Ako riadiť podnikanie?

Vytvorte si účtovný systém. Ak nie ste vyškolení v účtovníctve, možno budete musieť najať účtovníka alebo sa aspoň poradiť s vyškoleným účtovníkom. Na prevádzkovanie svojej firmy si musíte zvoliť účtovný systém. Existujú rôzne systémy s rôznymi silnými a slabými stránkami v závislosti od druhu vášho podnikania:

• Hotovostná metóda. To je vo všeobecnosti lepšie pre malé podniky. Svoju hotovosť budete počítať ako aktívum, keď ju skutočne dostanete. Podobne si výdavky zmeriate, keď ich skutočne zaplatíte.
• Akruálna metóda. Väčšie firmy zvyčajne uprednostňujú túto metódu, ktorá funguje viac na fakturačnom systéme. Majetok počítate pri predaji bez ohľadu na to, či v tom čase skutočne dostanete platbu. Výdavky budete merať pri prijatí položky, nie v čase skutočnej platby.

Veďte si dobré finančné záznamy. Či už používate softvérové programy, elektronickú registračnú pokladnicu alebo vediete starodávne záznamy o ručne písaných potvrdenkách, potrebujete systém evidencie tržieb a výdavkov. Nech už si vyberiete akýkoľvek systém, musíte ho používať dôsledne a správne. Chyby pri vedení záznamov môžu viesť k vážnym problémom pre akékoľvek podnikanie. K niektorým v súčasnosti obľúbeným účtovným softvérovým programom patrí:

• QuickBooks alebo QuickBooks Online
• Účtovníctvo PeachTree
• Sage naživo
• NetSuite
• Zoho Books

Pravidelne vyrovnávajte svoje účty. Minimálne raz za mesiac by ste mali porovnať svoje bankové účty s účtovnými výkazmi. Ak vám vyrovnávanie účtov nevyhovuje, možno sa budete musieť poradiť s účtovníkom alebo účtovníkom. Vaše skutočné zostatky by sa mali zhodovať so zostatkami uvedenými vo vašich účtovných výkazoch. V prípade všetkých faktúr, ktoré boli vystavené, ale ešte neboli zaplatené, bude možno potrebné vykonať malé odchýlky.

• Ak vaše účty nie sú v zhode, musíte podrobnejšie preskúmať svoj účtovný systém a zistiť chybu. Ak to robíte mesačne, často sa môžete dopúšťať chýb, ktoré sú malé, a dajú sa opraviť. Ak nie, môže vaša firma čeliť veľkým problémom.

Vytvorte niekoľko myšlienok rastu. Každý obchodný manažér môže chcieť robiť viac podnikania, ale potrebujete nejaké nápady. Spolupracujte so svojimi zamestnancami na rozvoji oblastí pre rast. Skúste zistiť, čo môžete urobiť pre rozšírenie podnikania. Niektoré špecifické úvahy môžu zahŕňať:

• Oslovte novú zákaznícku základňu.
• Rozšírte svoje prevádzkové hodiny.
• Zvýšte výrobu a predaj.
• Zmeňte svoje reklamné schémy.
• Najmite viac zamestnancov.

Vytvorte si marketingový plán. Predtým, ako sa pustíte do novej oblasti svojho podnikania, musíte si naplánovať. Dobrý marketingový plán definuje vaše ciele, podrobnosti o vašich financiách, opisuje potreby personálu a pomôže vám naplánovať zmeny, ktoré očakávate. Ak si napíšete silný marketingový plán a budete sa ním riadiť, je väčšia pravdepodobnosť, že váš rast bude úspešný.

• Pomoc s konkrétnym napísaním marketingového plánu nájdete v téme Vytvorenie marketingového plánu.

Naplánujte si rozpočet. Rozšírenie stojí peniaze a ako manažér budete potrebovať vedieť, odkiaľ pochádza. Ako súčasť svojho marketingového plánu by ste mali vypracovať rozpočet. Mali by ste určiť, či môžete financovať rast z vlastných výnosov spoločnosti, alebo si potrebujete požičať. Ak sa rozhodnete požičať si, potrebujete plán splatenia v priebehu času, aby bolo podnikanie ziskové.

Implementujte svoje zmeny. Uvedenie plánu do praxe môže byť najzaujímavejšou súčasťou riadenia firmy. Dodržujte svoj marketingový plán a vykonajte zmeny, ktoré ste stanovili. Ak potrebujete zvýšiť počet zamestnancov, inzerujte a robte pohovory. Ak zvyšujete výrobnú kapacitu, je načase kúpiť a nainštalovať nové zariadenie. Čokoľvek sa rozhodnete urobiť, postupujte podľa svojho plánu a prevedte ho celým procesom.

Sledujte svoj plán. Keď implementujete zmeny vo svojej spoločnosti, priebežne kontrolujte svoj marketingový plán, aby ste zostali na správnej ceste. Ak váš marketingový plán obsahoval dobrý rozpočet, mali by ste sa ho držať. Postupujte podľa dizajnu, ktorý ste si stanovili. Aj keď boli vaše zmeny implementované, pravidelne sa vracajte k marketingovému plánu a kontrolujte svoj rast. Kráča vaša spoločnosť tým smerom, akým ste chceli? Minimálne raz za rok by ste si vy a ostatní členovia vášho manažérskeho tímu mali prečítať marketingový plán a zvážiť všetky potrebné zmeny.

Zvládnuť problémy s personálom. Často to môže znamenať riešenie konfliktov. V ideálnom prípade by vaša príručka pre zamestnancov mala riešiť akúkoľvek problémovú situáciu a otvorená komunikácia by mala problémy identifikovať včas. Aj napriek tomu sa niekedy veci môžu dostať na úroveň, ktorá vyžaduje, aby ste zasiahli. Mali by ste sa snažiť byť maximálne nestranní a na vyriešenie situácie použiť svoj najlepší úsudok.

• Ak zamestnanec vznesie sťažnosť alebo obavy, mali by ste problém pozorne počúvať. Ak je zapojený ďalší zamestnanec, mali by ste mu dať príležitosť hovoriť s vami. Ak to môže pomôcť pri riešení situácie, pozrite sa do príručky pre zamestnancov.
• Možno nebudete môcť uspokojiť všetkých zúčastnených. Buďte aspoň spravodliví a dospejte k záveru, ktorý je pre spoločnosť ako celok najlepší.

Riešiť spory so zákazníkmi. Ak má vaša firma pravidelných zákazníkov, v určitom okamihu pravdepodobne narazíte na sťažnosti. Zaobchádzajte s nimi čo najšetrnejšie. Dajte zákazníkovi vedieť, že rešpektujete jeho podnikanie a problém vás mrzí (aj keď neveríte, že ste na vine). Ak je zákazníkom niekto, kto s vami má uzatvorenú zmluvu, pozrite sa na zmluvné podmienky a zistite, či to poskytne riešenie. Nakoniec by ste mali vyvážiť, či prípadná strata podnikania zákazníka stojí za náklady na riešenie sťažnosti.

• Predpokladajme napríklad, že vaša firma dodáva personalizované kancelárske potreby do iných kancelárií a zákazník odmietne zaplatiť za zásielku, pretože kvalita je zlá. Ak nesúhlasíte, mali by ste vyvážiť cenu tejto jednej faktúry s nákladmi na podanie žaloby o vyzdvihnutie a stratu budúceho podnikania tohto zákazníka. Pre vašu firmu môže byť lepšie stratiť hodnotu jednej zásielky, ale udržať si dlhodobo spokojného zákazníka.

Riešiť núdzové situácie. Mali by ste si naplánovať všetky možné núdzové situácie, ktoré by mohli nastať. Zahŕňa to čokoľvek od choroby zamestnancov alebo zranenia, požiaru vo vašom obchode alebo živelnej pohromy. Vypracujte písomný núdzový plán, ktorý zohľadní akýkoľvek druh udalosti. Váš plán by mal zahŕňať úlohu každého zamestnanca, spôsob vedenia zákazníkov, ktorí sa môžu nachádzať vo vašom zariadení, a spôsob práce s personálom núdzovej starostlivosti, keď prídu. Zaistite, aby bolo vaše zariadenie dostatočne zásobené nasledujúcim núdzovým vybavením a aby všetci zamestnanci vedeli, ako ho používať:

• Hasiace prístroje.
• Dymové hlásiče a detektory.
• Lekárničky.
• Automatické externé defibrilátory (AED).

Použite zdroje z SBA. V Európe je Small Business Administration (SBA) federálna agentúra, ktorá existuje na pomoc malým podnikom. Webová stránka SBA je plná informačných materiálov o začatí a riadení podnikania. SBA môže pomôcť s právnymi a finančnými záležitosťami a môže tiež pomôcť pri získavaní financovania.

• Navštívte webovú stránku SBA na www.sba.gov.
• Môžete zavolať na všeobecnú telefónnu linku SBA na čísle 800-827-5722.
• Každý štát má jeden alebo viac miestnych okresných úradov. Zoznam týchto okresných úradov nájdete na https://sba.gov/tools/local-assistance/districtoffices.

Použite online zdroje IRS. Veľkú časť riadenia firmy tvorí manipulácia s financiami a daňami. IRS vydáva širokú škálu užitočných materiálov a má k dispozícii ľudí, ktorí odpovedajú na otázky.

• Publikácie IRS nájdete na www.irs.gov/forms-pubs.
• Odkazy na miestne úrady IRS nájdete na https://irs.gov/help-resources/contact-your-local-irs-office.

Pripojte sa k svojej miestnej alebo národnej obchodnej komore. Obchodná komora je organizáciou majiteľov a manažérov firiem. Cieľom je pomôcť podnikom uspieť a podporiť ich komunity. Americká obchodná komora sa na národnej úrovni zasadzuje za legislatívu, ktorá podporuje obchodné aktivity. Na lokálnejšej úrovni poskytuje vaša obchodná komora sieťové zdroje. Môžete sa stretnúť s inými lídrami vo svojej komunite, dozvedieť sa o možnostiach sponzorstva a dokonca získať zľavy na materiál a zásoby pre vašu spoločnosť.

• Informácie o vstupe do Americkej obchodnej komory nájdete na www.uschamber.com.
• Miestnu obchodnú komoru môžete nájsť tak, že online vyhľadáte názov svojej komunity a frázu „Obchodná komora“.

Spolupracujte s lepším obchodným úradom. Better Business Bureau (BBB) je názov pre mnoho nezávislých miestnych agentúr. Spoločne v celej severnej Európe tvoria Radu pre lepšie obchodné kancelárie (CBBB). Ich cieľom je vybudovať silné vzťahy medzi podnikmi a spotrebiteľmi. Miestny BBB môžete nájsť na adrese www.bbb.org.

• Stať sa akreditovaným členom BBB zvyšuje dôveru spotrebiteľov vo vaše podnikanie a často vedie k zvýšeniu príjmu.