Ako napísať dopytový list na vymáhanie dlhov?
Ak chcete napísať list na inkaso dlhu, začnite priateľským listom a postupne pokračujte v vážnosti, ak pokračovanie v nezaplatení.
Ak vlastníte malú firmu a máte klienta, ktorý nezaplatil za služby alebo tovar, môže to spôsobiť finančné problémy a neistotu vášho podnikania - najmä ak ide o veľký účet. Na druhej strane chcete byť opatrní, aby ste si zachovali dobrú vôľu a nezničili reputáciu svojho podniku v komunite. Ak chcete napísať list na vymáhanie dlhov, začnite priateľským listom a postupne, ak bude neplatenie pokračovať, začnete byť čoraz vážnejší. Na internete možno nájdete formuláre alebo šablóny, ktoré môžete použiť - uistite sa však, že spĺňajú zákonné požiadavky vášho štátu.
Časť 1 z 3: odoslanie úvodného listu
- 1Adresu a dátum svojho listu. Pre svoj list chcete použiť štandardný obchodný formát, ktorý je adresovaný jednotlivcovi alebo podniku, ktorý vám dlhuje peniaze. Starostlivo vyberte dátum tak, aby zodpovedal dátumu, kedy ho plánujete odoslať - inými slovami, ak nemôžete list poslať do zajtra, použite zajtrajší dátum.
- Ak adresujete list podniku, zvyčajne ho chcete adresovať svojmu kľúčovému kontaktu so spoločnosťou.
- Ak máte pochybnosti, zavolajte spoločnosti a opýtajte sa, komu by ste mali poslať list na vymáhanie dlhov.
- Pamätajte, že v niektorých väčších spoločnostiach môže účty po lehote splatnosti spracovávať iná osoba ako osoba, ktorá bola zodpovedná za uskutočnenie platby včas.
- Uistite sa, že adresujete váš list konkrétnej osobe, nie oddeleniu alebo pracovnej pozícii.
- 2Uveďte podrobnosti o dlhu. Účelom týchto podrobností nie je naznačiť, že sa domnievate, že daná osoba nevie, že vám dlží peniaze, ale uistiť sa, že ste obaja na rovnakej stránke, pokiaľ ide o dlžnú sumu a čas uskutočnenia poslednej platby.
- Minimálne by ste chceli zahrnúť sumu dátumu, dátum jeho vzniku a dátum splatnosti. Môžete tiež popísať položky alebo služby, ktorých sa peniaze týkajú.
- Možno budete chcieť pripojiť všetky faktúry, oznámenia o odoslaní alebo iné dokumenty, ktoré preukazujú platnosť dlhu. Uistite sa, že odosielate kópie, nie originály.
- Ak do obálky vkladáte ďalšie dokumenty, v liste uveďte, či sú tieto dokumenty priložené, a konkrétne popíšte, o aké dokumenty ide.
- Tiež by ste chceli spomenúť, či je dlh dlžný z dôvodu, že predchádzajúci pokus o platbu bol z akýchkoľvek dôvodov zrušený, zamietnutý alebo vrátený. Tieto situácie zvyšujú pravdepodobnosť, že váš klient platbu jednoducho prehliadol.
- 3Zachovajte priateľský tón. Pretože toto je váš prvý list požadujúci zaplatenie dlhu, nezabudnite na staré známe príslovie, že s medom chytíte viac múch. Poskytnite tejto osobe výhodu pochybností, že platbu jednoducho prehliadol alebo sa čestne zmýlil, a majú akýkoľvek úmysel zaplatiť to, čo dlhuje.
- Vyhnite sa obvineniam alebo vyhláseniam, ktoré by urážali zodpovednosť alebo integritu vášho klienta.
- Možno budete chcieť list uzavrieť vyhlásením, že ste si istí, že situácia bola len úprimným omylom, a že sa tešíte na úplnú platbu.
Ak máte pochybnosti, zavolajte spoločnosti a opýtajte sa, komu by ste mali poslať list na vymáhanie dlhov. - 4Pošlite svoj list poštou. Pre začiatočný list je prijateľné používať obyčajnú poštu. Aj keď schopnosť sledovať list a vedieť, kedy bol prijatý, môže byť nápomocná, udržať si prehľad o tom, že odosiela správu v rozpore s priateľským tónom vášho listu.
- Pred odoslaním listu si urobte kópiu a vytvorte súbor pre všetku korešpondenciu súvisiacu s dlhom. Priložte originály všetkých dokumentov, ktoré ste priložili k listu.
- Pripojte k súboru tabuľku, aby ste mohli zaznamenať dátumy, kedy boli jednotlivé listy odoslané, a dátum odpovede, ak existujú.
- 5Počkajte primeranú dobu. Váš počiatočný list zvyčajne nebude obsahovať náročný termín, preto dajte listu niekoľko dní na to, aby sa dostal ku klientovi, a potom mu dajte ešte niekoľko dní na odpoveď. Po týždni alebo dvoch by ste mali zvážiť, či im zavoláte a nahlásia sa.
- Ak ste list poslali inému podniku a ste v dobrom vzťahu s konkrétnou osobou, ktorá tam pracuje, napríklad s manažérom, môžete mu zavolať.
- Dajte im vedieť, čo sa deje a že ste poslali tento list, a uvidíte, ako odpovedajú.
- Na druhej strane je dosť možné, že vás klient najskôr kontaktuje. Ak budú sporiť dlh, budete musieť skontrolovať svoje súbory a záznamy, aby ste potvrdili jeho platnosť, než budete pokračovať.
- Ak klient povie, že nemôže zaplatiť v plnej výške, ale chce sa dohodnúť na platbe, možno sa vám niečo podarí vyriešiť.
- Predtým, ako od nich prijmete akékoľvek peniaze v čiastočnej platbe, nezabudnite písomne uzavrieť akýkoľvek súhlas.
2. časť z 3: vypracovanie následného listu
- 1Ešte raz skontrolujte informácie o svojej adrese. Ak ste na prvý list dostali neuspokojivú odpoveď - alebo ste vôbec neodpovedali - je možné, že ste zadali nesprávnu adresu alebo kontaktné údaje alebo boli adresované nesprávnemu oddeleniu.
- Vždy sa ubezpečte, že posielate svoj list konkrétnej menovanej osobe. Môže trvať niekoľko telefonátov, kým sa zistí, kto by mal byť tým jednotlivcom.
- Ak máte dočinenia s väčšou spoločnosťou, oddelenie, kde táto osoba pracuje, môže mať inú poštovú adresu, čo znamená, že váš počiatočný list bol zaslaný na nesprávne miesto.
- 2Skontrolujte si lehoty svojho štátu na podanie žaloby. Každý štát má termín, ktorý sa nazýva premlčanie, na vymáhanie komerčného dlhu. Ak máte v úmysle podať žalobu o vymáhanie dlhu, ak zostane nezaplatený, musíte vedieť, aká lehota sa na vašu situáciu vzťahuje.
- Termín sa bude líšiť v závislosti od toho, či máte písomnú alebo ústnu zmluvu. Premlčacia doba pre súdne spory týkajúce sa písomných zmlúv môže byť až 10 rokov, ale lehota pre ústne zmluvy je vo väčšine štátov iba pár rokov.
- Faktúra alebo podobné oznámenie označené ako „splatné na dobierku“ sa nepovažuje za písomnú zmluvu, pokiaľ ju nepodpísal váš klient.
- Majte na pamäti, že podľa štátneho a federálneho obchodného práva musí byť zmluva o predaji tovaru za viac ako 370€ písomná alebo nie je vymáhateľná súdom.
Na účely vymáhania dlhov je veriteľom osoba alebo podnik, ktorému sú peniaze priamo dlžné. - 3Napíš pevný, ale zdvorilý list. Vzhľadom na to, že sa jedná o váš druhý pokus o inkaso dlhu, chcete byť pevnejší, ako ste boli v pôvodnom liste. Zároveň udržujte svoj tón profesionálny a ohľaduplný, aby ste nezničili akúkoľvek možnosť budúceho obchodného vzťahu.
- Vopred uveďte, že toto je dlh, ktorý ste sa pokúsili inkasovať druhýkrát, a všimnite si dátum, kedy bol odoslaný pôvodný list.
- Prepočítajte všetky konverzácie alebo inú výmenu, ku ktorým došlo od počiatočného písmena. Ak bola prijatá čiastočná platba, budete to chcieť zaznamenať.
- Prepočítajte celkový dlžný zostatok a popíšte tovar alebo služby, za ktoré je táto suma určená ako platba.
- Možno budete chcieť uviesť vyhlásenie, že oceňujete podnikanie klienta a tešíte sa na ďalšiu spoluprácu s ním, čo však nebude možné, ak tento dlh nebude uhradený.
- 4Poskytnite možnosť spôsobov platby. Ak máte záujem diskutovať o alternatívnych spôsoboch, ako môže klient zaplatiť, čo vám dlhuje, je váš nasledujúci list najlepším miestom na rozšírenie tejto ponuky.
- Zároveň chcete stále požadovať presne toľko peňazí, koľko chcete.
- Ak ste otvorení rokovaniam, nastavte ich ako alternatívu, ak váš klient nie je schopný okamžite zaplatiť celú sumu.
- Môžete napríklad napísať „Očakávame platbu v celkovej výške 3730€, ktorú ste dlžní po prijatí tohto listu. Ak to nie je možné, kontaktujte Suzy Sunshine a prediskutujte spôsob platby.“
- Uveďte konkrétne meno osoby, na ktorú by sa mal klient obrátiť, spolu s preferovanými spôsobmi komunikácie. Ak chcete telefonovať, uveďte iba telefónne číslo. Ak je prijateľný aj e -mail, zadajte priamu e -mailovú adresu danej osoby.
- 5Poskytnite termín na odpoveď. Na druhé upozornenie chcete osobe dať konkrétny dátum, do ktorého očakávate odpoveď. V tomto okamihu je už dlh po splatnosti a váš list by mal vyjadriť pocit naliehavosti pri riešení záležitosti.
- Týždeň až 10 dní od dátumu prijatia je zvyčajne primeraný čas na stanovenie termínu.
- Váš list uzavrite srdečne, ale profesionálne, vyhlásením, že sa tešíte, že sa situácia vyrieši.
- 6Pošlite list pomocou doporučenej pošty. Kým ste odoslali svoj prvý list bežnou poštou, odoslanie listu certifikovanou poštou s požadovaným vráteným potvrdením znamená, že osoba, ktorej je list adresovaný, sa zaň musí podpísať a vy dostanete upozornenie na dátum prijatia listu.
- Nezabudnite si pred odoslaním vytvoriť kópiu svojho listu pre vlastnú potrebu. Uložte si ho do súboru s ďalším listom a dokumentmi súvisiacimi s dlhom a do tabuľky si zapíšte dátum, kedy ste list poslali.
- Keď klient dostane váš list, dostanete späť e- mailom zelenú kartu s jeho podpisom a dátumom prijatia.
- Použite dátum na potvrdenke na kalendár termínu, ktorý ste uviedli v liste, a vložte potvrdenie do súboru s ostatnými záznamami.
- Ak termín uplynie a od klienta nič nepočujete, možno by ste mali zvážiť telefonovanie.
Uložte si ho do súboru s ďalším listom a dokumentmi súvisiacimi s dlhom a do tabuľky si zapíšte dátum, kedy ste list poslali.
Časť 3 z 3: Váš posledný pokus
- 1Zvážte konzultáciu s právnikom. Ak záležitosť nebola vyriešená ani po dvoch pokusoch o inkaso, možno budete potrebovať právnika, ktorý vám pomôže zorientovať sa v systéme a poradí vám, aké sú vaše právne možnosti, aby ste sa uistili, že vám bola vyplatená celá suma.
- Ak ešte nemáte vzťah s obchodným zástupcom, vyhľadajte obchodného zástupcu so skúsenosťami s obchodnými transakciami a vymáhaním pohľadávok. Možno budete môcť získať odporúčania od svojich kolegov alebo od miestnej obchodnej organizácie.
- Môžete tiež nájsť skúsených, licencovaných miestnych právnikov, ktorí navštívia webovú stránku vášho štátu alebo miestnej advokátskej komory a prehľadajú ich adresár.
- V závislosti na vašom vzťahu s klientom, od ktorého hľadáte platbu, môžete chcieť, aby právny zástupca napísal váš posledný list, a nie od vás.
- Majte na pamäti, že ak nakoniec svojho klienta žalovate, aby vybral peniaze, ktoré dlhujete, bude tento posledný list kľúčovým dôkazom.
- Niektoré súdy, najmä malé nároky súd, vyžadujú, aby ste poslať list dopyt, ktorá obsahuje oznámenie o váš zámer podať žalobu, než budete môcť usilovať o úľavu na súde.
- 2Pozrite sa na zákony o vymáhaní pohľadávok. O spôsoboch vymáhania dlhov rozhodujú štátne a federálne zákony. Aj keď sa federálny zákon o postupe pri vymáhaní spravodlivého dlhu vzťahuje iba na inkasné agentúry, vaše pokusy sa môžu riadiť štátnymi zákonmi.
- Pri skúmaní právnych predpisov nezabúdajte, že v tejto súvislosti sa považujete za „veriteľa“, aj keď ste klientovi nevyhnutne nepožičali peniaze.
- Na účely vymáhania dlhov je veriteľom osoba alebo podnik, ktorému sú peniaze priamo dlžné. Zberateľom by bola agentúra pre vymáhanie pohľadávok.
- Aj keď sa federálne právo týka iba vymáhačov dlhov, štátne právo sa môže vzťahovať aj na veriteľov, ako ste vy.
- Spravidla môžete podať žalobu a dostať súdny príkaz na dlžné peniaze sami. Nezabúdajte však, že akonáhle vynesiete rozsudok vo váš prospech, musíte stále vykonať kroky na vykonanie tohto príkazu - súd za vás peniaze nevyberie.
- Vzhľadom na množstvo času a peňazí potrebných na podanie žaloby mnoho malých podnikateľov uprednostňuje predaj dlhového záväzku agentúre pre vymáhanie pohľadávok od tretích strán.
- Aj keď týmto spôsobom nezískate celú dlžnú sumu, poskytuje vám možnosť získať jej časť okamžite bez akýchkoľvek výdavkov na právne zastúpenie a súdnych trov. Ostatné môžete odpísať ako stratu a ísť ďalej.
- Zároveň stojí za zmienku, že vo väčšine štátov máte v prípade víťazstva v súdnom spore právo vyberať primerané poplatky za obhajcu, súdne trovy a náklady vynaložené na výkon rozsudku, ako aj úroky.
- 3Rozhodnite sa o ďalších krokoch. Na základe vlastného prieskumu alebo konzultácie s právnikom zistite, akými cestami sa chcete uberať, ak klient stále nesplatí dlh. Váš výber určí, ako budete písať svoj list a čo budete obsahovať.
- Ak ste sa rozhodli žalovať, mali by ste sa najskôr pozrieť na súdne postupy, než si sadnete a napíšete list. Zistite, aké informácie budete potrebovať pre svoju sťažnosť a aké budú poplatky za registráciu.
- Prezrite si agentúry pre vymáhanie dlhov alebo právnické firmy vo vašej oblasti, aby ste získali predstavu o tom, aké služby ponúkajú a ako sú s vami ochotní spolupracovať. Vyzbrojení týmito informáciami sa môžete rozhodnúť, ako najlepšie pokračovať.
- 4Napíšte stručné písmeno. Pretože je to váš posledný pokus o vymáhanie dlhu predtým, ako vec odovzdáte niekomu inému (alebo súdom), uistite sa, že tón, ktorý používate, vyjadruje naliehavosť situácie a vysiela správu, že ďalšie kroky myslíte vážne. inkasovať dlh, ak nie je zaplatený okamžite.
- Ak z vášho prieskumu alebo konzultácie s právnikom vyplynulo, že štátne právo vyžaduje, aby bol vo vašom liste uvedený konkrétny jazyk, uistite sa, že sú tieto vyhlásenia k dispozícii.
- Buďte pevní, ale vyhnite sa obviňovaniu alebo urážkam klienta. Pamätajte si, že váš list môže skončiť na súde, pričom by ho mohli čítať úradníci, sudcovia a zástupcovia. Neuvádzajte jazyk, ktorý by vás neskôr mohol prenasledovať.
- Držte sa faktov a nechajte svoj list čo najkratší. Už dvakrát ste ich požiadali, aby vám peniaze zaplatili. Už vedia, že vám dlhuje peniaze. Jediné, čo zostáva, je, aby zaplatili.
- Pripomínajte klientovi všetko dôležité, čo sa stalo medzi vašim začiatočným listom a napísaním vášho posledného listu.
- Ak vám napríklad klient zavolal a sľúbil, že nasledujúci mesiac ihneď pošle šek na polovicu dlžnej sumy a ďalší zvyšok na ďalší šek, ale vy ste dostali iba jeden šek, uvedte túto výmenu.
Pred odoslaním listu si urobte kópiu a vytvorte súbor pre všetku korešpondenciu súvisiacu s dlhom. - 5Poskytnite pevný termín. Rovnako ako v prípade druhého oznámenia chcete poskytnúť klientovi konkrétny dátum, do ktorého má odpovedať. Napriek tomu, že vo svojom druhom oznámení ste jednoducho chceli odpoveď a uviedli ste, že ste ochotní dohodnúť sa na platbe, s konečným oznámením budete požadovať platbu v plnej výške do svojho termínu.
- Rovnako ako v prípade druhého listu, aj tu je primeraný čas týždeň až 10 dní. O dlhu už vedia, takže to nie je tak, akoby ste im dali relatívne krátke obdobie na to, aby prišli s peniazmi.
- Vo svojom záverečnom liste nenechajte otvorenú možnosť rokovaní. Toto je bod, z ktorého niet návratu. Aj keď s nimi môžete byť ochotní rokovať o urovnaní sporu, nehovorte im to v liste. Nechajte ich prísť s ponukou.
- 6Vysvetlite dôsledky neodpovedania. Dajte klientovi neisto vedieť, čo plánujete urobiť, ak nebude dlh splatený v plnej výške do dátumu, ktorý ste určili. Nehrozte však, že urobíte čokoľvek, čo nemôžete alebo nemáte v úmysle urobiť.
- Ak ste sa rozhodli podať žalobu, môžete pripojiť návrh sťažnosti, ktorú chcete podať.
- Ak máte zástupcu a napíše vám posledný list, pravdepodobne k vám priložia sťažnosť, ale môžete to urobiť aj sami. Podanie sťažnosti môže byť obzvlášť účinnou formou zastrašovania.
- Ak nemáte v úmysle podať žalobu sami, ale rozhodli ste sa záležitosť odovzdať agentúre pre vymáhanie pohľadávok, uveďte to jasne. Na to môžete dostať lepšiu odpoveď, pretože zriadenie zberného účtu vo vašej kreditnej správe môže vážne poškodiť vaše kreditné skóre.
- 7Pošlite list pomocou doporučenej pošty. Váš posledný list by mal byť odoslaný aj certifikovanou poštou s požadovaným vráteným potvrdením, aby ste vedeli, kedy váš klient list dostal. Od tohto dátumu si môžete kalendárovať dátum, ktorý ste nastavili ako konečný termín pre platbu.
- Nezabudnite si pred odoslaním vytvoriť kópiu listu spolu s prílohami.
- Keď dostanete zelenú kartu späť, aby ste vedeli, že list bol prijatý, začnite si robiť plány, aby ste v prípade, že platbu nedostanete do termínu uvedeného v liste, mohli okamžite vykonať ďalší krok.
- Ak odložíte viac ako deň alebo dva dni po stanovenom termíne, aby ste buď podali žalobu alebo odovzdali vec inkasnej agentúre, môže to vášmu klientovi poslať správu, že to nemyslíte vážne.
Prečítajte si tiež: Ako porovnať hypotekárne programy?
Komentáre (1)
- Je to pre mňa veľmi užitočné.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
