obchodných požiadaviek.

Časť 2 zo 4: vypracovanie plánu projektu

1

Vypracujte plán projektu na dokončenie projektu zberu údajov. To by malo zahŕňať definíciu rolí, zodpovedností a orgánov zapojených do projektu zberu údajov. Uveďte podrobnosti o príslušných oddeleniach a údaje, ktoré sa majú zhromaždiť a analyzovať. Predtým, ako sa pohnete vpred, sa uistite, že každý člen tímu je na tej istej stránke a oddaný plánu a jeho prípadnému úspechu.
2

Definujte presne, čo sa bude musieť stať. Na realizáciu tohto projektu budete musieť definovať, čo presne musí spoločnosť urobiť. Ak je napríklad problémom, že náklady na výrobok sú príliš vysoké, zahrnuté oblasti budú okrem iného zahŕňať nákup, výrobu, balenie, zasielanie a účtovníctvo, aby sa určili súčasné a minulé trendy v nákladoch na materiál, výrobné cykly, a náklady.
3

Zostavte výstupy. Jediným výstupom, ktorý môžete v projekte zberu údajov dosiahnuť, je správa o súčasnej situácii s minulými trendmi spolu s predpokladanými dôsledkami, ak zostane zachovaný súčasný stav. Ak obchodný problém daný tímu požiada o údaje o projektovaných riešeniach, tieto by boli tiež zahrnuté vo vašich výstupoch.
4

Spolupracujte s potrebnými úradmi. V tejto časti projektu musíte spolupracovať s vedúcimi niekoľkých oddelení, aby ste sa rozhodli, čo je vhodné požadovať po výstupoch. Nastavte spôsob spolupráce s potrebnými úradmi a postupmi na zhromažďovanie informácií. Vedúci oddelení sa spravidla zdráhajú poskytnúť prístup osobám zvonku, takže je potrebná vopred dohodnutá autorita a prístup.
5

Vytvorte si rozvrh. Stanovte si míľniky a postupnosť úloh. Táto časť je niečo iné, čo by ste mohli robiť v malej skupine alebo tíme. V zásade chcete určiť, kedy dôjde k určitým častiam projektu. Odhad založte na tom, ako dlho tieto typy projektov trvalo v minulosti. To tiež znamená definovať, kedy sa projekt začne a kedy skončí.
6

Vytvorte si rozpočet. Každý projekt musí mať rozpočet. Rozpočet bude vychádzať z odhadov s účtovným oddelením. Diskutujte o číslach s účtovným oddelením, aby ste určili, aký bude rozpočet pre každú časť projektu.
7

Zdokumentujte rozsah produktu alebo služby. Vypracujte podrobný popis toho, aký bude produkt alebo služba. Na vytvorení tohto popisu môžete spolupracovať s tímom dizajnérov. Mal by zahŕňať výstupy, zdroje, harmonogram a náklady.

Obchodné požiadavky poskytujú náčrt odôvodnenia projektu a podrobnosti potrebné na určenie optimálneho riešenia.

Časť 3 zo 4: zhromažďovanie a dokumentovanie údajov

1
Stanovte postup. Je potrebné vytvoriť existujúci proces výroby produktov alebo poskytovania služieb vašim zákazníkom. Je zrejmé, že procesy zavedú celé oddelenia, ktoré spoločne prídu na riešenie. Je však vašou úlohou definovať proces v obchodných požiadavkách. Identifikujte, ako študované procesy ovplyvňujú problém, či už ako príčinu alebo dôsledok. Študujte postup podľa:
- Zostavovanie pozorovaní postupu.
- Vedenie rozhovorov so zamestnancami, ktorí vykonávajú tento proces.
- Analýza kvantifikovaných meraní procesu, ako sú objem, časové cykly, náklady, kvalita.
2
Vytvorte vývojový diagram procesu. Jeden zo spôsobov, ako ukázať tento proces, je použiť vývojový diagram. Pomocou tvarov pre každý krok procesu šípkami ukazujete, ako sa produkt alebo služba pohybuje. Je to v podstate mapa toho, ako tento proces funguje. Môže ukázať, kde by mohli vzniknúť problémy s týmto procesom, ak produkt skončí v určitej oblasti prekážkami.
- Ak napríklad jedna oblasť dokáže vyrobiť 40 výrobkov za jednu hodinu, ale ďalší krok v procese môže vykonať iba 20 za hodinu, je potrebné proces upraviť.
3

Kvantifikujte prvky procesu. Analýza vašich procesov ukazuje, ako každý krok ovplyvní ďalší krok. Proces vášho projektu by preto nemal byť automatizovaný, kým pomocou analýzy úplne nepochopíte proces. Zahrňte vysvetlenie vstupov a výstupov s fyzickými počtami, dobou cyklu a ďalšími relevantnými údajmi. Zvlášť si všimnite, keď sa proces presúva z jedného oddelenia na druhé, pretože to je často zdrojom najväčšej neefektivity.

Zhromažďovanie podnikových požiadaviek je krokom v riešení problémov, ku ktorému dochádza po identifikácii potenciálneho problému, ale pred vypracovaním riešenia.

Časť 4 zo 4: ohlasovanie zistení

1

Prevezmite informácie do správy. Keď ste zhromaždili informácie o každej časti a spísali ich, musíte to celé spojiť do jednej veľkej správy. Rozdeľte ho na hlavné procesy a čiastkové procesy, aby bol ľahko čitateľný. Ak je to možné, použite vizuály na objasnenie porozumenia. Okrem toho buďte čo najstručnejší, pretože túto správu si bude musieť prečítať veľa ľudí.
2

Nech je to stručné. Toto vyhlásenie nemusí mať dlhé strany. Môže to byť odsek alebo dva, pretože to len vyjadruje problém. V skutočnosti by hlavná časť problému mala byť vyjadrená jednou vetou.
3

Porozprávajte sa s členmi svojho tímu. Potvrďte svoje zistenia s členmi tímu a zdrojmi oddelenia. Tento krok je kontrolou kvality, aby sa zaistilo, že nič nebolo vynechané alebo skreslené. Opýtajte sa, či je potrebné vykonať nejaké revízie.
4

Vykonajte potrebné revízie. Ak potrebujete vykonať revíziu, zmeňte dokument. Keď urobíte revízie, musíte ich znova odoslať a upozorniť na rozdiely, aby vaši čitatelia nemuseli čítať celý dokument znova.
5

Zhrňte svoje zistenia. Napíšte krátke zhrnutie svojich hlavných zistení, aby boli čitateľom ľahko zrozumiteľné. Súhrn by vo väčšine prípadov nemal mať viac ako dve strany. Ak ste vytvorili elektronickú správu, nezabudnite zahrnúť odkazy alebo odkazy.
6

Predložte svoju správu sponzorskej strane. Vytvorte prezentáciu a prezentačné materiály, aby ste mohli svoje zistenia ukázať sponzorskej strane. Ak je potrebná ústna správa, pripravte sa na toto stretnutie preskúmaním svojich zistení.

Tipy

Na vykonanie tejto analýzy je často užitočné privolať profesionálneho obchodného analytika. Externý profesionál nie je tak blízko vašej organizácie a vidí veci, ktoré vám chýbajú.

Prečítajte si tiež: Ako hospodáriť s časom ako vlastník firmy?