Ako absolvovať audit združenia vlastníkov bytov (HOA)?

Vaša nevyhnutnosť absolvovať audit združenia vlastníkov domu (HOA) by vás nemala miasť. Toto je štandardný postup na vyhodnotenie finančného stavu vašej organizácie a na určenie, či jej dokumenty sú v súlade so všeobecne akceptovanými účtovnými postupmi (GAAP) alebo inými rámcami pre vykazovanie. Audit HOA musí vykonať nezávislá tretia strana CPA (Certified Public Accountant) s licenciou vo vašom štáte. Nasledujúce kroky vám pomôžu pripraviť sa na audit HOA a úspešne ho absolvovať:

Kroky

1
Stanovte cieľ auditu. Štátne predpisy alebo interné dokumenty vášho úradu HOA vás môžu zaväzovať k tomu, aby ste audity vykonávali s určitou pravidelnosťou. Ak to tak nie je, zvážte výhody, ktoré vám môže priniesť komplexné účtovné vyšetrenie:
- Najvyššia miera istoty a schopnosť preukázať špičkovú výkonnosť vašej rady akcionárom, investorom, potenciálnym kupcom nehnuteľností, nájomcom a iným zainteresovaným stranám;
- Auditovaná účtovná závierka vám prinesie súbor užitočných finančných informácií. CPA vám poskytne odporúčania na zlepšenie a poukázať na spôsoby, ako k obmedzeniu podvodov a kultúry z nedbanlivosti, ktoré vedú k chybám účtovníctvo a finančné úniku;
- Poradenstvo od licencovanej CPA uľahčí vašej rade prechod na nový typ riadenia, kontrolu nad vývojárom alebo zostavenie spoľahlivej stratégie rozpočtu na budúci rok, pričom treba pamätať na chyby a úspechy z minulosti.
2

Kontaktujte CPA. Nájdite nezávislú CPA alebo verejnú účtovnícku spoločnosť, ktorá slúži HOA vo vašom štáte. Naplánujte si úvodnú konzultáciu s cieľom prediskutovať ciele skúšky, rozsah práce, termíny hlásenia a cenu. Porozprávajte svoje obavy s audítorom a s osobitnou dôkladnosťou poukázajte na všetky zraniteľné oblasti, ktoré chcete analyzovať.

Nasledujúce kroky vám pomôžu pripraviť sa na audit HOA a úspešne ho absolvovať.
3
Pripravte sa na audit. Informujte svoju radu o nadchádzajúcom audite, ako aj o nevyhnutnosti spolupráce a účasti na pohovoroch. Pridelte fyzický priestor v kancelárii vašej rady pre prácu audítora. Extrahujte dôležité účtovné doklady z archívu a zoraďte ich podľa dátumu, názvu, projektu alebo oddelenia.
- V priebehu auditu môže CPA vyžadovať od vašej rady zápisnice, dohovory, nariadenia a ďalšie interné dokumenty. Budú tiež chcieť vidieť najnovšiu správu o audite, kópie ročných daňových priznaní, rozpočet bežného a budúceho roka, príjmové doklady, faktúry, podpísané zmluvy, návrhy zlepšovacích projektov a informácie o akýchkoľvek právnych prípadoch, do ktorých bola zapojená vaša organizácia HOA, spolu s jeho primárne a ďalšie zdroje príjmu. Preto je nevyhnutné správne účtovníctvo počas celého fiškálneho roka.
- Možno budete musieť poskytnúť CPA kontaktné údaje právnika vášho združenia a banky, kde sú vedené vaše prevádzkové a rezervné účty. Audítor osloví tretie strany, aby skontroloval, či sa vaše odhady zhodujú s ich odhadmi.
4

Spolupracovať. Ako hostiteľská strana musíte audítora previesť kľúčovými účtovnými procesmi asociácie, ubezpečiť sa, že bezodkladne dostane všetku požadovanú dokumentáciu, a poukázať na existujúce problémy, aby CPA nemusel tráviť čas problémami, o ktorých už vedieť. Počas pohovorov by členovia rady mali čestne odpovedať na otázky audítora a nemali by skrývať žiadne podrobnosti vo vlastnom záujme.
5
Dostať správu o audite. Po dokončení plánovaných audítorských postupov dostanete zo svojej CPA oficiálnu audítorskú správu. Môžu vydať niektorý z nasledujúcich typov stanovísk:
- Výrok bez výhrad (alebo jasný výrok), ak sú vaše účtovné doklady presné, legitímne a sú v súlade s GAAP.
- Výhrada, ak sa nájdu menšie chyby, ktoré sa dajú ľahko opraviť.
- Nepriaznivé stanovisko, ak boli zistené vážne problémy, ktoré naznačujú podvod alebo nedbanlivosť zo strany vašej rady.
- Tiež je možné vydať odmietnutie výroku, ak CPA nie je schopná predložiť audítorskú správu.
Tiež je možné vydať odmietnutie výroku, ak CPA nie je schopná predložiť audítorskú správu.
6

V prípade potreby absolvujte opakovaný audit. Ak ste dostali kvalifikovaný alebo nepriaznivý názor alebo odmietnutie stanoviska, môžete opraviť problémy odhalené CPA a absolvovať opakovaný audit s cieľom zlepšiť váš výsledok a znovu získať dôveru vašich akcionárov a investorov.

Prečítajte si tiež: Ako vyhľadávať záznamy o vysťahovaní?